Å beherske den subtile kunsten å styre arbeidsmengden er en viktig oppgave for flere prosjektfokuserte roller i bedrifter. Avdelingsledere eller ledere håndterer ofte prosjektallokering og styring av arbeidsmengde på et bedriftsovergripende nivå, mens prosjektledere må fordele oppgaver til sine prosjektteam. Uansett skala er de viktigste strategiene for å lykkes med arbeidsmengdehåndtering basert på de samme prinsippene.
Hva vil du få takket være denne artikkelen:
Betydningen av og filosofien bak arbeidsmengdehåndtering
Rollen til programvare for ressursforvaltning i prosesser for håndtering av arbeidsmengde
Hva er de mest effektive strategiene for planlegging av arbeidsmengde?
La oss sammenligne noen definisjoner før du får noen forslag knyttet til verktøy for workload management (eller workload planning - om du vil, begge deler betyr det samme).
Hver av dem forteller ikke om rollen til en prosjektleder eller leder, men om rollen til en eller flere medarbeidere i komplekse prosjekter. Det som vekker oppmerksomhet, er inndelingen: team vs. den enkelte medarbeider. Noen få av dem fokuserer på et team og medarbeidere. Men det er bare Forecast - vår nære konkurrent på markedet for verktøy for arbeidsstyring - som fokuserer på en bestemt medarbeider. Hvilken filosofi er det beste valget? Hvordan analyserer man prestasjonene til hver enkelt ansatt? Hva vektlegges av noen av dem? La oss ta en nærmere titt.
Begrepet workload management står for prosessen med å tildele oppgaver til medarbeidere og sørge for at de har nok tid for å utføre dem.
Det å effektivt fordele og organisere arbeidet på tvers av teamene er det workload management handler om.
Ta vare på medarbeidernes tid (slik at de kan utføre oppgavene sine) - dette er et forslag fra Teamhood - et verktøy for styring av arbeidsmengden. Man kan si at effektiv styring av teamets arbeidsmengde innebærer at lederen er i stand til å sette tidsfrister som er oppnåelige. Men hvordan unngår man urealistiske tidsfrister, eller hva skal man legge til grunn hvis man ønsker å prioritere arbeidet og tildele andre oppgaver? La oss la disse spørsmålene stå ubesvart inntil videre og gå videre.
For å parafrasere Asana - vår konkurrent og leverandør av workload management-verktøy - forstår de med workload management ikke bare å fordele og måle arbeid. De mener også når prosessen med å styre arbeidsmengden gjøres effektivt. Verktøyet for styring av arbeidsmengde øker de ansattes (eller ressursenes, som vi kan si) arbeidsutførelse og - det som er veldig interessant og verdt å ta hensyn til - deres tilfredshet. På slutten av hver dag er den ansatte mer fornøyd enn overveldet.
Selskapet legger vekt på å øke medarbeidernes arbeidsprestasjoner og (det viktigste hvis man tenker på et langsiktig forhold til en bestemt medarbeider) tilfredshet når dagen er omme. Tilfredshet for begge parter: for lederen og for teamet hans.
Her dukker det opp flere spørsmål om verktøy for styring av arbeidsmengde og fremdrift i prosjekter. For det første er en medarbeiders trivsel også et resultat av det som skjer i hans eller hennes privatliv, som vi har liten innflytelse på. For det andre må man ha en god nok relasjon til vedkommende til å vite nøyaktig hva det er i eller gjennom arbeidet som gjør at han eller hun trives (og det er ikke alltid det fremgår av medarbeidernes uttalelser, som under presset på arbeidsplassen kanskje ikke er villige til å snakke om alt av frykt for at jeg kanskje faktisk vil gjøre noe annet enn det de må gjøre for øyeblikket). Og for det tredje - kanskje viktigst av alt - hvordan måler vi denne tilfredsheten? Hvordan velger man de beste verktøyene for å håndtere arbeidsmengden?
Workload Management-verktøyet innebærer å tildele arbeid til et team på en måte som får mest mulig ut av teamets ferdigheter og evner, og som gjør det mulig for teamet å prestere best mulig og levere produkter av høyeste kvalitet.
Smartsheet foreslår - et annet prosjekt planleggingsverktøy og konkurrenten vår - ved første øyekast - noe mer konkret om hva som må gjøres. Slike verktøy for styring av arbeidsmengden legger også vekt på prosjektlederens kompetanse og den sterke sammenhengen med teamets prestasjoner. Men bare kompetanse som er nyttig for å få frem medarbeidernes ferdigheter og gi dem et sted å utvikle seg. Hvordan gjør man det? Hvordan kan man øke de ansattes prestasjoner og ferdigheter som er nyttige for bedriften i en bestemt periode?
Workload management er (...) det vi kaller evnen til å distribuere arbeide likt, slik at hver ansatt får sin rettmessige andel og ikke mer. Med mindre det er et spesielt tilfelle som krever mer arbeid, bør du ikke overbelaste noen. Verktøy for håndtering av arbeidsmengde kan være til hjelp.
Og dette er den mest kontroversielle definisjonen. Forecast-selskapet går mye lenger og informerer også om evnenes rolle. Men evne er rettet mot å fordele arbeidet likt og på en slik måte at hver ansatt får en "rettferdig andel" - hva nå enn det betyr. Her kan det rette verktøyet for styring av arbeidsmengde være til hjelp.
Men til slutt får vi vite at det handler om å ikke overbelaste noen, med unntak av helt spesielle tilfeller - men hva er de viktige oppgavene? Er ikke alle oppgaver veldig viktige? Kan alles arbeid være likeverdig? Hva med forskjeller i erfaring, prosjektets kompleksitet, krav til når oppgavene skal utføres og - viktigst av alt - virksomhetens lønnsomhet (noen prosjekter er viktigere enn andre; noen av dem krever mer tid for å oppnå et forventet resultat)? Alle som leser denne artikkelen om prosjektledelse og verktøy for styring av arbeidsmengde, vet at det er virksomhetens behov som avgjør hva som må gjøres, og hva som kan kalles et "spesialtilfelle". Punktum.
Rollen til minst en god ressurs håndtering av arbeidsmengde er ikke bare å hjelpe til med måling av teamprestasjoner og ressursplanlegging, men også med styring av arbeidsmengde.
Alle har sin egen visjon om effektiv styring av arbeidsmengden i team. Alle legger vekt på to ting - verktøy for å styre arbeidsmengden er viktig.
For det første er workload management en prosess som tar tid på grunn av de mange spørsmålene og forklaringene som blir brukt i løpet av en viss tid.
For det andre forutsetter effektiv og intelligent arbeidsledelse at lederen har en rekke ferdigheter som hjelper medarbeiderne med å nå de individuelle forretningsmålene, eller til og med personlige mål. Hva slags ferdigheter og hva vil være grunnlaget for å ta beslutninger?
Prosess - på grunn av mange spørsmål og svar; gode valg er avhengig av kunnskapen eller erfaringen til en bestemt leder
Tildeling av oppgaver til teammedlemmene og opprettholde teamets prestasjoner og prosjektets fremdrift
Sett av - la oss si - ferdigheter i å håndtere arbeidsmengden (vi kan legge til "mellommenneskelig" eller bare "sett av myke ferdigheter" - fordi det ikke er klart i de ovennevnte betydningene)
Ta vare på teammedlemmene (fordi dette er en grunn til at de presterer godt med et forventet resultat for et selskap). Her er to utfordringer. Den første er spørsmålet om du som leder bør ta vare på mer av et team eller mer av den enkelte medarbeideren. Og for det andre - ordet "omsorg" har også mange betydninger i hvert av de ovennevnte sitatene. Så her er et annet spørsmål: Hva bør lederen ha i tankene når han eller hun administrerer alles arbeidsmengde?
De beste verktøyene for å styre arbeidsmengden - det kan hjelpe deg med prosjektledelse
Du sjekker ikke det nåværende teamets kapasitet og arbeidsmengde (planlegging av ressurskapasitet)
Du fordeler ikke oppgaver etter prioriteringer og medarbeidernes ferdigheter
Du tenker ikke på endringer og omplasseringer
Du er "resistent mot kunnskap" og ønsker ikke å lære av de beste
Du tenker ikke på Agile
Du tenker ikke på å bruke et verktøy for å styre arbeidsmengden og programvare for prosjektledelse
Overbooking (eller underbooking)
Mindre produktivitet og effektivitet
Mer stress og angst
Mer utsettelse
Mindre engasjement og tanker om å forlate teamet
Men for å være mer seriøs - hvorfor er arbeidsmengdehåndtering viktig? Overvåking av arbeidsmengden og teamets arbeid (spesielt eksterne team) hjelper prosjektledere med å oppdage problematiske trender og områder tidligere, noe som gir dem en sjanse til å løse problemer før de eskalerer. Mulighet for ressursallokering, justering av prosjektplaner eller bedre styring av arbeidsmengdenog prosjektstyring, spesielt hvis du kan bruke de beste verktøyene for arbeids- og prosjektstyring.
Hva er de mest effektive strategiene for å håndtere arbeidsmengden?
Å ha oversikt er det viktigste elementet når man skal implementere arbeidsmengdehåndtering og bruke verktøy for arbeidsmengdehåndtering i team. Det er mange potensielle årsaker til ubalansert arbeidsmengde (f.eks. dårlig arbeidsflytstyring, oppgavefordeling, unøyaktige prosjektestimater, underprestering av enkeltpersoner i hele teamet), og for å kunne løse problemet må du forstå hvor det kommer fra. Det er best når du er klar over det:
Hva må gjøres prosjektmessig?
Hvem som skal jobbe med hva,
Hvordan er den faktiske arbeidsmengden i forhold til prosjektestimatene?
"Hva som må gjøres"-delen kan dekkes av prosjektdokumentasjon eller programvare for prosjektstyring. I Teamdeck, der vi kan tildele oppgaver, bruker vi Jira til å spore alle oppgavene i etterslepet vårt. På denne måten vet vi hva som må skje (og hva som er tidsrammen). Andre populære verktøy for prosjekt- og oppgavestyring er Trello, Asana og Podio.
For å spore arbeidsmengden anbefaler jeg derimot å sette opp en ressurskalender. Selv om noen PM-verktøy for oppgavestyring har noen teamstyringsfunksjoner som en del av produktet, er det mange bedrifter som velger å bruke dedikert programvare for arbeidsmengdehåndtering.
Målet er å fordele arbeidet mellom de ansatte, holde oversikt over arbeidsmengden og håndtere fravær. Prosjektledelse og verktøy for kapasitetsplanlegging kan ofte integreres med hverandre, slik at man ikke trenger å legge inn data to ganger eller bekymre seg for tapt informasjon.
En ressurskalender gir deg den nødvendige oversikten over teamets nåværende, tidligere og fremtidige arbeidsmengde. Alle medarbeiderne dine er oppført der, sammen med de tildelte prosjektene.
Når du blar gjennom teamets ressurskalender, bør du se etter
Overtid
Forskjeller mellom planlagt og faktisk arbeidstid
Ansatte med få eller ingen feriedager (med unntak av sykefravær)
Dette er de vanligste røde flaggene som kan få deg til å iverksette tiltak. Noen verktøy for prosjektstyring vil advare deg om overtid eller overutnyttelse av ansatte:
Med Teamdeck prosjektstyringsprogramvare kan du opprette en arbeidsmengderapport som oppdateres i sanntid og har avanserte funksjoner. Det er mer praktisk enn kalendervisningen når du skal sammenligne estimerte timer med faktisk sporet tid.
Først må du prøve å finne ut hva som er årsaken til problemet, og sjekke om du bruker et godt prosjektstyringsprogram for oppgavestyring. Noen ganger skyldes overtid at prosjektet ble undervurdert i utgangspunktet, mens det i andre tilfeller er ett teammedlem som underpresterer (eller ikke er dyktig nok) som er årsaken til forsinkelsene.
Når arbeidsmengden ikke er jevnt fordelt i teamet, bør du sjekke om du kan fordele de daglige oppgavene til de mindre travle medarbeiderne ved hjelp av et prosjektstyringsprogram. Det er ikke alltid mulig, spesielt ikke når det er en konflikt mellom ulike ferdigheter/erfaringer. I slike tilfeller kan du prøve å koble inn frilanshjelp eller flytte ansatte mellom flere prosjekter.
Sammenligningen mellom booket tid og timelister er den indikatoren som brukes i forbindelse med styring og optimalisering av arbeidsmengden.
Husk imidlertid at en ny person, selv en svært erfaren fagperson, vil trenge litt tid på å sette seg inn i prosjektet og kravene som stilles, så det er ikke alltid den raskeste løsningen. Det er bra når verktøyene har avanserte funksjoner.
Hvis hele teamet er overarbeidet og det ikke skyldes en flaskehals i teamet, men snarere en endring i kravene eller utilstrekkelige estimater, kan det hende du må forhandle om tidsplanen for prosjektet. Det kan hende at tidsfristen ikke kan forlenges, og i så fall kan du prøve å komprimere prosjektets varighet, for eksempel ved å fremskynde prosjektet. Det er en praksis der man overlapper visse prosjektoppgaver som i utgangspunktet var planlagt å skje etter hverandre:
I artikkelen Teknikker for prosjektplanlegging kan du finne en liste med nyttige forslag til hvordan du effektivt kan håndtere arbeidsmengden. (Men det betyr ikke at du slipper å bruke programvare for ressursplanlegging).
Det finnes måter å håndtere problemer med arbeidsmengden på når de oppstår, men det er definitivt bedre å forebygge dem på forhånd. Det er derfor en datadrevet tilnærming og teamkultur er så viktige elementer i en effektiv håndtering av arbeidsmengden.
[/vc_column_text]Få en 30-dagers GRATIS prøveperiode
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...