Som prosjektleder vet du godt at det er utfordrende å lage en optimal prosjektplan, men du har mange muligheter til å programvare for prosjekt- og ressursstyring og teknikker til din disposisjon. Det er likevel mulig at du vil støte på problemer med planleggingen. Det blir enda mer komplisert når du jobber i et selskap som er ansvarlig for å levere flere prosjekter samtidig. Da er sjansen for overlapping og dobbeltbooking enda større.
Heldigvis kan du unngå de fleste konflikter knyttet til timeplanen ved å følge de beste fremgangsmåtene for ressurs- og prosjektstyring. Vi har listet opp noen tips nedenfor - følg dem for å lykkes bedre med prosjektstyringen.
Begge begrepene er velkjente. Både i forretningslivet og i privatlivet er situasjoner som overlapping av to viktige datoer og to viktige begivenheter ikke noe nytt i ethvert menneskes liv. Men for det meste gjør en slik situasjon aldri ting bedre eller enklere.
Generelt sett oppstår det planleggingskonflikter i et prosjektstyringsmiljø når et teammedlem eller en medarbeider blir tildelt mer enn to oppgaver eller doble skift samtidig. En slik situasjon er kilden til to ting, og hver av dem har sine egne utfordringer.
Mange undersøkelser som tar for seg problemer med å slutte i jobben, viser at blant de fem viktigste årsakene alltid er et spørsmål om planlegging eller - med andre ord - fleksibilitet. Hvis du leser oppsummeringen gitt av PEW Research Center eller den fra Gallups undersøkelserer konklusjonene de samme. De ansattes arbeidsplan er avgjørende for deres beslutning når det gjelder engasjement og lojalitet.
Kan begge deler påvirke virksomheten og gjennomføringen av prosjekter? Absolutt, ja. God håndtering av planleggingskonflikter er en annen ferdighet blant prosjektledere som sikter høyere.
La oss ta et øyeblikk til å skissere noen av de vanligste årsakene til problemer med prosjektplanleggingen. Når du har forstått dem, blir det lettere å finne frem til forbedringsområder i prosjektledelsesprosessen.
Noen omstendigheter er riktignok utenfor din kontroll. Ta for eksempel den nåværende situasjonen. I skrivende stund (juni 2020) har tusenvis av prosjektplaner blitt satt på vent eller helt skrinlagt på grunn av koronapandemien. Du kan ikke kontrollere alt som kan skje med prosjektet ditt. Det betyr ikke at du ikke bør innføre noen forebyggende prosjektstyringstiltak for å holde planleggingskonflikter unna.
Den enkleste måten å synliggjøre prosjektaktiviteter og teammedlemmer som jobber med dem på, er å introdusere en ressurs, en online kalenderplanlegger. Det er et sted der alle eller utpekte medarbeidere kan se hvilke prosjekter de er booket til, hvem som har tid til overs (og kanskje kan bli med i et annet team som sliter med å henge med), hvem som ikke er tilgjengelige i det hele tatt osv. Teamdeck er verktøyet vi har utviklet for å hjelpe bedrifter med å administrere teamene og prosjektene sine på en bedre måte:
En sentral ressurskalender vil være spesielt nyttig for bedrifter som jobber med flere prosjekter samtidig. Når du har flere tidsplaner, tidsfrister og prosjektteam, er det ekstra vanskelig å unngå kollisjoner eller overlapping. La oss si at du ønsker å legge til en ny person i prosjektteamet. Når du ikke ser tidsplanen for andre prosjekter, kan du bare anta at vedkommende vil klare å håndtere den ekstra arbeidsmengden. Med én enkelt kilde til "sannheten om planleggingen" kan alle prosjektledere aktivt unngå planleggingskonflikter når de planlegger et nytt prosjekt eller justerer et eksisterende.
For å lykkes med ressursallokeringmå du finne ut hva slags mennesker du trenger i teamet ditt. Hva er deres ønskede ferdigheter? Vil yrkeserfaring spille en viktig rolle? Kanskje er det bedre med en bestemt geografisk plassering fordi medarbeiderne må møte kunden personlig? Det kan være flere krav til "drømmeteamet", og det er viktig å presisere dem. Risikoen ved å booke den første tilgjengelige gruppen uten å ta hensyn til faktorene som er nevnt ovenfor, er at du må omfordele ressurser senere, noe som kan føre til problemer med planleggingen.
Du vil selvfølgelig også sjekke om teamets personlige timeplaner er i tråd med prosjektets tidslinje. Det kan du enkelt gjøre hvis prosjektet planleggingsverktøy lagrer også data om avspasering (Teamdeck gjør det). Det er ikke alltid du kan planlegge timeplanen din rundt folks ferier: Det viktigste er å være klar over disse fraværene, ellers kan du få problemer med timeplanen.
Åpen kommunikasjon og en følelse av prosjektgjennomsiktighet vil hjelpe teammedlemmene dine allerede i estimeringsfasen av prosjektet. Selv om du ikke bør forvente at teammedlemmene dine skal komme opp med 100% presise estimatermå antagelsene de kommer med, i det minste være innenfor mulighetsområdet. Hvordan kan du hjelpe til? En ting prosjektledere kan gjøre for å støtte prosjektestimeringen, er å sørge for at teamet har full forståelse for prosjektet: forretningsmål, sluttbrukernes behov og alle funksjonelle og ikke-funksjonelle krav. Dette vil hjelpe medarbeiderne dine med å lage mer realistiske estimater.
Det er én ting å huske på avhengighetene mellom ulike oppgaver, men du må også huske på avhengighetene mellom de ulike rollene i prosjektet. Frontend-utvikleren vil først kunne jobbe fullt ut med prosjektet når designeren leverer sin del. Hvis én person er forsinket med oppgavene sine, kan det føre til at andre følger etter på grunn av avhengigheter mellom rollene deres.
Sørg for at teamet ditt er klar over disse avhengighetene. En slik bevissthet vil hjelpe dem med å ta bedre beslutninger på estimeringsstadiet og prioritere oppgavene sine senere.
Vi har allerede nevnt at du trenger innsyn i tidsplanene til andre prosjekter i bedriften din, spesielt hvis dere bruker samme ressurspool. Men hvordan kan du få innsyn i andres planer? La oss tenke oss at du forbereder et nytt prosjekt og er i ferd med å sette sammen teamet. Du går gjennom listen over ansatte og ser noen som vil passe perfekt. Du bestemmer deg for å tildele vedkommende til prosjektet så snart du får en offisiell bekreftelse fra kunden. Når den dagen kommer, får du en ubehagelig overraskelse: En annen prosjektleder har allerede booket den samme medarbeideren til sitt prosjekt. Hvis du bare kunne "velge" en bestemt sammensetning av teamet...
Med Teamdeck kan du kommunisere intensjonene dine og booke medarbeidere foreløpig - bare legg til en egen tagg i bookingen. Du kan også opprette egendefinerte tagger for å for eksempel uttrykke ulike hastegrader eller tillit til en gitt booking. Alt for å unngå konflikter med et annet prosjekts tidsplan.
Overvåking av prosjektets fremdrift og rapportering er en viktig del av prosjektledelsen: Det gir deg mulighet til å holde interessentene oppdatert, men også til selv å få en bedre forståelse av prosjektets tilstand. Ressurser og programvare for prosjektplanleggingTeamdeck, inkludert Teamdeck, gir deg ofte mulighet til å lage rapporter over prosjektaktiviteter, loggført tid, ressursutnyttelse osv. Bruk dem for å unngå å måtte justere tidsplanen.
Du må for eksempel jevnlig sjekke den faktiske tiden som medarbeiderne dine har brukt, og sammenligne den med de opprinnelige estimatene. Går alt mer eller mindre i henhold til planen? Bra! På den annen side kan et avvik mellom estimater og faktisk tid være en indikator på fremtidige problemer med planleggingen.
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...