Les organisations du monde entier sont confrontées à des défis communs tels que l'allocation des ressources, la gestion de la charge de travail ou la planification des capacités. Les choses se sont encore compliquées lorsque, en raison de la pandémie de coronavirus, de nombreuses entreprises ont dû passer à l'informatique. travail à distance.
Cette situation est un véritable test pour la boîte à outils de chaque entreprise: disposez-vous des bons outils (applications, modèles, procédures) pour gérer le travail de votre équipe ? Dans de nombreux cas, il s'avère que les processus sur lesquels ils comptaient (par exemple, le stockage des données relatives aux jours de vacances dans une feuille de calcul Excel) ne sont pas assez robustes et demandent trop d'efforts pour être gérés.
Teamdeck est un outil qui aide les entreprises à résoudre les problèmes de gestion d'une équipe de projet les questions concernant planifier le travail, la gestion de la portefeuille de projetset l'évaluation de l'ensemble des performance de l'équipe.
Nous avons récemment demandé à nos clients de partager leurs histoires et de nous faire part des défis qu'ils ne rencontrent plus grâce à Teamdeck. Dans ce billet de blog, nous allons énumérer quelques-uns des problèmes typiques de gestion d'équipe que vous pouvez résoudre en implémentant notre application dans votre organisation.
Les entreprises sont confrontées à différents types de conflits liés à la programmation des projets. Lorsqu'elles sont la gestion de plusieurs projets en même temps, leurs emplois du temps risquent d'entrer en conflit. Une autre source fréquente de conflit consiste à affecter des personnes à des projets alors que ces membres de l'équipe ont prévu de prendre des congés pendant cette période. Un autre problème survient lorsque le calendrier de votre projet ne tient pas compte du nombre limité (ou changeant) d'heures de travail des membres de l'équipe. la disponibilité des employés à temps partiel ou indépendants.
Pour éviter les conflits d'horaires, il faut coordonner les projets avec les personnes et leur disponibilité (heures de travail habituelles, vacances prévues). Il n'est pas facile de jongler avec tous ces facteurs lorsque vous planifiez le travail à l'aide de tableurs ou de logiciels de gestion de projet qui ne tiennent pas compte de la disponibilité des personnes.
Le cœur de Teamdeck est un calendrier des ressources - la seule source de vérité concernant la charge de travail et la disponibilité de votre équipe. Un simple coup d'œil sur les réservations vous permet de savoir qui peut prendre en charge davantage de tâches et qui est déjà débordé. Vous pouvez également voir les vacances planifiées de chacun et les heures exactes auxquelles ces membres de l'équipe sont disponibles chaque jour.
Consultez le calendrier des ressources de Teamdeck pour voir les réservations de chaque membre de l'équipe, les feuilles de temps, la disponibilité quotidienne et les vacances planifiées.
La planification de nouveaux projets et l'ajustement des calendriers existants sont beaucoup plus aisés lorsque vous avez accès à tous les éléments d'information dont vous avez besoin.
Teamdeck a complètement transformé notre façon de planifier le travail. Nous avons désormais une vision claire de tous les projets et de notre capacité à travailler.
Sam Menter, Mace & Menter
Définir portée du projet et créer un diagramme de Gantt est une chose, mais ajuster ce planning à la disponibilité et à la capacité de votre équipe est une étape qui ne peut être négligée si vous voulez mener à bien votre projet. Teamdeck est idéal pour trouver les personnes disponibles pour rejoindre votre nouvelle équipe de projet : vous pouvez créer un plan de haut niveau de votre projet et gérer les tâches particulières dans votre logiciel de gestion de projet préféré.
Lorsqu'il s'agit de l'allocation des ressources, Teamdeck facilite le choix des bonnes personnes pour le travail. Vous pouvez filtrer la liste de vos employés par différentes catégories (compétences, expérience, localisation) pour trouver un groupe optimal de ressources.
L'identification des personnes susceptibles de rejoindre votre équipe de projet est très simple grâce à des catégories personnalisées telles que l'intitulé du poste ou le niveau d'expérience.
L'affectation de ces personnes à votre projet est également simple : il vous suffit d'ajouter une réservation à leur calendrier. Vous n'êtes pas sûr que le projet sera finalement validé ? Vous pouvez également ajouter des réservations provisoires.
La planification sommaire est très facile à réaliser avec Teamdeck. Efficace, simple, direct.
François Vuille, Viscom Engineering AG
Imaginons que vous développiez des logiciels. Plus votre équipe crée d'applications, plus les bénéfices de l'entreprise sont importants - vous devriez probablement trouver des projets pour tous les membres de votre équipe. Dans le même temps, vous devez faire attention à la charge de travail. le bonheur des salariés en seront affectés. Les membres de l'équipe surchargés ne seront pas satisfaits (ni productifs), sous-utilisation n'est pas très bon non plus.
Vous pouvez constater que la planification des ressources est un exercice d'équilibre : vous devez prendre en compte les besoins de votre projet, la capacité de votre équipe, et veillez également à ce que les la charge de travail de l'équipe est répartie équitablement. Mesurer l'utilisation des ressources est très utile, car elle permet d'avoir une vue d'ensemble de la charge de travail de chacun, mais elle est difficile à calculer sans les bons outils.
Lorsque vous créez un compte, vous avez accès à une suite de rapports qui vous permet d'obtenir des analyses approfondies sur l'équipe, y compris un rapport sur l'utilisation des ressources.
Les rapports de Teamdeck vous permettent de comparer la disponibilité des personnes avec le travail prévu (réservations) et la charge de travail réelle (feuilles de temps).
Vous pouvez analyser l'utilisation de tous les employés de votre entreprise ou examiner de plus près des équipes ou des rôles spécifiques.
L'un de nos clients a déclaré En utilisant Teamdeck, nous connaissons non seulement la disponibilité des ressources, mais nous pouvons également suivre l'utilisation de l'équipe et les heures facturables et non facturables.Ce qui est un bon point de départ pour aborder un autre défi de notre liste : le suivi du temps.
Vous pouvez avoir de nombreuses raisons de introduire le suivi du temps dans votre organisation, mais une motivation importante serait d'évaluer la part du temps de votre équipe consacrée à des tâches facturables. Pourquoi devez-vous analyser cela ? Tout d'abord, vous pouvez être en mesure d'identifier les éléments non facturables du travail quotidien de votre équipe qui pourraient être optimisés (de nombreuses équipes perdent beaucoup de temps sur des tâches non facturables). réunions improductives). Deuxièmement, cela peut vous inciter à revoir vos contrats ou même à adapter votre modèle d'entreprise et, par conséquent, à améliorer le résultat net de votre entreprise.
Là encore, même si vous pouvez demander à vos employés de remplir une feuille de temps papier ou d'enregistrer leurs heures dans une feuille de calcul Excel, il est beaucoup plus pratique pour les deux parties d'utiliser une application dédiée.
Avec Teamdeck, il est facile de distinguer les heures facturables des heures non facturables. Chaque entrée de temps enregistrée peut avoir un ensemble d'étiquettes signifiant sa nature (par exemple, facturable, travail à domicile, heures supplémentaires approuvées). Le suivi du temps lui-même n'est pas gênant pour les employés, puisqu'ils peuvent utiliser un outil pratique, le suivi du temps de travail sur mobile.
L'application mobile de suivi du temps de Teamdeck aidera vos employés à suivre leur travail.
Grâce aux puissantes fonctions de reporting de Teamdeck, vous pouvez calculer précisément combien d'argent vos projets ont généré au cours d'une période donnée en fonction des heures facturables suivies et des salaires de votre équipe.
Il est simple, propre, facile à utiliser et son prix est raisonnable. Il n'est pas surchargé de fonctions dont personne ne se soucie. C'est un produit qui répond à des besoins spécifiques.
Gabriela, Formes d'Ameeba
Une planification efficace des ressources est un objectif crucial pour les entreprises de toutes tailles, qu'elles opèrent en ligne ou dans des secteurs traditionnels. Étant donné la grande variété d'entreprises qui ont besoin de planifier leurs ressources, il est difficile de fournir une recommandation unique...
Les entreprises consacrent généralement beaucoup d'efforts à l'allocation des ressources. Vous voulez que tout le monde soit occupé tout en veillant à ce que leurs tâches soient utiles (ce qui signifie souvent facturables) pour l'entreprise. La situation devient vraiment délicate lorsque votre équipe...
Les équipes du monde entier sont confrontées à des défis similaires lorsqu'il s'agit de planifier le calendrier de leur équipe. La création d'un plan de projet est difficile en soi, et le maintenir à jour et réagir aux changements l'est encore plus....