Det første elementet i et effektivt prosjektteam og teamledelse er å kjenne teamstrukturen. Dette er avgjørende for å kunne planlegge ressurser og fordele oppgaver på riktig måte, og for å iverksette prosesser som er mest mulig effektive med tanke på de ulike rollenes behov. De grunnleggende rollene i en et komplett prosjektledelsesteam, er:
Prosjektleder
Uavhengig av om vi snakker om IT-prosjektledelse eller styring av markedsføringsressurserer lederens rolle den samme. Dette er prosjektets hovedrolle, med fokus på beslutningstaking, fordeling av oppgaver, kontroll av fremdrift, overføring av informasjon mellom kunden, ledelsen og teammedlemmene, og å sørge for at prosjektet når sine mål og omfang. Hvis teamet var et orkester, ville prosjektlederen vært dirigenten.
Både i små og store bedrifter er programvare en uerstattelig del av reisen med prosjektteamledelse
Det er den personen som har det største ansvaret og som må sørge for at alt er som det skal være. Det er ikke mulig å ta seg av så mange aspekter av prosjektet uten riktig støtte, og derfor er programvaren for arbeidsledelse, som hjelper deg med å ha kontroll over prosjektets livssyklus, kalender, oppgaver og fremdrift, et must.
Leter du etter flere eksperttips om prosjektledelse? Sjekk ut vår GRATIS sjekkliste for sprintplanlegging Nå!
Teamleder
Det er vanskelig å håndtere alle aspekter av et svært komplekst prosjekt samtidig, og derfor er de som jobber med det, vanligvis delt inn i team. Hvert team tar seg av en del av produktet, og mens prosjektlederen er ansvarlig for helheten, er det teamlederne som fører tilsyn med de enkelte delene.
Dette er en svært viktig rolle ettersom teamlederen er direkte involvert i hele prosessen og deltar i den sammen med de andre teammedlemmene. Denne personen deltar i de daglige møtene og i prosjekt- eller ressursplanleggingProsjektlederen er den første kontakten ved problemer, og fungerer som et mellomledd mellom teamet og prosjektlederen. Det gir teamene mer flyt og selvstendighet, slik at man unngår detaljstyring og situasjoner der alle beslutninger avhenger av én person.
Teamlederen er av stor betydning for å skape en følelse av tilhørighet og opprettholde høy moral selv i krisesituasjoner. Tilstrekkelige teamledelsesstrategier, som vi vil diskutere senere i denne artikkelen, vil være en verdifull støtte i lederens daglige arbeid.
Medlem av teamet
Teammedlemmene er kjernen i prosjektet, og de er ansvarlige for den utførende delen av arbeidet. De er spesialister på ulike områder: utviklere, designere, skribenter og testere, og deres oppgave er å implementere bestemte aspekter av produktet. Deres ekspertkunnskap og erfaring gjør det mulig å skape applikasjonen eller programvaren.
Hver av dem har ulik kompetanse og spesialisering, og derfor må de samarbeide for å nå det tiltenkte målet. God teamledelse gjør det mulig å utnytte potensialet fullt ut, mens dårlig teamledelse er en kilde til frustrasjon og utbrenthet.
A ressursforvalter er en person som er ansvarlig for fordeling av ressurser i selskapet. arbeider tett sammen med Prosjektleder og HR-avdelingen. RS kjenner prosjektkravene og de ansattes kompetanse, noe som gjør at han/hun kan sette sammen prosjektteam og rapportere rekrutteringsbehov på en god måte. Ressursstyringsprogrammet er et daglig arbeidsverktøy for denne stillingen.
Ofte er ressurslederens ansvarsområder delt mellom prosjektlederen og HR-avdelingen, men i større selskaper og mer avanserte prosjekter er det uvurderlig med støtte fra en egen stilling.
Forretningsanalytiker
Denne eksperten er ansvarlig for å definere prosjektplanens forretningspotensial, vurdere lønnsomheten og analysere markedsposisjonen, inkludert etterspørsel og konkurranse. Han hjelper også til med å optimalisere budsjettet for prosjektaktivitetene.
Interessent
En interessent er en person som på en eller annen måte vil bli berørt av et prosjekt. Det kan være en målbruker, kunde, partnerbedrift, investor, ansatt eller leverandør. Selv om interessentene ikke er beslutningstakere eller ledere, er deres stemme svært viktig i prosessen med å skape et produkt som skal prestere.
Kunde
Ofte blir kunden sett på som en utenforstående og ikke en del av teamet. Men uten kunden ville det heller ikke vært noe prosjekt, for det er kunden som stiller krav, definerer målene og bevilger penger.
For at prosjektet og utviklingsprosessen skal lykkes, må alle involverte parter betrakte kunden eller produkteieren som en viktig del av teamet, som deltar i møter og bestemmer hva som trengs. Dette samarbeidet er selvsagt annerledes enn mellom ansatte i samme organisasjon, men du kan være sikker på at det å inkludere kunden i et prosjekts livssyklus og en utviklingsprosess og bygge gode relasjoner vil gjøre samarbeidet bedre.
Et vellykket team er en gruppe med mange hender og én hjerne."
Bill Bethel
Du kan lede et team på forskjellige måter. Disse måtene kalles ledelsesstiler eller lederstiler. De er en kombinasjon av faktorer som hierarki i organisasjonen, motivasjonsfremmende tiltak, ansvarsfordeling, kommunikasjon og en generell tilnærming til samarbeidsregler. Ettersom bare 48% av de ansatte anser selskapets ledelse som "av høy kvalitet" (Zippia, 2022), er en effektiv lederstil svært viktig for hele arbeidsflyten og teamledelsen. Det finnes flere hovedtyper av lederstiler.
1. Autokratisk, som betyr "du skal gjøre som jeg sier"
I denne stilen er det sjefen, ikke lederen. Kommunikasjonen går én vei, fra lederen til de ansatte. Hierarkiet i teamet er veldig tydelig, det finnes ikke noe som heter flat struktur. Arbeidsforløpet er strengt kontrollert, og medarbeiderne holdes først og fremst ansvarlige for resultater og prestasjoner.
I denne stilen oppmuntres ikke medarbeiderne til å stille spørsmål, komme med initiativ eller formidle sin tvil - de er utførende snarere enn beslutningstakere eller kreative enheter. Denne stilen kjennetegnes av detaljstyring; sjefen styrer alle deler av jobben, og medarbeiderne får ikke tillit eller eierskap.
Denne lederstilen kan være nyttig på steder der disiplin og strenge prosedyrer er avgjørende, for eksempel hvis du er kirurg og leder en operasjon. Eller hvis du trener rekrutter i militæret. Men i et utviklingsteam? Tenk deg om en ekstra gang. Eller ikke tenk på det i det hele tatt.
Fordeler
Ulemper
2. Laissez-faire eller "du gjør som du vil"
I denne tilnærmingen er ikke lederen egentlig leder. Teamet har full kontroll over beslutninger knyttet til innføring av løsninger og problemløsning fordi lederen stoler på deres kompetanse og erfaring. Eierskap er mottoet for denne stilen.
Lederens rolle er å koordinere og fordele oppgaver, inspirere og skape visjonen, motivere og kontrollere om prosjektet går fremover, men hele gjennomføringsdelen ligger også på teamets skuldre.
Lederen er involvert når teamet trenger hans hjelp eller støtte, men blander seg ellers ikke inn i den kreative prosessen. Fordi han ikke er så aktiv, kan han være involvert i flere prosjekter samtidig. Denne stilen gir mulighet for en virkelig flat struktur og fungerer godt når teamet er erfarent, selvstendig og kunnskapsrikt.
Fordeler
Ulemper
3. Demokratisk, som betyr "vi gjør det vi tror er best"
Denne stilen er en mellomting mellom autokratisk og laissez-faire. Lederen ber teammedlemmene om tilbakemeldinger, regner med deres mening og oppmuntrer dem til å involvere seg og komme med ideer. Lederen tar likevel beslutningene og er ansvarlig for det endelige resultatet.
Lederen styrer ikke alle aspekter av arbeidet; han eller hun gir retningslinjer og fordeler oppgaver, men medarbeiderne har et visst eierskap og utfører oppgavene selvstendig. Lederen koordinerer arbeidet, kontrollerer prosjektets faser og planlegger strategi og gjennomføring. prosjektplan. På denne måten har arbeidet en viss struktur og hierarki, men det er også rom for kreativitet og initiativ.
Fordeler
Ulemper
Teamledelse er en ferdighet, men også en kunst. 86% av ansatte i lederstillinger oppgir manglende samarbeid som den viktigste årsaken til svikt på arbeidsplassen (Zippia, 2022).
En godt motivert gruppe mennesker som kan jobbe sammen, trives og føler tilhørighet til selskapet, kan oppnå hva som helst og nå sine mål raskere, mer effektivt og bedre enn et dårlig ledet team.
Spørsmålet er hvordan man finner den perfekte balansen, tilpasser lederstilen til teamets natur og ikke blir overveldet av en overbelastning av informasjon og ansvarsområder. Vi har noen teknikker som vil gjøre teamledelse til en lek for deg.
Det finnes ingen løsning som passer for alle. Når du planlegger en markedsføringsstrategi, må du ta hensyn til kundens mål, markedssituasjonen, konkurransen, budsjettet og målgruppen. Det samme gjelder når du lager et produktveikart.
Tilnærmingen avhenger av variablene. Og det er det samme med teamledelse - du trenger data for å gjøre det bra. Og disse dataene er informasjon om hvem de ansatte er, hvilke ferdigheter de har, arbeidsstilen deres, forholdet de har til hverandre, hva de liker å gjøre og hva som irriterer dem. Selv om det ikke alltid er mulig å finne en løsning som fungerer for alle, vil kunnskap om teamet ditt hjelpe deg med å finne den best mulige løsningen.
Et team er en dynamisk struktur. Prosjektene endrer seg, og med dem også behovet for spesifikk kompetanse. Rekruttering er derfor et sentralt element i prosjektteamledelse. Den riktige vil gi deg mulighet til å utvikle potensialet ditt og jobbe mer effektivt, mens den gale kan føre til frustrasjon og krise.
Det er først og fremst teamledere og ledere som har interesse av å finne den perfekte kandidaten, så involver deg i prosessen. Gjennomfør et personlig intervju, sett opp et møte med andre teammedlemmer, gi en rekrutteringsoppgave, og snakk med kandidaten om deres erfaring, men også om deres verdier, behov, ambisjoner, styrker og svakheter. Selv den beste rekrutterer og HR-medarbeider kjenner ikke teamet ditt bedre enn du gjør, så gjør ansettelsesprosessen til en av dine prioriteringer.
Det er bra å ha ambisjoner. Det er bra å sette seg ambisiøse mål som avdekker folks dypeste lag av potensial og talent - det er en god motivasjon. MEN urealistiske mål virker stikk motsatt - de viser folk at arbeidet aldri tar slutt, og uansett hvor mye innsats de legger ned, vil det aldri være nok.
Del derfor opp store mål i mindre steg, og disse stegene - i individuelle oppgaver og deloppgaver. Et verktøy for arbeidsplanlegging vil fungere utmerket her, der dere kan dele opp oppgavene og sette milepæler, og når de er fullført, kan dere feire og ha et teambuildingsmøte.
Personer i samme stilling kan ha ulike ferdigheter. Dette er spesielt synlig i en flat organisasjonsstruktur, der man i stedet for juniorer, mellomledere og seniorer har spesialister som har erfaring fra andre arbeidsområder.
Et av de viktigste elementene i god teamledelse er derfor å tildele de riktige oppgavene til de riktige personene. Utviklere kan ulike programmeringsspråk og spesialiserer seg på ulike produkter, mens tekstforfattere kanskje føler seg mer komfortable med artikler, innhold til sosiale medier, dokumentasjon eller webskriving. For å optimalisere arbeidet ditt bør du utvikle potensialet i teamet ditt.
Bruk en arbeids- eller programvare for ressursplanlegging der du fyller ut hver enkelt medarbeiders profil med informasjon om kompetansen deres. På denne måten kan du være sikker på at arbeidet går til den medarbeideren som gjør det best.
Bare fordi medarbeiderne dine jobber lenger, betyr ikke det at de er mer effektive. Tvert imot kan overbelastning og overtid føre til redusert motivasjon og produktivitet, dårligere fokus, økt frustrasjon og til og med turnover. Sørg for at teamet ditt har mulighet til å ta en pause fra arbeidet og hvile seg litt. Bruk timelister og tidsregistrering for å overvåke om de ansatte har for mange oppgaver og trenger støtte. Systemet for permisjonshåndtering vil også være svært nyttig. På denne måten sørger du for at alle kan ta seg en velfortjent ferie, samtidig som du holder arbeidsflyten i gang ved å allokering av ressurser klokt.
Et stort antall misforståelser og feil i teamet kommer av dårlig kommunikasjon. Folk er ikke ordentlig kjent med prosessen, de har ufullstendig informasjon, slik at de kan utføre oppgaver feil eller til og med jobbe med det samme samtidig.
Bedre kommunikasjon er spesielt viktig i tider med fjernarbeid, når det er vanskeligere å dele informasjon og innsikt. Sørg for at du har det rette systemet, for eksempel en strukturert, delt disk og slack-kanal som alle sjekker regelmessig.
Moderne teamledelse handler om tillit og eierskap. Medarbeiderne dine er ikke roboter som skal følge ordre, men kvalifiserte spesialister som kan jobben sin og er dine viktigste forretningspartnere. Gi dem følelsen av at de har en rolle i beslutningsprosessen. Ha idédugnader og møter der dere leter etter de beste løsningene.
Spør dem også om inspirasjon og interessante prosjekter de har sett - kanskje et av dem vil vise seg å være verdifullt for arbeidet ditt? Du kan være sikker på at motivasjonen og tilfredsheten i teamet ditt vil øke når de føler at du setter pris på og respekterer dem.
Forestill deg at du jobber i en bedrift der du aldri vet om du har gjort noe riktig eller galt, eller om noen har et problem med holdningen din eller vil at du skal gjøre noe annerledes. Du vet det ikke, men du føler det fordi atmosfæren eller forholdet til andre endrer seg. Denne situasjonen fører til forvirring og gjør deg ute av stand til å utvikle deg fordi du ikke vet hvilken retning som er riktig.
Det er derfor tilbakemeldinger er en så viktig del av teamledelse. Ved å snakke med medarbeiderne dine om deres prestasjoner, observasjoner og inntrykk, gir du dem selvtillit. Medarbeidere som får tilbakemeldinger, kan forbedre seg, gjøre jobben sin mer effektivt og bedre forstå hva du forventer av dem.
Dette er en svært viktig prosess for å skape åpen kommunikasjon og unngå misforståelser. Hvis et teammedlem for eksempel plutselig begynner å jobbe dårligere, kommer for sent til møter og gjør feil, vil din første reaksjon sannsynligvis være misnøye. Du kan bli mer kritisk, miste tilliten til personen og til og med begynne å vurdere å si opp medarbeideren.
Hvis du derimot gir tilbakemeldingen med en gang, kan det hende at du finner ut at vedkommende har en vanskelig personlig situasjon, føler seg overarbeidet og at det påvirker arbeidet hans/hennes. I en slik situasjon kan dere sammen finne en løsning og styrke den gjensidige tilliten, og i det lange løp kan dere til og med forbedre kvaliteten på arbeidet.
Husk at tilbakemeldinger ikke bare fungerer på én måte. Medarbeiderne dine skal også ha mulighet til å si åpent ifra hvis det er noe de ikke liker, og gi uttrykk for sine behov og meninger.
Apropos tilbakemeldinger, de trenger ikke alltid å handle om noe dårlig. Dessverre er det ofte negative assosiasjoner knyttet til en-til-en-møter med en teamleder. Folk blir stresset, forventer kritikk og er redde for å snakke åpent. Det er veldig viktig å vise de andre teammedlemmene at du kommuniserer og at du setter pris på deres engasjement og arbeid. Gi positive tilbakemeldinger individuelt, men også som gruppe. Et enkelt "Godt jobbet, team, takk for innsatsen i det siste, vi fikk det til!" fremmer en følelse av tilhørighet, suksessmålinger og teamarbeid.
Når fjernarbeidMange i selskapet føler seg anonyme. Og likevel gjør de viktige og nødvendige ting! Bruk bedriftsmøter som en anledning til å fortelle hva teamet ditt har gjort, og gi dem ros foran alle.
En ansatt kommer til en bedrift med en viss kompetanse som er tilstrekkelig for stillingen. Men en jobb handler tross alt ikke bare om å gjøre de tingene man allerede kan. Det er en mulighet til å utvikle ferdighetene sine og lære seg nye.
Spør medarbeiderne hva de har lyst til å lære, og gi dem oppgaver som gjør at de får utfolde seg. Dette vil også være en mulighet til å knytte sterkere bånd innad i teamet, ettersom de ansatte kan støtte hverandre i å utvikle kompetanse og utveksle kunnskap. Det er også en god idé å opprette et utviklingsbudsjett som de ansatte kan bruke til interessant opplæring, konferanser, kurs, programmer og bøker.
Selv i den beste jobben kan det oppstå kriser og vanskelige øyeblikk. Men husk at din rolle som teamleder er å støtte teamet og vise at det ikke finnes noe problem som du ikke kan håndtere.
Her er det svært viktig å opprettholde en balanse mellom ærlighet og ro. Hvis det oppstår en vanskelig situasjon, må du snakke med teamet ditt om det, fortelle dem hva som har skjedd og hva du kan gjøre. Involver dem i prosessen med å finne en løsning, men gi dem også en følelse av trygghet. Folk trenger å vite at det finnes en løsning et sted - du må bare finne den.
Moderne organisasjoner er så komplekse strukturer at det å administrere dem krever støtte fra digitale verktøy, spesielt verktøy for prosjektledelse. Mange prosjekter, som hver for seg er delt inn i faser, oppgaver og deloppgaver, hundrevis av ansatte og frilansere med ulik kompetanse og tilgjengelighet, fridager, møter og ressurser - dette er en enorm mengde informasjon og variabler som påvirker beslutninger og arbeidsflyt.
For å optimalisere teamledelsen trenger du et system som gjør prosessene dine enkle og oversiktlige. Tenk over hva du trenger, og velg det perfekte verktøyet for å gjøre teamledelsen effektiv.
Tillat oss litt selvpromotering her 😉 Vi vil gjerne vise deg hvordan programvaren vår hjelper teamledere med å administrere arbeidet sitt. Teamdeck er en programvare for ressursforvaltning utviklet av et produktdesign- og programvareutviklingsselskap huset med tanke på behovene til selv de mest komplekse organisasjoner, der alle elementer må fungere sammen.
Målet vårt er å gjøre arbeidet ditt enklere, ikke å legge til enda et verktøy som du må slite med, og derfor har vi lagt stor vekt på et vennlig og intuitivt grensesnitt. Vi mener at mer ikke alltid er bedre, og derfor finner du i Teamdeck bare de virkelig nyttige funksjonene, i stedet for dusinvis av unødvendige tillegg som bare kompliserer navigasjonen gjennom systemet.
...men det er definitivt verdt det, for det er mye som står på spill. Økt produktivitet, bedre teamrelasjoner, gladere medarbeidere, tids- og kostnadsbesparelser, bedre organisasjons- og lederegenskaper, og at du selv blir en leder, ikke en sjef - det er bare noen av fordelene med god teamledelse. Og de er allerede mer enn nok grunner til å gjøre det!
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...