Hvis du spør deg selv hva ressursstyring er, er du på helt riktig sted. Når du leder et prosjekt, styrer du ikke bare de oppgavene som skal til for å levere det. Hvordan du planlegger, organiserer og leder teamet ditt, har stor innvirkning på prosjektets suksess. Det er ikke rart at det å følge beste praksis for ressursstyring kan utgjøre en reell forskjell på arbeidsplassen.
Hva vil du få med denne artikkelen:
Fordi vi ønsker å kaste lys over essensen av prosjektressursstyring, må vi introdusere et lite stykke akademisk konversasjon som tar sikte på å belyse begrepene knyttet til hovedtemaet vårt.
Men det er også en annen grunn til disse spissfindighetene. Uten en klar forståelse av de viktigste elementene og faktorene som inngår i prosjektressursstyringen, er det større risiko for feil i beslutningene. Feil knyttet til prosessene i prosjektet eller til og med i valget av programvare for å øke styringen av prosjektressursene.
Hvis du har et helhetsbilde, unngår du å gå deg vill i labyrinten av begreper og uklare sammenhenger mellom kunnskapsområdene som i bunn og grunn støtter prosjektledelse.
IT-prosjektledelse, prosjektledelse innen markedsføring, prosjektledelse i eiendomsbransjen, eller prosjektledelse i kreative byråer - Uansett hvilken bransje du setter foran ordet "prosjektledelse", er fasene, prosessene og trinnene stort sett de samme. Men før du blir kjent med det, må du få en liten introduksjon.
Som vi vet, lærer folk raskere når de ser bilder eller eksempler - noe kan fanges opp av sansene, med øynene i første omgang. Så - før vi blir utsatt for mange spørsmål knyttet til betydningen av hvert begrep i de presenterte definisjonene nedenfor - la oss begynne med fantasifulle og lett tilpasningsdyktige eksempler som tilhører familien av prosjektledelse.
Det er mindre komplisert og tar kortere tid:
Når du tenker "prosjekt", må du ha et bilde av hvor mange mennesker, ferdigheter, underleverandører, verktøy og ordninger som inngår i prosjektet. Hvor mange ressurser, avhengigheter, små steg og en million oppgaver og tidsplaner er involvert for å fullføre hver illustrasjon av prosjektet?
Vi fortsetter med temaet vårt, og det er på tide å gå nærmere inn på definisjoner. Så la oss begynne med noe som er enklere å ta i bruk. La oss tenke oss at du snakker med en guttunge og ønsker å beskrive hva som menes med prosjektledelse. I en sammenheng som denne kan du enkelt ta utgangspunkt i definisjonen fra projectmanager.com:
Prosjektledelse er disiplinen som går ut på å planlegge, gjennomføre og fullføre prosjekter.
Ovennevnte forståelse ser på prosjektledelse som en prosess og deler den inn i tre trinn. Hvert av dem inneholder selvfølgelig noen få andre grupper av elementer, prosesser, oppgaver og - alltid undervurderte, alltid uforutsigbare - utfordringer knyttet til hvert av dem.
Men det er en svært forenklet versjon av livssyklusen for prosjektledelse - for det er slik spesialistene kaller prosessen. Den mest populære er versjonen med 5 faser. Den er utviklet av PMI og omfatter unnfangelse og initiering, planlegging, gjennomføring, ytelse/overvåking og prosjektavslutning.
Men denne definisjonen tar ikke opp spørsmålet om hvem. For å si det spesifikt - et menneske, en spesialist og hans kompetanse, erfaring eller modenhet.
Ifølge det samme PMI som vi ofte nevner her, har de en definisjon som belyser noe av det som ligger bak ethvert prosjekt. Det handler om menneskene, fra prosjektledere til prosjektentreprenører og arbeidsstyrken i prosjektet som er involvert. Mennesker som planlegger, men også som blir valgt ut til å delta på et eller annet stadium i prosjektet og tildelt oppgaver.
Prosjektledelse handler om å bruke spesifikk kunnskap, talenter, ferdigheter, utstyr, verktøy, metoder, prosesser og teknikker for å levere noe av "verdi til mennesker".
Som vi ser, handler dette mer om kompetanse (også myk kompetanse), om å ha informasjon og evnen til å implementere denne kunnskapen. Eller - for å bruke et uttrykk hentet fra, la oss si, et motivasjonsbibliotek - å omsette tenkning til handling og få ting gjort.
I sammendraget av dette kapittelet bruker vi Association for Project Management-instituttets forslag. Det er ikke den mest smertefrie å huske, eller til og med å forstå prosjektledelsesdefinisjonen, men etter å ha lest det som står ovenfor, kan det være lett å forestille seg hva forfatteren hadde i tankene. Men her er det noe vi ikke er enige i. Ikke desto mindre:
Prosjektledelse er anvendelsen av prosesser, metoder, ferdigheter, kunnskap og erfaring for å oppnå spesifikke prosjektmål i henhold til prosjektets akseptkriterier innenfor avtalte parametere. Prosjektledelse har endelige leveranser som er begrenset til en begrenset tidsramme og et begrenset budsjett.
Noen få ord med kommentarer. Vi ser noen likhetstrekk med de forslagene som er foreslått tidligere, så det skal ikke sies noe mer om det. Det som er nytt, er den begrensede tiden og budsjettet, og akseptkriteriene. Med utgangspunkt i det siste har kunden vanligvis noen forventninger til hva han ønsker å se når prosjektet er ferdig, hvordan det skal fungere, og hvordan det skal bidra til å løse utfordringene hans. Han kan ikke akseptere resultatet av arbeidet ditt. Og hva skjer da?
Men det er vanskelig å komme med en selvmotsigelse - akseptkriterier kan gjøre at et prosjekt varer lenger enn antatt. Men vi kan ikke være enige i påstanden om at budsjett og tid er de betingelsene som gjør at det å lede et prosjekt kvalifiserer som prosjektledelse.
Begrenset tidsramme og budsjett er det som skiller prosjektledelse fra bare ledelse [Skjermbildet over = oversikt over tidsregistrering for flere oppgaver via et prosjektressursstyringssystem].
Alle vet at de to siste aspektene som enhver styreleder, sjef eller beslutningstaker må ta hensyn til i ethvert prosjekt, er den nevnte tiden og budsjettet - fordi de ikke er ubegrensede. Men det er kun avkastningen av investeringen, den forventede avkastningen på forventet tid, som har størst innvirkning på forretningsbeslutninger. Og fra mange virksomheters synspunkt er penger den grunnleggende delen av virksomheten. For hvis du har nok penger, trenger du ikke å ta forhastede beslutninger og vente på hva konkurrentene vil gjøre i kampen om de neste kundene.
Hvis vi er enige i den siste påstanden, kan vi ikke være enige i påstanden om at prosjektledelse er noe annet enn "management", noe som indikerer at den viktigste faktoren som skiller begge er at prosjektledelse har denne endelige leveransen og et begrenset tidsrom, i motsetning til management som er en kontinuerlig prosess.
Vi er ikke sikre på om det bare fungerer på den måten. Er virksomhetens mål å ha mange kunder, spesielt mange kunder som gjør det mulig å drive virksomheten? Har virksomheten behov for løpende kommunikasjon med potensielle kunder? Gjennomfører markedsavdelingen mindre oppgaver eller større prosjekter i tide for å forbedre kommunikasjonen, antall besøkende på nettstedet og antall potensielle kunder? Trenger ikke de ansvarlige for markedsføring og kommunikasjon å informere om resultatene en gang i måneden eller et par ganger i året?
Forstår du viktigheten av prosjektressursstyring nå?
Du har fått mye om prosjektledelse, så du trenger ikke å bli informert mer. Vi vet også allerede hvor alltid å finne blant de fem fasene i prosjektledelsens livssyklus plass for styring av prosjektressurser.
Det er for den lysende stjernen i vår undersøkelse - prosjektressursstyring. Vi vet allerede hva et prosjekt betyr. Så, hvilke ressurser er det?
Takket være APM Body of KnowledgeNår vi snakker om ressurser, vet vi at ressurser forstås bredt - som mennesker (og deres kompetanse), men også som penger, maskiner, materialer, teknologi og alt annet som trengs for å levere det forventede resultatet. Man kan også si at en ressurs er alt som kreves for å fullføre en oppgave eller et prosjekt.
For mange virksomheter, særlig tjenesteytende bedrifter, handler ressursforvaltning selvsagt om mennesker. Mennesker og deres ferdigheter.
For dem er prosjektressursstyring:
(...) anskaffelse, allokering og styring av ressurser, for eksempel personer og deres kompetanse, økonomi, teknologi, materialer, maskiner og naturressurser som kreves for et prosjekt. Ressursstyring sikrer at interne og eksterne ressurser brukes effektivt, til rett tid og i henhold til budsjett.
Det er ikke den enkleste definisjonen som noensinne er laget, på grunn av de tvetydige begrepene, og den kunne derfor vært ganske fin for en akademisk avhandling. Men ikke på denne bloggen. På Projectmanager.com får vi vite det på en enkel måte. Uten å snakke om kvalitet, krav og forventninger som kommer fra interessenter, eller til og med tid og budsjett.
Ressursstyring er prosessen med å planlegge, planlegge og tildele ressurser for å fullføre et prosjekt.
God ressursstyring fører til at de riktige ressursene er tilgjengelige til rett tid for det riktige arbeidet. Og ressursforvalterens rolle er å - for å parafrasere APM-ordene identifisere de nødvendige ressursene (medarbeidere med relevant kompetanse og erfaring) for å levere arbeidet, som en del av planleggingen, og bestemme når ressursene vil være nødvendige, gjennom planlegging.
Som vi ser, er definisjonene generelt sett like - med unntak av hvordan de presenteres. Hvis vi prøver å sammenligne definisjonene av prosjektressursstyring, vil vi bli mer opplyst ved å se hva de alle sammen har til felles. Det er
For å oppsummere diskusjonen så langt er prosjektressursstyring - uten tvil - det mest krevende og utfordrende elementet i prosjektledelsesprosessen. Generelt sett handler det om å planlegge, organisere, kontrollere og måle menneskers arbeid.
Prosjektressursstyring er - for å si det enkelt - å gjøre mest mulig effektiv bruk av de begrensede ressursene du har til rådighet. Eller - for å si det som det virkelig er - å bruke maksimalt tilgjengelige ressurser - som på forhånd er identifisert og kontrollert for passende ferdigheter - for å fullføre et prosjekt på forventet tid og med forventet resultat.
For å unngå en for lang innledning, må du være klar over at de tre ovennevnte begrepene for noen prosjektledere og akademiske representanter oppfattes som separate, og at hvert av dem har sin egen betydning.
Men for noen betyr ressursplanlegging og ressursallokering det samme, og begge er en del av noe større - ressursstyring. Men blant mange kilder om emnet vårt kan man også finne definisjoner som foreslår å sette likhetstegn mellom "ressursstyring" og "ressursplanlegging" (ta en titt på Wikipedias definisjon). Så det er på tide med noen forklarende ord.
Det er vi enige med Saviom - vår konkurrent på markedet for prosjektressursstyringssystemer - om:
Ressursallokering, også kjent som ressursplanlegging, identifiserer og tildeler ressurser for en bestemt periode til ulike aktiviteter
På et øyeblikk kan man se at denne definisjonen også kan behandles som en definisjon av ressursforvaltning. Ikke sant? I denne artikkelen prøver vi likevel å holde fast ved rekkefølgen som gjelder for prosjektressursstyring og hele prosessen, der planlegging og allokering inngår som en del.
Vi kunne fortsette denne diskursen om å definere nyanser, men det er ikke målet. Hensikten med dette kapittelet er å gi deg et bredere bilde av de terminologiske overveielsene og utfordringene knyttet til det aktuelle begrepet.
A. Estimerte vs. faktiske arbeidstimer utført av den ansatte
Flyter prosjektet i henhold til planen - det er et spørsmål som stadig dukker opp i hodet på enhver prosjektleder. Sammenligningen av en antatt estimert verdi (for eksempel antall timer som den ansatte skal bruke på en oppgave) med de faktiske timene som er registrert, er måten å sjekke fremdriften på. Takket være denne metoden vil du kunne oppdage tidlige tegn på forsinkelser i prosjektet og gjøre endringer underveis eller i fremtiden.
B. Estimert vs. faktisk kostnad per teammedlem (avvik i ressurskostnader)
En annen faktor som tvinger prosjektledere til å tenke seg godt om, er kostnadene som genereres av teamets arbeid. Gode systemer for prosjektressursstyring gjør det mulig å tilordne time- eller til og med dagspriser til hvert av teammedlemmene og sette sammen sporing av prosjektkostnader rapporter basert på dem og teamets timelister.
C. Fakturerbare vs. ikke-fakturerbare timer
Fordelingen mellom ikke-fakturerbare og fakturerbare timer i prosjekter bidrar til å spore bedriftens lønnsomhet. Sjekk hvor mange timer teammedlemmene bruker på aktiviteter som møter, administrative oppgaver osv.
D. Ressursutnyttelse/utnyttelse av ansatte
Ressursutnyttelse er en av de viktigste KPI-ene som følges opp i bedrifter. Du vil tross alt ikke at teamet ditt skal være overbooket eller overarbeidet. Og ellers bør ingen stå uten oppgaver. Det finnes 2 måter å beregne på ressursutnyttelse, og du bør bruke dem i to ulike faser av prosjektets livssyklus.
A. Mangel på enkel tilgang til kompetanse og ressurspool
Jo flere prosjekter, jo flere ansatte er involvert. Jo flere ansatte, desto vanskeligere er det å raskt finne de rette medarbeiderne til et prosjekt. Et tilstrekkelig prosjektressursplanleggingssystem har som oppgave å hjelpe til med å finne ressurser med forventede ferdigheter, modenhet, erfaring, kompetanse, lokalisering, kostnadsprofil, tidssone osv.
B. Oversikt over manglende ressursers ytelse
Måling av produktivitet er fortsatt den største utfordringen i bedrifter - både i nye og gamle bedrifter. Analyse av arbeidstid - både produktiv og ikke-produktiv - og sporing av de ansattes tidsbruk på bestemte oppgaver er en metode som bidrar til å optimalisere arbeidet og utarbeide tids- og budsjettprognoser.
C. Konflikter i planleggingen
Konflikter i planleggingen er ikke noe sjeldent selv i en svært velorganisert bedrift. Spesielt i programvarehus, reklamebyråer og andre tjenesteorienterte selskaper der selv bare noen få prosjektledere er på jakt etter passende ressurser. Systemet for styring av prosjektressurser advarer mot overlapping og - sett fra de ansattes perspektiv - overbooking.
D. Mangelfull planlegging av ressurskapasitet
Ved å planlegge ressurskapasiteten kan man unngå forsinkelser i siste øyeblikk. Kapasiteten definerer ressursene som er tilgjengelige for å utføre en bestemt oppgave.
Hvis du har levert et prosjekt i tide og innenfor budsjett, er du på rett spor. Mange organisasjoner unnlater å skissere ressurskapasiteten i den innledende prosjektfasen, noe som gjør det vanskelig å planlegge ressursallokeringen.
Ressurskapasiteten kan analyseres ved hjelp av ressurssporing. Takket være noen allsidige ressursstyringsverktøy med prosjektstyringsverktøy som kan lette denne utfordringen.
Avhengig av teamets størrelse, bedriftens profil og hvilken prosjektstyringsmetodikk du følger, kan du velge mellom en rekke ulike ressursstyringsverktøy. I begynnelsen kan du til og med bruke et enkelt regneark (selv om jeg vil råde deg til å la være, ettersom regneark kan bli ineffektive etter hvert som virksomheten vokser).
For å oppsummere dette kapittelet, ideelt sett bør en skikkelig verktøy for ressursforvaltning bør bestå av en tidsplan (f.eks. i form av en enkel ressurskalender visning), ressursenes tilgjengelighet, deres nåværende bestillinger og timelister.
Egendefinerte kategorier eller tagger er også nyttige, ettersom de gjør det enklere å navigere til de ressursene du trenger for øyeblikket, filtrere visningen etter bestemte roller eller prosjekter osv.
Til slutt kan det være lurt å velge et verktøy med en integrert rapportdel, der du enkelt kan bruke dataene du samler inn til å analysere teamets arbeidsmengde, prosjektbudsjettereller avkastningen på investeringen for selskapet.
Jo mer omfattende (og samtidig oversiktlig) oversikten er, desto bedre innsikt kan du trekke ut av den.
Fra betterteam.com - selskapet i HR-bransjen:
Ressursledere bistår prosjektledere med personalplanlegging og personalallokering. De avgjør bedriftens kapasitet til å dekke bemanningsbehovet i prosjekter, tildeler personell til prosjekter og ansetter nye medarbeidere. De kan også administrere lønningslister og lære opp ansatte.
For å bedre visualisere dette kapitlets hovedrolle - ressursplanleggeren - kan vi bruke en sammenligning. Sammenligningen er basert på den forenklede forskjellen mellom ressursledere og prosjektledere. Prosjektledere opererer på prosjektnivå - de koordinerer en gruppe prosjekter (som oftest knyttet til hverandre) eller bare ett prosjekt. De er ansvarlige for at prosjektteamet fullfører prosjektet. Mens ressursledere opererer på bedriftsnivå. De velger ut, allokerer og matcher ressurser med riktig kompetanse til flere prosjekter.
Association for Project Managers ved Kirsten Bird foreslår en slik betydning av stjernen vår.
Som en del av planleggingen må prosjektmedarbeideren identifisere ressursene som kreves for å levere arbeidet, og bestemme når ressursene vil være påkrevd, gjennom planlegging.
Det vi ønsker å legge mest vekt på, er den første delen der det står "Må identifisere ...". Hvorfor er det så viktig? Først og fremst, men ikke det viktigste, fordi det er utgangspunktet. Når vi snakker om ressursstyringsaspekter, fremhever vi for det meste planlegging av kjernen. Her ser vi hva som er grunnlaget for god planlegging - myke ferdigheter, spesielt et godt øye og en god følelse med mennesker.
Nå er det tid for Ressurssjefens ansvarsområder:
Kunnskapsområder gitt av Project Management Body of Knowledge (PMBOK).
Med tanke på medarbeidernes kompetanse og tilgjengelighet bør du ha en liste over medarbeidere som er klare til å delta i et prosjekt. Når du har en liste over medarbeidere som allerede er valgt ut til å delta i prosjektet, kan du booke dem i det verktøyet du ønsker.
Som ressursallokering Når du skal få mest mulig ut av de ressursene du har, bør du følge med på hvordan de presterer og utnyttes. Dette aspektet ved personalledelse vil hjelpe deg å unngå under- eller overutnyttelse og forebygge utbrenthet blant de ansatte.
Andre fordeler med ressursallokering er blant annet
Du holder øye med hvor mye arbeid som utføres av menneskelige, tekniske, mekaniske og andre ressurser, samtidig som du holder øye med hvor mange timer de legger ned. Du vil være spesielt opptatt av ressurser som er "underutnyttet" eller "overutnyttet" (overallokering).
Hvis du kan justere prosjektplanen for å overholde prosjektets tidsfrist, kan du bruke ressursutjevning. For å endre en tidsplan ved hjelp av ressursutjevning må du dele opp eller slå sammen aktiviteter i henhold til ressursenes tilgjengelighet, slik at det ikke er noen under- eller overutnyttede prosjektteammedlemmer.
En ressursleder som gjør jobben sin godt og som kjenner tallene sine, vil med rimelig sikkerhet kunne forutsi hvor mye arbeid teamet hans kan utføre over en viss tidsperiode. Dette gjør det mulig for teamet og bedriften å forberede seg og planlegge for kommende forpliktelser på en nøyaktig måte.
Nå som du vet hva ressursstyring er, må du lage en plan. Og ikke en hvilken som helst plan - for å kunne styre ressursene i flere prosjekter på en effektiv måte, må du ha en overordnet plan for hvert prosjekt.
Planlegging på høyt nivå er en prosjektleders syn på sin:
I prosjektressursstyring bidrar en overordnet plan til å besvare spørsmålet: "Hvilke roller trenger jeg for å kunne levere et prosjekt i tide og innenfor budsjettet?"
Når du lager en overordnet plan, trenger du ikke å lage en detaljert liste over alle oppgavene. I stedet må du inkludere:
Med en overordnet plan får du bedre oversikt over ressurskapasiteten og prosjektets omfang.
Med en overordnet plan har du et overordnet bilde av hva som skal til for å levere et prosjekt. Vi har også allerede sagt at det hjelper deg å forstå hvilke roller du trenger for å gjennomføre prosjektet. Men hvordan identifiserer du egentlig disse rollene før du tildeler dem til det nye prosjektet?
I henhold til standarden utarbeidet av det internasjonalt anerkjente Project Management Institute, PMBOK®, ressursplanlegging er "å bestemme hvilke ressurser (mennesker, utstyr, materialer osv.) og hvor mye av hver ressurs som skal brukes til å utføre prosjektaktiviteter".
Ved hjelp av en arbeidsfordelingsstruktur, estimert varighet eller historiske data, kan du bestemme:
Når du har laget en liste over medarbeidere du kan booke uten at det oppstår konflikter, er du klar til å allokere dem til prosjektet ditt.
Når du har overordnede planer for alle prosjekter du driver, og en idé om hvordan du bruker ressursene dine for øyeblikket, kjenner du kapasiteten din og selskapets pipeline.
Når bedriften din vinner nye prosjekter, kan du nå raskt svare på følgende spørsmål
Onboarding av prosjekter er en viktig del av effektiv ressursforvaltning. Introduser teammedlemmene for målene, målsettingene og leveransene i prosjektet de skal jobbe med. En slik strategi vil øke prosjektgjennomsiktighet og hjelpe deg med å bygge tillit til teamet ditt som leder.
Denne delen av prosessen består av fire trinn:
Bruk ressursplanlegging for å tilpasse prosjektets tidslinje, tilgjengelige ressurser og omfang. Det er avgjørende fordi det forteller deg nøyaktig når du trenger ressursene, slik at du kan planlegge bestillingene dine deretter. Husk å holde et øye med ressurstilgjengeligheten når du tildeler folk til prosjekter.
Det finnes flere teknikker for prosjektplanlegging du kan bruke:
Den Kritisk sti-metoden (CPM) er en teknikk som brukes for å finne ut hvor lang tid det vil ta å fullføre et prosjekt. Ved å liste opp alle oppgavene og kategorisere dem som kritiske og flytende, kan du beregne tidslinjen og markere avhengigheter mellom oppgavene.
For å opprette en oppgaveflyt ved hjelp av CPM-metoden trenger du:
Teknikk for evaluering og gjennomgang av programmer (PERT) er en metode som ligner på CPM, men den bruker en vektet gjennomsnittlig varighet i stedet for estimater for å beregne mulige tidsrammer.
Ved hjelp av PERT må du også lage en liste over oppgaver med avhengigheter mellom dem, inkludert milepæler og estimert varighet for hver oppgave. Basert på denne informasjonen kan du estimere prosjektets tidslinje på tre konfidensnivåer:
Fast-tracking er en enkel planleggingsteknikk som brukes av prosjektledere for å avgjøre hvilke oppgaver som kan håndteres samtidig. Når du kjenner prosjektoppgavenes avhengighet av hverandre, vet du hvilke oppgaver som krever at andre oppgaver gjøres på forhånd. På samme måte kan du liste opp oppgaver som i det minste delvis kan overlappe hverandre, slik at du kan fremskynde prosjektets leveranse.
Hvis du ikke har spart den ønskede tiden ved å bruke hurtigsporing, kan du bruke krasjteknikken. Det har imidlertid en kostnad, ettersom du må legge til tid for å få fart på prosjektet. Det kan for eksempel gjøres ved å legge til betalt overtid - du ender opp med en høyere prosjektkostnad, men klarer likevel å overholde tidsfristen.
Basert på dataene du samler inn ved å implementere ressursstyring, for eksempel de ansattes bookede tid, tidsregistreringer og tilgjengelighet, kan du måle deres prestasjoner og andre forretningsmessige beregninger.
Mål ressursutnyttelsen ved å følge en enkel formel:
Ressursutnyttelse = Opptatt tid / Tilgjengelig tid
Enten du bruker et regneark eller et ressursstyringsverktøy, kan du bruke det til å sammenligne bookinger med tilgjengelighet. Resultatet viser deg om du bruker de ansattes tid effektivt, eller om de er over- eller underutnyttet.
På samme måte kan du bruke dette målet til å sammenligne fakturerbar tid med de ansattes registrerte arbeidstid. På denne måten kan du finne ut om du utnytter ressursene dine på en produktiv måte.
Når du samler inn data om bestillinger og timelister, kan du beregne prosjektets budsjettogså. Du kan til og med bruke dem til å følge budsjettet gjennom hele prosjektet og se om du holder deg innenfor den estimerte kostnaden eller ikke.
Du kan for eksempel sammenligne bookinger med timelister for å se om den registrerte arbeidstiden stemmer overens med estimatene eller ikke. Når du kjenner til de ansattes timepriser, kan du beregne den faktiske kostnaden for tiden de har brukt på prosjektet, og på den måten fastsette det faktiske budsjettet.
Også her kan du bruke et regneark, men det er mye mer praktisk å bruke et ressursstyringsverktøy med rapporteringsfunksjoner.
Prosjekt ressursforvaltning sparer penger. Selv om det kan virke komplisert ved første øyekast, er det egentlig ikke så vanskelig når du først har fått greie på det. Gjør det til en del av teamets prosjektstyringsprosess, og bruk alltid de riktige ressursene til rett tid.
Du kan spare deg for mye arbeid ved å implementere et ressursstyringssystem. Teamdeck er et eksempel på et slikt programvare for styring av prosjektressurserDet kombinerer ressursplanlegging, tidsregistrering, permisjonshåndtering og tilpassede rapporter. Med dette verktøyet kan du enkelt legge til bookinger, registrere tidsregistreringer, administrere og justere kalenderen og beregne beregninger som du selv velger på toppen av dataene.
Vil du være en effektiv ressursforvalter? Ser du etter gratis ressurser for prosjektledere? Vil du vite hvorfor bedrifter velger Teamdeck som deres e-postløsning for prosjektressursstyring? Vet fortsatt ikke hvorfor prosjekt ressursforvaltning er viktig?
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...