Sammenhengen mellom prosjektledelse og tidsregistrering (eller tidsstyring av prosjekter) for noen mennesker trenger ingen forklaring. Når de tenker "prosjekt", ser de "tid" eller "tidsregistrering". Denne artikkelen er annerledes.
Fra "Hvorfor bør jeg gjøre det?" til "OK, hvordan kommer jeg i gang?" vil denne tidsregistreringsguiden vise deg fordelene med denne prosessen og den riktige måten å gjøre det på. Sistnevnte er spesielt viktig, siden tidsregistrering kan føre til at medarbeiderne dine blir overveldet og ikke blir det minste mer produktive hvis den ikke implementeres på riktig måte.
Hva vil du få med denne artikkelen:
I gjennomsnitt taper web- og programvareutviklingsteam over $18 000 hvert år når de ikke bruker tidsregistrering - bare det i seg selv er et ganske overbevisende argument. I tillegg kan alle som er involvert i programvareutviklingsprosessen, faktisk dra nytte av tidsregistrering:
Tidsregistrering betyr at de har bedre kontroll over effektiviteten til teamene sine, noe som i sin tur gjør det enklere å estimere hvor mye tid som brukes, og følgelig ta strategiske beslutninger om hvilke prosjekter som skal gjennomføres.
Mange vil kanskje fokusere på produktivitetsaspektet når de blir spurt om hvorfor det er så viktig med tidsregistrering innen IT. Når alt kommer til alt, tvinger klokken de fleste av oss til å fokusere på den aktuelle oppgaven. Den viktigste grunnen til å bruke tidsregistrering er imidlertid å fremme utvikling.
Ved å følge med på hvor raskt oppgavene utføres, blir det lettere å se om noen av ferdighetene krever ekstra arbeid, og dermed blir det enklere å ta tak i eventuelle mangler før de blir et reelt problem og får alvorlige konsekvenser for teamets arbeidstempo. I tillegg gjør tidsregistrering det mulig for utviklerne å sammenligne estimatene sine med den faktiske arbeidstiden. Dermed blir de bedre til å evaluere arbeidsmengden sin.
Ved å følge med på tidsforløpet for kodegjennomgangen kan man fastslå inspeksjonsfrekvensen og gjøre fremtidige prognoser mer nøyaktige.
Tidsregistrering og sporing av prosjektets fremdrift viser kunden at de får valuta for pengene. Når et prosjekt tidsregistreres, kan kunden selv se hvor lang tid det tar å nå det fastsatte målet. milepæler i prosjektet- På denne måten vet de nøyaktig hva de blir belastet for.
Til slutt vil du, Project og Ressursforvaltere: Ved å bruke tidsregistratorer for prosjekter kan du holde oversikt over lagets prestasjoner og gjør det enklere å estimere fremtidige iterasjoner, ettersom den gir deg historiske data om tidligere resultater.
Ikke all arbeidstid er lik- Det kan i hvert fall virke slik. Mens verdien av fakturerbare timer (de dekker faktiske oppgaver, møter og samtaler) er ganske selvforklarende, er det mye vanskeligere å gjøre rede for ikke-fakturerbare timer - og noen ganger kan de utgjøre en betydelig del av jobben.
Bør du for eksempel fakturere kunden for timene utviklerne dine har brukt på å lære seg en ny teknologi som er nødvendig for prosjektet?
På den ene siden var det avgjørende for prosjektet, og på den andre siden er det sannsynlig at det er en investering som vil komme til nytte i fremtiden, så det å kreve 100% for at en utvikler skal tilegne seg ny kompetanse, kan rett og slett oppfattes som urettferdig.
Et annet tilfelle er når teamet ditt må undersøke en helt ny teknologi før de kan kaste seg ut i et prosjekt. Det kan for eksempel være at teamet ditt må undersøke en innovativ teknologikombinasjon som er avgjørende for prosjektet: Det er umulig å si om denne kombinasjonen vil fungere, så kunden må bestemme seg for om de er villige til å satse på en idé som kan vise seg å være en total flopp.
Slike spørsmål bør alltid diskuteres med kunden på forhånd, både av hensyn til tidslinjen og kostnadene. Hvis bedriften din bruker tidsregistrering, kan de overvåke forholdet mellom fakturerbare og ikke-fakturerbare timer og finne en gjennomsnittlig pris for tjenestene.
Det er ikke til å komme utenom at tidsregistrering i seg selv krever tid og innsats, både når det gjelder å få nye brukere i gang og sørge for at de faktisk bruker tidsregistreringsprogrammet. Men siden over 38% av potensielle fakturerbare inntekter går tapt på grunn av uregistrert tid brukt på e-post og møter og forsinkelser i utfyllingen av timelister, er dette definitivt verdt innsatsen. Hvis du følger disse seks reglene når du introduserer IT-teamet for tidsregistrering, vil det ikke bare gjøre implementeringen enklere, men også bidra til en mer effektiv prosess:
Sørg for at tidsregistreringsverktøyet du bruker, er tilpasset bedriftens behov. De mest åpenbare faktorene å ta hensyn til er bedriftens størrelse og hvilke verktøy som allerede brukes. Hvis bedriften vokser raskt, trenger du et verktøy som kan skaleres i takt med den. På samme måte er det viktig å bruke programvare som kan bli en integrert del av systemet, hvis visse verktøy allerede er implementert.
Alternativt kan du vurdere om det er fornuftig å velge en programvare for tidsregistrering som kan brukes til andre medarbeiderrelaterte formål, for eksempel ressursplanlegging eller tilgjengelighet. permisjonshåndtering (i Apptension, programvarehuset jeg jobber i, utviklet vi en app for å ta seg av alle de styring av prosjektressurser-orienterte oppgaver, inkludert tidsregistrering).
Poenget er å sørge for at programvaren blir brukt på riktig måte og ikke blir enda et stykke "hyllevare". Hvis du trenger et argument mot sløsing med programvare, kan du tenke på dette: Mer enn fire av fem små og mellomstore bedrifter i Storbritannia bruker ikke programvaren de betaler for, og i løpet av de fire årene studien pågikk, ble det brukt til sammen over 5,7 milliarder pund.
Ikke bare samle teammedlemmene dine i et rom en dag og si: "Fra nå av skal vi bruke denne tidsregistreringsprogramvaren for å se hvordan det går med arbeidet deres. Klikk her, klikk der, perfekt, takk, møtet er over" - med mindre du vil støte på en gruppe sladrehanker hver gang du går ut på kjøkkenet. Folk ønsker å bli behandlet rettferdig: Hvis du innfører noen endringer, bør du forklare hvorfor. (Ellers finner de bare på noe selv, og sjansen er stor for at du ikke vil like deres versjon).
Når du skal forklare hvorfor du ønsker å registrere tidsbruken til medarbeiderne dine, bør du fokusere på selvevaluering og konstant utvikling, ikke på tall. Det er tross alt det som bør være hovedgrunnen til tidsregistrering: å bli bedre i jobben sin. Hvis du fremmer en kultur for læring, vil økt effektivitet komme som en heftig bonus på kjøpet.
Hvis du er prosjektleder, bør du ha innsikt i utviklernes trackere. Det er vanvittig å føre regnskap for hvert femte minutt av dagen, men hvis noen stadig lar trackeren være i gang med én oppgave mens de allerede har gått videre til en annen, eller hvis noen har flere trackere i gang samtidig, bør du definitivt snakke med vedkommende.
Tidsregistrering er en vane, og det er ikke lett å skape vaner; i begynnelsen må du stadig minne folk på å bruke trackeren. Vær tålmodig og forståelsesfull: Ingen vane kan bygges opp på én dag. Hvis utviklerne dine ikke har brukt tidsregistrering før, vil det ta uker eller måneder å venne seg til det. Men det kommer til å være verdt det i det lange løp.
Tidsregistrering gir deg data om teamets prestasjoner og dynamikken mellom de ulike medlemmene, og forhåpentligvis kan du bruke disse dataene til å forbedre alles prestasjoner. En mengde historiske data bør gi svar på ett eller flere av følgende spørsmål:
Mangler i ferdigheter. Er det noen nødvendige ferdigheter som et bestemt teammedlem mangler? Bremser det deres prestasjoner eller hindrer det dem i å fullføre oppgaven? Kan du gi dem tid og ressurser til å tilegne seg denne ferdigheten?
Teameffektivitet. Hvordan er den estimerte hastigheten for et gitt team sammenlignet med teamets faktiske prestasjoner? Hvis du alltid estimerer brukerhistorier ved hjelp av f.eks. historiepunkter, kan du da beregne teamets hastighet?
Teamdynamikk. Fungerer en bestemt medlemskonfigurasjon godt for et bestemt prosjekt? Er det noen som gjør at teamet sakker akterut, eller er arbeidsflyten smidig?
Her har du en guide til tidsregistrering i prosjektledelse som bør få deg på rett spor.
Husk at tidsregistrering kan bidra til kompetanseheving og økt effektivitetfor å nevne noen få. Selv om det kan være en humpete tur å begynne med tidsregistrering, blir det mye enklere hvis du fokuserer på å forklare rasjonalet bak implementeringen og kontinuerlig hjelper teammedlemmene med å bli vant til det nye verktøyet.
Pass deg for hyllevare - husk at verktøyet skal ha blitt utviklet med tanke på en bedrift som din. Kanskje er det verdt å ta i betraktning dedikerte trackere, for eksempel programvare for tidsregistrering i byråer, programvare for styring av markedsføringsressursereller for andre bransjer.
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...