Il est de plus en plus difficile de s'y retrouver. logiciel de gestion des ressources paysage. Avec le lancement régulier de nouveaux outils et l'ajout de nouvelles fonctionnalités aux applications existantes, le choix est vraiment vaste. Cela ne signifie pas pour autant qu'il soit facile de choisir le bon outil.
Pourtant, une prévision inadéquate des ressources et des dépendances étant l'une des causes les plus importantes de l'échec des projets (comme l'a montré l'étude de l rapporté par le Project Management Institute), les entreprises ont besoin de trouver des logiciels qui les aideront dans leur travail. gestion des ressources du projet défis.
Afin de faciliter la sélection, nous avons dressé la liste des caractéristiques incontournables des produits suivants outils de planification des ressources.
Vous constaterez que nous nous concentrons principalement sur les options qui vous permettent d'adapter l'outil au processus de votre équipe. C'est important parce que vous ne voulez pas changer votre façon de travailler et celle de votre équipe simplement pour être compatible avec les exigences du logiciel. Lorsqu'il s'agit de systèmes de gestion des ressources, la flexibilité est de mise. C'est pourquoi nous commençons par des fonctionnalités qui vous permettent de personnaliser l'outil.
Il arrive souvent qu'un outil simple doté de nombreuses options de personnalisation soit le plus puissant. La possibilité d'ajouter vos propres catégories ou de créer des vues personnalisées aura un impact sur le confort d'utilisation de l'outil.
Prenons l'exemple suivant : la plupart des systèmes de gestion des ressources vous permettent de filtrer vos ressources en fonction de leur nom ou de leur fonction. Que se passe-t-il si vous souhaitez utiliser une autre catégorie ? Par exemple, diviser votre équipe en fonction du bureau où elle travaille. Les logiciels qui proposent des champs personnalisés pour décrire votre personnel vous offrent cette possibilité.
La personnalisation est également importante lorsque vous n'utilisez pas toutes les fonctionnalités d'une application donnée. Pouvez-vous modifier la vue principale ou vos analyses pour n'afficher que les informations qui vous intéressent ?
Les éléments de la vue principale de Teamdeck sont modifiables : vous pouvez masquer les fonctions que vous n'utilisez pas et créer des catégories personnalisées.
Lorsque vous évaluez les options du système de gestion des ressources du projet, prêtez attention aux différentes façons dont vous pouvez vérifier l'utilisation globale de votre équipe.
Il peut s'agir de
- une vue du calendrier, qui vous permet de voir tous les membres de votre équipe et leurs missions,
- les rapports d'utilisation de l'équipe,
- les notifications pour les événements d'alarme (heures supplémentaires suivies(planification au-delà de ses capacités).
Avoir une vue d'ensemble vous aidera à planification des ressourcesVous pouvez également vous concentrer sur la mise en œuvre de votre projet, sur la prévision des besoins en matière de recrutement ou sur les modifications à apporter au calendrier de votre projet.
Si les managers (chefs d'équipe, PM, etc.) restent le groupe qui utilise le plus souvent un système de gestion des ressources, les membres réguliers de l'équipe peuvent également en bénéficier. Ils peuvent, par exemple, accéder à leur planning de travail, enregistrer des feuilles de temps ou gérer leur disponibilité. Qu'en est-il de vos clients ? Peut-être devraient-ils également pouvoir consulter les plans ou les rapports.
Le système de gestion des ressources qui propose différents rôles et niveaux d'autorisation vous permet de créer une structure d'utilisateurs adaptée à votre projet. C'est un gain de temps considérable : au lieu de faire circuler l'information, les membres de l'équipe ou les clients peuvent la consulter eux-mêmes.
Un système de gestion des ressources basé sur des données présente de nombreux avantages. Tout d'abord, l'analyse des données historiques peut vous aider à découvrir des schémas utiles, par exemple pour Prévisions en matière de ressources humaines. Ensuite, vous pouvez également comparer vos plans avec les résultats réels de vos projets, ce qui vous donnera une idée de l'exactitude de vos estimations.
En outre, les fonctions de reporting robustes sont extrêmement utiles pour l'équipe financière et opérationnelle qui tente de contrôler les coûts facturables et non facturables de votre entreprise.
Les rapports de Teamdeck sont entièrement personnalisables : vous pouvez les filtrer ou ajouter des calculs personnalisés.
L'utilisation de données pour prendre de meilleures décisions est précieuse dans tous les secteurs d'activité. Pour les entreprises de services, cependant, les rapports de gestion des ressources sont essentiels pour gérer la rentabilité de leur activité. De plus, ils permettent de réduire les tracas. Par exemple, les agences et les cabinets de conseil apprécieront les feuilles de temps qui peuvent être transformées en quelques clics en rapports clients ou en factures.
Bien sûr, les tâches les plus lourdes de la gestion des ressources seront presque toujours effectuées sur des appareils de bureau. Cela ne signifie pas pour autant que l'accès mobile à votre système de gestion des ressources n'est pas important. Bien au contraire : il est très utile de pouvoir vérifier le planning ou la disponibilité de votre équipe lorsque vous êtes en déplacement.
Les membres de l'équipe à qui l'on demande de suivre leur temps apprécieront certainement suivi du temps de travail par téléphone portablequi sont disponibles en tant qu'applications complémentaires à certains outils de gestion des ressources.
Le système de gestion des ressources que vous choisirez fera partie de la boîte à outils de votre équipe. Logiciel de gestion des ressources du projet, chat d'équipe, outil de gestion des ressources humaines - tout y passe. Quelle que soit la taille de votre écosystème d'outils, vous voulez éviter d'avoir à saisir des données deux fois ou de manquer certaines informations. L'intégration des applications entre elles vous fera gagner beaucoup de temps et améliorera l'efficacité de votre équipe.
La plupart des systèmes de gestion des ressources disponibles proposent des intégrations intégrées qui nécessitent une configuration minimale. Si vous souhaitez créer une solution entièrement personnalisée, vous devez choisir des outils qui offrent des services publics de gestion des ressources. API que vous pouvez utiliser pour créer vos propres applications ou automatisations.
En travaillant avec des centaines d'entreprises, nous avons appris qu'il n'existe pas de processus de gestion des ressources unique. Tout dépend de la taille de l'entreprise, de son secteur d'activité ou de la nature de ses projets.
C'est pourquoi il est si important de trouver un logiciel qui soutienne votre processus unique, au lieu de vous ralentir, vous et votre équipe. Nous espérons que cette liste de fonctionnalités indispensables vous aidera à trouver un système de gestion des ressources qui sera adapté (puis personnalisé) à vos besoins.
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