Organisasjoner over hele verden står overfor noen vanlige utfordringer, som ressursallokering, styring av arbeidsmengde og kapasitetsplanlegging. Ting ble enda mer komplisert da mange bedrifter måtte gå over til fjernarbeid.
Denne situasjonen er en reell test for enhver bedrifts verktøykasse: Har du de riktige verktøyene (apper, maler, prosedyrer) for å administrere arbeidet til teamet ditt? I mange tilfeller viser det seg at prosessene de stolte på (f.eks. lagring av data om feriedager i et Excel-regneark) ikke er robuste nok og krever for mye innsats å administrere.
Teamdeck er et verktøy som hjelper bedrifter med å løse ledelse av prosjektteam spørsmål vedrørende planlegging av arbeidet, administrering av portefølje av prosjekterog vurdering av den samlede teamets prestasjoner.
Vi har nylig bedt kundene våre om å dele sine historier og fortelle oss om utfordringene de ikke lenger står overfor på grunn av Teamdeck. I dette blogginnlegget lister vi opp noen av de typiske problemene med teamledelse som du kan løse ved å implementere appen vår i organisasjonen din.
Bedrifter står overfor ulike typer konflikter i prosjektplanleggingen. Når de er administrere flere prosjekter på en gang, kan timeplanene deres kollidere. En annen vanlig kilde til konflikt er å tildele folk til prosjekter selv om disse teammedlemmene har planlagt fri i den aktuelle perioden. Et annet problem oppstår når prosjektplanen ikke tar hensyn til den begrensede (eller skiftende) tilgjengelighet av deltidsansatte eller frilansere.
For å sikre at du ikke må jobbe rundt planleggingskonflikter, må du koordinere prosjekter med folk og deres tilgjengelighet (vanlig arbeidstid, planlagt ferie). Det er ikke lett å sjonglere med alle disse faktorene når du planlegger arbeidet ved hjelp av regneark eller PM-programvare som ikke tar hensyn til folks tilgjengelighet.
Kjernen i Teamdeck er en ressurskalender - den eneste sannhetskilden når det gjelder teamets arbeidsmengde og tilgjengelighet. Bare ved å kaste et blikk på bookingene kan du se hvem som kan påta seg flere oppgaver og hvem som allerede er overbelastet. Du kan også se alles planlagte ferie og nøyaktig når disse teammedlemmene er tilgjengelige på en gitt dag.
Gå til Teamdecks ressurskalender for å se alle teammedlemmenes bookinger, timelister, daglige tilgjengelighet og planlagte ferier.
Det er mye enklere å planlegge nye prosjekter og justere eksisterende tidsplaner når du har tilgang til all informasjonen du trenger.
Teamdeck har fullstendig forandret måten vi planlegger arbeidet på. Vi har nå en klar oversikt over alle prosjekter og kapasiteten vår for nytt arbeid.
Sam Menter, Mace & Menter
Definere prosjektets omfang og lage et Gantt-diagram er én ting, men å tilpasse tidsplanen til teamets tilgjengelighet og kapasitet er et trinn som ikke kan overses hvis du ønsker å gjennomføre prosjektet på en vellykket måte. Teamdeck er perfekt for å finne tilgjengelige personer som kan bli med i det nye prosjektteamet ditt: Du kan opprette en plan på høyt nivå av prosjektet ditt og administrere bestemte oppgaver i den prosjektstyringsprogramvaren du foretrekker.
Når det gjelder ressursallokering, gjør Teamdeck det enkelt å velge de rette personene til jobben. Du kan filtrere listen over de ansatte etter ulike kategorier (ferdigheter, erfaring, sted) for å finne en optimal gruppe av ressurser.
Det er veldig enkelt å identifisere personer som kan bli med i prosjektteamet ditt, med egendefinerte kategorier som stillingstittel eller erfaringsnivå.
Det er også enkelt å tildele disse personene til prosjektet ditt: Du trenger bare å legge til en booking på tidslinjen deres. Er du usikker på om prosjektet til slutt vil få grønt lys? Du kan også legge til foreløpige bestillinger.
Grovplanleggingen gjøres veldig enkelt med Teamdeck. Effektivt, enkelt og oversiktlig.
François Vuille, Viscom Engineering AG
La oss tenke oss at du driver med utvikling av programvare. Jo flere apper teamet ditt bygger, desto større blir fortjenesten for selskapet - du bør sannsynligvis finne prosjekter til alle i teamet ditt. Samtidig må du passe på arbeidsmengden, ettersom medarbeidernes tilfredshet vil bli påvirket av det. Overarbeidede teammedlemmer vil ikke være fornøyde (og heller ikke produktive), underutnyttelse er heller ikke bra.
Du ser at ressursplanlegging er en balansegang: Du må ta hensyn til prosjektets behov, prosjektets kapasitet av teamet ditt, og sørg også for at teamets arbeidsmengde er rettferdig fordelt. Måling av ressursutnyttelse er svært nyttig, ettersom det gir deg et helhetsbilde av alles arbeidsbyrde, men det er vanskelig å beregne uten de riktige verktøyene.
Når du oppretter en konto, får du tilgang til en rapporteringspakke som gir deg mulighet til å få dyptgående teamanalyser, inkludert en ressursutnyttelsesrapport.
Teamdecks rapporter gjør det mulig å sammenligne medarbeidernes tilgjengelighet med planlagt arbeid (bookinger) og faktisk arbeidsmengde (timelister).
Du kan analysere utnyttelsen av alle i bedriften eller se nærmere på bestemte team eller roller.
En av kundene våre sa det slik: Ved å bruke Teamdeck vet vi nå ikke bare hvor mye ressurser som er tilgjengelige, men vi kan også spore teamets utnyttelse og fakturerbare og ikke-fakturerbare timerDet er en god overgang til en annen utfordring på listen vår: tidsregistrering.
Det kan være mange grunner til at du innføre tidsregistrering i organisasjonen din, men en viktig motivasjon kan være å vurdere hvor mye av teamets tid som brukes på fakturerbare oppgaver. Hvorfor trenger du å analysere det? For det første kan du kanskje identifisere ikke-fakturerbare elementer i teamets daglige arbeid som kan optimaliseres (mange team kaster bort mye tid på uproduktive møter). For det andre kan det få deg til å endre kontraktene dine eller til og med justere forretningsmodellen din, og dermed forbedre bunnlinjen i virksomheten din.
Selv om du kan be de ansatte om å fylle ut en timeliste på papir eller registrere timene sine i et Excel-regneark, er det mye mer praktisk for begge parter å bruke en dedikert app.
Med Teamdeck er det enkelt å skille fakturerbare og ikke-fakturerbare timer fra hverandre. Hver registrerte tidsregistrering kan ha et sett med tagger som angir hvilken type tid det er snakk om (f.eks. fakturerbar, hjemmearbeid, godkjent overtid). Tidsregistreringen i seg selv er ikke plagsom for de ansatte, ettersom de kan bruke en praktisk mobil tidsregistrering.
Teamdecks mobile tidsregistreringsapp hjelper medarbeiderne dine med å holde oversikt over arbeidet sitt.
Takket være de kraftige rapporteringsfunksjonene i Teamdeck kan du beregne nøyaktig hvor mye penger prosjektene dine har generert i en gitt periode, basert på de fakturerbare timene og teamlønningene dine.
Den er enkel, ren, lett å bruke og har en rimelig pris. Det er ikke overlesset med funksjoner som ingen bryr seg om. Det er et produkt som fokuserer på spesifikke behov.
Gabriela, Ameeba Shapes
Effektiv ressursplanlegging er et avgjørende mål for bedrifter av alle størrelser, enten de driver virksomhet på nettet eller i tradisjonelle bransjer. Gitt det store mangfoldet av virksomheter som har behov for ressursplanlegging, er det utfordrende å gi en anbefaling som passer for alle...
Bedrifter legger vanligvis mye arbeid i ressursallokering. Du ønsker å holde alle opptatt, samtidig som du sørger for at oppgavene deres er verdifulle (noe som ofte betyr fakturerbare) for selskapet. Det blir virkelig vanskelig når teamet ditt...
Team over hele verden står overfor lignende utfordringer når det gjelder å planlegge teamets tidsplan. Å lage en prosjektplan er vanskelig i seg selv, og det er enda vanskeligere å holde den oppdatert og reagere på endringer...