Timelister har sjelden noe godt rykte blant de ansatte. Riktignok lever de ofte opp til sitt dårlige rykte: Ingen liker å skrive under på massevis av papirer bare for å "bevise" at de har lagt ned en gitt mengde arbeidstid. På den annen side kan timelister være til stor nytte for både ledere og medarbeidere.
Hva vil du lære av denne artikkelen:
La oss begynne med det aktuelle spørsmålet:
For å si det enkelt: Timelistestyring er en praksis som går ut på å overvåke og analysere ansattes timelister og tidsregistrering (registrerte arbeidstimer). Det kan også innebære ulike handlinger, f.eks. å beregne lønn til de ansatte eller fakturere kunden basert på timelistene.
Tidligere ble arbeidstiden oppsummert på et papirark, derav navnet timeliste. I dag er timelister på nett mye mer populært, selv om det også her finnes flere alternativer: fra enkle regneark til AI-drevne programvareverktøy.
Som jeg nevnte innledningsvis i denne artikkelen, er timelister beryktet for å være ganske upopulære blant de ansatte. La oss dykke ned i dette temaet og forsøke å svare på et spørsmål som ofte blir stilt:
Ikke nødvendigvis, men det finnes definitivt tilfeller der timelister er bortkastet tid og kan i stor grad bidra til at folk mistrives på arbeidsplassen sin.
Historisk sett har timelister vært en måte å bevise at folk faktisk har gjort jobben sin på. Det er her det begynner å bli problematisk. For det første kan dette lett skape en kultur der folk føler at timelistene deres er viktigere enn effekten av arbeidet deres. Det føles ikke bra å måtte bevise at man har jobbet, eller at man blir så nøye overvåket (og tidfestet) av sine overordnede.
Dette gir heller ikke folk insentiver til å være mer effektive på jobb. Hvorfor skal man lete etter en bedre løsning hvis man bare kan registrere mer tid i timelisten (og muligens få mer betalt)?
Dette betyr ikke at timebetaling nødvendigvis er dårlig, selv ikke i prosjektsammenheng. Selv om vi i denne teksten ikke går i detalj om bruk av timelister for å fastsette månedslønnen, forstår vi at det er et viktig bruksområde for selskaper som f.eks. jobber med frilansere. Derfor har vi opprettet en egen guide til beregning av lønn til ansatte.
Til slutt er folk veldig dårlige til å huske hvor mye tid de faktisk har brukt på noe. Derfor er det å fylle ut timelister på slutten av uken, eller enda verre, på slutten av måneden, mer som å skrive fanfiction enn å samle inn pålitelige data.
Alt i alt kan vi si at timelister har liten effekt, med mindre:
Det sistnevnte aspektet er verdt å understreke, ettersom mange team fortsatt er avhengige av enkle regneark for å gjøre jobben (de fleste selskaper har heldigvis gått bort fra papirark). Det er et skritt i riktig retning, siden et nettbasert dokument enkelt kan oppdateres og gjøres tilgjengelig for flere teammedlemmer ved behov, men det er fortsatt et ark som må fylles ut, noe som ikke er det mest praktiske å gjøre.
Sjekk dette gratis pdf til excel-omformer hvis du fortsatt liker regneark.
Moderne tidsregistreringsverktøy for ansatte leveres ofte med start/stopp-registratorer som kan slås av og på med ett klikk. Andre tilbyr beacons som automatisk registrerer inn- og utklokking.
Fra et ledelsesperspektiv er et annet viktig aspekt at prosjektprogramvare for timelister er koblet sammen med en verktøy for permisjonshåndtering. Folk må kunne registrere både arbeidstid og fritid, ellers kan du ende opp med å bekymre deg for tomme timelister for noen som bare er på ferie.
Ved å bruke programvare som også fungerer som teamets timeplan, får du en ekstra verdi ved at du kan sammenligne den planlagte arbeidstiden med den registrerte. Datadrevne prosjektledere kan bruke denne innsikten til å evaluere hvordan prosjektet ligger an, og om noe bør justeres.
Det er bare ett eksempel på hvordan timelisteadministrasjon kan støtte prosjektledere i utførelsen av oppgavene sine, men det finnes mer. Jeg skal faktisk vie neste avsnitt til ideer om hvordan du kan bruke teamets timelister til fordel for teamet og prosjektet.
Et must for selskaper som opererer med time- og materialkontrakter. Siden du fakturerer kundene dine for arbeidskraften teamet ditt legger ned i prosjektet, kan du ganske enkelt bruke timelistene deres som grunnlag for fakturaen. Mange ressursstyringsverktøy lar deg eksportere timelistedataene eller dele dem eksternt.
Når du analyserer teamets timelister, får du en flott mulighet til å dykke dypere ned i dataene og identifisere forbedringsmuligheter. Mange tidsregistreringsprogrammer tilbyr muligheten til å merke registrerte tidsregistreringer med forhåndsdefinerte kategorier eller legge til kommentarer til dem. På denne måten kan du analysere hvor mye tid teamet ditt bruker på ikke-fakturerbare aktiviteter. Mye av dette er sikkert velbegrunnet, men du kan også se bekymringsfulle mønstre. Hva kan det være? En overflod av møter kan være et rødt flagg. Det kan også være at folk bruker mye tid på administrative oppgaver. Det kan vise seg at det kan være penger å spare på å investere i verktøy for samarbeid eller kunnskapsdeling i det lange løp. Teamets moral vil også nyte godt av en mer robust prosess.
Historiske data, for eksempel timelister, kan også brukes til å forutse rekrutteringsbehov. Ved å se på tall fra tidligere år eller måneder kan bedrifter oppdage trender som sannsynligvis vil gjenta seg. En av Teamdecks kunder lagt merke til at ansatte med spesifikke ferdigheter er mer etterspurt i bestemte måneder. Les hvordan du lager din egen timelisterapport for prognoser for menneskelige ressurser her.
Noen ganger er det ganske enkelt å oppdage prosjektproblemer bare ved å se på timelistene. Det kan for eksempel være at folk begynner å registrere mye overtid for å kunne levere de neste milepælene.
Det er imidlertid lurt å jevnlig sammenligne teamets registrerte tidsregistreringer med den estimerte tidsplanen. På den måten kan du oppdage eventuelle uoverensstemmelser før de fører til at tidsfrister oversittes.
En annen viktig ting å huske på når det gjelder håndtering av timelister, er at timelister kan ikke erstatte regelmessig kommunikasjon med teamet ditt.
Tallene vil gi deg informasjon om at noe skjer. Men for å forstå "hvorfor", må du diskutere saken med prosjektteamet. Ikke bare vil du kunne komme til bunns i problemet, men det er også en fin måte å bygge en kultur på arbeidsplassen der de ansatte faktisk blir hørt og respektert. Da er det mindre sannsynlig at de behandler timelister som et nødvendig onde som henger over hodet på dem.
Timelister alene vil ikke fortelle deg alt du trenger å vite om teamets effektivitet eller kvaliteten på arbeidet, men de kan gi viktige signaler som prosjektledere kan handle ut fra. Ved å skape en bevisst og transparent policy for håndtering av timelister, støttet av åpen kommunikasjon med teamet, kan du holde prosjektene under kontroll samtidig som du opprettholder høy medarbeidertilfredshet.
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...