Une planification efficace des ressources est un objectif crucial pour les entreprises de toutes tailles, qu'elles opèrent en ligne ou dans des secteurs traditionnels. Compte tenu de la grande diversité des entreprises qui ont besoin de planifier leurs ressources, il est difficile de recommander un planificateur de ressources en ligne qui convienne à tous. Ce guide vise à vous aider à naviguer dans le processus de sélection en posant des questions essentielles qui vous guideront vers les meilleurs outils de planification des ressources pour votre équipe.
Qu'obtiendrez-vous avec cet article ?
Le rôle des logiciels de planification des ressources dans la gestion des projets.
Cinq considérations et questions clés à poser lors de la recherche d'un planificateur de ressources efficace.
Exemples d'entreprises qui ont choisi Teamdeck.io en tant que principal planificateur de ressources.
Stratégies pour gérer efficacement la planification des capacités, les tâches de projet et les processus d'entreprise.
Planificateur de ressources, planificateur de ressources, logiciel de planification des ressources, calendrier de projet, calendrier en ligneetc. - sont les termes qui décrivent, en général, la même chose. Un outil de planification des ressources permet de gérer les ressources et d'affecter les bons membres de l'équipe aux bons projets/tâches/clients.
La planification des ressources fait partie intégrante de gestion des ressourcesqui est le processus consistant à utiliser les ressources d'une entreprise de la manière la plus efficace possible (source : Dictionnaire des affaires). Elle vous permet de mieux utiliser votre équipe et de vous assurer que chacun travaille sur une tâche pour laquelle il est bien équipé. Grâce à la capacité des ressources, vos projets et vos engagements ont plus de chances d'aboutir.
Une vue d'ensemble des membres de l'équipe, de l'équipe de projet, du projet et des tâches.
Notez que dans cet article de blog, nous nous concentrerons uniquement sur les logiciels de gestion en ligne - les applications dédiées à la planification des ressources, planification des ressourceset d'autres outils de gestion des ressources. Il est possible d'utiliser une feuille de calcul (ou un autre outil qui vous convient) pour répartir le travail des membres de votre équipe.
Cependant, nous pensons qu'un logiciel conçu à cet effet rendra le processus de gestion du portefeuille de projets plus efficace et plus efficient. De plus, vous pouvez trouver des planificateurs de ressources à différents niveaux de prix (y compris des options gratuites, en particulier pour les petites équipes). Vous devriez pouvoir trouver quelque chose qui corresponde à votre budget et à vos besoins.
Les outils de planification des ressources ont considérablement évolué au fil des ans, passant d'une simple aide à la planification à des plateformes sophistiquées offrant une série de fonctionnalités conçues pour améliorer l'efficacité et la productivité. Voyons plus en détail comment ces outils fonctionnent et quelles sont les différentes fonctionnalités qu'ils offrent.
Les outils modernes de planification des ressources fournissent un tableau de bord centralisé où les responsables peuvent visualiser et gérer toutes les ressources. Cette vue d'ensemble comprend des détails sur les projets en cours, l'affectation des ressources et les échéances à venir. La possibilité de voir toutes ces informations en un seul endroit permet de prendre rapidement des décisions éclairées.
Exemple : Une agence de marketing qui travaille simultanément sur plusieurs campagnes peut utiliser le tableau de bord centralisé pour savoir quels membres de l'équipe travaillent sur quelles campagnes, quelle est leur charge de travail actuelle et quelles sont les échéances à venir. Cette visibilité permet de s'assurer qu'aucun projet n'est négligé et que les ressources sont utilisées de manière optimale.
Les outils de planification des ressources efficaces facilitent la collaboration en temps réel entre les membres de l'équipe. Des fonctionnalités telles que les calendriers partagés, la messagerie instantanée et l'édition collaborative de documents garantissent que tout le monde reste sur la même longueur d'onde, quel que soit l'endroit où il se trouve.
Scénario : Une startup technologique dont les équipes sont réparties sur différents fuseaux horaires peut utiliser ces fonctionnalités pour coordonner le travail en toute transparence. Les membres de l'équipe peuvent mettre à jour leur disponibilité, communiquer les changements et ajuster les horaires en temps réel, ce qui réduit les retards et les malentendus.
Les rapports et les analyses sont essentiels pour comprendre comment les ressources sont utilisées et où des améliorations peuvent être apportées. De nombreux outils de planification des ressources proposent des rapports détaillés sur l'affectation des ressources, l'avancement des projets et les performances des équipes. Ces informations sont précieuses pour la planification stratégique et l'optimisation de l'utilisation des ressources.
Étude de cas : Une entreprise de construction utilise des outils d'analyse avancés pour surveiller l'utilisation des machines lourdes et de la main-d'œuvre sur différents sites. En analysant ces rapports, elle peut identifier les équipements sous-utilisés ou le personnel surchargé, ce qui permet de mieux répartir les ressources et de réaliser des économies.
Les logiciels de planification des ressources jouent un rôle essentiel dans la gestion des projets en garantissant que les ressources sont allouées efficacement et que les projets sont achevés dans les délais et dans le respect du budget. Voici comment il s'intègre aux processus de gestion de projet :
Les planificateurs de ressources aident les chefs de projet à créer des calendriers détaillés qui tiennent compte de la disponibilité et des capacités des membres de leur équipe. Cette planification va au-delà de la simple attribution des tâches et intègre des facteurs tels que les compétences, l'expérience et l'équilibre de la charge de travail.
Aperçu : Dans le domaine du développement de logiciels, l'attribution des tâches aux membres de l'équipe possédant la bonne expertise est cruciale pour l'efficacité. Un planificateur de ressources peut aider à associer les développeurs à des tâches correspondant à leurs compétences et à leur expérience, garantissant ainsi que les problèmes de codage complexes sont traités par les personnes les mieux équipées pour les résoudre.
Il est essentiel d'équilibrer les charges de travail pour éviter l'épuisement professionnel et s'assurer que tous les membres de l'équipe travaillent de manière optimale. Les outils de planification des ressources fournissent des représentations visuelles de la répartition de la charge de travail, ce qui permet d'identifier facilement si certains membres de l'équipe sont surchargés ou sous-utilisés.
Exemple : Dans un cabinet d'avocats, certains avocats peuvent être surchargés de dossiers alors que d'autres ont un emploi du temps plus léger. Un planificateur de ressources permet de répartir les dossiers de manière plus équilibrée, ce qui garantit que tous les avocats ont une charge de travail gérable et que les clients sont pris en charge en temps voulu.
Les projets comportent souvent des tâches interdépendantes, ce qui signifie qu'une tâche ne peut pas commencer tant qu'une autre n'est pas terminée. Les logiciels de planification des ressources permettent d'identifier à l'avance ces dépendances et les goulets d'étranglement potentiels, ce qui permet aux responsables de planifier en conséquence et de maintenir le projet sur la bonne voie.
Scénario : Une équipe de production cinématographique utilise un planificateur de ressources pour gérer les calendriers de tournage, en veillant à ce que les acteurs, les décors et les équipements soient tous disponibles au bon moment. En anticipant les dépendances, elle peut éviter des retards coûteux et garantir un processus de production sans heurts.
Avant de chercher le nouveau planificateur de ressources de votre équipe, vous devez comprendre les avantages qu'il présente. gestion des ressources (et plus particulièrement une planification et un ordonnancement efficaces des ressources). Chaque entreprise appréciera différemment les avantages de la disponibilité des ressources et, par conséquent, donnera la priorité à des caractéristiques spécifiques lorsqu'elle recherchera un outil de planification des ressources ou de gestion de projet doté de ces fonctionnalités.
Éviter les conflits de programmation - l'un des nombreux rôles du planificateur de ressources
Par exemple, si vous êtes dans une organisation qui travaille sur plusieurs projets simultanément, il sera crucial pour vous de disposer d'un outil qui vous permette de coordonner votre portefeuille de projets et d'aligner plusieurs calendriers pour livrer les projets.
Quels sont donc les principaux avantages de la planification des ressources à l'aide d'une application dédiée ?
Les images ci-dessous montrent l'interface de Teamdeck, le logiciel de planification des ressources que nous avons développé. Si vous avez des questions sur l'outil, n'hésitez pas à nous en faire part !
Bien sûr, il est facile de allouer des ressources Les planificateurs de ressources permettent d'adapter les horaires à une mission donnée à l'aide d'une application de planification des horaires, mais il est également possible de les écrire sur une feuille de papier ou dans une feuille de calcul. Le véritable avantage des planificateurs de ressources réside dans leur capacité à vous aider à modifier les horaires de votre équipe. Une planification flexible est beaucoup plus facile lorsque vous savez que vous pouvez rapidement réaffecter vos ressources ou essayer différentes options de planification. De nombreuses applications de gestion des ressources vous permettent de glisser-déposer diverses affectations, ce qui est pratique lorsque vous devez déplacer rapidement des éléments.
Les applications de gestion des ressources vous aident à réparer les conflits de calendrier des projets en modifiant rapidement le planning, mais ils vous permettent également de les éviter. C'est possible parce que vous pouvez voir la disponibilité de vos employés (y compris les travailleurs à temps partiel ou des indépendants travaillant pour votre entreprise). Cette connaissance vous permet de mieux planifier le travail. En effet, vous ne serez pas surpris par des vacances imprévues ou d'autres engagements.
Gestionnaires de ressources ou PM veulent s'assurer que les membres de l'équipe ont du travail à faire, mais qu'ils ne sont pas submergés par les tâches à accomplir. Les outils de planification des ressources vous aident à trouver le bon équilibre : vous pouvez surveiller la charge de travail des employés et les réaffecter à des projets futurs si nécessaire.
Lorsque vous mettez en place un outil ou une application de gestion des ressources dans votre organisation, vous permettez à chacun de mieux comprendre ce qui se passe dans l'entreprise - tout le monde est sur la même longueur d'onde. Les responsables peuvent évaluer les calendriers des différents projets, tandis que les employés et chaque membre de l'équipe voient ce qu'ils ont en réserve pour les jours à venir, quelles sont les autres phases du projet.
Un meilleur travail et la transparence des projets grâce au planificateur de ressources. Réservation, gestion de la charge de travaillaisser un suivi.
Avant même de commencer à analyser les différents logiciels de gestion des ressources outilsil convient de prendre le temps de réfléchir aux besoins de votre entreprise. Le fait de savoir ce que vous recherchez facilitera le processus de décision.
Vous pouvez commencer par les questions suivantes :
Quel type de ressources souhaitez-vous programmer (par exemple, des personnes, du matériel, des locaux) ?
Que voulez-vous planifier (par exemple, des projets, des équipes, des événements) ?
Utilisez-vous d'autres outils ?
Quelle est la structure de votre équipe ?
Quelles sont les habitudes de votre équipe ?
Examinons de près chacune de ces questions. La première chose à laquelle vous devez penser est le type de ressources que vous souhaitez planifier. Vous avez probablement remarqué que nous avons principalement fait référence à des outils de planification des personnes gérant des ressources et des processus tout au long de cet article de blog. Vous pouvez tout aussi bien vouloir créer des plannings pour des ressources non humaines. Supposons que vous disposiez d'une poignée de salles de conférence qui doivent être attribuées à différentes personnes chaque jour. Ou que vous disposez d'un équipement qui doit être réservé à l'avance.
La plupart des applications de gestion des ressources vous permettent d'entrer des ressources humaines et non humaines dans le système, mais de nombreux outils ont été conçus spécifiquement pour la planification des ressources humaines. Si votre principal objectif en matière de planification des capacités concerne les ressources inanimées, ne vous inquiétez pas : il existe probablement un planificateur de ressources dédié à cet effet (par ex, gestionnaire de l'équipement ou planificateur d'espace de bureau)
Certes, on peut dire que chaque entreprise travaille sur un certain type de projet. Cependant, vous devez approfondir les exigences de votre travail. Souhaitez-vous planifier des projets à long terme (par ex, développement de logiciels) ? Ou peut-être devez-vous planifier des équipes de travail journalières ou des missions ponctuelles. Les besoins varient d'un secteur à l'autre et vous pouvez vous tourner vers d'autres fonctions : par exemple, planificateur d'équipes dans la restauration.
Les deux premières questions devraient vous avoir permis de limiter votre recherche à un segment particulier du marché. Il est maintenant temps d'évaluer les les caractéristiques des différents outils au sein de ce segment.
Tout d'abord, vous devez vous assurer qu'un nouveau planificateur de ressources s'intégrera dans la boîte à outils de votre équipe. C'est particulièrement important lorsque votre équipe utilise plusieurs outils en ligne (tels qu'un logiciel de gestion de projet, un système de discussion en ligne ou un logiciel de gestion des ressources humaines). applications de création de contenu). Vous souhaitez que le nouveau planificateur s'intègre parfaitement à votre écosystème existant. Demandez si l'application que vous évaluez dispose de suffisamment d'intégrations, d'extensions ou d'options pour la personnaliser (avec une API, par exemple).
Analysez ensuite la structure de vos chefs de projet et de vos équipes (les personnes qui utiliseront le planificateur). Il y a de fortes chances que vous souhaitiez accorder différents types d'autorisations à différents membres de l'équipe. Assurez-vous que vous pourrez le faire dans l'application.
Enfin, tenez compte des habitudes de vos employés et gestionnaires de ressources. Par exemple, si vos équipes passent une grande partie de leur temps de travail en déplacement, il est logique d'utiliser un outil doté d'une application mobile robuste.
Il est toujours utile de comparer l'application que vous envisagez d'utiliser avec d'autres outils de planification de projet populaires et de qualité. De nombreuses applications proposent des pages de comparaison dédiées (nous avons créé de tels sites pour les personnes cherchant des alternatives à Resource Guru, Monday et Wrike).
Même si vous pensez qu'une application donnée remplit toutes les conditions à la lecture d'une description de produit, il est impératif que vous l'essayiez. Vous pourrez ainsi vous faire une idée de l'expérience utilisateur et tester différentes fonctionnalités avant de la proposer à l'ensemble de l'équipe.
L'une des options consiste à utiliser la version d'essai gratuite proposée par de nombreux produits. Inscrivez-vous et explorez l'application par vous-même avant de présenter votre équipe. Vous pouvez également demander une démonstration du produit - c'est une excellente occasion d'évaluer le service clientèle d'une entreprise donnée.
Chez Teamdeck, nous proposons deux options :
Inscrivez-vous pour un essai GRATUIT de 30 jours. Vous obtiendrez un accès complet à l'application et pourrez passer à l'abonnement premium à l'expiration de la période d'essai. Astuce : si vous voulez voir ce que c'est que d'utiliser Teamdeck dans des scénarios réels, vous pouvez importer des échantillons de données sur votre compte et jouer avec.
Prenez rendez-vous avec Aniela. Elle discutera de vos besoins, vous montrera les différentes fonctionnalités de notre planificateur de ressources, les rapports sur les ressources, comment planifier les ressources et les projets, et vous aidera à décider s'il s'agit de la bonne solution.
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