Les éditeurs de logiciels et les sociétés de conseil en informatique doivent généralement être en mesure de gérer plusieurs projets à la fois. Pour y parvenir, il faut des processus de gestion de projet éprouvés et, bien entendu, des chefs de projet fiables qui savent comment gérer les projets informatiques.
Cependant, même si vous disposez d'excellents chefs de projet et des meilleures pratiques de gestion de projet, vous constaterez peut-être qu'il existe des possibilités d'optimisation. Les chefs de projet ne peuvent peut-être pas exploiter pleinement leur potentiel s'ils sont obligés de travailler chaque semaine sur des rapports qui prennent beaucoup de temps ? Ou peut-être que les membres de votre équipe sont frustrés de devoir jongler avec des données entre plusieurs applications ? Heureusement, vous pouvez utiliser l'automatisation pour résoudre ces problèmes et d'autres encore.
L'automatisation de la gestion de projet peut être considérée comme le processus d'exécution automatique des tâches liées à la gestion de projet. Il ne s'agit pas de réaliser des projets automatiquement, par exemple en construisant un logiciel sans intervention humaine. Non, votre équipe devra toujours faire appel à son expertise dans ce domaine. En revanche, l'automatisation de la gestion de projet peut les aider à améliorer leur productivité, par exemple en évitant la double saisie de données ou en utilisant des flux de communication plus efficaces.
L'un des avantages les plus évidents de l'automatisation du lieu de travail est l'amélioration de la productivité : vos équipes n'auront plus à perdre leur temps à effectuer des tâches banales et chronophages. En outre, l'automatisation peut aider vos employés à prendre de meilleures décisions, en toute connaissance de cause. Comment cela est-il possible ?
L'automatisation peut soutenir gestion des ressources du projet par le biais de rapports en temps réel, de systèmes d'alerte précoce ou de notifications. Ces mécanismes aident les chefs de projet et les autres membres de l'équipe à réagir rapidement en cas de problème. Ils sont également pratiques lorsqu'il s'agit d'analyser l'état d'un projet et de décider si des optimisations sont nécessaires.
En outre, l'automatisation de la gestion de projet permet de s'assurer que vos employés tirent le meilleur parti des outils disponibles. En les intégrant et en tirant parti des flux de travail automatisés, votre équipe bénéficiera d'une visibilité totale sur les différents stades et aspects du cycle de vie du développement logiciel du projet. Vous pouvez également imaginer que l'automatisation soutient vos efforts pour améliorer le moral de l'équipe. Après tout, lorsque les gens se sentent plus productifs et plus autonomes au travail, leur engagement est également plus élevé.
Vous ne pourrez probablement pas automatiser certains aspects très complexes de la gestion des projets et des ressources. Imaginez, par exemple, que les exigences de l'un des projets de votre équipe changent de manière significative. Le fait d'avoir à reallouer des ressourcesIl n'est pas possible d'automatiser efficacement un projet, de modifier le calendrier du projet et peut-être même de se demander s'il vaut la peine de le poursuivre.
Comment identifier les processus pour lesquels l'automatisation est la plus judicieuse ? Pensez aux domaines qui sont bien établis dans votre éditeur de logiciels et qui se répètent régulièrement. Un bon exemple serait le processus de lancement du projet, pour lequel vous avez généralement plusieurs tâches qui doivent être programmées chaque fois qu'un nouveau projet est lancé. En mettant en place un modèle de lancement de projet ou un flux de travail dans votre service informatique ou dans votre service de gestion des projets, vous pourriez améliorer la qualité de votre travail. logiciel de gestion de projets marketingGrâce à ce système, vous pouvez gagner du temps et permettre à vos chefs de projet de se concentrer sur d'autres choses que la mise en place des mêmes tâches à plusieurs reprises.
Dans le point précédent, nous vous avons conseillé d'analyser les domaines dans lesquels votre équipe pourrait bénéficier de l'automatisation de ses tâches. C'est une bonne première étape, mais il est probable que vous ne puissiez pas repérer toutes les possibilités d'automatisation. Il est utile d'encourager votre équipe de projet à trouver ses propres idées. Pour ce faire, ils doivent toutefois connaître, au moins de manière générale, les possibilités d'automatisation qui existent.
Expliquez-leur qu'il existe des fonctions d'automatisation intégrées dans les différents outils qu'ils utilisent quotidiennement, mais qu'il existe également des applications dédiées (par ex, Zapier) pour créer des flux de travail automatisés. Supposons qu'un chef de projet prenne des notes dans Evernote pendant les réunions avec les clients, y compris des tâches potentielles pour l'équipe. Lorsque ce chef de projet réalise qu'il peut utiliser Zapier pour transformer automatiquement ses notes en tâches, il est probable qu'il mette en œuvre cette automatisation. Auparavant, il ne savait peut-être même pas qu'il était possible de créer un tel flux de travail.
Les alertes automatiques sont utiles - demandez à votre équipe de développement. Elle a probablement mis en place des alertes lorsque le serveur est en panne ou que l'un des systèmes tombe en panne. En ce qui concerne la gestion de projet, vous pouvez alerter l'équipe de projet lorsqu'elle approche de la limite du budget prévu.
Les notifications par e-mail ou Slack peuvent servir d'alertes mais aussi de rappels utiles. Imaginez le scénario suivant :
La plupart des éditeurs de logiciels utilisent le suivi du temps pour contrôler les coûts de leurs projets. Malheureusement, il n'est pas rare que les employés oublient de remplir leurs feuilles de temps à temps ou d'activer un système automatique de suivi du temps. Au lieu de cela, ils ajoutent leurs estimations de suivi du temps à la fin de la semaine ou, pire encore, du mois.
Il est évident qu'une analyse basée sur des données aussi imprécises ne sera pas fiable et pourrait même être trompeuse. Un rappel automatique sur Slack pour remplir une feuille de temps chaque jour peut vous aider à gérer ce problème.
En savoir plus sur les notifications automatisées de Slack concernant vos équipes de projet.
Un chef de projet joue évidemment un rôle crucial au sein de vos équipes de projet. Par accident, c'est aussi souvent une personne qui effectue des activités qui pourraient être optimisées grâce à l'automatisation de la gestion de projet. Par exemple, de nombreux chefs de projet passent des heures à rédiger des rapports sur l'état d'avancement du projet pour les clients chaque semaine. Vous pensez peut-être qu'il est essentiel que nos clients sachent ce qui se passe dans leurs projets.
Bien sûr, mais le processus de rédaction des rapports de projet tend à être très inefficace. Comment l'automatiser ? L'utilisation de rapports de projet à mise à jour automatique, que vous configurez une seule fois et dont vous ne vérifiez que l'état actuel, serait un choix judicieux. De tels rapports sont disponibles dans de nombreuses applications de gestion de projet ainsi que dans des outils de gestion des ressources.
En ce qui concerne les applications, vous devez vous assurer que les outils utilisés par vos équipes offrent des options d'automatisation. Dans le cas contraire, vous devrez créer des solutions de contournement personnalisées. Certes, la création d'une intégration personnalisée avec l'API ouverte d'un outil donné n'est peut-être pas un grand défi technique pour un éditeur de logiciels, mais il s'agit d'un coût supplémentaire pour votre entreprise dont vous devez être conscient.
Recherchez des outils qui proposent des flux de travail et des déclencheurs personnalisés, des mises à jour automatiques du statut, des options de reporting puissantes, etc. C'est également une bonne idée de poser des questions spécifiques sur les possibilités d'automatisation de la gestion des ressources humaines lors d'une démonstration de produit. L'équipe à l'origine de l'application que vous envisagez est susceptible de vous donner des idées intéressantes sur la manière dont vous pouvez automatiser les tâches de votre équipe.
Gestion efficace des ressources est une stratégie essentielle pour un éditeur de logiciels qui souhaite planifier et gérer des projets avec facilité. Vous devez prêter attention à planification des ressourcesIl faut tenir compte de la disponibilité des personnes et essayer de maintenir une charge de travail équilibrée (lire à ce sujet). gestion de la charge de travail). C'est pourquoi de nombreuses entreprises informatiques utilisent des logiciel de gestion des ressources en plus de leur logiciel de gestion de projet.[/vc_column_text]
Un calendrier interactif des ressources facilite la planification et le suivi des projets.
Gardez à l'esprit que outils de gestion des ressources sont également dotés de fonctions d'automatisation utiles. TeamdeckTeamdeck, par exemple, offre des alertes et des notifications Slack/email, des rapports mis à jour automatiquement, des intégrations intégrées et une API puissante. Vous pouvez utiliser ces fonctionnalités pour mettre en place des alertes ou des rappels, vous assurer que les gestionnaires de projet peuvent préparer des rapports de projet rapidement, et connecter Teamdeck avec votre logiciel de gestion de projet de choix.
Cela ressemble à une solution que vous pourriez utiliser dans votre entreprise de logiciels ? N'hésitez pas à nous contacter et à nous faire part de vos commentaires. planifier un appel avec Anielanotre spécialiste de la réussite des clients. Nous serons heureux de vous faire découvrir Teamdeck et de vous expliquer comment vous pouvez utiliser cette application pour rendre les processus de gestion de projet de votre organisation plus efficaces et efficients.
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