Deltidsledelse: Tips for å lede deltidsansatte og frilansere

Gig-økonomien er på fremmarsj. I løpet av de siste fem årene 3,7 millioner nye frilansere dukket opp på det amerikanske markedet alene. Denne trenden vil sannsynligvis fortsette å være sterk, ettersom deltidsarbeid er spesielt populært blant de yngre arbeidstakerne. Ifølge en undersøkelse utført av Upwork i 2018 er 42% av amerikanske arbeidstakere mellom 18 og 34 år frilansere. 

Hva vil du få takk denne artikkelen:

• Om rollen til programvare for ressursforvaltning i ledelse av deltidsansatte
• Hvordan man utøver deltidsledelse på riktig måte for å skape suksess for selskapet

Å håndtere deltidsansatte og frilansere er en vanlig foreteelse i IT-sektoren. Gig-økonomien blir stadig mer vanlig i alle bransjer, IT er fortsatt frilansernes høyborg, og 33% av arbeidstakerne oppgir gigjobbing som sin primære eller sekundære inntektskilde. 

Det er derfor ikke rart at IT-prosjektledere ofte får i oppgave å lede team som består av medarbeidere med ulike arbeidstider. Selv om det kan oppleves som en utfordring, finnes det flere velprøvde taktikker for å gjøre det enklere og mer effektivt å lede deltidsansatte. 

Merk at denne artikkelen fokuserer på den daglige ledelsen av de ansatte, for eksempel å lede et prosjektteam. For å kunne ansette deltidsansatte i det hele tatt, må hele bedriften være forberedt kultur- og prosessmessig. 

La oss nå fokusere på hva du som leder kan gjøre for å skape et positivt og produktivt arbeidsmiljø for dine deltidsansatte medarbeidere. 

Fastsett noen grunnregler

Noen ser på regelstyring som et tegn på en rigid lederstil. I virkeligheten føler de ansatte seg imidlertid mye bedre i en åpent arbeidsmiljø, der det uttrykkes klare forventninger. 

Sørg for å diskutere følgende aspekter ved deltidsarbeid

• Eventuelle retningslinjer for hele selskapet som angår teamet ditt.
• Hva er deres rolle i prosjektet? Hvem andre er en del av teamet?
• Viktigste kommunikasjonskanaler.
• Tilbakevendende møter de bør delta på (personlig eller offline).
• Forventet tilgjengelighet (bør den overlappe med teamets arbeidstid?)
• Hvor lang tid i forveien skal timeplanen deres planlegges?
• Arbeidsrapportering og tidsregistrering - hvordan skal de følge opp arbeidet sitt?

Ved å diskutere slike ting på forhånd vil man begrense potensielle misforståelser senere i prosessen.

Forstå deltidsarbeidets tidsplan

For å kunne administrere deltidsansatte må du vite når de er tilgjengelige og hvor lenge. Det er viktig å opprette en tilgjengelighet/ressurskalender hvor medarbeiderne dine kan angi arbeidstiden sin. Avhengig av hva dere har avtalt, kan de fylle det ut selv eller be om din godkjenning av timeplanen først. 

Deltidsansattes tilgjengelighet er en del av Teamdecks kalender. Personer med faste deltidsplaner kan angi regler for gjentakende tilgjengelighet.

Det er enda et aspekt ved å forstå den ansattes timeplan. Det er en grunn til at deltidsansatte jobber deltid. Noen ønsker å ha mer tid til sidegjøremål eller personlige ting. Noen lever på denne måten en stund eller lenger fordi de er nødt til det, andre fordi de ønsker det. Uansett - fleksible arbeidstider og hjelpsomme programvare for ressursforvaltning eller system for medarbeideradministrasjon bli et immanent element i et selskap.

Det kan være en fordel å sette seg inn i medarbeiderens situasjon (uten å være for nysgjerrig, vel å merke) og i hvilken grad timeplanen deres er fleksibel. På denne måten vet du bedre enn å planlegge en samtale som kan komme i konflikt med deres andre oppgaver.

Oppretthold en optimal arbeidsmengde

Å vite hvem som er tilgjengelig og når, gjør ressursplanlegging mye enklere. Neste trinn er å planlegge oppgavene deres på en måte som passer til deres kapasitet og prosjektets behov. 

Du bør selvfølgelig sørge for at planlagte bestillinger ikke overskrider den ansattes tilgjengelighet, men det er bare halvparten av jobben. Den andre delen er å gå gjennom prosjektplanen og undersøke eventuelle avhengigheter mellom den deltidsansattes oppgaver og resten av teamets oppgaver. Du vil ikke havne i en situasjon der hele teamet venter på en ressurs som skal utarbeides av en frilansdesigner i løpet av et par dager. Du forventer sannsynligvis heller ikke at designeren skal jobbe på fritiden (med mindre dere har avtalt at det er greit at han eller hun jobber noen ekstra timer).  

Når prosjektet er planlagt, må du overvåke den faktiske arbeidsmengden av teammedlemmene dine (les om håndtering av arbeidsmengde). Det er enklere for folk som jobber på kontoret, men for deltidsansatte som jobber eksternt, kan det være utfordrende å legge merke til tegn på under- eller overutnyttelse (les om ressursutnyttelse). Derfor er det en fordel å bruke verktøy og teknikker som øker de ansattes synlighet. Tidsregistrering for ansatte, hvis implementert på riktig måteer en slik teknikk. Den gjør det mulig for ledere å forstå den reelle arbeidsmengden til teamet sitt. På den annen side føler medarbeiderne at innsatsen deres blir lagt merke til. 

Timelister hjelper prosjektledere med å forstå den faktiske utnyttelsen av teamet sitt. Overtid kan lett oppdages takket være de røde stolpene.

Hos Teamdeck mener vi at optimal arbeidsmengde er én av tre pilarer for teamlykke (de andre er åpenhet og balanse mellom arbeid og fritid). Når du krysser av for alle tre, kan du forvente at alle dine ansatte, inkludert deltidsansatte og frilansere, blir mer fornøyde med arbeidsplassen sin. 

Gjør dem til en del av teamet ditt

Selv om medarbeidernes arbeid er nøye planlagt og tilstrekkelig analysert, må du likevel få dem til å føle seg som en del av teamet hvis du vil at prosjektet skal gå knirkefritt. 

Det finnes mange måter å bygge opp en følelse av fellesskap blant teammedlemmene på: alt fra isbryterspill til teamretreats. Du må imidlertid ikke glemme å inkludere de deltidsansatte i selve prosjektets livssyklus. De bør være informert om alle oppdateringer og være en del av beslutningene som tas av teamet. 

Hvis det er møter eller workshops for hele prosjektet, må du sørge for at alle er tilgjengelige. Det virker ofte som om frilansere og deltidsansatte har for lite tid til å bruke på møter: Man kan alltids briefe dem i etterkant. Hvis det er tilfelle, er det kanskje ikke nødvendig å ha møtet i det hele tatt, og da er det bedre at flere i teamet bare får en oppdatering om det. Det å ha folk med varierende tilgjengelighet i teamet kan faktisk ha en positiv innvirkning på teamets effektivitet. 

Apropos effektivitet, prøv å bruke verktøy som støtter asynkront samarbeid. Når du ansetter frilansgrafikere eller illustratører til å produsere visuelle ressurser for merkevaren din, vil du vanligvis se gjennom arbeidet deres. Ved å bruke programvare for medarbeideradministrasjon Med nettbaserte korrekturfunksjoner, som ProofHub, kan du enkelt påpeke eventuelle forslag direkte på det gjennomgåtte materialet. Frilanserne du jobber med, vil raskt kunne forstå tilbakemeldingene dine, uten å måtte gå frem og tilbake via e-post eller telefon. Det er også svært nyttig for å administrere eksterne team. 

Vi har spurt Vartika Kashyap, CMO i Proofhub, om hvor viktig det er å lede eksterne medarbeidere:

Uten ProofHub hadde eksterne team dataene sine spredt over flere plattformer - de pleide å administrere forfallsdatoer og gjøremål via e-post, chatte på en annen plattform, få oppdateringer på telefon, tilbakemeldinger på design var forvirrende og pleide å gå seg vill i lange e-posttråder, og det fantes ikke ett sted for oversikt over arbeid og ytelse. ProofHub samler alle verktøy team, ledere og kunder trenger under ett og samme tak. Alison Dalziel fra Localise Selv beskrev hun det å administrere eksterne team uten ProofHub som "hund og katt". "ProofHub har løst problemet vårt med å støtte prosjekter eksternt", la hun til.

Er du klar til å begynne å lede deltidsansatte på en effektiv måte?

Å lede deltidsansatte er i bunn og grunn ikke så ulikt det å lede et team av heltidsansatte, og spesielt ikke fjernarbeidende heltidsansatte. I begge tilfeller kommer man langt med god kommunikasjon, gjensidig forståelse og en dose empati. 

Når det gjelder frilansere og deltidsansatte, må du imidlertid være ekstra oppmerksom, da mange problemer kan gå ubemerket hen. Det er lett å overse en overarbeidet medarbeider hvis vedkommende ikke jobber på kontoret og arbeidstiden ikke registreres. Sørg for at du bruker ulike måter å øke synligheten til de ansatte på, slik at du alltid har oversikt over deres nåværende situasjon.