Det ligger mye planlegging bak et solid prosjektbudsjett, men ofte er det ikke nok. Ifølge Project Management Institutes undersøkelseI dag er det mindre enn 60% av prosjektene som fullføres innenfor de opprinnelige budsjettene. For å se hvor prosjektet ditt er på vei, må du følge med på fremdriften og sjekke om estimatene dine stemmer overens med de faktiske dataene.
Teamdeck gir deg oversikt over prosjektets nåværende budsjett, bedriftens fortjeneste og potensielle risikoer. Du kan også dele denne innsikten med teamet ditt eller kundene dine.
Er du klar for å bli en mer datadrevet prosjektleder?
For det første har du ikke opprettet teamdeck-kontoen din ennå, Registrer deg nå. Funksjonene som beskrives i denne artikkelen er tilgjengelige i rapporter seksjon.
Du kan opprette en ny rapport fra bunnen av (ved å klikke på opprette tilpasset), men jeg foreslår at du bruker en mal som heter "Prosjektbudsjett". Gi rapporten et navn, og velg et passende datointervall.
Ser vi på det første diagrammet, kalt Bestillinger vs. timelisterkan du se hvordan estimatene (bestillingene) dine står i forhold til den faktiske tiden du har brukt på et gitt prosjekt. Klikk på innstillinger -> gruppe av og veksle mellom prosjekter og mennesker for å se den samme sammenligningen fra ulike perspektiver.
Et slikt diagram kan hjelpe deg med å identifisere risikoer og forbedringsområder hvis du ønsker å komme tilbake på sporet med prosjektet ditt.
Hvis du bruker malrapporten "Prosjektbudsjett", kan du se en tabell som heter Budsjetter. Her kan du beregne bedriftens fortjeneste og se hva hvert enkelt prosjekt koster.
Hvis du oppretter rapporten fra bunnen av, kan du lese videre. Du vil bruke de samme beregningene og formlene som beskrevet nedenfor, men du må definere dem først eller importere dem fra andre rapporter. Slik oppretter du egendefinerte beregninger for rapportene dine.
Denne tabellen er som standard opprettet for prosjekter med et fast budsjett. Hvis du har en time- og materialkontrakt, finner du en passende instruksjon i avsnittet nedenfor.
Det første du må gjøre med din Budsjetter tabellen er å fylle den ut. Det er to kolonner som trenger din input: Prosjektbudsjett og Internrente USD. Den første representerer prosjektets budsjett: det beløpet kunden vil betale deg for den jobben du gjør. Den andre er den gjennomsnittlige timeprisen du betaler de ansatte. Sørg for at du oppgir interne priser separat for hver person som jobber på prosjektet.
Deretter beregnes to egendefinerte beregninger for prosjektene dine: Overskudd og Kostnader. Kostnadene består av de pengene du bruker på å lønne de ansatte som jobber på et gitt prosjekt. Overskuddet er det beløpet du har igjen når du trekker fra de nevnte kostnadene fra prosjektets budsjett.
Fakturerer du kundene dine basert på en time- og materialkontrakt? I så fall kan du ikke spesifisere et fast budsjett for prosjektet, men du kan beregne det basert på teamets timelister.
Bruk Budsjetter tabellen (du kan fjerne Prosjektbudsjett kolonnen fra den) og legge til en egendefinert verdikolonne kalt f.eks.
Når kolonnen er lagt inn i tabellen, fyller du den ut i henhold til hvor mye du tar betalt per time.
La oss opprette en ny kolonne som angir hvor mye kunden skal betale deg for en gitt periode. Klikk på beregninger i menyen øverst til høyre i tabellen, og velg legg til egendefinert -> legge til egendefinerte beregningsfelt.
Opprett en beregning som heter "inntekt" eller "inntekt" med valuta som dataformat. Skriv inn formelen:
(Timelister: Tid / 60) * Egendefinerte verdier: Ekstern sats
Merk at hvis du angir ulike satser for ulike personer, vil kostnadene og inntektene beregnes separat for hver rad som fylles ut:
Nå som du har din inntekter beregnet, må du også redigere formelen for Overskudd. Endre det fra :
Egendefinerte verdier: Prosjektbudsjett - sum(nested(Group:People, Egendefinerte formler: Kostnader USD))
til
sum(nested(Group: People, Egendefinerte formler: Inntekter)) - sum(nested(Group:People, Egendefinerte formler: Kostnader USD))
Sånn, ja! Det samlede overskuddet ditt er klart.
Med Teamdecks rapporter kan du få oversikt over teamets registrerte tid, men også gå dypere inn i timelistene. Hver tidsoppføring som logges av medarbeiderne dine, kan ledsages av en "beskrivelse" - teammedlemmets kommentar til en gitt oppføring. Du kan importere disse beskrivelsene til prosjektbudsjettrapporten. Det er bare å legge til en kolonne med "timeseddelbeskrivelse" i en av tabellene i rapporten:
Du kan også se teamets bookingbeskrivelser og sammenligne dem med kommentarer på timelisten:
En slik analyse kan hjelpe deg med å identifisere forskjeller mellom planlagt og faktisk arbeid og gi deg en bedre forståelse av hvordan prosjektbudsjettet blir brukt.
Du kan legge til et linjediagram i rapporten for å analysere prosjektets burn rate.
Plukk Bestillinger: Tid og Timelister: Tid som de tallene du ønsker å visualisere og bruke filter for å velge de relevante prosjektene.
Et slikt diagram vil hjelpe deg å forstå hvor prosjektet er på vei. Har de faktiske tallene oversteget estimatene? Er prosjektets budsjett i fare på grunn av dette? Identifiser de alarmerende mønstrene så snart de dukker opp.
Med Teamdeck kan du dele rapporter med teammedlemmene dine eller eksterne interessenter. Alt du trenger å gjøre er å klikke andel og bestemme hvem du vil dele rapporten med. Personer som har teamdeck-kontoer, kan få redigeringsrettigheter til rapporten din, mens andre kan se den.
Er du en datadrevet prosjektleder? Ved å analysere innsikten kan du ta bedre forretningsbeslutninger, slik at du kan administrere prosjekter mer effektivt. Hvis du bruker Teamdeck, har du sanntidsinformasjon om teamets prestasjoner lett tilgjengelig: kom i gang nå![/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Effektiv ressursplanlegging er et avgjørende mål for bedrifter av alle størrelser, enten de driver virksomhet på nettet eller i tradisjonelle bransjer. Gitt det store mangfoldet av virksomheter som har behov for ressursplanlegging, er det utfordrende å gi en anbefaling som passer for alle...
Bedrifter legger vanligvis mye arbeid i ressursallokering. Du ønsker å holde alle opptatt, samtidig som du sørger for at oppgavene deres er verdifulle (noe som ofte betyr fakturerbare) for selskapet. Det blir virkelig vanskelig når teamet ditt...
Team over hele verden står overfor lignende utfordringer når det gjelder å planlegge teamets tidsplan. Å lage en prosjektplan er vanskelig i seg selv, og det er enda vanskeligere å holde den oppdatert og reagere på endringer...