Det er vanskelig å holde seg oppdatert på det voksende landskapet av prosjektrelatert programvare. Capterra lister opp over 600 verktøy bare i kategorien Project Management Software. Hvis du i tillegg legger til verktøy for ressursprosjektplanlegging som prosjektstyringsprogramvare, Gantt-diagrammer eller oppgaveprosjektledere, får du en svært lang handleliste.
Takket være denne artikkelen vil du få mye informasjon om prosjektplanleggingsverktøy:
Hvis du er ute etter en oversiktlig oversikt over hele teamet og alle oppgavene og prosjektene, har du kommet til rett sted. Teamdeck.io er utviklet av et IT-selskap som utvikler programvare for prosjektledelse, og som også jobber med Uber, Netflix, Heineken og Spotify. Det er et fantastisk prosjektstyringsverktøy. Det er et ressursverktøy for prosjektplanlegging som brukes av teknologi-, utdannings-, kreativ- og spillbransjen. Planlegging på høyt nivå hjelper for eksempel med å unngå flaskehalser, under- og overutnyttelse, planleggingskonflikter eller å velge riktig medarbeider til et bestemt prosjekt.
Dette prosjektplanleggingsverktøyet støtter håndtering av prosjektets fremdrift, teamets tidsplan eller medarbeidernes tilgjengelighet.
Teamdeck kan veksles mellom team og prosjekter. Dette nettbaserte prosjektplanleggingsverktøyet hjelper deg med planlegging, tidssporing, styring av arbeidsmengde og tilgjengelighet - for å nevne noen få grupper av funksjoner. Fokuset ligger på teammedlemmene og deres kapasitet, ikke bare på oppgavene i seg selv. Teamdeck gir deg et helhetlig bilde av hvem som er tilgjengelige og hvor mye tid de har til rådighet. Det er ofte akkurat det du trenger å vite når du planlegger et nytt prosjekt, så du bør virkelig være interessert i denne prosjektstyringsprogramvaren.
På denne måten kan du planlegge prosjektet med tanke på de faktiske forholdene. Det er mer sannsynlig at du unngå konflikter i planleggingen når du ser andre prosjekter, folks feriedatoer, helligdager osv.
Når prosjektet er i gang, kan teammedlemmene logge inn tiden sin i timelistene. Du vil se om estimatene dine var nøyaktige, og du kan handle deretter. Merk at overtid er markert med røde streker, slik at du legger merke til det med en gang.
En annen funksjon du vil finne nyttig både under prosjektplanlegging og -gjennomføring, er rapportering. Dette er spesielt nyttig hvis du må holde et øye med prosjektets budsjett. Ved hjelp av prosjektplanleggingsverktøy kan du lage en rapport som sammenligner økonomiske estimater med de faktiske kostnadene, beregnet på grunnlag av teamets timelister.
Trello er et prosjektplanleggingsprogram som gjør det mulig for prosjektledere å opprette tavler og fylle dem med ulike lister. Jeg valgte en enkel Kanban-basert tavle og opprettet lister som korresponderer med statuser (pågår, skal gjøres osv.). Jeg listet opp de viktigste oppgavene som må gjøres i løpet av prosjektet:
Trello er et av prosjektplanleggingsverktøyene som gjør det mulig for prosjektledere å opprette mer detaljerte oppgaver, men jeg har valgt å bruke sjekklister som er innebygd i kortene for å holde oversikt over mindre oppgaver (se bildet nedenfor).
Du kan også legge til vedlegg til kortene, noe som gjør det enklere å kommunisere nye iterasjoner eller få tilbakemeldinger. Det er også praktisk å legge til forfallsdatoer på bestemte kort når du vil planlegge et prosjekt.
Trello, ener en programvare for prosjektledelse som gir dyp innsikt i hele teamet og fildeling mellom medlemmene
Hvis du ønsker å bruke Trello - det ultimate prosjektplanleggingsverktøyet, bare til prosjektplanleggingsfasen, har du for eksempel et par tilnærminger du kan velge:
Når du leter etter en måte å sette opp Trello-tavlen din på, bør du ta en titt på disse offentlige styrer utarbeidet av andre Trello-brukere. De kan tjene som inspirasjon for deg, siden de er basert på virkelige prosjekter.
Pris: Kjernefunksjonene i denne prosjektplanleggingsprogramvaren er gratis tilgjengelig for et ubegrenset antall personer
En liste over de beste prosjektstyringsverktøyene kunne ikke eksistert uten Asana. Asana er et annet svært populært og kraftig prosjektstyringsprogram for håndtering av prosjekter av ulik størrelse, og selv om gratisversjonen har begrensede funksjoner, ser det ut til å passe perfekt til mindre prosjekter.
Med denne prosjektstyringsprogramvaren kan prosjektplanen vises som en liste, en tavle eller en kalender (se nedenfor). Sistnevnte visning er spesielt nyttig når du planlegger milepæler og tidsfrister. Her kan du se hvor lang tid det faktisk er mellom de ulike forfallsdatoene. Vær imidlertid oppmerksom på at det ikke er mulig å angi startdatoer for oppgaver i gratisversjonen.
Hver oppgave i denne prosjektstyringsprogramvaren kan ledsages av en liste med underoppgaver (med egne tidsfrister), vedlegg, tagger eller kommentarer.
Før du begynner å jobbe med teamet ditt, kan det være lurt å sjekke de gratis videokursene som er tilgjengelige på Asana Academy. De kan gi deg og teammedlemmene dine mange ideer når det gjelder å få mest mulig ut av dette verktøyet.
Pris: Team på opptil 15 personer kan bruke Asana - et av de mest populære verktøyene for prosjektplanlegging - gratis med begrensede funksjoner (inkludert oppgaver, tavlevisning, listevisning og kalendervisning).
Skaperne av prosjektledelsesprogrammet Nifty er stolte av å ha utviklet en app som dekker både prosjektledelse og teamsamarbeid. Samarbeidsaspektet understøttes av det faktum at en teamchat er en del av denne appen. Hva med prosjektstyringsdelen?
Dette er et av de mest populære verktøyene for prosjektplanlegging, og du kan planlegge prosjektet med utgangspunkt i en liste over oppgaver eller kartlegge milepælene i et Gantt-diagram:
Oppgavene kan administreres i en tavlevisning. Med denne prosjektplanleggingsprogramvaren kan du lage tavlen og kolonnene fra bunnen av, eller du kan bruke en forhåndsdefinert mal. For dette prosjektet har jeg valgt malen for smidig utvikling (og fjernetetterslepkolonne):
Blant funksjonene i Nifty er forhåndsdefinerte prosjektmaler
Du vil merke at TeamGantt ikke lar deg i stikken når du kommer ut av boksen. Opplevelsen av onboarding vil hjelpe deg enormt, spesielt hvis du er ny innen prosjektplanlegging eller Gantt-diagrammer generelt.
Som navnet på denne prosjektstyringsprogramvaren antyder, er det enkelt å lage Gantt-diagrammer er kjernefunksjonaliteten her. Det er enkelt å bygge og redigere diagrammer, og du kan også tildele personer bestemte oppgaver:
Gantt-diagrammer er en viktig del av mange prosjektstyringsverktøy
Med denne prosjektstyringsprogramvaren kan prosjektplanen også vises som en liste:
En annen interessant funksjon i prosjektplanleggingsverktøy som TeamGantt er arbeidsbelastningstabellen: Du kan se hvor mye arbeid alle har på tallerkenen. Brukere av gratisplaner kan bare måle arbeidsmengden ut fra antall oppgaver per dag, noe som kanskje ikke er det mest nøyaktige målet, men det gir deg likevel en viss idé om teamets utnyttelse.
TeamGantts funksjon for styring av arbeidsmengde
MeisterTask er i seg selv et prosjektstyringsprogram som lar deg planlegge arbeidet ditt om bord.
Det jeg synes er spesielt interessant for prosjektplanleggingsverktøy som dette, er integreringen med MindMeister, et verktøy for å lage tankekart. Tankekart er i seg selv et flott verktøy for å skissere den innledende strukturen i prosjektet.
Lag et slikt kart i MindMeister, og importer deretter oppgavene direkte til MeisterTask. Alt du trenger å gjøre er å dra et element fra tankekartet ditt til den personen oppgaven er tilordnet. Disse oppgavene blir lagt til på MeisterTask-tavlen. Du vil også se de tildelte personene på tankekartet ditt:
Mange nettbaserte prosjektplanleggingsverktøy har ikke en funksjon som tankekart
Hvis du er på utkikk etter et verktøy for prosjektplanlegging, og ressursallokeringHvis du har behov for å administrere flere prosjekter, kan nTask være det rette for deg. Det vil selvfølgelig også være egnet for enkeltprosjekter. Det er bare det at nTask er veldig flink til å gi deg et helhetsbilde av alle de pågående prosjektene dine.
Når du skal planlegge et enkelt prosjekt ved hjelp av dette prosjektplanleggingsverktøyet, kan du lage en liste over oppgaver eller et enkelt Gantt-diagram. Oppgavene kan også vises som et rutenett:
Teammedlemmene kan logge tiden som brukes på en bestemt oppgave. Ved hjelp av denne prosjektstyringsprogramvaren kan du tildele timepriser til de ansatte for å holde oversikt over kostnadene ved prosjektet.
Tildeling av oppgaver i nTask
Når det gjelder selve prosjektplanleggingen, er prosjektplanleggingsverktøy som Teamwork et veldig effektivt alternativ. For det første kan du kartlegge alt i et Gantt-diagram og oppdage avhengigheter og potensielle hindringer.
Teamwork tilbyr også en tavlevisning, en kalender med milepæler eller en liste:
Hvis du planlegger å spore de ansattes tid gjennom hele prosjektet (eller har behov for å fakturere teammedlemmene for tiden de legger ned), er alt klart. Prosjektstyringsprogrammet Teamwork har en innebygd tidsregistrering:
Det kan skyldes de mange funksjonene som er tilgjengelige i Teamwork, men jeg synes denne appen var litt utfordrende å navigere rundt i. Heldigvis har de kunnskapsbase var til stor hjelp for å få meg på rett spor igjen.
Zenkit, som et av prosjektplanleggingsverktøyene, vil bli verdsatt av de av dere som liker å starte planleggingen av prosjektet med et tankekart. Selv om det finnes mange verktøy for tankekartlegging der ute (og du kan alltid bruke penn og papir), kan det være vanskelig å oversette det visuelle kartet til en backlog for prosjektet. Med Zenkit er det ganske enkelt.
Jeg begynte med et enkelt tankekart:
Du må vite at hvert element i tankekartet i denne prosjektstyringsprogramvaren er en oppgave: Du kan legge til en tidsfrist, et prosjektstadium eller et teammedlem som er ansvarlig for gjennomføringen. Alt du trenger å gjøre er å endre visningen til en tavle, og du vil se en Kanban-tavle basert på tankekartet:
Andre tilgjengelige visninger i denne prosjektplanleggingsprogramvaren inkluderer en kalender, en liste eller en tabell. Det som gjør sistnevnte visning virkelig kraftig, er muligheten til å legge til egendefinerte felt. På denne måten kan du tilpasse visningen og samle dataene på en måte som passer for deg.
Airtable er kanskje ikke det du tenker på når du tenker på gratis prosjektplanleggingsverktøy, rett og slett fordi det ikke er en prosjektstyringsapp per se. Det er mer et verktøy for lagring og organisering av data. Airtable er imidlertid svært allsidig, og etter min mening egner det seg også godt til prosjektplanlegging.
Når du lager en liste over oppgaver/milepæler ved hjelp av denne programvaren for prosjektplanlegging, har du full kontroll over strukturen i databasen. Du kan legge til felt (med ulike formater), koble sammen ulike tabeller eller importere et regneark du har laget tidligere.
Visningen i dette prosjektplanleggingsverktøyet kan endres fra en liste til en kalender eller en Kanban-tavle:
Jeg har laget en ganske grunnleggende struktur for prosjektet mitt ved hjelp av dette prosjektstyringsverktøyet. Hvis du ønsker å inkludere epics og kundehistorier i prosjektplanen din, kan du finnedenne malennyttig:
Airtable har maler som støtter avslutning av prosjektmilepæler
Pris:Gratis abonnement med grunnleggende funksjoner er tilgjengelig (antall teammedlemmer er ikke begrenset)
ProofHub - et av de mest interessante verktøyene for prosjektplanlegging
ProofHub er en av de beste programvarene for prosjektplanlegging som lar deg planlegge og organisere prosjekter på en måte som passer best for teamet ditt. I tillegg kan du tildele oppgaver, vise data basert på prioriteringer og holde viktige detaljer tilgjengelig.
Bruk Gantt-diagrammer til å visualisere, planlegge og timeplanlegge oppgaver. Med Gantt Chart-programvaren kan du angi avhengighet mellom oppgaver, markere kritiske baner, knytte milepæler, spore fremdrift, eksportere eller skrive ut Gantt-diagrammer og vise Gantt-data på et sentralt sted.
Med denne programvaren for prosjektplanlegging kan du legge til oppgavelister og oppgaver i Gantt-diagrammet. I tillegg kan du se hvordan oppgavene skal fullføres i en tidslinjevisning, slik at du kan planlegge hvordan de skal fullføres.
Prosjektplanleggingsverktøy (eller arbeidsplanleggingsverktøy, online planleggingsverktøy, online prosjektplanleggere osv.) er programvaresystemer som er utviklet for å håndtere hele prosjektleders prosjektrelaterte prosesser - vanligvis for å administrere oppgaver og de personene som er tildelt (eller ikke tildelt) dem. De organiserer prosjekter, oppgavelister og prosjektestimering, og sørger for at prosjektteamet og hver enkelt spesialist er i stand til å oppfylle både kortsiktige og langsiktige prosjektforventninger. Kort sagt: De hjelper både ledere og teammedlemmer med å administrere flere prosjekter.
De beste prosjektplanleggingsverktøyene effektiviserer prosessen ved å tilby én sentralisert plattform (for det meste i SaaS modell via datamaskin og noen ganger via mobiltelefon) som hjelper deg med å definere prosjektets kritiske vei, opprette oppgaver og deloppgaver, planlegge ressurser og kommunisere med teammedlemmene - alt ved hjelp av samme plattform.
De viktigste, generelle funksjonene til de beste prosjektplanleggingsverktøyene:
Overvåking av prosjektfremdrift er ikke det samme for alle bedrifter. Selv små bedrifter med små prosjekter og små team bruker noen ganger flere verktøy for å spore oppgaver, holde oversikt over tidsbruk eller bare administrere prosjekter og oppgavelister.
Selvsagt endrer prosjekter seg, oppdragsgivernes forventninger og forutsetninger er sjelden de samme, og menneskene som skaper produktet, endrer seg også. Det er selvsagt avgjørende for hvilken rolle et prosjektplanleggingsverktøy spiller.
Er situasjonen annerledes i store team som er ansvarlige for utviklingen av svært komplekse produkter? Alle ledere, ikke bare lederen for en stor prosjektledelsesavdeling, men også lederen for komplekse prosjekter som omfatter mange spesialister og individuelle oppgaver, vet hvor viktig det er å være tett på alle aspekter av hele prosessen. Det handler ikke bare om teamets eller de enkelte medarbeidernes prestasjoner, men også om kunnskap om utvikling av de enkelte elementene i det som utgjør sluttproduktet.
Med dette i bakhodet er det derfor markedet tilbyr et stort antall verktøy for styring av flere prosjekter, noen ganger verktøy som er dedikert til et aspekt av hele prosjektstyringsprosessen, eller til bransjen (f.eks. den kreative bransjen), og det er derfor viktig å forstå hvorfor det er så viktig med gode verktøy for prosjektplanlegging.
Så hva som kan kalles et "kraftig prosjektstyringsverktøy" eller "det beste prosjektstyringsverktøyet", er forskjellig fra bedrift til bedrift. Noen trenger programvare med avanserte funksjoner, mens andre ikke bruker alle funksjonene, men bare noen få av dem. Noen trenger programvare for prosjektplanleggingmen en annen an programvare for tidsregistrering av ansatte.
Her har du en liste over gratisapper for prosjektplanlegging. Du kan kombinere et par av dem og skape en virkelig kraftig verktøykasse for prosjektet ditt. Du bør kunne finne programvare som passer dine behov, fra idéutvikling til ressursplanlegging og kanban-tavler.
Jeg er fortsatt på utkikk etter gode, gratis prosjektplanleggingsverktøy: Hvis du har et forslag til et verktøy som kan legges til på denne listen, må du gjerne sende oss en melding i chatten.
Men sjansen er stor for at du akkurat har begynt med prosjektet ditt. Og at du jobber alene eller med et svært lite team. Derfor er ditt ideelle budsjett for prosjektstyringsverktøy $0.
I så fall er det ingen grunn til bekymring. Det finnes flere gratis alternativer for prosjektplanleggingsverktøy enn et regneark eller en whiteboardtavle på kontorrommet. Jeg har prøvd ut 10 gratis prosjektplanleggingsverktøy som leveres med $0-abonnementer (ikke bare gratis prøveversjoner). I denne artikkelen finner du en liste over disse appene sammen med deres viktigste egenskaper.
For å teste disse prosjektplanleggingsverktøyene har jeg laget en forenklet plan for å bygge et nettsted. Min imaginære nettside består av en hjemmeside, en om oss-side og en kontaktside. Jeg må designe den, lage innhold til den og til slutt utvikle den.
Hvem andre enn et imaginært team ville være bedre egnet til å jobbe med et imaginært nettsted? Jeg har også et: Det består av to programvareutviklere, en UX/UI-designer, en frilans illustratør og meg selv.
Få en 30-dagers GRATIS prøveperiode
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...