Når man spør noen om ulempene ved å være prosjektleder, er det mange som trekker frem lange arbeidsdager og stort arbeidspress. Det er ingen tvil om at prosjektlederjobben kan kreve at du må ta vanskelige samtaler eller jobbe overtid. Det betyr imidlertid ikke at det er et yrke som er stressende og utmattende av natur.
På den annen side føler prosjektledere seg ofte overveldet av arbeidsmengden de har. Hvis du er en av dem, kan det være lurt å ta en nærmere titt på arbeidsmengden din og spørre deg selv:
Er jeg rammet av en jobbglidning?
Les videre for å finne ut hva jobbskvis er og hva som forårsaker det. Vi lister også opp hva du kan gjøre for å få arbeidslivet på rett spor igjen.
Jobbglidning, også referert til som rolleglidning, skjer når man utfører oppgaver som ligger utenfor rollen eller det avtalte omfanget av jobben.
Vær oppmerksom på at jobbglidning kan påvirke personer som jobber i ulike roller. I hovedsak betyr det å utføre oppgaver som burde vært utført av andre teammedlemmer. For prosjektledere vil disse oppgavene vanligvis være knyttet til prosjektlevering, teamledelse eller håndtering av kunderelasjoner.
Michael Wellin skriver i sin bok Styring av den psykologiske kontrakten: Bruk av den personlige avtalen for å øke virksomhetens resultater, tar opp et veldig interessant poeng om rollekryp:
Jobbglidning innebærer et kontinuerlig press på medarbeiderne om å levere mer enn det som normalt kreves i jobben. Dette er en situasjon der normen om gjensidighet som har utviklet seg over tid, ikke lenger gjelder. I stedet øker arbeidsgiveren gradvis kravene til de ansatte. Atferd og prestasjoner som tidligere var skjønnsmessige, blir nå i økende grad forventet eller tatt for gitt av arbeidsgiveren. (Wellin, 2007, s. 90)
Som du ser, fører jobbglidning til at du jobber hardere i en gitt tidsperiode (f.eks. frem til prosjektets lansering), men det kan også utvikle seg til en konstant situasjon når arbeidsgiveren forventer at du alltid skal sjonglere med alle disse oppgavene. Det er en fordel for prosjektledere å identifisere og stoppe rolleskrekk, eller å forhindre det i utgangspunktet.
For å forstå fenomenet bedre, skal vi ta en titt på noen vanlige årsaker til jobbglidning.
Den viktigste faktoren bak jobbglidning blant prosjektledere er yrkets natur. Kort sagt har andre mennesker en tendens til ikke å forstå den rollen. Elizabeth Harrin, forfatteren av Rebellens guide til PM, innrømmer at folk på jobben "ofte ikke skjønner hva det er hun gjør". Da kan forventningene til prosjektlederne være urimelige.
Forestillingen om å være den personen som "har ansvaret for prosjektet", gjør prosjektledere sårbare for rollekryping. Nesten alle oppgaver kan tross alt unnskyldes med at de er prosjektrelaterte. Resultatet kan bli at prosjektlederen føler at det til syvende og sist er opp til ham eller henne å levere noe, selv om det er andre i teamet som burde ta seg av en gitt oppgave.
Hva om det ikke finnes folk som er bedre rustet til å utføre visse oppgaver? Jobbglidning kan også oppstå som en konsekvens av underbemanning og dårlig HR-prognoser. Hvis det ikke er noen som kan fullføre en oppgave, ender det ofte med at prosjektlederen gjør det.
Prosjektledere kan føle trang til å hoppe inn og hjelpe til med produksjonsoppgaver. Det er de som har presset på seg, siden det er de som skal kommunisere resultatet av prosjektet til interessentene. Aleksandar Olic uttrykte det på en fin måte da han skrev:
Dette kan føre til identitetskrise. De kan ikke direkte kontrollere hvordan et nettsted eller en app skal fungere eller se ut, men de blir holdt ansvarlige for det endelige resultatet. Når de skal presentere arbeidet, forventes det dessuten at de vet og snakker om alt som om det var de som hadde laget det.
En annen faktor som gjør prosjektledere utsatt for rolleskrekk, er at alle prosjekter er forskjellige og derfor krever en viss allsidighet fra prosjektlederens side. Selv om denne allsidigheten ofte kan være begrenset til bruk av egnede verktøy og teknikker, kan det også føre til at prosjektlederen påtar seg et større omfang av oppgaver fordi han eller hun føler at prosjektet krever det. Hvis dette omfanget blir større og større etter hvert som prosjektet skrider frem, snakker vi om job creep.
Til slutt viser det seg at erfaring fra jobben er svært viktig for prosjektledere. Dette gjelder også når det kommer til rolleglidning. Selv om uerfarne prosjektledere kan ha en meget sterk teoretisk bakgrunn, kan de slite med å sjonglere flere oppgaver og gjenkjenne rolleglidningen.
Jobbglidning i prosjektledelse kan forebygges. Selv om du allerede merker konsekvensene, kan du likevel gjøre noe med det.
Det grunnleggende tiltaket er å sørge for at alle er enige om hvilken rolle du har i prosjektet. Med alle mener vi:
Ved å beskrive ansvaret ditt og til og med gi eksempler på ting som ligger utenfor rollen din, kan du sette forventninger til prestasjonene dine. Ideelt sett bør du gjøre dette i begynnelsen av prosjektet (eller når du forhandler om et jobbtilbud), men du kan også gjøre det når du merker de negative konsekvensene av rollekryping.
Hva som faller utenfor en prosjektlederrolle kan variere litt fra prosjekt til prosjekt, men hvis du trenger inspirasjon til å liste opp kjerneoppgavene dine, kan du sjekke ut dette artikkel fra den digitale prosjektlederen.
Når ansvarsområdene og de potensielle oppgavene dine er beskrevet - du vet hva Det er på tide å etablere noen regler for hvordan. Tenk på tiden din, og prøv å beskytte den: Sett opp arbeidstider der du er tilgjengelig for å hjelpe teamet ditt, informer om fridagene dine, og planlegg hva du skal gjøre når arbeidsmengden din blir vanskelig å håndtere.
Du har kanskje lagt merke til at de fleste av disse tipsene for å unngå rolleskrekk handler om god kommunikasjon. Åpenhet i prosjektet vil hjelpe deg med å holde arbeidsmengden i sjakk, men også forhindre at teammedlemmene dine får for mye å gjøre. Få bedre oversikt over dine og teamets oppgaver ved å dra nytte av ressurskalendere og timelister. Prosjektledelse og verktøy for ressursforvaltning vil hjelpe deg med å planlegge arbeidet effektivt, men også med å matche oppgaver med personer som har den mest hensiktsmessige kompetansen.
Apropos evner og kompetanse: Som prosjektleder kan du føle deg perfekt egnet til å gjøre noe (for eksempel utforme et webskjema) på grunn av dine tidligere yrkeserfaringer eller personlige interesser. Og i sjeldne tilfeller kan prosjektlederen samtidig være ansvarlig for noen aspekter av produksjonen. Hvis rollen din ikke er hybrid, bør du imidlertid holde deg til prosjektlederoppgavene dine for prosjektets skyld.
Dette betyr ikke at designet eller koden din er av dårlig kvalitet. Det er ikke nødvendigvis tilfelle. Men når du bruker krefter på "utenomfaglige" oppgaver, får du mindre tid til å utføre kjerneoppgavene dine.
De siste rådene vil være spesielt nyttige for prosjektledere som nettopp har begynt å jobbe i bransjen. Selv om du absolutt er kvalifisert for rollen, må du huske på at det er en læringskurve her. Det gjelder spesielt ting som er mindre håndgripelige: Jobbskygging er en av dem.
Sannsynligheten er stor for at det jobber mer erfarne prosjektledere i bedriften din. Kanskje finnes det til og med en mentorordning? Hvis ikke, kan du komme opp med en idé til kunnskapsdelingsmøter. Du kan også delta på prosjektlederarrangementer og konferanser som arrangeres av lokale miljøer.
Selv om du ikke har mulighet til å delta på fysiske møter, har du likevel tilgang til nyttige ressurser. Følg kanaler og blogger som er dedikert til prosjektledelse, og som er opprettet av andre prosjektledere. . Her er et par innlegg fra vår egen plattform som du kanskje vil finne spesielt verdifulle:
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...