Les heures supplémentaires, c'est-à-dire la quantité de travail effectuée en dehors du calendrier prévu, sont une question trop complexe pour que l'on puisse se contenter d'un conseil du genre "évitez-les à tout prix". En fait, faire des heures supplémentaires peut être le seul moyen de sauver un projet en cas de complications inattendues.
Ce que vous ne voulez pas, c'est que les heures supplémentaires deviennent monnaie courante, car elles peuvent nuire à votre entreprise, tant sur le plan financier que sur le plan culturel. Heureusement, il existe des pratiques éprouvées qui peuvent vous aider à gérer judicieusement les heures supplémentaires. Dans cet article, nous allons les passer en revue une à une.
Ce que vous obtiendrez grâce à cet article :
Gestion efficace des heures supplémentaires (et stratégie de gestion du temps) commence par la planification d'un calendrier de travail équilibré. C'est là que vous pouvez commettre des erreurs coûteuses qui se multiplieront tout au long du projet. Comment les éviter ? Dans la mesure du possible, essayez une planification flexibleLes résultats de l'évaluation de l'impact sur l'environnement sont présentés dans le tableau ci-dessous, permettant des scénarios alternatifs et des ajustements temporels.
Vous pouvez également analyser la charge de travail prévue pour tous vos employés : accordez une attention particulière aux personnes possédant des compétences uniques, dont les tâches ne peuvent être transférées à d'autres membres de l'équipe. Si leur charge de travail est élevée, les heures supplémentaires sont plus probables, car il n'y a personne d'autre pour les aider.
Une idée pour éviter cela serait de construire un réseau de travailleurs indépendants qui pourraient être intégrés au projet en cas de besoin. Une autre idée consiste à embaucher une nouvelle personne possédant des compétences similaires et pouvant assumer une partie de la charge de travail. Augmenter la productivité de 9 à 5
Le suivi de la charge de travail, bien qu'il s'agisse d'une étape essentielle, n'est pas toujours suffisant pour éviter les heures supplémentaires. Les projets aux calendriers serrés et aux échéances inamovibles ont très peu de marge de manœuvre en cas de problème.
Un employé malade ou un problème technique peut rapidement obliger l'équipe à faire des heures supplémentaires. Pour minimiser les heures supplémentaires, vous pouvez mettre en place quelques règles pour aider les gens à se concentrer sur leur travail de 9 à 5.
Tout d'abord, vous devez vous assurer que votre équipe connaît ses prochaines missions. Aussi évident que cela puisse paraître, ce n'est pas toujours le cas. Les membres de l'équipe qui ne connaissent pas leurs tâches (ou qui n'en comprennent pas pleinement la portée) risquent de perdre un temps précieux avant de commencer à travailler.
L'étape suivante consiste à supprimer toutes les réunions qui ne sont pas absolument essentielles. Si vous suivez une approche agile de la gestion de projet, vous pouvez programmer les réunions suivantes réunions scrum. Ils sont conçus pour couvrir les points essentiels sans perte de temps ni de ressources.
Un autre moyen d'accroître l'efficacité est de faciliter la communication entre les membres de l'équipe. Il existe un grand nombre d'outils de collaboration sur le marché : des applications de chat (par ex. Slack) aux logiciels de gestion de projets (par ex. JIRA).
Une fois vos outils choisis, essayez de les intégrer les uns aux autres pour créer des flux de travail fluides. Un exemple serait d'installer les notifications JIRA sur Slack : de cette façon, les membres de l'équipe peuvent voir les mises à jour en temps réel et réagir en conséquence.
Une fois le projet lancé, vous devez suivre l'avancement des produits livrables ainsi que la charge de travail réelle (pour en savoir plus, cliquez ici). gestion de la charge de travail). Comment procéder ? Un moyen efficace de connaître le temps de travail de vos employés est d'utiliser un logiciel de suivi du temps. C'est également pratique pour l'équipe.
Grâce aux feuilles de temps, les membres de votre équipe peuvent être sûrs que vous voyez leurs efforts supplémentaires. Un avantage pour les managers ? Plus tôt vous serez informé des heures supplémentaires, plus vite vous pourrez vous attaquer à la cause première.
Afin de contrôler efficacement les feuilles de temps de votre équipe, il est préférable d'utiliser un système de mise à jour automatique des feuilles de temps. rapport sur les feuilles de temps. Il est également utile d'analyser les descriptions des feuilles de temps. Les descriptions sont des commentaires que vos employés peuvent saisir lors de l'enregistrement d'une entrée de temps donnée. La vérification des descriptions peut vous fournir des informations précieuses sur les habitudes de votre équipe en matière d'heures supplémentaires :
Dans l'image ci-dessus, vous pouvez voir que Rose n'a enregistré un nombre important d'heures supplémentaires que lorsqu'elle avait des tâches qui l'obligeaient à interagir avec le client (ateliers, examens des actifs). Peut-être cela vaut-il la peine de se pencher sur la question ?
En fonction de la cause des heures supplémentaires, vous pouvez soit ajuster le calendrier du projet (en savoir plus sur les les techniques d'ordonnancement des projets) ou de faire appel à une aide supplémentaire. Si vous pensez qu'il est impossible d'éviter certaines heures supplémentaires, veillez à communiquer vos attentes à l'équipe.
Bien que de nombreux employés soient prêts à faire des efforts supplémentaires, les heures supplémentaires qu'ils effectuent nuisent à l'équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée. C'est pourquoi la plupart des entreprises paient un supplément pour le temps passé au-delà des heures normales. Étant donné que toutes les dépenses doivent être incluses dans le budget du projet (en savoir plus sur les suivi du budget du projet)Il est donc important de connaître le montant de la rémunération des heures supplémentaires.
Certains outils de gestion des ressources facilite cette tâche en fournissant des rapports que vous pouvez extraire de la base de données de l feuilles de temps. Dans Teamdeck, vous pouvez créer un rapport de rémunération à mise à jour automatique qui vous aidera à gérer les heures supplémentaires.
Il vous suffit de sélectionner les points de données dont vous avez besoin et de saisir les taux d'heures supplémentaires de votre équipe. Vous pouvez utiliser des taux différents pour chaque membre de l'équipe. Au fur et à mesure de l'avancement du projet, il vous suffit d'ouvrir votre rapport et de vérifier les dépenses actuelles en heures supplémentaires. Vous pouvez même partager le lien du rapport avec votre équipe de paie pour lui faciliter la tâche.
Une fois que vous aurez mis en place une politique adéquate de gestion des heures supplémentaires, n'oubliez pas de communiquer les attentes à votre équipe. Lieu de travail et la transparence des projets sont particulièrement importants ici, car ils peuvent vous aider à éviter les problèmes liés à l'utilisation de l'Internet. épuisement professionnel.
Un récent étude de Gallup a montré que si les charge de travail ingérable est en effet l'un des 5 facteurs corrélés à l'épuisement professionnel. le manque de communication et de soutien de la part des responsables et une pression temporelle déraisonnable. Une communication ouverte, la compréhension des contraintes temporelles du projet et des règles claires pour la compensation des heures supplémentaires sont nécessaires pour que les membres de votre équipe se sentent mieux dans leur charge de travail actuelle.
Teamdeck facilite la gestion des heures supplémentaires de votre équipe. Avec les feuilles de temps et les rapports de compensation des heures supplémentaires, vous pouvez rester au courant de la charge de travail de votre équipe et du budget du projet en même temps. Planifiez un appel avec Aniela et apprenez à gérer votre équipe efficacement !
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