Parfois bien maîtrisé stratégies de gestion du temps ne suffisent pas. Mais comment suivre les heures de travail des employés ? Comment suivez-vous les heures de travail de vos employés ? Utilisez-vous logiciel de suivi du temps des employés et d'analyser les rapports ? Disposez-vous d'une feuille Excel ou d'une feuille de temps papier pour enregistrer vos heures de travail ? Ou peut-être ne suivez-vous pas du tout le temps passé sur les différents projets ?
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Chez Teamdeck, nous savons que gestion efficace des feuilles de temps offre des avantages à l'entreprise elle-même, mais est également bénéfique pour les employés. Les deux parties y gagnent lorsque le processus est transparent et efficace. Dans cet article, vous apprendrez à créer un puissant rapport sur les feuilles de temps en utilisant les fonctions de rapport de Teamdeck. Sur la base de ce rapport, vous serez en mesure de calculer la masse salariale, de facturer vos clients et de comprendre les schémas de productivité au sein de votre équipe.
Mais avant de montrer comment créer un rapport sur les feuilles de temps, quelques mots sur les feuilles de temps elles-mêmes. Une feuille de temps est un tableau de données qui contient le suivi des heures de travail d'un employé donné pendant une période donnée et/ou une tâche ou un projet pour un client donné. Pour atteindre cet objectif, de nombreuses méthodes différentes sont utilisées pour enregistrer les feuilles de temps. Qu'il s'agisse d'un document papier, d'un logiciel de feuille de temps dédié, d'une application de suivi du temps des employés ou d'un planificateur de ressources doté de fonctions de suivi du temps et de rapports sur les feuilles de temps.
Afin de créer un rapport de base basé sur les feuilles de temps de votre équipe, vous devez accéder à leurs heures enregistrées. Teamdeck offre des fonctions de suivi du temps (y compris un compteur de temps mobile), ce qui vous permettra de créer des rapports à partir des données relatives au temps de travail de vos employés.
Vous ne savez pas comment suivre le temps avec Teamdeck ? Notre base de connaissances devrait aider.
Prêt à construire votre rapport de feuilles de temps ? Connectez-vous à Teamdeck et dirigez-vous vers la section des rapports - vous la trouverez dans le menu supérieur. Maintenant, lorsque vous cliquez sur Créer un nouveau rapport, deux options s'offrent à vous :
Les modèles de rapports sont certes utiles et peuvent accélérer votre travail, mais dans cet article, vous apprendrez à créer des rapports de feuilles de temps à partir de zéro. Cliquez sur créer un produit personnalisé.
Maintenant que vous avez généré un rapport vide, vous pouvez facilement l'alimenter en données. N'oubliez pas de lui donner un nom et de sélectionner une plage de dates appropriée (ces deux éléments peuvent être modifiés à tout moment).
Commençons par ajouter un nouveau tableau (cliquez sur ajouter une table) avec des informations de base sur le temps de votre équipe. Vous remarquerez que les feuilles de temps sont déjà répertoriées dans votre nouveau tableau, avec les réservations, les disponibilités et les vacances. Si vous souhaitez analyser exclusivement les informations relatives aux feuilles de temps, vous pouvez supprimer les autres colonnes en cliquant sur l'icône représentant une corbeille. Vous devriez obtenir un tableau divisé en différents projets.
Vous voulez voir les heures enregistrées par un utilisateur ou un employé particulier de votre équipe ? Il vous suffit de modifier le mode de regroupement des données dans votre tableau :
Regardez l'écran ci-dessus. En fonction de vos besoins, vous pouvez regrouper les informations par personnes, par projets, par semaines, etc., afin de mieux comprendre la charge de travail et les performances de votre équipe (plus d'informations sur gestion de la charge de travail).
Ce tableau peut servir de base au calcul de la masse salariale des employés. Vous pouvez également filtrer les données pour n'inclure, par exemple, que certains projets. Un tel rapport constitue alors un excellent complément à la facture du client si vous facturez à l'heure.
Cliquez sur l'icône plus dans le coin inférieur droit, si vous souhaitez ajouter d'autres éléments à votre rapport. Visualisez la feuille de temps en créant un graphique linéaire ou un graphique à barres. Vous pouvez également vérifier la proportion des différents projets dans le temps total enregistré par votre équipe. Un diagramme circulaire sera utile dans ce cas :
L'analyse des données à l'aide de différentes méthodes de visualisation peut vous aider à découvrir de nouvelles informations - par exemple, le fait qu'un projet représente 30% du temps de votre équipe, même s'il n'est pas aussi rentable que d'autres projets en cours de réalisation.
L'accès aux heures de travail de vos employés est certes précieux, mais l'analyse de ces données peut s'avérer encore plus bénéfique. Après avoir lu les paragraphes ci-dessus, vous savez comment regrouper vos données dans des catégories de base (personnes, projets, périodes). Il est maintenant temps d'aller un peu plus loin et d'introduire des catégories personnalisées que vous pouvez créer vous-même. Ces informations personnalisées peuvent être générées à l'aide de :
Quelle est la différence entre les deux ? Les étiquettes de feuille de temps peuvent être ajoutées à chaque entrée de temps suivie, de sorte qu'elles décrivent les heures enregistrées elles-mêmes. Voici des exemples courants d'étiquettes de feuille de temps facturables, non facturables et heures supplémentaires mais vous pouvez ajouter vos propres balises pour fournir plus d'informations à la vue de la feuille de temps. Les champs personnalisés, quant à eux, décrivent soit des projets, soit des personnes.
La plupart de nos clients utilisent le champ personnalisé "Titre du poste" pour pouvoir regrouper leur personnel dans différentes catégories en fonction de leurs compétences. Vous pouvez également regrouper vos projets dans différentes catégories "Client", en particulier si vous travaillez sur plusieurs projets pour un certain nombre d'entreprises.
Vous pouvez gérer les balises et les champs personnalisés dans les paramètres de votre organisation.
Pourquoi est-il utile d'avoir des catégories personnalisées dans lesquelles vous pouvez regrouper toutes vos données ?
Tout d'abord, il vous permet de créer une vue qui a 100% du sens pour votre entreprise. Par exemple, vous pouvez comparer les feuilles de temps de différents bureaux de votre entreprise.
Les étiquettes des feuilles de temps vous permettent d'explorer les données et de contrôler une catégorie de votre choix : par exemple, vous pouvez regrouper les feuilles de temps étiquetées comme suit heures supplémentaires, facturables ou même bureau à domicilesi une répartition donnée a du sens pour votre organisation.
Vous souhaitez obtenir encore plus d'informations sur les feuilles de temps de votre équipe ? Vous pouvez ajouter une colonne appelée "Description de la feuille de temps" pour importer la description de chaque entrée de temps dans votre rapport. Les descriptions sont des commentaires faits par les membres de votre équipe lorsqu'ils enregistrent leurs entrées dans la feuille de temps. Ces descriptions vous aideront à comprendre les causes exactes de certaines tendances dans les feuilles de temps de votre équipe.
Réservez une consultation avec les experts de Teamdeck. Nous vous aiderons à mettre en place les rapports les plus sophistiqués.
Un des avantages du suivi du temps est que vous pouvez suivre les heures supplémentaires de vos employés. Nous avons déjà mentionné qu'une façon de le faire avec Teamdeck serait de demander à vos employés d'utiliser une étiquette de feuille de temps. heures supplémentaires chaque fois qu'ils font des heures supplémentaires.
Cependant, vous pouvez également calculer les heures supplémentaires sans avoir à vous fier à un étiquetage correct. Comment ? Tout ce dont vous avez besoin, c'est du nombre d'heures de travail estimées (ou heures disponibles) et, bien sûr, du nombre d'heures effectives/enregistrées.
Teamdeck aide à gestion des heures supplémentaires également. Il vous permet de stocker à la fois les heures disponibles (comme les heures de travail de vos employés) et les heures de repos (comme les heures de travail de vos employés). disponibilité ainsi que les heures de travail estimées (réservations). En disposant de ce type de données, vous pouvez créer un rapport précis sur les heures supplémentaires de votre équipe. Créons-le étape par étape.
Dans le cadre de la Ajouter un champ de calcul personnalisé modifier le format des données en L'heure et entrez la formule suivante : Feuilles de temps : Temps - Inscriptions : Temps. Cliquez sur Sauvegarder et s'appliquer.
Que vous décidiez d'utiliser la balise de feuille de temps Heures supplémentaires comme marqueur d'heures supplémentaires ou de calculer vous-même la colonne Heures supplémentaires, vous pouvez toujours regrouper les données de différentes manières, afin de mieux comprendre qui et dans quelles circonstances a dû faire des heures supplémentaires.
L'un des cas d'utilisation potentiels pourrait être de regrouper votre tableau par intitulés de poste (il s'agit d'un champ personnalisé) et de voir quels rôles ont eu des heures supplémentaires consacrées au travail. De cette façon, vous pouvez prévisions en matière de ressources humaines et les besoins en matière de recrutement ou d'améliorer votre l'allocation des ressources.
En examinant le rapport sur les heures supplémentaires ci-dessus, nous pouvons probablement dire que cette entreprise devrait engager des spécialistes en marketing supplémentaires, car les employés actuels dans cette fonction font beaucoup d'heures supplémentaires.
Une fois que vous avez enregistré un rapport dans Teamdeck, il reste dans votre tableau de bord. Consultez régulièrement votre rapport afin de voir de nouvelles tendances dans les données et de repérer des domaines d'amélioration potentiels.
Vous souhaitez partager ces informations avec votre équipe ? Faites-le directement dans l'application en cliquant sur share. Vous pouvez également exporter les données ou créer un lien vers votre rapport, afin qu'il soit accessible à des personnes d'organisations externes, par exemple vos clients ou des spécialistes de la paie.
Il n'y a pratiquement aucune limite à ce qui peut être fait et analysé avec les rapports de Teamdeck. Plus important encore, les fonctions de rapports sont disponibles pour tous les utilisateurs de l'application. Que vous ayez 15 ou 150 personnes à bord, vous pourrez utiliser des rapports de feuilles de temps robustes à votre avantage.
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