La réponse courte est : oui, vous devriez ! Un bon cahier des charges peut vous faire économiser beaucoup de stress, de temps et d'argent. Cela vaut la peine d'essayer, n'est-ce pas ? Dans cet article de blog, nous aborderons les bases de la rédaction d'un cahier des charges efficace. Nous passerons également en revue les principaux avantages de ce document. Mais tout d'abord, prenons le temps d'expliquer ce qu'est un cahier des charges et sa place dans le processus de gestion de projet.
Le Guide du corpus de connaissances en gestion de projet définit l'énoncé des travaux du projet. description narrative des produits, services ou résultats à fournir dans le cadre d'un projet (source : Guide PMBOK® - Cinquième édition).
Essentiellement, il s'agit de un document qui décrit les différents aspects du projety compris :
L'énoncé des travaux doit être signé par toutes les parties prenantes du projet et fait souvent partie d'un contrat de projet.
Vous vous demandez peut-être quelle est la différence entre un cahier des charges et l'étendue des travaux. Le premier est le nom du document qui décrit généralement l'étendue du projet. Lorsque nous parlons d'"étendue des travaux", nous faisons généralement référence au travail qui doit être effectué pour mener à bien un projet. La documentation du champ d'application est un élément essentiel d'un projet efficace. gestion de l'étendue du projet. Pour ce faire, vous pouvez créer ce que l'on appelle une structure de répartition du travail (SRT), qui vous permet de visualiser un champ d'application. Il peut également être judicieux d'ajouter la structure de répartition du travail à votre énoncé des travaux.
Au début de ce billet de blog, nous avons mentionné qu'une bonne déclaration de travail pouvait vous épargner beaucoup d'énervement et d'argent. C'est particulièrement vrai lorsque vous travaillez avec des parties prenantes externes et que votre projet est assez complexe. Disposer d'une source unique de vérité concernant le travail que vous devez ou ne devez pas effectuer peut vous sauver la vie. Grâce à l'énoncé des travaux, vous pouvez
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Il est essentiel de noter que les projets peuvent être très différents et que, selon la nature des projets qu'elles réalisent, les entreprises peuvent utiliser des cahiers des charges très différents. Il existe cependant certains éléments que votre cahier des charges doit généralement inclure. Examinons-les un par un :
L'introduction de votre cahier des charges vous permet de résumer le projet et de présenter toutes les parties concernées. Le résumé du projet est généralement l'endroit où vous expliquez l'objectif et la vision du projet. Quel est l'objet de ce projet ? Quel est l'objectif de l'entreprise pour le mener à bien ? Quel problème le produit final résoudra-t-il ?
En expliquant ces éléments au début de votre cahier des charges, vous donnerez le ton à l'ensemble du document et vous justifierez l'inclusion ou non de certaines prestations dans le champ d'application.
Dans cette partie de votre cahier des charges, vous essayez de répondre à deux questions :
Il va de soi que cette section ne doit pas être trop vague, car elle pourrait donner lieu à des malentendus. D'un autre côté, il se peut que vous ne puissiez pas, par exemple, décrire toutes les tâches à ce stade. Si c'est le cas, ce n'est pas grave. L'essentiel est que vous reflétiez avec précision le champ d'application sur lequel vous et les autres parties prenantes vous êtes mis d'accord.
Vous pouvez aller d'une vue d'ensemble du champ d'application à une liste d'étapes et de tâches particulières que l'équipe de projet devra accomplir. N'oubliez pas les produits à livrer et soyez précis à leur sujet. Il est essentiel d'éviter les phrases ambiguës telles que "vous livrerez ceci ou cela. Si vous voulez que votre cahier des charges soit utile lors d'éventuelles négociations futures avec le client, il doit être aussi clair que possible.
Il peut également être judicieux d'inclure un champ d'application négatif dans votre cahier des charges. Il s'agit des éléments du projet qui ont été discutés avec le client ou qui sont présents dans les produits des concurrents, mais que vous avez finalement décidé de ne pas inclure dans le cahier des charges.
Lorsque vous décrivez les différentes étapes du projet, vous pouvez inclure les éléments suivants étapes du projet et les dates d'échéance. Certains projets ont des échéances fixes, d'autres non, de sorte qu'il n'est pas toujours possible de préciser la période exacte d'exécution. Toutefois, il est utile d'indiquer au moins les différentes phases du projet dans le cahier des charges et la durée approximative de leur exécution.
Nous avons déjà insisté sur la nécessité d'utiliser un langage précis dans l'énoncé des travaux et de présenter le projet avec exactitude. Il en va de même pour les normes et les critères d'acceptation que votre cahier des charges doit également inclure.
Imaginez que votre équipe travaille sur une application mobile pour le client. Il ne suffit pas de décrire les fonctionnalités de l'application dans le cahier des charges. Que se passe-t-il si votre application fonctionne comme prévu sur la plupart des appareils mobiles, mais pas sur tous ? Si vous et le client n'êtes pas d'accord sur la liste des plateformes auxquelles l'application est destinée, il vous sera difficile d'affirmer que le travail a été réalisé avec succès. C'est pourquoi il est si important d'inclure des normes spécifiques au secteur. Pour les projets de développement de logiciels, il peut s'agir de détails sur les points suivants
Vous pouvez également mentionner les responsabilités du client dans le cahier des charges - doit-il fournir des actifs, par exemple ?
Enfin, notez la définition de la réussite du projet : à quoi le client s'attend-il à ce que le projet soit une réussite ? Qui sera chargé de déterminer si le projet est une réussite ?
Les informations relatives au budget font partie intégrante de votre cahier des charges. Si vous êtes en mesure de présenter les coûts du projet, notez-les. Si vous travaillez sur la base du temps et du matériel ou si un autre accord a été conclu, expliquez-en clairement les termes. N'oubliez pas les coûts supplémentaires du projet : droits de licence, équipement, déplacements, etc.
Le calendrier des paiements doit également être précisé dans le cahier des charges. Quand le paiement doit-il être effectué ? Y a-t-il des versements échelonnés ? En tant qu'entreprise responsable du projet, il est dans votre intérêt de ne pas laisser de place au doute dans toutes les parties du cahier des charges et, bien entendu, cette section ne fait pas exception.
Avez-vous rassemblé tous les détails nécessaires dans votre cahier des charges ? Assurez-vous que toutes les parties concernées ont pris connaissance du document et faites-le signer.
Vous comprenez maintenant la valeur d'un cahier des charges bien rédigé. Que vous soyez à la tête d'une petite agence ou que vous travailliez pour une grande organisation, c'est un élément utile du processus de gestion de projet de votre équipe. Partagez notre guide avec les chefs de projet de votre entreprise et encouragez-les à créer des documents de cahier des charges pour les différents projets qu'ils gèrent.
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