Teamdeck est le logiciel de gestion des ressources de choix pour des centaines d'équipes dans le monde entier. Nous pensons que la raison #1 de l'adoption de notre outil est sa capacité à être personnalisé. Nos clients définissent des vues personnalisées, ajustent des modèles et créent des intégrations qui les aident à gérer leurs équipes sans tracas inutile.
Qu'allez-vous apprendre grâce à cet article ?
Une gestion efficace des ressources consiste à utiliser votre temps et votre énergie pour des actions qui font la différence pour votre équipe et votre entreprise. La rationalisation de votre routine Teamdeck vous donnera du temps supplémentaire pour vous concentrer sur l'essentiel de votre travail.
Que vous soyez un nouvel utilisateur de Teamdeck ou un utilisateur expérimenté, vous devriez être en mesure d'améliorer votre productivité grâce à ces conseils pour une utilisation efficace de Teamdeck. gestion des ressources du projet.
Teamdeck propose une grande variété d'options aux utilisateurs. La flexibilité est importante car les besoins varient d'une entreprise à l'autre. D'autre part, il est rare qu'une équipe utilise, par exemple, les 16 motifs de vacances prédéfinis.
Les membres de l'équipe ayant des droits de propriétaire peuvent modifier les paramètres prédéfinis. Aller à Paramètres -> Avancé pour commencer à s'organiser. Prenez quelques minutes pour parcourir les listes de :
et supprimez ceux que votre équipe n'utilisera probablement pas. Les listes seront plus courtes et plus faciles à parcourir pour vous et vos coéquipiers.
Vous craignez d'avoir besoin d'étiquettes supplémentaires ? Vous pouvez les ajouter à tout moment, il n'est pas nécessaire de les accumuler à l'avance.
Teamdeck vous permet d'ajouter des champs personnalisés aux membres de votre équipe et à vos projets. De cette façon, vous pouvez fournir plus de détails sur vos équipes (titre du poste, localisation, ancienneté) et votre travail (client, budget).
Le principal avantage des champs personnalisés est qu'ils permettent d'explorer facilement vos ressources. Vous avez besoin de trouver un développeur de logiciels disponible pour un nouveau projet ? Au lieu de parcourir votre équipe une à une, vous pouvez choisir de n'afficher que les personnes dont le titre de poste correspond à votre offre et qui sont disponibles pour travailler au cours d'une période donnée. Cette fonction est particulièrement appréciée par les grandes équipes et les entreprises disposant de plusieurs bureaux, où les membres de l'équipe ne se connaissent pas très bien.
Les champs personnalisés seront également très utiles lors de la création de rapports. Imaginez que vous deviez contrôler les coûts réels de votre projet, mais que chaque employé ait un taux horaire différent. Le fait de disposer d'un champ personnalisé "taux du projet" associé à chaque membre de l'équipe vous permettra de gagner beaucoup de temps dans la consultation des feuilles de calcul.
Dans Teamdeck, chaque utilisateur ayant des permissions de gestionnaire ou de propriétaire peut configurer plusieurs vues personnalisées de la page d'accueil de Teamdeck. calendrier des ressources. Ils peuvent être partagés au sein de l'organisation ou rester confidentiels.
Cela change la donne, surtout si Teamdeck est utilisé par différentes équipes de l'entreprise (PM, RH, ventes), ce qui est presque toujours le cas.
La vue par défaut du calendrier affiche quelques lignes pour chaque membre de l'équipe :
La vue par défaut est très informative mais, en même temps, assez vaste, surtout si vous avez une grande équipe. Les vues personnalisées, quant à elles, permettent de stocker uniquement les données dont vous avez besoin pour effectuer votre travail.
Les équipes RH créent généralement une vue distincte pour les données relatives aux vacances, tandis que les commerciaux, qui s'intéressent à la capacité de leur équipe à mener de nouveaux projets, se concentrent sur les réservations. Ces vues à usage unique sont généralement beaucoup plus faciles à lire.
Comment créer une vue personnalisée ? Cliquez sur l'icône Nouvelle vue au-dessus de votre liste de ressources. Configurez ensuite les paramètres et les filtres de votre vue personnalisée.
Tout comme pour les paramètres généraux de Teamdeck, la vue du calendrier doit être adaptée aux besoins particuliers de votre entreprise. Par exemple, s'il n'y a pas d'employés à temps partiel dans votre équipe, vous pouvez probablement vous passer de la ligne de disponibilité. Il en va de même pour les feuilles de temps si vous choisissez de ne pas les suivre.
Vous disposez de 7 modèles de rapport, adaptés au calcul de l'utilisation ou au suivi des budgets des projets. Vous pouvez les personnaliser en fonction de vos besoins. Une fois que vous avez créé un modèle de rapport parfait (par exemple, un modèle pour la calculer les indicateurs clés de performance (KPI) des ventes), partagez-la avec vos collègues gestionnaires. Ils gagneront ainsi beaucoup de temps et une norme en matière de rapports sera établie dans votre entreprise.
Cette approche est parfaitement logique pour les rapports concernant l'ensemble de l'entreprise. Qu'en est-il des rapports spécifiques à un projet ? Pour l'instant, vous ne pouvez pas dupliquer des rapports existants dans Teamdeck, donc vos collègues ne peuvent pas copier votre rapport. Ils peuvent cependant utiliser les modèles disponibles pour accélérer le processus de création de rapports. Vous pouvez également vous en tenir à un seul rapport et utiliser des filtres pour afficher les données que vous devez analyser à un moment donné. Plusieurs personnes peuvent utiliser le même rapport et ne modifier que la plage de dates/le projet qu'elles examinent.
Pour une gestion efficace des ressources, il est important de rester au courant de la charge de travail ou des absences de votre équipe. Heureusement, il existe des moyens d'être au courant sans avoir à consulter le calendrier de votre équipe toutes les deux minutes. Vous pouvez créer des notifications Slack ou par courriel pour vous avertir des événements importants (par exemple, les nouvelles demandes de congés).
Le plus simple serait d'utiliser Zapier, car il ne nécessite aucune compétence en programmation. Si vous souhaitez créer un flux de travail personnalisé, API publique de Teamdeck est à votre disposition.
Le choix d'un outil puissant calendrier en ligne est une chose. Mais pour en tirer le meilleur parti, il faut souvent apprendre des astuces qui facilitent le travail. Commencer avec Teamdeck est simple, mais nous sommes heureux de vous aider à devenir un utilisateur puissant en un rien de temps. Réservez une consultation gratuite avec notre équipe pour discuter de la façon dont vous pouvez adapter Teamdeck à vos besoins.
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