Quiconque a déjà dirigé une équipe ou une entreprise vous dira qu'il est extrêmement difficile de mener à bien un projet sans planifier qui doit le faire et quand il peut être réalisé. Pourtant, de nombreuses entreprises s'appuient sur des l'allocation des ressources et l'attitude "espérons que ça marche".
Ce qui obtient des lecteurs grâce à cet article :
En fait, seulement 62% des organisations étudiée par le Project Management Institute ont admis qu'ils utilisent toujours ou souvent la gestion des ressources pour estimer et allouer leurs ressources.
C'est d'autant plus alarmant que la même étude montre que l'allocation insuffisante des ressources est ce qui met en péril de nombreux projets. Interrogés sur les causes principales de l'échec de leurs projets antérieurs, 23% des personnes interrogées ont cité la "prévision inadéquate des ressources" et la "dépendance à l'égard des ressources".
Certes, ce n'est pas la question la plus fréquente, mais comparée au "changement des priorités de l'organisation" (mentionné par 41% des répondants), la planification des ressources semble être un facteur qui est tout à fait entre vos mains.
La gestion des ressources n'est peut-être pas l'élément le plus important pour les jeunes entreprises qui, à juste titre, se concentrent sur la croissance.
Cependant, lorsque cette croissance se produit, elles doivent rapidement améliorer leur planification afin de prospérer. C'est particulièrement vrai pour les entreprises qui jonglent avec plusieurs projets en même temps, qu'il s'agisse d'agences, de cabinets de conseil ou d'éditeurs de logiciels.
Une allocation inadéquate des ressources entraîne un chaos dans la communication et met les projets en péril.
Je suis un fervent défenseur de la mise en place de processus de gestion des ressources, quelle que soit la taille de votre équipe. En fait, une planification réfléchie de l'équipe peut accélérer votre croissance dès le début et maintenir une entreprise saine.
Passons en revue les étapes les plus importantes à franchir pour profiter des avantages de la gestion des ressources.
De nombreuses équipes sont confrontées à une visibilité limitée, ce qui entraîne une surcharge de travail pour les employés, des retards dans les projets ou des problèmes de communication entre les différents chefs de projet.
Un calendrier global des ressources est indispensable pour les entreprises, quelle que soit leur taille. Vous êtes le seul responsable de l'allocation des ressources dans votre entreprise ? Vous avez toujours besoin de savoir exactement qui vous avez à bord et quelle est leur charge de travail (en tant que chefs de projet, nous connaissons l'importance de la gestion de la charge de travail).
Une liste d'employés est un bon début, mais je recommande vivement d'attribuer des attributs tels que le titre du poste, l'ancienneté ou le lieu de travail (si vous travaillez dans un pays de l une équipe virtuelle) afin de pouvoir filtrer facilement vos ressources. Les chefs de projet qui n'ont pas encore travaillé avec certains membres de l'équipe ne connaissent pas nécessairement leurs compétences. Un tel calendrier de projet global avec des étiquettes personnalisées les aide à décider qui affecter à un projet donné.
Un autre élément à prendre en compte pour améliorer l'efficacité de l'allocation des ressources est la charge de travail. Il n'est pas rare que les entreprises dépendent trop de certains employés, alors qu'elles en omettent d'autres qui pourraient accomplir une tâche donnée. En examinant le calendrier, vous pouvez repérer les personnes surchargées et celles qui sont sous-utilisées, puis niveler leurs affectations.
La visibilité accrue de l'équipe sera également appréciée par vos équipes de vente et de produit. Lorsqu'elles négocient de nouveaux contrats ou décident d'ajouter des fonctionnalités à votre application, elles peuvent prendre des décisions éclairées sur les délais.
Supposons que vous disposiez de trois designers internes qui n'ont pas de mission immédiate et qui pourraient donc travailler sur un projet nouvellement remporté. Si l'on ne tient compte que de la charge de travail, vous avez toutes les cartes en main, voire toutes les options. Or, l'un de ces concepteurs est en congé de maladie, un autre est en vacances et le troisième vient de demander à travailler à temps partiel ce mois-ci.
Et c'est ainsi que votre projet est menacé et que vous devrez peut-être le retarder ou faire appel à des concepteurs supplémentaires. Ces deux options ont généralement des répercussions sur vos résultats.
Il est essentiel d'avoir une idée de la disponibilité de votre équipe pour réussir l'allocation des ressources.
Que votre employé prenne un congé de longue durée ou qu'il s'agisse simplement d'une absence d'une demi-journée, vous et vos chefs de projet devez savoir qui peut raisonnablement prendre en charge de nouvelles tâches.
L'idéal est d'afficher les missions et les données de disponibilité de votre équipe dans un seul calendrier, afin que vous puissiez tenir compte des deux lors de la planification de vos projets. Demandez à vos employés à temps partiel et aux indépendants avec lesquels vous travaillez fréquemment de vous communiquer leurs disponibilités quotidiennes.
Le fonctionnement de teamdeck est le suivant : les employés peuvent saisir eux-mêmes leurs disponibilités et même demander des jours de congé. Leurs demandes sont ensuite acceptées ou refusées par les responsables et le planning est immédiatement mis à jour.
Il y a quelque chose à dire sur le fait que la prévision et l'allocation des ressources relèvent à la fois de la science et de l'expérience. Pour tirer pleinement parti de la partie scientifique de cette formule, vous devez commencer à utiliser des données historiques - c'est évident, mais jamais simple.
Pour de nombreuses entreprises, le suivi du temps est un point sur lequel elles se sont mises d'accord avec leurs clients. D'autres pensent qu'il s'agit d'une relique de l'entreprise, qui ne correspond pas tout à fait à la culture décontractée qu'elles sont en train de mettre en place.
Ma position sur le suivi du temps est que, lorsqu'il est effectué correctement, il est non intrusif pour les employés et instructif pour les gestionnaires. Je recommande de suivre le travail en temps réel ou au moins de remplir les feuilles de temps le jour même. Vous augmenterez ainsi la précision de vos données.
Lors de l'affectation des ressources à un nouveau projet, analysez le temps passé par les membres de votre équipe dans le cadre de leurs missions précédentes. S'ils dépassent régulièrement les durée estiméeils peuvent être mal adaptés à un projet à délai serré.
Vous pouvez également évaluer l'utilisation de votre équipe (en comparant les réservations des personnes avec leurs feuilles de temps) et voir quels employés ont été surutilisés dans les projets récents. Il est peut-être nécessaire d'engager une nouvelle personne possédant des compétences similaires.
Vous avez peut-être coché toutes les cases et déterminé les meilleurs horaires pour votre équipe. Cependant, il est inévitable que quelque chose change et affecte vos plans : il peut s'agir de la portée de votre projet ou de son calendrier. Des personnes peuvent tomber malades ou quitter l'entreprise en cours de projet.
Il est essentiel d'être prêt à faire face au changement et d'être capable d'agir rapidement lorsqu'on y est confronté. Une chose qui aide mon entreprise à gérer plusieurs projets différents en même temps, c'est notre calendrier en temps réel. Chaque chef de projet peut voir la disponibilité et la charge de travail de chacun.
Les feuilles de calcul et les documents que vous préparez méticuleusement avant le lancement du projet posent un problème. Ils deviennent obsolètes dès que quelque chose change. Pour la plupart des projets, c'est très tôt. Les possibilités de contrôle sont limitées, il vaut donc mieux se préparer à accueillir le changement.
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