Gestion efficace des réunions

Vous n'êtes sans doute pas surpris que les réunions soient souvent associées à une perte de temps. D'après l'étude Rapport d'AtlassianSi l'on en croit le rapport de la Commission européenne, les gens passent jusqu'à 31 heures par mois à assister à des réunions improductives. Cela représente presque une semaine complète de travail !

Il est compréhensible que les chefs d'équipe et les responsables tentent de prendre des mesures pour réduire les coûts des réunions. Pour certaines entreprises, il peut s'agir d'interdire, par exemple, toutes les réunions d'état. Pour d'autres, il s'agit d'introduire des applications et des techniques permettant d'accroître l'efficacité des réunions. Dans cet article, nous partagerons des conseils que vous pouvez utiliser pour planifier et organiser des réunions réussies.

Qu'est-ce qui rend une réunion efficace ?

Les réunions efficaces produisent des résultats tangibles qui ont un impact positif sur votre projet ou sur l'organisation dans son ensemble. Telle est l'idée générale. Les détails dépendent de l'objectif de la réunion. Les réunions efficaces sont celles qui atteignent les objectifs fixés par le responsable de la réunion. C'est pourquoi il est absolument essentiel de définir un objectif clair pour chaque réunion que vous organisez et de le communiquer aux participants. Nous y reviendrons dans la section suivante.

Comment organiser une réunion efficace ?

Commencez par un objectif. Que voulez-vous accomplir en organisant cette réunion ? Devez-vous prendre d'importantes décisions professionnelles ? Prévoyez-vous une séance de brainstorming ? Y a-t-il des mises à jour qui doivent être partagées avec votre équipe dans l'esprit de la transparence des projets? Les objectifs que vous identifiez influenceront probablement la nature de la réunion. Ils peuvent même vous convaincre de... ne pas organiser la réunion du tout.

Cette réunion est-elle vraiment nécessaire ?

De nombreuses entreprises suivent la réunion par défaut La politique de l'entreprise est la suivante : en cas de doute, il faut convoquer une réunion. Malheureusement, ce n'est pas la façon la plus productive d'utiliser le temps des employés. De nombreux rapports publiés ces dernières années mettent l'accent sur le nombre de réunions inutiles. Atlassian a analysé les données et a conclu que la moitié des réunions sont considérées comme une perte de temps. La moitié d'entre elles ! Cela me fait penser que presque tout le monde pourrait réduire le nombre de sessions qu'il décide d'organiser.

Un type de réunion souvent critiqué est la fameuse réunion d'état. Jason Fried, fondateur et PDG de Basecamp, écrit que Les réunions sur l'état d'avancement sont les pires réunions qui soient. En les éliminant, vous en saurez plus, vous économiserez beaucoup d'argent et vous regagnerez des dizaines d'heures par mois. Il n'est pas le seul à partager ce sentiment. Plusieurs organisations admettent ouvertement qu'elles ont renoncé à se réunir simplement pour échanger sur l'état d'avancement des travaux. Au lieu de cela, elles communiquent plus efficacement au moyen de statuts écrits. Cette approche est particulièrement précieuse pour les équipes distribuées où, pour réunir un groupe de personnes lors d'un appel en temps réel, il faut faire un effort de programmation important. Les rapports d'état publiés sur Slack ou dans gestion de projet Les logiciels de votre choix requièrent moins de temps que leurs équivalents en personne.

J'imagine que certains d'entre vous se méfient de cette idée : après tout, les gens parlent plus vite qu'ils n'écrivent. Les réunions ne sont-elles pas plus efficaces que la mise par écrit ? Eh bien, pas dans ce cas. Les réunions sur l'état d'avancement des travaux pour des groupes de personnes prennent plus de temps que la préparation d'une brève note sur l'état d'avancement d'une personne. En outre, il est peu probable que les participants à une réunion prêtent la même attention à tout ce qui est dit par tous les participants à une réunion donnée.

En outre, le fait d'écrire est une excellente occasion de synthétiser les informations et de communiquer chaque élément de manière concise. Vous êtes ainsi en mesure de produire des informations pertinentes et durables. Il existe un grand nombre d'applications et de modules complémentaires qui aideront votre entreprise à passer des réunions d'état en personne à des résumés asynchrones. Essayez Standuply ou Carottepar exemple.

Les discussions sur l'état d'avancement ne sont pas le seul type de réunion qui pourrait être éliminé de votre calendrier. Si vous n'êtes pas sûr qu'une réunion donnée doive avoir lieu ou non, vous pouvez demander conseil à une application amusante mais utile : S'agit-il d'une réunion ?

Maintenant que vous avez établi les raisons valables d'organiser une réunion d'affaires, vous devez la planifier avec soin. Il n'y a pas de place pour une session impromptue du type "je passais juste devant votre bureau" : les données montrent que 40% des personnes les considèrent comme des distractions importantes.

Invitez les bonnes personnes à votre réunion

L'un des principaux ingrédients d'une réunion productive est de réunir le bon groupe de personnes. Invitez les employés susceptibles de contribuer à l'objectif de votre réunion. Organisez une réunion d'équipe de projet si vous souhaitez partager des informations importantes et organiser une brève séance de questions-réponses à l'issue de la réunion. Si votre objectif est de prendre une décision exécutive au cours de cette session, assurez-vous que les décideurs y participent effectivement. Dans le cas contraire, la discussion ne sera guère efficace.

En ce qui concerne le nombre de participants à une réunion, vous avez peut-être déjà entendu parler de la règle des deux pizzas popularisée par Jeff Bezos. Elle indique que deux pizzas devraient suffire à nourrir l'ensemble du groupe. C'est une règle pratique, mais je vous suggère de ne pas la considérer comme une formule de mesure (après tout, les pizzas sont de tailles très différentes). Profitez-en plutôt pour réfléchir à votre liste de participants avant d'envoyer vos invitations.

Un autre point à prendre en considération est le coût de la réunion. Nous avons parfois l'impression de faire économiser de l'argent à l'entreprise en organisant une réunion et en faisant ainsi "avancer les choses". Cependant, plus la réunion est longue et plus le nombre de personnes impliquées est important, plus les coûts de l'entreprise seront élevés. La prochaine fois que vous chercherez à savoir qui inviter à votre réunion, vous voudrez peut-être vérifier les points suivants le calculateur de coûts de réunion partagée par la Harvard Business Review. Les résultats vous surprendront peut-être.

Créer un ordre du jour de la réunion

Après avoir planifié les objectifs de la réunion et dressé la liste des employés qui y participeront, vous devez élaborer un plan d'action. Pour établir l'ordre du jour de votre réunion, essayez de répondre aux questions suivantes :

• À quoi doit ressembler la réunion ?
• Qui doit s'exprimer et quand ?
• Quelles sont les étapes nécessaires pour atteindre l'objectif ?
• Quelles sont les décisions à prendre ?
• Combien de temps faut-il prévoir pour chaque point de l'ordre du jour ?
• À quelle heure la réunion doit-elle commencer ?
• Qui prendra des notes et comment ?

Choisir le bon créneau horaire pour votre réunion peut s'avérer difficile, surtout lorsque vous invitez des personnes dont la disponibilité n'est pas fixe. Commencez par consulter le calendrier des ressources de votre équipe afin de déterminer la date appropriée pour votre réunion. Notez que l'heure de début de votre session ne doit pas être aléatoire. Comme le montre l'exemple suivant Rapport 2019 de Doodle sur l'état des réunionsseulement 12% des personnes préfèrent organiser des réunions après 14 heures. Des outils comme Calendly ou Oiseau de rencontre vous aider à trouver l'heure de la réunion qui vous convient.

Notez que les ordres du jour des réunions d'équipe devraient idéalement être envoyés avec les invitations, et non ajoutés ultérieurement à la description de l'événement. Dans ce dernier cas, certains participants risquent de ne pas voir l'ordre du jour et, par conséquent, de ne pas savoir à quoi s'attendre pendant la réunion. Votre programme doit indiquer clairement que vous êtes le responsable et/ou l'animateur de la réunion. S'il n'y a pas de responsable individuel de la réunion, il est difficile de mener à bien toutes les étapes. Assurez-vous que tous les participants à la réunion savent ce qu'ils doivent préparer à l'avance. Dans le cas contraire, vous aurez du mal à gérer efficacement la discussion.

Comment mener une réunion efficace ?

En tant qu'animateur de la réunion, vous êtes responsable du déroulement de la réunion. C'est vous qui décidez quand la réunion commence et si le plan d'action est respecté. À tout moment, gardez à l'esprit l'objectif principal de la discussion. Tels sont les principaux éléments d'une réunion efficace :

• L'heure - Tenez compte de l'heure. Par exemple, si la réunion doit commencer, mais que l'un des participants est en retard, vous devriez probablement commencer la discussion sans lui. Bien sûr, il y a des choses qui arrivent, et parfois un retard peut être causé par des circonstances extérieures. Mais que faire si l'un des membres de votre équipe est notoirement en retard et toujours "trop occupé" pour se présenter ? Je suis sûr que vous avez soigneusement choisi le créneau horaire et évalué les coûts de cette réunion. Pourquoi gaspiller tous ces efforts simplement parce que quelqu'un ne respecte pas les réunions ?
• Règles - L'animateur de la réunion est chargé de fixer les lignes directrices que tous les participants doivent suivre. Une pratique qui augmente réellement la productivité des participants à une réunion est l'interdiction du multitâche. Cela signifie généralement que tous les ordinateurs portables doivent être éteints et les téléphones rangés. Y a-t-il quelque chose de plus ennuyeux que cette personne qui a assisté à votre réunion tout en surfant sur le web et qui vous dit : "Pouvez-vous répéter la dernière partie ? Je n'ai pas fait attention". C'est une terrible perte de temps et d'argent. De plus, cela affecte négativement l'énergie de toutes les personnes présentes dans la salle.
• Notes – la prise de notes est essentielle pour presque toutes les réunions. Vous pouvez désigner une personne qui rédigera les décisions prises au cours de la session, ou vous pouvez le faire vous-même. Vous pouvez également encourager tous les participants à prendre des notes (tant que ce n'est pas une excuse pour parcourir la boîte de réception des courriels ou Slack). Une idée qui vaut la peine d'être explorée est d'utiliser des notes visuelles (notes croquis) comme technique principale. Lire notre guide sur le sketchnoting pour les chefs de projet pour constater que la prise de notes visuelle est à la portée de tous (aucune compétence en dessin n'est requise !). Si vous avez choisi un seul preneur de notes pour votre réunion, envoyez ses notes aux autres participants. Vous voulez que tout le monde soit sur la même longueur d'onde en ce qui concerne le résultat de votre réunion. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans la dernière section de cet article.

Gérer efficacement les différents types de participants aux réunions

Vous trouverez de nombreuses ressources en ligne qui décrivent les différents types de personnalités de réunion (comme celui-ciou cetteou celui-là). Tous ces articles diffèrent légèrement en ce qui concerne le nombre de personas de réunion ou leurs noms. Ce qu'ils ont en commun, cependant, c'est que vous rencontrerez probablement des participants qui domineront la réunion par leurs opinions, leurs remarques bruyantes ou même leurs discussions hors sujet. D'autre part, il y a des personnes qui peuvent avoir quelque chose d'extrêmement précieux à dire, mais qui, pour une raison ou une autre, resteront silencieuses.

L'une des méthodes permettant de mener des réunions productives avec des personnalités différentes est d'essayer de supprimer la structure de pouvoir. Vous encouragez ainsi tous les participants à apporter leur contribution, sans qu'ils aient à craindre de prendre la parole à tour de rôle. Ed Catmull, cofondateur de Pixar, est un excellent exemple de cette approche. Il a a développé ce point dans son entretien avec le PDG de Slack.: [lors d'une réunion] personne, du directeur de la création à Catmull lui-même, ne peut passer outre l'équipe de production qui vient chercher des informations. La raison en est simple : ils savent déjà que quelque chose ne fonctionne pas - ils ne veulent pas de jugement, ils veulent des solutions. Catmull admet qu'ils n'ont pas toujours raison. "De temps en temps, c'est un véritable désastre", dit-il. "Mais parfois, la magie opère. Et par magie, je veux dire que l'ego a quitté la pièce".

L'ego dans la salle peut également se manifester par un dépassement de l'ordre du jour et des discussions hors sujet. L'animateur de la réunion peut facilement être pris par surprise lorsque ce type de comportement se produit. C'est pourquoi il est préférable de se préparer à l'avance à de telles interruptions. Vous pouvez créer ce que l'on appelle un parking à idées : un tableau blanc ou une feuille de papier où vous notez les points soulevés par les participants et qui n'ont pas été inclus dans le plan d'action. Organiser une réunion efficace est beaucoup plus facile quand on peut dire : "C'est un point intéressant, mettons-le sur un parking et revenons-y après cette réunion."

Mesures à prendre après une réunion

Les réunions efficaces se terminent rarement lorsque vous quittez la salle de conférence. En général, il reste des mesures à prendre. Il se peut que vous deviez mettre en œuvre une décision prise au cours de la réunion. Ou peut-être y a-t-il une liste d'idées générées par le groupe qui doit être partagée avec d'autres personnes.

Partagez les notes de la réunion avec tous les participants. Veillez à inclure les points d'action et les prochaines étapes dans vos notes. Des responsables doivent être assignés à toutes les tâches qui doivent être accomplies.

Après la réunion, évaluez-la et vérifiez s'il y a des éléments de gestion de réunion qui pourraient être améliorés à l'avenir. Une telle approche vous aidera à faire en sorte que les réunions soient moins un combat et plus un instrument commercial efficace. Bonne chance !