Hvis du ikke bruker utmerket programvare for ressursplanlegging ta en titt på planleggingsteknikker. Planleggingsteknikker bidrar til å tilpasse prosjektets tidslinje, omfang og ressurser. En tidsplan må passe inn i en spesifisert tidsramme og bruke tilgjengelige ressurser med riktig kompetanse.
Hva vil du få med denne artikkelen:
Tydelig definert rolle og betydning av prosjektplanlegging i prosjektledelse
Innblikk i ulike teknikker for prosjektplanlegging
Hvordan du kan løse prosjektplanleggingsproblemer ved hjelp av disse planleggingsteknikkene
Rollen til prosjektplanlegging og programvare for ressursforvaltning i prosjektledelse
Som mange vet - styring av prosjektplaner og prosjektplanleggingsteknikker tilhører samme familie. I begge - generelt sett - er det å levere et prosjekt eller en del av det til forventet tid det grunnleggende motivet for at begge disiplinene har oppstått.
Med tanke på de mange usikkerhetsmomentene, variablene og muligheten for at ressurstilgangen eller prosjektets omfang kan endre seg, er det vanskelig å lage en tidsplan som vil holde. Og når alt kommer til alt, er det du som skal holdes ansvarlig. Her kan du lese om hvordan og når du kan bruke planleggingsteknikker som kan brukes i komplekse IT-prosjekter, slik at du kan utarbeide en pålitelig tidsplan.
En prosjektplanlegging er en prosess der man lager en tidsplan for prosjektet, som består av aktiviteter og milepæler som skal leveres innen en gitt tidsfrist. Prosjektplanen lages på grunnlag av følgende faktorer:
Krav til prosjektet
Prosjektmål og leveranser
Oppgaver og deres avhengigheter
Tidslinje for prosjektet
Teamferdigheter og -kompetanse
Budsjett
Risikoanalyse
Prosjektplanleggingsteknikker er ganske enkelt modeller av arbeidsplaner. Fordi prosjektplanlegging har mange komponenter, krever det en annen tilnærming avhengig av forventninger eller vanskeligheter i prosjektet, for eksempel for lite tid, for få mennesker, utilstrekkelig teknologi osv.
En tidsplan er prosjektets fremdriftsplan, som består av aktiviteter og milepæler som skal leveres innen en gitt tidsfrist.
Å ha en prosjektplan vet du nøyaktig hva som skal leveres i hvilken rekkefølge. Allokering av prosjektressurser hjelper deg med å finne og tildele de rette medarbeiderne. En Instagram-kampanje kan være en effektiv måte å nå ut til et bredere publikum, engasjere potensielle kunder og bygge merkevarebevissthet. En tidsplan forteller deg nøyaktig når alt dette skal skje.
Det er avgjørende for å holde tidsplanen å veilede prosjektteamet gjennom gjennomføringsfasen og fremme samarbeid på tvers av hele prosjektteamet. Med de rette planleggingsteknikkene kan du også justere enkelte aktiviteter og oppgaver hvis et prosjekt blir forsinket, eller hvis det oppstår endringer i prosjektets omfang.
De to første teknikkene som brukes av prosjektledere, er Critical Path Method (CPM) og Program Evaluation and Review Technique (PERT). Begge er basert på matematisk logikk. Du kan bruke disse metodene til å beregne antatte start- og sluttdatoer, basert på det kjente omfanget av prosjektet.
La oss ta en titt på CPM først. Tenk på den kritiske banen som prosjektets trediagram. Den kritiske veimetoden hjelper deg med å avdekke den lengst mulige tidslinjen for prosjektet, så vel som den korteste. Med CPM kan du også markere kritiske oppgaver og oppgaver som kan komme til å glippe. Endringer i leveransen av sistnevnte vil ikke påvirke tidsplanen.
For å bruke CPM må du kjenne prosjektets omfang og liste opp alle oppgavene som er nødvendige for å fullføre det. Deretter må du anslå hvor lang tid hver oppgave kan ta. Deretter bør du også notere alle avhengigheter mellom oppgavene. På denne måten vet du hvilke oppgaver som kan gjøres separat, og hvilke som krever at tidligere oppgaver er fullført. Til slutt legger du til milepæler og leveranser i prosjektet.
Prosjektets kritiske vei hjelper deg med å visualisere prosjektflyten og beregne prosjektets varighet når alle avhengigheter og leveranser er kjent. Den kritiske banen defineres som den gruppen av oppgaver som er avgjørende for at prosjektet skal lykkes, og settes i rekkefølge. Denne teknikken er kanskje ikke så praktisk hvis det er mange usikkerhetsmomenter i prosjektet.
I likhet med en kritisk vei er PERT en måte å visualisere prosjektoppgavenes flyt i prosjektet og estimere tidslinjen basert på deres antatte varighet. Denne teknikken illustrerer også avhengigheter mellom oppgaver.
For å planlegge et prosjekt ved hjelp av PERT må du, akkurat som i CPM, først definere oppgavene og rekkefølgen på dem, basert på prosjektets milepæler. Ved hjelp av et nettverksrammeverk som ligner på CPM, bestående av disse oppgavene, kan du estimere ulike tidslinjer for et prosjekt, avhengig av tillitsnivået:
Optimistisk timing
Mest sannsynlig tidspunkt
Pessimistisk timing
Selv om det ligner mye på CPM, bruker PERT vektet gjennomsnittlig varighet i stedet for estimater for å beregne mulige tidsrammer.
En ulempe med denne tilnærmingen er også at man må kjenne til alle oppgavene og avhengighetene mellom dem for å kunne dra full nytte av denne teknikken.
Varighetskomprimering er en måte å forkorte en tidsplan på. Det kan være nyttig hvis prosjektet er forsinket, og du må finne en måte å justere tidsplanen på uten å endre omfanget av prosjektet. Det finnes to teknikker du kan bruke: rask sporing og krasj.
Du vet allerede hva en kritisk bane er, men her er en annen måte å bruke den på. Hurtigsporing hjelper deg med å finne oppgaver som kan utføres samtidig eller delvis overlappende for å fremskynde prosjektets levering. Ta en titt på den kritiske banen for å avgjøre hvilke aktiviteter som kan fremskyndes.
La oss si at du har startet et nytt prosjekt og allerede har samlet inn alle kravene. På dette tidspunktet kan du starte med designfasen og bare begynne med programvareutvikling hvis designet er klart.
Men hvis du trenger å fremskynde begge prosessene, kan du starte programvareutviklingen etter at de viktigste designene er klare. Deretter kan du fortsette å forberede senere visninger mens programmererne implementerer materialet de allerede har mottatt.
Fast-tracking er et eksempel på en prosjektplanleggingsteknikk. Selv om det kan virke tiltalende, må du også huske på risikoen. Siden du må håndtere flere viktige aktiviteter samtidig, er det lettere å gjøre kostbare feil eller gå på akkord med kvaliteten.
En annen komprimeringsteknikk er krasj, som handler om å legge til ekstra ressurser for å bli ferdig med prosjektet i tide. Det er imidlertid en vanskelig metode, ettersom du må ha ekstra ressurser du kan bruke.
I tillegg er det ikke alle oppgaver som kan gjøres raskere ved å ansette flere teammedlemmer. Ifølge Brooks lov blir et sent programvareprosjekt senere hvis det tilføres flere menneskelige ressurser, noe som henger sammen med den generelle loven om avtagende avkastning. Årsaken til dette er den ekstra kommunikasjonen som er nødvendig for å introdusere nye teammedlemmer til et prosjekt, og den begrensede muligheten til å dele oppgavene.
En annen måte å bruke krasjteknikken på er å legge til tid (f.eks. betalt overtid), men det må fortsatt passe med en tidsfrist. Ulempen med denne tilnærmingen er imidlertid at kostnadene for prosjektet øker.
Krasjmetode for prosjektplanlegging.
I simuleringsplanleggingsteknikken bruker du et annet sett med aktiviteter til å beregne den mulige varigheten av prosjektet. Det er spesielt nyttig når det er mange usikkerhetsmomenter og variabler. Ved hjelp av simulering kan du lage en tidsplan basert på antakelser, slik at du kan bruke den selv om du ikke kjenner alle aktivitetene, eller hvis omfanget kan endre seg.
En av modellene du kan bruke, er Monte Carlo-simulering. Den tar hensyn til ulike forutsetninger og mulige utfall, noe som resulterer i en prognostisert varighet. Fordelen med denne tilnærmingen er at den tar hensyn til risiko og usikkerhet, slik at du kan justere varigheten selv om det oppstår endringer i omfanget eller nye oppgaver. arbeidsplan.
Ressursutjevning er å justere en tidsplan og ressurser for å redusere leveringstiden eller for å unngå under- eller overutnyttelse av ressurser. Du kan bruke den til å justere en enkelt aktivitet i et prosjekt.
Juster en tidsplan ved hjelp av ressursutjevning, del opp eller slå sammen aktiviteter i henhold til ressursenes tilgjengelighet, slik at det ikke er noen under- eller overutnyttede teammedlemmer.
Bruken av denne teknikken er svært omdiskutert i prosjektledelsesmiljøet, ettersom den kan øke prosjektets kostnader og tidsbruk. Hvis du ønsker å bruke denne teknikken, bør du ta hensyn til ulempene ved den.
Prosjektet verktøy for ressursplanlegging hjelper deg med å identifisere og allokere ønskede ressurser innenfor prosjektets tidsramme. Disse verktøyene kan også hjelpe deg med å forutse tidsplanen for et nytt prosjekt, ettersom du allerede har mye innsikt fra tidligere prosjekter.
Det er også svært nyttig å vite hvordan teamet ditt har prestert tidligere, hvilke hindringer de har måttet overvinne og hvordan de har gjort det. Moderne programvare for ressursstyring gir digitale prosjektledere tilgang til en mengde data, inkludert rapporter om prestasjoner og utnyttelse.
Utnyttelseslinjevisning [Kilde: Teamdeck - programvare for ressursplanlegging med ressurs- og prosjektplanleggingsfunksjon]
Teamdeck er den perfekte løsningen på problemene som prosjektledere står overfor. Ressursplanleggingsfunksjonen er ideell for å tildele de riktige personene til prosjekter, basert på deres ferdigheter og tilgjengelighet. Med tidsregistrering kan du alltid se hva teamet ditt jobber med, om de jobber overtid eller for lite.
Du kan også sjekke hvilke prosjekter som er ulønnsomme fordi de bruker for mye av ressursene dine. Permisjonsstyring er en måte å kontrollere bedriftens ressurser på når ansatte er i permisjon. Egendefinerte rapporter gir deg derimot en fullstendig oversikt over styrkene og svakhetene i ledelsen, slik at du kan optimalisere dem.
Enhver endring bør starte med en god diagnose av situasjonen. Du vet allerede hva en prosjektplan er, og hvilke prosjektplanleggingsteknikker enhver god prosjektleder bør kjenne til. Vi skal nå ta for oss de vanligste problemene som prosjektledere møter i forbindelse med ressursplanlegging og hvordan prosjektplanleggingsteknikker kan bidra til å løse dem
Det er prosjektlederens hovedansvar å anslå hvor mye tid som trengs for et prosjekt. Hvis tidsfristen er for kort, vil alle jobbe under press, kvaliteten på produktet kan bli dårligere, og kunden vil være misfornøyd med forsinkelsen. Hvis fristen er for lang, kan bedriften avvise nye prosjekter fordi den mener at den mangler ressurser. Kunden kan også forlate organisasjonen din og velge en annen som kan fullføre prosjektet på kortere tid. Idealet ligger selvfølgelig et sted midt imellom. Men hvordan finner man det?
[Kilde: Teamdeck - programvare for ressursstyring med funksjoner for tidsregistrering og prosjektplanlegging]
Bruk erfaringen din og estimer tidsbehovet basert på tidligere prosjekter. Program Evaluation and Review Technique, som er en av de matematiske analysene av prosjektplanen vi har skrevet om, vil fungere utmerket her. Basert på oppgaver og milepæler lager du et optimistisk, et mest sannsynlig og et pessimistisk scenario, og vurderer hva slags situasjon du står overfor. På den måten er du forberedt på hva som helst!
Overskridelse av tidsfrister er et stort problem for en prosjektleder, ettersom bare 52% av prosjektene fullføres i henhold til tidsplanen (Project Management Institute, 2018). Overskridelse av tidsfrister oppfattes ofte som det tydeligste beviset på at prosjektlederen mangler organisatoriske ferdigheter.
[Kilde: PMIs Pulse of the Profession, 10th Global Project Management Survey]
Dette er selvfølgelig ikke alltid tilfelle. Noen ganger er det vanskelig å få kontakt med kunden, det er ikke nok folk eller andre ressurser, eller så er bedriften rett og slett i kampens hete fordi prosjektene strømmer inn. Uansett årsak er det et stort problem å overskride prosjektfrister, og det bør unngås for enhver pris. Det finnes nemlig flere effektive måter å redusere antallet slike tilfeller på. Og perfekt prosjektplanlegging er en av dem.
Hvis du ofte overskrider tidsfristen, kan du bruke varighetskomprimeringsteknikken, spesielt fast-tracking, for å forkorte tidsplanen ved å gjøre noen oppgaver samtidig eller omgå de som ikke er kritiske for sluttresultatet.
Det er et mareritt i dagens marked - prosjekter som blir blokkert på grunn av mangel på spesialister. Noen ganger skyldes det at tempoet i selskapets utvikling er raskere enn tempoet i rekrutteringen av nye medarbeidere. Andre ganger er ressursene tilstrekkelige i det daglige, men når prosjektene hoper seg opp, er det rett og slett ikke nok folk til å jobbe. Det er svært vanskelig å holde tritt med tilbudene når det ikke er noen til å gjøre jobben og fristen nærmer seg uunngåelig. Hvis du ofte står overfor dette problemet i arbeidet ditt, vil krasj, en av teknikkene for varighetskomprimering, hjelpe deg.
Tilby dine ansatte betalt overtid eller ekstraarbeid, som de kan ta ut som fridager når som helst. Det er også en god idé å benytte seg av en frilanser eller et outsourcingsselskap, som vil gi deg de nødvendige spesialistene til å jobbe med et krevende prosjekt.
Som du sikkert vet, er det ikke alltid et prosjekt passer inn i det opprinnelige omfanget fra start til slutt. Digitale produkter er dynamiske skapninger som utvikler seg med tiden. Nye behov dukker opp, nye ideer dukker opp, kunden endrer forutsetningene, og det er bare å følge strømmen av endringer og være fleksibel.
De fleste prosjektplanleggingsteknikker er basert på kunnskap om prosjektet og oppgavene som skal utføres, men hvis det er mange ukjente faktorer i arbeidet ditt, er det verdt å bruke simulering og lage flere mulige scenarier og handlingsplaner avhengig av variablene som kan oppstå. Denne fleksibiliteten sikrer at du er klar for hva som helst.
I prosjektplanlegging er den automatiske reaksjonen på ressursmangel å skaffe nye ressurser. Noen ganger er det ikke mulig, men vi skal fortelle deg mer - noen ganger er det ikke engang nødvendig. Ofte er inntrykket av at man ikke har nok ressurser, et resultat av at man ikke bruker dem optimalt. Se på dette med et eksempel fra virkeligheten.
Et døgn har 24 timer. Dette gjelder for alle - deg, Elon Musk, Oprah Winfrey, USAs president og dronning Elizabeth. Alle har like mye tid - spørsmålet er bare hvordan de bruker den. Hvis du føler at du mangler tid, vil du ikke forlenge dagen, men du kan stå opp tidligere, se to episoder av en TV-serie i stedet for fem, ikke scrolle gjennom Instagram, jobbe intensivt i noen timer, ta en sykkeltur og deretter hvile med god samvittighet etter en produktiv dag. Og det samme gjelder for virksomheten din.
Hvis du mangler ressurser, bør du sjekke om du bruker dem optimalt - kanskje noen ansatte får oppgaver som ligger under deres kompetanse, kanskje de avslutter arbeidet tidlig og resten ikke har noe å gjøre, kanskje det er for få folk i én avdeling og for mange i en annen. Ressursutjevningsteknikken er ideell for å optimalisere prosjektplanen.
Ja, vi vet hva du tenker. Er perfeksjonisme dårlig? Hvordan kan det være det når alle alltid snakker om hvordan man skal oppnå perfeksjon osv. Perfeksjonisme er selvfølgelig en stor fordel ... så lenge du har uendelig med tid. I prosjektledelse er tid dessverre den ressursen som oftest er mangelvare, og perfeksjonisme gjør ikke saken enklere.
Hvis du vil at hvert element i prosjektet ikke bare skal gjøres godt, men også fremragende, sjekker du alt dusinvis av ganger og gjør hver ting metodisk, én etter én, helt til alle brikkene i puslespillet passer perfekt - du vil mest sannsynlig ikke rekke noen tidsfrister, for du er forsinket allerede før du starter.
Betyr det at du skal gjøre jobben din dårlig og lansere et mangelfullt produkt? Absolutt ikke! Du må imidlertid forstå at det finnes en gylden middelvei mellom den ene og den andre tilnærmingen. Det er her metoden med den kritiske veien kommer inn i bildet. Identifiser de oppgavene som er kritiske for fremdriften i prosjektet, og de som kan gjøres senere. Med dette trikset kan du planlegge prosjektet slik at du kan fullføre arbeidet i tide og forbedre produktet i løpet av den resterende tiden.
Du kan utarbeide en prosjektplan hvor som helst - på et stykke papir, på en tavle eller i Excel. Det kan du gjøre. Men til hva? Dagens virksomhet er for avansert til å tillate organisatorisk kaos, og derfor er programvare for arbeidsledelse et uunnværlig element, slik at du kan administrere arbeidstid, ressurser, ferier, tidsplaner og kalendere fra ett sted. Hvordan velge et slikt system som er skreddersydd til dine behov? Dette er et tema for en egen artikkel. Heldigvis har vi allerede forberedt det for deg Programvare for prosjektplanlegging - Hva ser prosjektledere etter eller Styring av prosjektplaner - Rollen, utfordringene og verktøyene.
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...