En tant que chef d'entreprise ou d'équipe, vous êtes certainement conscient de l'effet que les indicateurs de performance clés peuvent avoir sur le moral et les performances de votre équipe. Des indicateurs de performance soigneusement sélectionnés aideront tous les membres de votre équipe à voir s'ils sont sur la bonne voie. En outre, ils permettent de maintenir l'attention de tous sur les mesures qui comptent et représentent bien les objectifs du projet.
Qu'obtiendrez-vous avec cet article ?
- Indicateurs de performance clés : valeurs, différences, types
- Méthodes utiles dans les processus de gestion de projet pour calculer les indicateurs de performance clés (KPI)
- Le rôle des logiciel de gestion des ressources dans la gestion des performances
Les mesures typiques en matière de ressources humaines consistent notamment à vérifier si le taux de rotation est élevé ou combien de temps il faut pour pourvoir les postes vacants. D'autre part, les indicateurs de gestion des ressources seront étroitement liés à la mesure des effets de la planification des ressources et la gestion des projets.
Il est essentiel de contrôler régulièrement vos indicateurs clés, car cela vous permet de résoudre les problèmes immédiatement et, éventuellement, d'éviter que le projet ne dérape. Votre personnel appréciera également la une approche fondée sur les données à la gestion des ressources, car cela signifie qu'ils sont susceptibles d'avoir des calendriers plus équilibrés.
Dans la première partie de ce billet de blog, nous allons énumérer quelques indicateurs essentiels relatifs à gestion des ressources du projet. Vous apprendrez comment ils peuvent vous être utiles et où les prendre. Plus tard, nous vous parlerons un peu de Teamdeck, l'outil de gestion de projet le plus utilisé au monde. meilleur outil de gestion des ressources qui facilite le suivi de toutes ces mesures dans votre entreprise.
Estimations et réalisations
Comparer les valeurs estimées lors de la planification du projet avec les résultats réels est un excellent moyen de vérifier si votre projet se déroule comme prévu. Nous vous recommandons de vérifier à la fois le temps que vos employés consacrent à un projet donné et le coût qu'il génère. Comparez-les ensuite à vos estimations.
Estimation des heures travaillées par membre de l'équipe par rapport aux heures réelles
Lors de la planification d'un projet et l'allocation des ressourcesDans le cadre de ce projet, vous estimez le nombre d'heures que chaque membre du personnel y consacrera. Une fois le projet lancé, vous devez régulièrement comparer ces estimations avec les heures réellement effectuées par les membres de votre équipe.
En quoi cela est-il utile ?
C'est une excellente méthode pour repérer les premiers signes de retard dans un projet : si quelqu'un passe beaucoup plus de temps que prévu sur une tâche donnée, cela peut avoir une incidence considérable sur le calendrier du projet. Vous pouvez également utiliser ces mesures pour la planification stratégique des ressources dans vos futurs projets. Lorsque vous connaissez le rythme habituel de chacun, il est plus facile d'estimer leur temps.
Coût estimé par rapport au coût réel par membre de l'équipe (écart de coût des ressources)
Naturellement, vous voulez aussi examiner les coûts générés par le travail de votre équipe. Des outils de gestion des ressources robustes tels que Teamdeck vous permettent d'attribuer des taux horaires ou journaliers à chacun des employés et de créer des suivi des coûts du projet rapports sur la base de leurs feuilles de temps et de celles de votre équipe.
En quoi cela est-il utile ?
Il est essentiel de comprendre les coûts actuels de vos projets pour que votre entreprise reste rentable. Si vous savez qu'un projet donné est susceptible de coûter plus cher, vous pouvez agir en conséquence. Par exemple, vous pouvez négocier le budget avec votre client ou le modifier. la portée du projet.
Heures facturables et heures non facturables
En ce qui concerne la rentabilité, vous devez également prêter attention à la répartition des heures facturables et non facturables dans vos projets. Calculez les deux chiffres et voyez quelle part du temps de votre équipe est consacrée à des activités non facturables telles que les tâches administratives, les réunions de travail ou les sessions de formation.
En quoi cela est-il utile ?
Si les employés enregistrent de nombreuses heures non facturables, c'est peut-être le signe que vous devez optimiser certains processus au sein de votre entreprise. Peut-être pourriez-vous organiser moins de réunions à l'échelle de l'entreprise ? Par ailleurs, un pourcentage élevé d'heures non facturables liées à un projet peut être une raison de renégocier certains aspects du contrat avec le client. Par exemple, vous pourriez accepter de considérer certains types d'heures comme facturables, même si vous ne les avez pas facturées jusqu'à présent.
Utilisation des ressources
L'utilisation de la capacité des ressources est l'une des mesures les plus importantes que vous puissiez suivre dans votre entreprise. Après tout, vous ne voulez pas que votre personnel soit surchargé de travail, mais vous ne voulez pas non plus laisser certaines personnes sans affectation. Il y a deux façons de calculer l'utilisation des ressourcesIl est possible de les utiliser à deux stades différents du cycle de vie du projet.
Lors de la planification du projet, calculer l'utilisation prévue
La formule de l'utilisation planifiée est simple. Prenez en compte les réservations estimées de vos employés (par exemple, 50 heures par projet et par mois) et divisez-les par la capacité planifiée des personnes (le temps pendant lequel elles seront disponibles au cours d'une période donnée). Il est vrai qu'il est plus facile d'effectuer ce calcul si vous disposez d'une application de gestion des ressources qui stocke la capacité des ressources et les réservations. (Quelques mots à propos de planification de la capacité des ressources).
En quoi cela est-il utile ?
Une gestion efficace des ressources n'est pas possible si vous ne veillez pas à créer des calendriers équilibrés pour votre équipe. Il est indispensable de vérifier l'adéquation entre les horaires planifiés et la capacité de vos ressources. (C'est d'ailleurs la raison pour laquelle nous sommes considérés comme des outil de planification des capacités également). Au stade de la planification du projet, vous disposez probablement encore d'une certaine marge de manœuvre. Vous pouvez réaffecter certaines personnes ou répartir la réservation entre plusieurs membres de l'équipe.
Au fur et à mesure de l'avancement du projet, contrôler l'utilisation réelle
Cet ICP est très similaire au précédent. La seule différence est qu'au lieu de la réservation, vous prenez en considération les feuilles de temps (heures réelles). Vous obtiendrez ainsi un pourcentage de l'utilisation réelle de votre équipe.
En quoi cela est-il utile ?
Vous devez contrôler régulièrement l'utilisation des ressources. Malheureusement, il arrive souvent que le travail ne soit pas réparti équitablement entre tous. Certaines personnes ont tout simplement beaucoup plus de travail que d'autres. Cependant, il se peut que vous disposiez de ressources parfaitement équipées pour effectuer un travail donné, mais qui ont été, par exemple, négligées au stade de la planification des ressources. Il est évident que les personnes qui doivent travailler sur leur capacité peuvent se sentir frustrés et même finir par quitter leur emploi. Il est intéressant de noter que les personnes sous-utilisées ne sont pas satisfaits non plus.
Comment mesurer les indicateurs clés de performance de la gestion des ressources ?
Vous imaginez sans doute qu'il serait fastidieux de calculer tous ces indicateurs de performance dans une feuille de calcul. De plus, l'intérêt du suivi des indicateurs de gestion des ressources est d'utiliser des données fiables, auxquelles vous n'avez pas accès lorsque, par exemple, votre entreprise n'utilise pas de système de suivi du temps ou de gestion des congés.
La manière la plus efficace de contrôler les indicateurs clés de performance mentionnés ci-dessus est de les suivre dans un outil que votre entreprise utilise pour la gestion des ressources. Il existe plusieurs outils de gestion des ressources disponibles sur le marché, vous devriez donc être en mesure de trouver celle qui convient à votre entreprise. Nous sommes particulièrement fiers de Teamdeck, l'application que nous avons créée lorsque nous avons réalisé qu'il n'existait pas de solutions adaptées aux agences qui combinent logiciel de planification de projet, suivi du temps de travail des employéset lsystème de gestion de l'avant-toit caractéristiques.
Comment Teamdeck peut-il vous aider à suivre vos indicateurs de gestion des ressources ? Tout d'abord, il s'agit d'une application qui vous permet de planifier et de gérer le travail de votre équipe en toute simplicité. Il y a un calendrier des ressources - une source unique de vérité concernant vos coéquipiers :
- réservations
- feuilles de temps
- disponibilité quotidienne
- vacances.
En utilisant le calendrier des ressources de Teamdeck, vous pouvez facilement répondre aux questions suivantes :
- Qui travaille sur quel projet ?
- Nos capacités sont-elles suffisantes pour gérer un nouveau projet ?
- Qui est disponible pour participer à mon projet (et possède les compétences nécessaires) ?
- Qui est surchargé de travail et qui a le temps d'accepter davantage de missions ?
Étant donné que vous pouvez voir les feuilles de temps des personnes dans l'application calendrier des ressourcesIl doit donc y avoir un moyen pour eux de suivre leur temps. Avec Teamdeck, ils peuvent soit utiliser une application mobile pratique de suivi du temps, soit saisir manuellement leurs entrées de temps dans le calendrier, par exemple à la fin de chaque journée de travail.
Nous avons également conçu des fonctions de gestion des congés pour garantir un maximum de commodité à toutes les personnes concernées. Chaque employé peut envoyer une demande de congé en quelques clics, directement à partir du calendrier des ressources. Les personnes chargées de la gestion des ressources voient également cette demande dans l'application et peuvent y répondre immédiatement. Tous les congés acceptés apparaissent immédiatement sur le calendrier afin d'éviter d'éventuels conflits de planning.
Lorsqu'il s'agit de mesurer divers KPI, vous apprécierez certainement la suite de rapports de Teamdeck. Nous l'avons conçue pour aider les chefs d'équipe, les gestionnaires de projet et les spécialistes des ressources humaines à créer des rapports personnalisés sur les projets et les équipes.
Vous configurez votre rapport une fois pour toutes, puis vous pouvez le contrôler régulièrement tout au long du projet. Les données seront mises à jour automatiquement au fur et à mesure que les personnes se connectent, que des entrées de temps sont effectuées, que des réservations sont modifiées, etc.
De plus, vous pouvez introduire dans vos rapports des valeurs provenant de l'extérieur de Teamdeck, par exemple les taux horaires de vos ressources ou les budgets de vos projets. Des formules flexibles permettent d'effectuer des analyses encore plus poussées.
