Lorsque vous gérez une agence ou un éditeur de logiciels dont l'équipe travaille sur plusieurs projets à la fois, il peut être difficile de tout suivre. Même si vous gérez un seul projet en tant que chef de projet, vous avez souvent du mal à en contrôler les différents éléments.
Que retiendrez-vous de cet article ?
Si seulement il existait un moyen d'obtenir une vue d'ensemble informative de l'état de santé du projet sans avoir à fouiller longuement dans l'application de gestion de projet.
Heureusement, les tableaux de bord de projet offrent cette possibilité : ils constituent l'endroit unique où vous pouvez vérifier les indicateurs clés de performance et évaluer l'état d'avancement de votre projet. Ils constituent également une source unique de vérité sur l'état d'avancement de votre projet, que vous pouvez facilement partager avec votre client ou vos responsables. En règle générale, un tableau de bord de gestion de projet se compose de plusieurs widgets - graphiques, points de données ou tableaux - qui concernent différents éléments du projet.
Dans cet article de blog, nous vous en dirons un peu plus sur les avantages des tableaux de bord de projet et nous vous donnerons quelques conseils sur la manière d'en créer un.
Tout d'abord, l'existence d'un tableau de bord de gestion de projet représente un gain de temps considérable pour les personnes qui l'utilisent. Par exemple, en tant que chef d'équipe, vous devez généralement consulter plusieurs rapports/écrans dans votre projet. outil de planification pour avoir une vue d'ensemble de l'état d'avancement d'un projet donné. D'autre part, les chefs de projet doivent souvent passer des heures chaque semaine à rédiger des rapports d'évaluation. rapports sur l'état d'avancement du projet et la compilation d'indicateurs clés de performance. Les tableaux de bord permettent de disposer facilement d'un "rapport" à mise à jour automatique contenant des données en temps réel et des informations adaptées à un public spécifique.
En ce qui concerne les informations personnalisées, il convient de préciser que si les outils de gestion de projets et de ressources sont généralement conçus pour fournir à leurs utilisateurs des informations précieuses, ils doivent néanmoins répondre aux besoins de nombreuses équipes. Par conséquent, les tableaux de bord ou les rapports proposés par défaut dans ces applications peuvent ne pas être particulièrement utiles à votre équipe. Il est donc préférable de créer un tableau de bord ou un rapport personnalisé. la gestion des projets et des ressources Chaque tableau de bord est préparé en fonction d'un objectif spécifique. Par exemple, le directeur financier de votre entreprise peut être intéressé par des indicateurs différents de ceux du client.
Les tableaux de bord de gestion de projet orientés vers le client vous seront également très utiles. Non seulement vous gagnerez du temps en préparant de nouveaux rapports de temps en temps, mais les parties prenantes au projet pourront jeter un coup d'œil aux tableaux de bord scannables et comprendre facilement ce qui se passe dans le projet. De plus, un tableau de bord bien conçu donnera à votre entreprise une très bonne image aux yeux du client.
Enfin, l'analyse d'un tableau de bord de projet est une excellente occasion d'identifier des possibilités d'amélioration qui auraient pu vous échapper. Une vue d'ensemble des différents aspects du projet peut vous faire penser à des solutions que vous n'avez pas encore envisagées. Supposons que le tableau de bord de votre projet comprenne des informations sur l'utilisation des ressources et les tâches achevées. Cela vous permet de comparer les deux et, par exemple, de constater que certaines tâches sont en retard, mais que tous les membres de l'équipe ne sont pas utilisés de manière optimale et qu'ils pourraient facilement accepter davantage de missions.
Lors de l'élaboration d'un tableau de bord de projet personnalisé, il convient de se rappeler certaines caractéristiques clés des tableaux de bord efficaces.
Pour commencer, les tableaux de bord vraiment performants contiennent uniquement les informations pertinentes. C'est pourquoi il est utile de commencer par dresser une liste des mesures/éléments que vous avez réellement besoin d'afficher ou des réponses auxquelles vous souhaitez que le tableau de bord de gestion de projet réponde. Sinon, il peut être tentant d'ajouter quelques graphiques colorés supplémentaires pour donner au tableau de bord un aspect plus "professionnel". Malheureusement, cela n'aidera pas les membres de votre équipe à distinguer les informations utiles du bruit. Encore une fois, gardez à l'esprit que vous pouvez préparer différents types de tableaux de bord conçus pour différents publics et ne contenant que les éléments qui comptent le plus pour eux.
Le tableau de bord de votre projet doit également être facile à scanner. Lorsque vous préparez les différents widgets ou graphiques qui apparaîtront sur le tableau de bord, veillez toujours à ce qu'ils soient lisibles. Les informations doivent être claires au premier coup d'œil, sans qu'il soit nécessaire de lire des tableaux complexes ou de faire des calculs mentaux. Vous pouvez toujours demander à un membre de l'équipe de vous donner son avis sur la lisibilité du tableau de bord.
Veillez toujours à ce que vos tableaux de bord contiennent ou non données exactes. Si ce n'est pas le cas, l'objectif d'un tableau de bord n'est pas atteint. N'utilisez que des sources de données fiables et, si possible, concevez le tableau de bord du projet de manière à ce qu'il présente des informations en temps réel.
Vous vous demandez peut-être comment élaborer un tableau de bord de projet. Dois-je investir dans un outil de tableau de bord dédié ?
En fait, il existe plusieurs options que vous pouvez suivre :
Par défaut, Teamdeck est livré avec un tableau de bord personnel disponible pour chaque utilisateur avec des permissions de niveau manager, où vous pouvez vérifier les détails de base comme :
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Pour créer un tableau de bord de gestion de projet personnalisé, vous devez construire un rapport. Les rapports de Teamdeck fonctionnent comme des tableaux de bord dans le sens où vous pouvez utiliser différents éléments pour créer une histoire en temps réel basée sur des données. De plus, vous pouvez générer un lien et partager votre rapport avec le client ou d'autres parties prenantes du projet.
Voici quelques exemples d'éléments qui pourraient être affichés dans le tableau de bord/rapport de votre équipe :
Apprenez à construire ce diagramme avec Teamdeck - lisez notre guide des rapports sur l'état d'avancement des projets.
Apprenez à construire ce graphique avec Teamdeck - lisez notre article de blog à ce sujet. suivi des coûts du projet.
Bien entendu, vous pouvez créer de nombreux types de graphiques et de tableaux à l'aide de Teamdeck. Vous pouvez essayer l'application vous-même en s'inscrire pour un essai gratuit ici. Vous pouvez également planifier un appel avec Anielanotre experte en succès client. Elle vous montrera les différentes capacités de Teamdeck lorsqu'il s'agit de présenter les données sur la performance de votre équipe.
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