Ici, sur le blog Teamdeck, nous avons tendance à discuter des stratégies d'entreprise, y compris stratégies de gestion du tempsLa gestion du temps est un élément essentiel de l'efficacité des projets et des ressources. Leur succès dépend souvent de la manière dont on sait gérer son temps au travail. C'est pourquoi nous avons décidé d'effectuer un test d'une semaine : demander à trois personnes d'essayer quelques techniques populaires de gestion du temps et décrire les résultats. Notre expérience comporte davantage de variables, car nous avons tous les trois des formes d'emploi différentes (à temps plein, à temps partiel et en free-lance). En outre, nous avons tous des tâches légèrement différentes dans notre travail quotidien, comme vous le verrez ci-dessous.
Pour que cela nous soit utile, nous avons essayé de trouver des techniques que nous croyions efficaces. Après tout, nous voulions devenir plus productifs. Nous avons choisi trois techniques différentes de gestion du temps :
Nous avons tenu un journal tout au long de l'expérience afin de recueillir nos impressions sur ces techniques de gestion du temps. Voici nos témoignages :
Ania
Créateur de contenu
Pigiste
Technique de gestion du temps que j'ai testée : Le travail en profondeur (sur la base de l'étude de Cal Newport livre)
Principale prémisse :
Dans son livre, Cal Newport décrit plusieurs approches, dont celle qui consiste à éliminer complètement ce que l'on appelle le travail superficiel. Étant donné que mon rôle m'oblige à effectuer quotidiennement une bonne quantité de tâches superficielles, j'ai décidé d'adopter la philosophie rythmique de la programmation du travail en profondeur. En gros, je planifie deux blocs ininterrompus de travail en profondeur chaque jour et j'effectue des tâches superficielles entre les deux.
Mes plages de travail approfondi dureront de 90 à 120 minutes. Pendant cette période, je ne travaillerai que sur une tâche déterminée. Mon téléphone et les notifications SM seront éteints, et je boirai de l'eau fraîche pour ne pas être tenté de quitter mon bureau.
Attentes :
J'ai vraiment hâte d'essayer la méthode du travail en profondeur. Avez-vous déjà vu des gifs de "chiot distrait" (comme celui-ci) ? Je suis ce chiot. Mon plus grand défi au travail est de rester concentré sur la tâche à accomplir, sans essayer de faire plusieurs choses à la fois ou de vérifier quelque chose que je n'ai pas besoin de faire avant une semaine ou deux.
L'auteur de la technique du travail en profondeur la décrit comme suit la capacité à se concentrer sans distraction sur une tâche cognitivement exigeante. Cela semble un peu trop beau pour être vrai pour mon moi distrait mais, en même temps, c'est un grand objectif à atteindre.
Jour 1 :
Ma toute première observation sur mes séances de travail approfondi a été qu'elles me semblaient très courtes. 3 heures de travail super-concentré par jour ne semblent pas si impressionnantes. Cependant, les résultats de ces 180 minutes sont plus que satisfaisants : J'ai accompli beaucoup de choses !
J'ai rapidement remarqué que le travail en profondeur est le plus efficace pour moi lorsque j'ai une tâche unique qui n'exige aucune navigation sur Internet. La rédaction d'un article de blog, qui était ma tâche principale pour l'un des blocs d'aujourd'hui, s'est très bien déroulée. La recherche d'un article, en revanche, m'a semblé un peu plus déstructurée. Il est difficile de savoir si l'on est encore en train de faire des recherches sur le sujet ou si l'on est simplement en train de lire un article intéressant qui porte plus ou moins sur le sujet.
Jour 2 :
Sur la base de mes expériences de la veille, j'ai décidé de consacrer mes deux séances de travail approfondi d'aujourd'hui à l'écriture pure et simple. Pas de téléphone, pas de médias sociaux, pas d'internet (à l'exception de mon ami le plus cher : le thésaurus).
Wow, c'est allé très vite ! J'ai fait beaucoup plus que prévu. Normalement, je suis très attentif à mon humeur lorsque j'écris et, au moindre signe de fatigue, je fais une pause. Cela semble être une bonne tactique, car je ne veux pas que la qualité de mon écriture baisse. En revanche, avec le travail en profondeur, je me suis sentie plus déterminée à tenir jusqu'à la fin de la session.
En ce qui concerne les signes de fatigue, le plus évident pour moi est lorsque je commence à me fixer sur une seule phrase ou un titre, puis que j'essaie de le perfectionner plusieurs fois sans en voir les effets. J'étais conscient que ce genre de boucle mentale pouvait en fait me distraire de ma concentration profonde. Aujourd'hui, au lieu d'essayer de trouver la solution, je me contentais de noter "à améliorer" et je passais à autre chose. Cela a rendu l'ensemble beaucoup plus productif.
Troisième jour :
La première session était consacrée à l'écriture, elle était donc familière et s'est très bien déroulée.
J'ai dû faire quelques courses à l'heure du déjeuner, et je n'ai donc pu commencer ma deuxième séance de travail en profondeur que vers 16h30. J'étais un peu fatigué : les courses m'ont vidé + j'ai mangé un hamburger pour le déjeuner, ce qui n'est pas la meilleure idée si vous ne prévoyez pas de faire une sieste après, mais bon, voyons !
La deuxième session d'aujourd'hui était consacrée à la création de mises en page de livres électroniques dans InDesign. Je trouve très satisfaisant de faire ce genre de choses par moi-même, c'est pourquoi j'essaie d'apprendre et de devenir plus compétent dans l'utilisation des outils d'Adobe. Il s'est avéré que l'enthousiasme de mon créateur m'a totalement débarrassé du marasme de l'après-midi et j'ai même passé plus de temps en mode de travail approfondi que je ne l'avais initialement prévu.
J'utilise la minuterie intégrée de l'iPhone pour programmer des alarmes pour mes sessions de travail approfondi.
Jour 4:
La première session était très bien (relecture des articles que je dois envoyer à mes clients), mais j'ai terminé la tâche bien avant les 90 minutes. Je n'avais pas envie de commencer tout de suite une tâche complètement différente, j'ai donc décidé de prolonger simplement la deuxième session et de la faire durer 105 minutes.
Maintenant, je comprends tout à fait l'intérêt d'être à l'abri des distractions pendant les sessions de travail approfondi. Les tâches superficielles d'aujourd'hui (répondre à des courriels, trier quelques documents, créer une bannière simple pour un groupe Facebook) m'ont pris beaucoup plus de temps que nécessaire, parce que je ne faisais pas attention à mon niveau de concentration. Peut-être serait-il judicieux de fixer une limite de temps pour les tâches superficielles également ?
Jour 5 :
Une fois de plus, j'ai eu du mal à faire un travail superficiel qui m'engageait dès le début de la journée. Note à moi-même : Je dois effectuer la première session de travail approfondi de la journée avant de consulter ma boîte de réception.
À part cela, je ne me suis pas vraiment sentie différente aujourd'hui, même si c'est vendredi et que je m'attendais à me sentir un peu plus paresseuse que pendant la première partie de la semaine. J'aime le fait que le travail en profondeur exige que l'on suive les mêmes étapes quels que soient le jour, l'heure ou le lieu. Cela favorise vraiment la productivité.
Impressions finales:
Cette technique de gestion du temps m'a beaucoup plu. Le travail en profondeur m'a permis de faire tout ce que j'avais prévu pour la semaine, sans allonger mes journées de travail. Au contraire, j'ai eu plus de temps libre que d'habitude. La règle stricte de l'absence de distractions m'a permis de terminer certaines tâches exigeantes en un temps beaucoup plus court que d'habitude.
J'ai l'intention de continuer à expérimenter le travail en profondeur : peut-être pourrais-je ajouter une troisième séance quotidienne ou les faire durer deux heures ? Mon seul point faible est que je retombe totalement dans mes anciennes habitudes de distraction pendant mes séances de travail en profondeur. Je devrais vraiment travailler sur ce point.
Je ne sais pas si cette technique serait facile à mettre en œuvre pour les personnes travaillant en équipe, mais je la recommande vivement aux indépendants qui contrôlent leur emploi du temps quotidien.
Joanna
Spécialiste de la réussite des clients
Employé à temps partiel
Technique de gestion du temps que j'ai testée : Pomodoro (développé par Francesco Cirillo à la fin des années 1980)
Principale prémisse : Je travaillerai sur les tâches choisies pendant 25 minutes (soit un pomodoro) sans interruption, puis je ferai une pause de 5 minutes. Après 4 pomodoros, je prendrai une pause plus longue, puis je recommencerai.
Attentes :
À l'université, j'avais l'habitude d'étudier sans interruption pendant 45 minutes et de faire des pauses de 5 minutes entre les sessions d'étude. Je pense que ce sera la même chose.
J'ai hâte d'essayer cette technique. La seule chose qui me préoccupe, c'est qu'il sera difficile de diviser mes tâches en blocs de 25 minutes. L'interaction avec les clients est ma priorité absolue, je ne veux donc pas y renoncer à cause de l'horaire fixe de Pomodoro.
Jour 1 :
Je suis un peu perdue - est-ce que le fait de tenir un journal sur la méthode compte comme une pause ou non ? C'est ma longue pause (25 minutes) et j'ai décidé de l'utiliser pour faire part de mes premières impressions. Bien sûr, ce n'est pas le problème de la technique elle-même, mais plutôt de ma planification.
Quoi qu'il en soit, les sessions de travail de 25 minutes sont difficiles à aligner sur les réunions quotidiennes ou les appels avec Adrianna. Aucun de ces appels réguliers ne dure 25 minutes et j'ai du mal à trouver des tâches pour le reste de ce pomodoro.
L'application que j'utilise pour chronométrer mes sessions pomodoro émet un tic-tac qui m'aide à me concentrer. En revanche, il est trop silencieux pour annuler le bruit des conversations de bureau, et il ne se marie pas bien avec la musique.
J'ai l'impression que je travaille plus vite parce que je veux arriver à la fin des 25 minutes de pomodoro. En fait, je me lance un défi à moi-même.
Ma liste de "choses à faire" a été modifiée plusieurs fois parce que j'avais sous-estimé la durée d'une certaine tâche. J'ai dû ajouter 3 pomodoros pour terminer une tâche que j'avais initialement estimée à 25 minutes.
C'est un peu stressant lorsque je sais que j'ai besoin de 2 minutes pour terminer une tâche mais que mon minuteur indique que je n'ai que 11 secondes. Oh, et j'ai manqué une pause aujourd'hui, parce que j'ai programmé par erreur un appel de client à cette heure-là.
Jour 2
Aujourd'hui, j'ai décidé d'adapter la technique Pomodoro à ma façon de travailler. J'ai réduit les longues pauses à 15 minutes. Lorsque j'ai dressé ma liste de tâches pour aujourd'hui, j'ai tenu compte de leur priorité, mais aussi de mes réunions prévues. En outre, j'ai noté les heures de début et de fin prévues à côté de chaque tâche :
10:00 - 10:25 - TOUS LES JOURS
10:30 - 10:55 - envoi de messages LinkedIn sur notre campagne Product Hunt
L'application que j'utilise (Focus Keeper) a une durée fixe pour les pauses (dans la version gratuite), donc je l'utilise seulement pour chronométrer mes pomodoros, pas les pauses. J'ai également renoncé au tic-tac. Je suis beaucoup moins anxieux qu'hier et je continue à travailler très efficacement. Écouter de la musique m'aide à rester concentré. Pas une seule fois je n'ai été distraite par les conversations de bureau aujourd'hui !
Dans l'ensemble, l'application est à portée de vue et je l'utilise pour chronométrer mes pomodoros, mais le fait de savoir que je suis censé terminer une session à exactement, disons, 11 h 30, rend les choses moins abstraites. J'ai même réussi à planifier une démonstration complète pour un client, idéalement dans un pomodoro.
Je crée une liste de choses à faire pour 4 pomodoros à la fois. Après la longue pause, je planifie les 4 sessions suivantes. Je suis plus flexible de cette manière et ma liste nécessite moins de modifications.
Encore une chose : le temps passe vite lorsqu'il est divisé en tranches de 25 minutes !
Troisième jour :
La méthode Pomodoro n'est pas très efficace lorsque des imprévus surviennent : une panne d'Internet en milieu de session, de nouveaux en-cas végétaliens au bureau qu'il faut immédiatement goûter, ou lorsque six personnes organisent une réunion debout à côté de votre bureau.
Jour 4 :
Pas de jour 4 - Je suis employé à temps partiel, vous vous souvenez ?
Jour 5 :
Aujourd'hui, je n'ai vraiment pas réussi à respecter le rythme de travail 25-5-25. En partie à cause d'une réunion annulée et en partie à cause de tâches urgentes à effectuer dans les 10 minutes.
Je pense que 25 minutes est une période de travail trop courte pour moi. La pause serait plus irritante que bénéfique. Je trouve qu'il est facile de se mettre dans l'état de flux et quand j'y suis, je préfère terminer la tâche. En moyenne, je travaille 5 heures par jour et j'estime que je n'ai pas vraiment besoin de longues pauses fréquentes. J'ai essayé de faire une pause de 25 minutes, mais j'ai eu l'impression de perdre mon temps. Je n'ai besoin que d'une seule pause plus longue par jour de travail pour prendre un en-cas.
Il est temps de faire l'éloge de la méthode Pomodoro :
La création d'une liste de "choses à faire" est une bonne chose et m'aide à les accomplir sans les reporter au lendemain.
Impressions finales:
Le bon côté des choses :
Le mauvais :
Une dernière réflexion : cette technique de gestion du temps fonctionne mieux lorsque vos coéquipiers savent que vous la suivez. Une fois qu'ils auront compris que vous voulez, par exemple, faire tenir un stand-up quotidien en une seule pomodoro, ils seront moins enclins à faire traîner les choses en longueur. Et qui sait, ils bénéficieront peut-être eux aussi d'un regain de productivité !
Adrianna
Responsable de la croissance
Employé à temps plein
Technique de gestion du temps que j'ai testée : Les heures de pointe
Principale prémisse : J'essaierai de trouver mes heures de pointe (les moments où je suis le plus productif) et de les utiliser pour effectuer l'essentiel de mon travail.
Attentes :
Qu'est-ce que j'attends ? Trouver le moment où je suis le plus productif afin de mieux planifier mon travail. Travailler constamment de 9 heures à 17 heures ne donne pas beaucoup d'options dans ce domaine. Ce sera quelque chose de nouveau, et je suis très enthousiaste à l'idée de le faire !
Jour 1 :
J'ai réussi à me réveiller à 5 heures du matin, j'ai ouvert Slack et j'ai commencé à rédiger un rapport. Les trois premières heures ont été extrêmement productives, sans interruption, j'ai adoré.
J'avais un appel prévu à 17 heures, j'ai donc pris une pause plus longue à la mi-journée (je n'avais pas envie de travailler plus de 12 heures). Cette pause s'est avérée être un échec cuisant. Comme elle chevauchait les heures de travail normales de l'équipe, j'ai reçu de nombreux messages et questions, et j'ai dû revoir certains éléments visuels. J'ai laissé quelques tâches pour les sessions de travail de fin de soirée, de sorte que mon total pour la journée sera de plus de 10 heures.
Mise à jour : J'étais tellement fatigué le soir que je n'ai pu travailler qu'une heure. Il faudra que je vérifie si la fin de soirée pourrait être mon pic d'énergie plus tard dans la semaine.
Jour 2 :
Je ressens encore la fatigue de la veille, mais j'ai réussi à me lever tôt et à travailler. La séance de fin de soirée n'a pas eu lieu parce que j'ai passé trop de temps à travailler pendant la journée.
Jours 3 et 4 :
J'ai changé les choses : J'ai maintenu mes sessions du matin mais je les ai commencées un peu plus tard (vers 8 heures). J'ai travaillé jusqu'à 13 heures et n'ai répondu qu'aux messages Slack. Cette fois-ci, j'ai pu essayer les sessions de fin de soirée et cela a été très productif.
En fin de compte, je pense que c'est une question de communication. Lorsque votre équipe travaille de 8 à 4, vous devez être au moins partiellement disponible. Si vous avez vraiment besoin de vous concentrer sur une tâche spécifique, je recommande vivement cette méthode, mais prévenez d'abord votre équipe et préparez-la à ce que vous ne soyez pas disponible de X à Y.
Jour 5 :
Le cinquième jour a été un peu difficile : je devais être présente et engagée pendant les heures de travail normales, de 8 à 16 heures, car j'avais quelques réunions prévues et je ne pouvais pas les manquer. Cela m'a également montré à quel point je dois être flexible au travail et comment je peux adapter mes heures de pointe à l'horaire du bureau.
Impressions finales :
Je suis heureux d'avoir pu trouver mes heures de productivité maximale (c'était mon objectif au départ). J'ai essayé différentes heures : tôt le matin et tard le soir.
Mon pic d'énergie ? Dès l'aube (sauf pendant les 10 minutes qui suivent l'alarme).
L'inconvénient est que cette approche n'est pas la mieux adaptée au travail en équipe. En tant que Growth Manager, je dois être disponible pour prendre des décisions ou répondre aux questions de l'équipe de développement.
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