Det er vanskelig å forestille seg et byrå, et programvarehus eller til og med en produktfokusert oppstartsbedrift uten en prosjektleder. De sørger for at prosjekter, uansett hvordan de er definert i et gitt selskap, blir levert i tide og innenfor budsjettet. Prosjektledere er sentrale i styringen av prosjektet fra begynnelse til slutt, og sørger for at alle teammedlemmene er i tråd med målene og at ressursene utnyttes effektivt. I denne artikkelen vil vi belyse rollen og ressurslederens ansvarsområder nærmere, og kanskje til og med overbevise deg om at det å ha en person som er eneansvarlig for styring og planlegging av prosjektressurser, er en verdifull investering for organisasjonen din.
Ressursleder under prosjektstyringsprosessen - tildeling av ressurser [Skjerm fra Teamdeck - programvare for ressursstyring]
Ressurslederen er derimot en rolle man ikke ser like ofte i prosjektledelsesteam. Det er ikke fordi jobben deres ikke er like viktig, snarere tvert imot. Men som oftest er ressursstyringen i prosjekter delt inn i flere roller. I denne artikkelen vil vi belyse rollen som ressursleder nærmere og kanskje til og med overbevise deg om at det er en verdifull investering for organisasjonen din å ha en ressursleder som er eneansvarlig for styring og planlegging av prosjektressurser.
Før du forstår betydningen, ferdighetene, kunnskapen og oppgavene som er knyttet til en ressursleder, må du vite hvor de er plassert i sammenheng med et prosjekt og prosjektledelse.
Som mange vet, forstår vi med prosjekt - spesielt i prosjektledelsessamfunnet - mange ting som involverer mange forskjellige ressurser. Fra materialer og utstyr til det viktigste - mennesker og deres ferdigheter. Et prosjekt kan for eksempel være utvikling av en nettside, omforming av flaskedesign i ølbransjen, ekspansjon av salg til et nytt marked, bygging av en demning på en elv osv. Som du kan forestille deg, er det mange enkeltpersoner, håndverkere, underleverandører, enheter, verktøy, konfigurasjoner, avhengigheter, små steg og oppgaver som inngår i et prosjekt. Men ingen prosjekter eksisterer uten det viktigste elementet - menneskene. Menneskene - de som bestiller det og de som utfører det. Som Project Management Institute foreslår: Prosjektledelse er bruk av spesifikk kunnskap, ferdigheter, verktøy og teknikker for å levere noe av verdi til mennesker. Fra ledere til medarbeidere og underleverandører. Fra folk som planlegger til folk som er valgt ut til å delta på et eller annet stadium i prosjektet. Selvsagt er ikke alle prosjekter like, og det er behov for mange forskjellige kompetanser. Men selv om det er mange forskjeller mellom dem, har de noe til felles.
Enten du er spesialist eller leder innen prosjektledelse i markedsføring, eller om du representerer prosjektledelse for kreative byråer, er hvert prosjekt en ordnet og organisert prosess. For å illustrere dette på en enkel måte, la oss bruke en enkel definisjon gitt av projectmanager.com: Prosjektledelse er disiplinen planlegging, gjennomføring og avslutning av prosjekter. Hvert begrep i denne definisjonen kan late som om det er et eget tema, men det er ikke det vi ønsker å fremheve. Det du bør se, er prosessen.
Definisjonen ovenfor ser på prosjektledelse som en prosess som består av tre trinn. Men denne prosessen kan brytes ned i fire, fem og seks trinn. Hvert av dem inneholder likevel noen andre grupper av elementer, mindre prosesser, oppgaver og - selvfølgelig - utfordringer. Prosessen har sitt eget begrep. Det er livssyklusen for prosjektledelse. Og den mest utbredte er versjonen med fem faser. Den er utviklet av Project Management Institute, og omfatter unnfangelse og initiering, planlegging, gjennomføring, ytelse/overvåking og prosjektavslutning.
Siden hovedtemaet i denne artikkelen handler om to roller som kolliderer - prosjektlederen og ressurslederen - er det verdt å dvele litt ved bildet over. Hvorfor det? Fordi en ressursleder tar del i mange av fasene og prosessene som er involvert i hver fase.
[Kilde: "The State of Project Management", årlig rapport, Wellington 2020].
For å visualisere viktigheten av ressursstyring (eller ressursleder - for å si det rett ut), la oss bruke et sammendrag av den årlige undersøkelsen The State of Project Management introdusert av Wellington Company. Takket være APM Body of Knowledge defineres styring av ressursutnyttelse som:
"(...) anskaffelse, allokering og styring av de ressursene som kreves for et prosjekt, for eksempel enkeltpersoner og deres kompetanse, økonomi, teknologi, materialer, maskiner og naturressurser. Ressursstyring sikrer at interne og eksterne ressurser brukes effektivt, til rett tid og i henhold til budsjett."
Det er ikke den enkleste definisjonen som noensinne er laget, på grunn av de tvetydige begrepene, og dermed kunne den være ganske fin for en akademisk avhandling. Men uten å grave for dypt, er den generelle rollen til en ressursleder å planlegge, planlegge og allokere de mest nyttige og mest hensiktsmessige ressursene (for det meste kvalifiserte medarbeidere eller underleverandører) for å fullføre et prosjekt i henhold til forventningene og de forhåndsdefinerte tids- og budsjettrammene.
Når vi sammenligner definisjonene av prosjektledelse og ressursledelse, vil vi - ved første øyekast - se mange likheter mellom stillingsbeskrivelsene for de to. Så hvordan forholder en prosjektleder seg til en ressursleder?
Den enkleste måten å forstå forskjellen mellom personalledere og prosjektledere på, er sannsynligvis å analysere nivået de opererer på:
Et annet aspekt som skiller prosjektledere fra RM-er, er det faktum at en prosjektleder vanligvis håndterer en rekke tidsavgrensede prosesser. Prosjektene deres har faste tidslinjer eller f.eks. sprintkalendere som de forholder seg til. En ressursleder, derimot, jobber kontinuerlig, ettersom de vanligvis er involvert i alle prosjektene som pågår i et gitt selskap.
En ressursforvalter er vanligvis ansvarlig for å administrere ressurser!
Ressursledere spiller en avgjørende rolle når det gjelder å overvåke ressursallokering, oppfylle ressursforespørsler og sikre at prosjekter lykkes, og bidrar dermed i betydelig grad til organisasjonens produktivitet og strategiske mål.
Resource Managers samarbeider med flere HR-team i organisasjonen:
Ressursledere kan også forvente å samarbeide med andre avdelinger, avhengig av bedriftens ressurser, størrelse og struktur. Som Neil Whitten uttrykte det: RESSURSSJEFEN har en nesten umulig jobb - med krav som kommer fra alle tenkelige retninger - men likevel en jobb som kan ha stor innvirkning på organisasjonens suksess.
Effektiv ressursstyring er en avgjørende faktor for vellykket prosjektledelse. Det er mye enklere å koordinere et prosjekt når du har et team som er i stand til å oppfylle sine egne ressurskrav (både når det gjelder kompetanse og tilgjengelighet). Bedrifter begynner vanligvis å merke de negative konsekvensene av dårlig ressursstyring når de vokser. I en liten organisasjon er det fullt mulig for prosjektlederne å sette sammen sine egne team eller få råd fra ledelsen når det oppstår en ressurskonflikt. Når det blir flere prosjekter, flere ansatte og flere prosjektledere, er det et godt tidspunkt å introdusere en ressursleder i teamet.
Husk at en dedikert ressursleder er til stor hjelp, men det er ikke den eneste måten å ta bedre beslutninger om ressursplanlegging på. Allerede før du ansetter din første ressursleder, kan du støtte prosjektlederne dine ved å gi dem tilgang til dedikert SaaS-programvare for ressursstyring.
Eksperter på ressursplanlegging og vellykkede prosjektledere oppgir Teamdeck som sitt favorittverktøy for ressursstyring. Appen vår hjelper deg med å planlegge ressurser, overvåke arbeidsmengden og måle prestasjonene deres. Teamdecks ressurskalender viser hvem som er tilgjengelige, hvem som er opptatt og hvem som er på ferie: Det er mye enklere å tildele folk til prosjekter på denne måten. Vil du se verktøyet vårt i aksjon? Planlegg en samtale med Aniela.
Ressursstyringsprogramvare som Teamdeck bidrar til å effektivisere prosessen med ressursallokering, noe som gjør det enklere å styre ressursene effektivt. Det reduserer sjansene for overutnyttelse og sørger for at ressursene allokeres optimalt.
Bruk av ressursstyringsverktøy kan forbedre effektiviteten i prosjektstyringen betraktelig. Disse verktøyene gir en klar oversikt over ressurstilgang, kompetanse og allokering, noe som bidrar til bedre planlegging og gjennomføring av prosjekter.
Teknologi spiller en avgjørende rolle i ressursstyringen. Avanserte programvareløsninger tilbyr funksjoner som sporing i sanntid, automatisert planlegging og detaljert rapportering, noe som gjør det lettere å ta informerte beslutninger om ressursallokering.
Ressursforvaltning er ikke uten utfordringer. Problemer som ressursknapphet, overutnyttelse og underutnyttelse kan utgjøre betydelige hindringer. Effektiv ressursforvaltning krever nøye planlegging, kontinuerlig overvåking og rettidig inngripen.
For å overvinne utfordringene knyttet til ressursstyring kan bedrifter ta i bruk flere strategier. Blant disse er regelmessig kapasitetsplanlegging, kontinuerlig opplæring og utvikling av ressursene samt bruk av avanserte verktøy for ressursstyring.
Ressursforvaltning er et felt i stadig utvikling. Nye trender som bruk av kunstig intelligens, maskinlæring og dataanalyse forventes å revolusjonere måten ressurser forvaltes på i fremtiden.
Konklusjonen er at både prosjektledere og ressursledere er avgjørende for at prosjekter skal lykkes i enhver organisasjon. Selv om ansvarsområdene deres kan overlappe hverandre på noen områder, har hver av rollene et unikt sett med ferdigheter og perspektiver som er avgjørende for å nå prosjektmålene. Å forstå disse rollene og hvordan de utfyller hverandre, er avgjørende for enhver bedrift som ønsker å forbedre sine prosjektledelsesevner.
Prosjektledere: Disse fagpersonene er ansvarlige for den overordnede gjennomføringen og fullføringen av et prosjekt. De koordinerer innsatsen til prosjektteamet, styrer prosjektets tidslinje, overvåker budsjettet og sørger for at prosjektleveransene oppfyller de nødvendige standardene. Prosjektledere er de viktigste kommunikatorene i et prosjekt, og de har kontakt med interessenter, teammedlemmer og eksterne partnere for å sikre at alle er samkjørte og jobber mot de samme målene. De identifiserer også risikoer og muligheter, og tar strategiske beslutninger for å holde prosjektet på rett spor.
Ressursforvaltere: På den annen side opererer ressursledere på et bredere nivå. De fører tilsyn med allokering og styring av ressurser på tvers av flere prosjekter i organisasjonen. Deres hovedfokus er å sørge for at de riktige ressursene er tilgjengelige til rett tid, og at de har de nødvendige ferdighetene for å møte prosjektets krav. Ressurslederne samarbeider tett med prosjektlederne for å løse konflikter, omfordele ressurser etter behov og støtte den overordnede ressursplanleggingsprosessen. De spiller også en avgjørende rolle i kapasitetsplanlegging, utvikling av arbeidsstyrken og noen ganger til og med HR-relaterte oppgaver som ansettelser og opplæring.
Synergien mellom prosjekt- og ressursledere: Samarbeidet mellom prosjektledere og ressursledere er avgjørende for å oppnå optimale prosjektresultater. Mens prosjektlederne fokuserer på detaljene i de enkelte prosjektene, sørger ressurslederne for at organisasjonens ressurser utnyttes effektivt på tvers av alle prosjektene. Denne synergien bidrar til å balansere arbeidsmengden, unngå ressursmangel og maksimere prosjektteamets produktivitet. Det muliggjør også mer strategisk planlegging og bedre fremsyn, ettersom ressurslederne kan gi et bredere overblikk over ressurstilgang og -begrensninger.
Betydningen av programvare for ressursstyring: Bruk av dedikert programvare for ressursadministrasjon, som Teamdeck, kan øke effektiviteten til både prosjektledere og ressursansvarlige betraktelig. Disse verktøyene gir en sentralisert plattform for sporing av ressurstilgjengelighet, ferdigheter og oppgaver. De gir innsikt i sanntid, automatisert planlegging og detaljert rapportering, noe som er uvurderlig for å kunne ta velbegrunnede beslutninger. Ved å ta i bruk slik programvare kan organisasjoner forbedre ressursplanleggingsprosessene sine, redusere risikoen for over- eller underutnyttelse og sikre at prosjektene er bemannet på riktig måte.
Håndtering av utfordringer og fremtidige trender: Effektiv ressursstyring er ikke uten utfordringer. Organisasjoner må navigere i spørsmål som ressursknapphet, endrede prosjektkrav og balanse mellom flere prosjekter. Men med de rette strategiene og verktøyene kan disse utfordringene håndteres på en effektiv måte. Regelmessig kapasitetsplanlegging, kontinuerlig opplæring og utvikling samt bruk av avansert teknologi som kunstig intelligens og maskinlæring er noen av strategiene som kan hjelpe organisasjoner med å holde seg i forkant.
Fremover vil ressursstyringsfeltet utvikle seg ytterligere med integrering av ny teknologi. AI og maskinlæring kan for eksempel bidra med prediktive analyser som hjelper ledere med å forutse ressursbehov og identifisere potensielle problemer før de oppstår. Denne proaktive tilnærmingen til ressursstyring kan føre til mer effektiv prosjektgjennomføring og bedre resultater.
Avsluttende tanker: Til syvende og sist er både prosjektledere og ressursledere uunnværlige i en organisasjons rammeverk for prosjektledelse. Ved å forstå deres ulike roller og utnytte deres unike styrker kan bedrifter oppnå en mer helhetlig og effektiv tilnærming til prosjektstyring. Investeringer i ressursstyringsverktøy og -strategier støtter ikke bare disse rollene, men forbedrer også organisasjonens generelle effektivitet og suksess. Gjennom effektivt samarbeid og strategisk planlegging kan prosjektledere og ressursledere drive prosjekter frem til en vellykket avslutning, sikre at ressursene utnyttes optimalt og at målene nås innenfor de ønskede tidsrammene og budsjettene. Denne helhetlige tilnærmingen til prosjekt- og ressursstyring er nøkkelen til å skape et produktivt og bærekraftig prosjektmiljø i enhver organisasjon.
En komplett ledelse av menneskelige ressurser løsning for team på kontoret og eksterne team
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...