Som vi kan lese nedenfor, er alle beslutninger og handlinger ifølge Institute of Business Forecasting and Planning basert - ikke nødvendigvis bevisst - på ressursprognoser. Denne artikkelen er basert på kontorsjefens og økonomisjefens erfaringer.
Artikkelen inneholder:
- En sammenligning av definisjoner av prognoser for menneskelige ressurser
- Prognoserapport for teamutnyttelse
- Trendanalyse og den nyttige rollen til programvare for ressursforvaltning ressursprognoser
Sammen med våre gjester, Piotr og Iwona, vil jeg vise dere at en ressursplanlegger kan gi oss data som kan bidra til å utdype denne forståelsen og dermed gjøre oss tryggere i våre prognosevalg.
Iwona Marciniak - Kontorsjef ved Le Polish Bureau, den tekniske avdelingen til det anerkjente produksjonsselskapet UNIT9.
Piotr Bandosz - Økonomi- og personalsjef i Apptension, et kreativt programvarehus med 50 ansatte i Poznań i Polen.
Bruk historien til å forutsi fremtiden - noen ord før vi snakker om HR-prognoser
"(...) enten du er klar over det eller ikke, er praktisk talt alle forretningsbeslutninger og -prosesser basert på en prognose."
(Institute of Business Forecasting and Planning)
Det er åpenbart sant at uten fortiden finnes det ingen fremtid - for å si det høyt. Men for å si det klarere, enhver spådom - også i privatlivet - er basert på en blanding av data (hentet fra din egen erfaring og gitt deg av kolleger eller støtteverktøy) og fantasi.
Å skape fremtiden eller bare gjennomføre fastsatte mål, og å overvinne oppgaver og utfordringer som vil oppstå på veien mot suksess, er alltid basert på og inneholder elementer som data og erfaring som bidrar til å løse problemer og velge riktig retning.
(...) prognoser er et forsøk på å forutsi fremtidige utfall basert på tidligere hendelser og ledelsens innsikt.
(WoltersKluwer.com)
Prognoser - enten vi snakker om været, menneskers eller dyrs atferd, økonomi, næringsliv eller bare menneskelige ressurser - er prosessen med å bruke data, innsikt og erfaring til å forutsi og forberede seg på å møte et spesifikt behov, eller forretningsbehov - for å si det rett ut.
Hvordan samles data som støtter beslutninger om HR-prognoser?
Fra mening til handling - forståelse av HR-prognoser
Med ovenstående i tankene kan vi forutsi betydningen av HR-prognoser.
HR-prognoser eller personalprognoser er prosessen med å fastsette eller forutse en bedrifts bemanningsbehov ved hjelp av eksisterende data.
(the-definition.com)
I denne sammenhengen legges det vekt på å sikre nok og forventet antall og tilstrekkelig kvalifiserte medarbeidere - forventet ut fra et bedrifts- eller forretningsperspektiv. Og målet er å sikre kontinuitet i virksomheten, og å oppfylle virksomhetens behov nettopp på grunn av kvalifiserte medarbeidere.
Denne betydningen ligger tett opp til kapasitetsplanlegging - et svært populært begrep blant ressurs- og prosjektledere. For dem handler kapasitetsplanlegging om å ha det riktige antallet (riktig opplærte og dyktige) medarbeidere som kan fullføre prosjektet eller oppgaven.
Prognoser for menneskelige ressurser er altså ... å forutsi tilbud og etterspørsel. Det kan dreie seg om antall ansatte, forventet kompetanse eller kontorutstyr. Innen HR betyr prognoser:
vurdere antall ansatte og beregne hvilke ferdigheter, utstyr og ressurser som trengs for å dekke de ansattes behov og nå virksomhetens mål.
(rovva.com)
Høres dette kjent ut når vi sammenligner med definisjoner av ressursplanlegging eller til og med ressursstyring?
For å oppsummere dette kapittelet kan vi si at personalprognoser er en prosess som går ut på å forutsi hvem som bør ansettes - basert på data, bedriftens behov og dagens ansatte og deres engasjement og produktivitetsindikatorer. Ansatt i form av mestring og arbeidsstyrke. Personalprognoser er rettet mot å møte kravene til fremtidige prosjekter. I bunn og grunn er det en operasjon som krever riktig forståelse av hva som foregår i bedriften.
Prognoserapport for teamutnyttelse
Piotr er en av OG Teamdeck-brukerne, og har brukt appen siden betalanseringen. Det er ikke rart at han har utviklet et par favoritter når det gjelder å automatisere arbeidet og utlede verdi fra dataene. En av rapportene han bruker mest, er en 3-måneders produksjonsprognose.
Den er basert på teamets fremtidige tilgjengelighet samt prosjektbestillinger som allerede er tildelt.
TIP: Bruk en funksjon som heter Legg til egendefinerte beregningsfelt for å opprette kolonnen Utnyttelse.
Som leder for Finance & People kan Piotr bruke denne rapporten til begge deler av jobben sin. Den gir ham en solid oversikt over Apptensions planlagte produksjonspipeline: Hvis utnyttelsesverdiene er lavere enn forventet, kan han ta en prat med salgsteamet og se om det er potensial for å inngå flere avtaler i løpet av de kommende ukene.
TIP: Du kan merke ulike typer bestillinger med tagger, f.eks. "foreløpig" for bestillinger som ennå ikke er bekreftet, men som allerede har blitt avtalt.
Denne enkle tabellen er også en god ledetråd for prognoser for menneskelige ressurser
Piotr kan analysere utnyttelsen av bestemte personer eller avdelinger. På denne måten vet han hvilke roller det vil bli stor etterspørsel etter om kort tid, og kan planlegge rekrutteringsprosesser deretter.
TIP: Egendefinerte felt fungerer som tagger for prosjekter og personer i Teamdeck. De gjør det enklere å sortere dataene dine i kategorier, f.eks. avdelinger. Både Iwona og Piotr har lagt til en "stillingstittel"-tagg for sine teamkamerater for å kunne filtrere dem etter ferdigheter.
Tabellen over viser at selv om den kreative avdelingen som helhet ser ut til å være rimelig godt utnyttet i de kommende månedene, viser det seg at vi kunne trengt litt hjelp med tekstforfattere, ettersom Luisa har mye å gjøre.
Tremånedersprognosen er også nyttig når det gjelder å vurdere om en gitt rolle vil være nødvendig i en lengre periode, eller om det er et kort oppdrag som passer bedre for en frilanser.
Prognoser for menneskelige ressurser basert på historiske data
Iwona påpeker at tilgang til historiske data også er svært nyttig når man prøver å optimalisere fremtidige ansettelsesprosesser. Ved å analysere data fra de siste månedene og årene kan man oppdage trender i dataene og komme med mer nøyaktige spådommer. For eksempel viste det seg at det var større etterspørsel etter visse ferdigheter i bestemte måneder. Nå som teamet er i stand til å forutse et kommende rekrutteringsbehov, kan prosessen planlegges på forhånd.
Hvis du ikke har nok data til å analysere tidligere år, kan det også være nyttig å se på den siste historikken. Rapporten med historiske data er basert på timelister, og som Iwona selv innrømmer, "tok det omtrent fem minutter å utarbeide den".
Det er tre kolonner i Iwonas rapport:
- kategorier av ansatte basert på stillingstitlene deres, etter at du har utvidet hver kategori, kan du se måneder og deretter personer (bruk gruppering for å kunne legge inn data i den rekkefølgen)
- timelister hentet direkte fra Teamdeck - programvare for ressursforvaltning
- antall personer som trengs for å levere det antall timer som er registrert i den andre kolonnen
TIP: Spalten Mennesker er den såkalte egendefinerte beregningen, og formelen følger:
Personer = timelister / 60 / 168
Hvorfor 168? Det er det gjennomsnittlige antall timer i en arbeidsmåned. Dette tallet kan variere fra land til land - bruk den verdien som gir mest mening i ditt tilfelle.
Denne rapporten er virkelig innsiktsfull når du utvider radene og sammenligner arbeidsmengden per måned med antall personer du faktisk har om bord.
Det du ser på bildet, er en oversikt over timelister per måned for et fiktivt UX-team. Det er tre personer om bord, og for det meste er det akkurat passe mye til å fullføre arbeidet (verdien av Mennesker kolonnen ikke overstiger 3). Desember ser imidlertid ut til å ha vært svært travel for UX-teamet. Alle teammedlemmene har brukt mer tid enn vanlig, og beregningen viser at det trengs mer enn 3 personer (faktisk 3,43) for å fullføre dette arbeidet innenfor den vanlige tidsrammen.
Det kan være at akkurat denne desembermåneden var ekstraordinært travel, eller kanskje er det et mønster som begynner å vise seg. Uansett har du all grunn til å følge med på arbeidsmengde av UX-designere og planlegge nyansettelser om nødvendig.
TIP: Timelisterapporter er også et godt utgangspunkt for å beregne lønnen til de ansatte.
Utfordringer knyttet til HR-prognoser og hvordan du kan løse dem
Det er flere faktorer å ta hensyn til når det gjelder planleggingsressurs etterspørsel hos byråene. Her skjer det raske endringer, både når det gjelder nye prosjekter i produksjonspipelinen og ny kompetanse som trengs for å levere dem. Du må ta en avgjørelse om du er på utkikk etter folk som skal bli en del av teamet ditt eller bidra til prosjekter som frilansere. I tillegg kommer selvsagt kostnadene ved selve rekrutteringsprosessen.
Hva med konsekvensene av dårlig timede ansettelsesprosesser? Byråer med for mange ansatte kan lett miste sin økonomiske likviditet, mens for få ressurser kan sette kommende prosjekter i fare eller skade nøye opparbeidede kunderelasjoner. Det er åpenbart mye som står på spill her.
Heldigvis finnes det pålitelige data om:
- bekreftede (eller i utgangspunktet bekreftede prosjekter som venter på endelig start) prosjekter, deres estimerte varighet og rollene som trengs for å gjennomføre dem,
- fremtidig tilgjengelighet for lagkameratene dine,
- tidligere registreringer: timelister, utnyttelse, estimater vs. faktiske tall,
vil hjelpe deg enormt mye. Datadrevet personalprognostisering starter med å samle inn riktig innsikt, helst i sanntid. Analysene som presenteres i denne artikkelen, er hentet fra Teamdeck, en programvare som er skreddersydd for å hjelpe byråer, programvarehus og oppstartsbedrifter med å styring av prosjektressurser.
Har du allerede en konto? Gå til rapportseksjonen og opprett ditt eget analyseinstrumentbord.
Er du ny på Teamdeck? Det er gratis å opprette en konto, og det tar bare et par minutter.
