Vous considérez-vous comme un gestionnaire occupé ?
Si oui, quelle description vous correspond le mieux ?
J'espère que vous voyez que ces deux façons d'expliquer le terme "occupé" ont des connotations très différentes. En tant que manager, il y a de fortes chances que vous soyez souvent occupé dans le sens où vous avez des choses à faire. Vous aurez des objectifs et des priorités, et votre équipe vous demandera conseil. Cependant, être toujours occupé est une chose que vous pouvez certainement éviter grâce à une gestion efficace des ressources humaines. stratégies de gestion du temps.
Dans ce billet de blog, nous allons partager nos conseils en matière de gestion du temps. Certains d'entre eux sont relativement faciles à appliquer, tandis que d'autres vous obligeront à réévaluer sérieusement vos habitudes de travail. Cependant, nous sommes convaincus que la gestion efficace de votre temps en vaut la peine.
Nous vous recommandons vivement de commencer à travailler sur vos compétences en matière de gestion du temps en analysant vos habitudes de travail. Pourquoi êtes-vous occupé ? Peut-être passez-vous des heures chaque jour à assister à des réunions ? Ou bien vous changez souvent de contexte en essayant d'aborder de nouvelles tâches et de nouveaux défis dès qu'ils se présentent ? Essayez d'évaluer votre façon de travailler et de repérer les domaines susceptibles d'être améliorés.
Comment aborder une telle analyse ? Si votre entreprise utilise logiciel de suivi du temps des employésVous pourrez peut-être vous appuyer sur des données historiques. Sinon, consacrez quelques jours à noter ce que vous faites et le temps qu'il vous faut pour le faire. Vous pouvez également essayer de repérer les signaux d'alarme : stress, réactions négatives de votre équipe, incapacité à mener à bien des tâches importantes dans les délais impartis. Nous essaierons toujours de vous convaincre d'adopter un véritable suivi du temps (voir le conseil #7), mais des notes rapides peuvent être un bon début pour comprendre pourquoi vous êtes si occupé.
Pouvez-vous, de tête, énumérer les principaux objectifs que vous souhaitez atteindre cette semaine, ce mois ou ce trimestre ? Pouvez-vous dire à quel objectif général votre tâche actuelle contribue ? Pour être un manager productif, vous devez avoir des objectifs clairs, alignés sur les objectifs de l'entreprise et de l'équipe. Consacrer quelques jours à la définition d'objectifs pour votre équipe et pour vous-même peut vous faire gagner beaucoup de temps à long terme. Il vous sera plus facile de rester concentré et motivé lorsque vous saurez que vous travaillez pour atteindre un objectif spécifique et mesurable. En outre, vous serez en mesure d'éviter les pertes de temps, c'est-à-dire les activités qui peuvent sembler urgentes mais qui, en réalité, n'ont pas grand-chose à voir avec le succès de votre équipe.
Maintenant que vous avez défini les objectifs, vous devez définir les tâches qui vous permettront de les atteindre et les classer par ordre de priorité. En tant que manager, vous ne travaillerez probablement que sur certaines de ces tâches, alors assurez-vous de choisir celles qui requièrent réellement votre expertise. Si vous souhaitez en savoir plus sur les techniques de hiérarchisation, consultez notre guide pour priorisation des tâches d'un projet.
Puisque nous parlons de priorités et de gestion du temps, il est absolument essentiel de se rappeler qu'il faut s'en tenir à ses priorités. Au risque de passer pour un rabat-joie : ne travaillez pas sur des choses simplement parce qu'elles sont passionnantes !
Imaginons un scénario : vous êtes cadre supérieur dans une agence de création. Vous avez commencé votre carrière en tant qu'UX designerVous avez toujours le sentiment de fluidité lorsque vous travaillez sur des wireframes. Dans le cadre de votre travail actuel, vous devez passer en revue toutes les propositions créatives faites par votre agence et travailler avec une équipe de spécialistes UX et d'illustrateurs. Vous pensez qu'ils sont excellents dans leur travail, mais vous aimez quand même, de temps en temps, intervenir et prendre en charge certaines conceptions. Ce type de comportement est un signe de microgestionmais cela peut aussi être terrible pour votre productivité.
Il ne s'agit pas de dire que vous devez consacrer vos journées à des tâches banales - idéalement, vous serez également enthousiasmé par vos principales fonctions managériales. L'essentiel est de rester sur la bonne voie et de vous rapprocher de vos objectifs. Toutefois, si vous vous sentez frustré par vos responsabilités actuelles et que vous préférez explorer une autre voie que celle de la gestion. parcours de carrière dans d'autres technologiesIl s'agit peut-être d'un signe pour vous d'examiner de plus près ce besoin.
Nouveaux courriels apparaissant dans votre boîte de réception, notifications Slack, employés entrant dans votre bureau en demandant "Puis-je prendre une minute ?" - nous sommes certains que la plupart des managers peuvent énumérer de nombreuses interruptions potentielles survenant au cours de leur journée de travail. En tant que manager, vous ne pourrez probablement pas éviter toutes les distractions, mais vous pouvez les gérer plus efficacement. Fixez des règles, tant pour vous que pour votre équipe. Par exemple, vous pourriez décider de ne consulter votre messagerie électronique que deux fois par jour et de traiter immédiatement tous les courriels urgents au lieu de les "mettre en vedette" et de les laisser pour plus tard. Une autre idée serait de programmer une période "ne pas interrompre" dans votre calendrier. Cela peut faire des merveilles pour votre productivité, à condition que vous la consacriez à un travail ciblé.
Certaines personnes travaillent mieux en écoutant de la musique dans des écouteurs insonorisés. D'autres apprécient les petits rituels au début d'une session de travail concentrée - l'infusion d'un thé vert, par exemple. Pouvez-vous identifier les choses et les circonstances qui favorisent votre concentration ? Savoir ce qui vous met dans un état de fluidité vous aidera considérablement à gérer votre temps, à condition que vous suiviez également le conseil suivant.
Une fois que vous avez pris conscience de ce qui favorise votre productivité, tirez-en parti. Si vous êtes le plus productif avant midi, réservez une plage horaire au travail en profondeur. Si vous avez du mal à réaliser des tâches créatives dans la seconde moitié de votre journée de travail, programmez-les pour les premières heures. Connaître ses schémas de productivité et en tirer le meilleur parti est la base d'une excellente gestion du temps.
Nous avons beaucoup parlé de l'analyse de vos habitudes de travail et de vos modèles de productivité. Savez-vous ce qui vous aidera à les remarquer ? Le suivi du temps. Bien sûr, nous ne parlons pas des feuilles de temps que vous signez à la fin de la semaine ou du mois pour vous conformer aux directives de votre organisation. Ces feuilles sont souvent inutiles pour mesurer quoi que ce soit. En revanche, si vous remplissez votre feuille de temps en temps réel à l'aide d'un système robuste de application de suivi du tempsVous pouvez tirer de nombreux enseignements de ces données. Vous verrez comment vous passez votre temps au travail : combien de temps est consacré aux tâches en cours, à la gestion de l'équipe ou aux distractions potentielles. Avec ces connaissances en main, vous pouvez procéder à des optimisations : embrasser gestion efficace des réunionsessayer différents techniques de gestion du tempset déplacez des éléments dans votre calendrier.
Avantage supplémentaire : si vous utilisez le suivi du temps à l'échelle de l'équipe, vous pouvez également obtenir plus d'informations sur la productivité de vos employés et suivre l'évolution de leurs projets. Pour en savoir plus gestion des feuilles de temps.
Lorsque vous cherchez à optimiser votre emploi du temps, vous ne devez pas oublier votre équipe. Naturellement, vous aurez toujours besoin de temps pour leur parler, leur donner un retour d'information et les aider à se développer professionnellement. C'est une bonne idée de fixer à l'avance l'heure de vos réunions individuelles afin de ne pas les oublier ou de les programmer dans un créneau horaire sous-optimal. Il est important de tisser des liens et de communiquer avec son équipe pour de nombreuses raisons, mais l'une d'entre elles est directement liée à la gestion du temps. En connaissant mieux les forces et les faiblesses de vos coéquipiers, vous saurez mieux à qui déléguer une tâche donnée.
Qu'arrive-t-il à votre agenda lorsque vous avez une journée "vide" ? Très probablement, les gens commencent à programmer des réunions, des brainstormings, des entretiens d'embauche avec des employés potentiels, etc. Bien sûr, il arrive que vous deviez simplement participer à une réunion, mais vous pouvez le faire à votre guise. Utilisez votre calendrier en ligne pour bloquer le temps que vous savez déjà consacrer à une certaine activité, par exemple vos séances de travail ciblées. Cela ne signifie pas que vous devez bloquer des journées entières simplement parce que vous ne voulez pas être dérangé par des réunions ou d'autres demandes. Comme nous l'avons dit, vous ne pourrez pas les éviter une fois pour toutes. Ce que vous pouvez faire, c'est inscrire vos activités les plus importantes sur le calendrier et laisser du temps pour les autres.
Objectifs définis ? Les tâches ont été classées par ordre de priorité ? C'est très bien ! Il est maintenant temps de s'assurer que vous et vos coéquipiers avez suffisamment de travail au cours de la journée. Maintenir une charge de travail optimale l'utilisation des ressources est essentielle : vous ne voulez pas surcharger vos employés (ou vous-même), mais vous devez également éviter la sous-utilisation.
Comment cela se traduit-il dans votre gestion du temps ? En tant que manager, vous devez être prêt à déléguer certaines tâches à vos coéquipiers. Si vous n'êtes pas sûr de leur charge de travail, vous risquez, par inadvertance, d'exercer une pression supplémentaire sur quelqu'un qui a déjà beaucoup à faire.
Vous vous demandez peut-être comment suivre la charge de travail et l'utilisation de mon personnel. Il ne s'agit pas de regarder vos employés dans les yeux pour y déceler des signes de fatigue. A planificateur de ressources comme Teamdeck vous offre un moyen efficace de suivre les emplois du temps de vos collaborateurs et de les optimiser pour une meilleure productivité. Vous pourrez également surveiller votre propre emploi du temps et, lorsque vous constaterez qu'il devient serré, vous pourrez déléguer des tâches à votre équipe à l'avance.
Les outils de planification des ressources comme Teamdeck vous donnent une grande visibilité sur la charge de travail, les feuilles de temps et les vacances de votre équipe. Vous pensez que c'est une bonne solution pour votre équipe ? Envoyez-nous un message et planifier une démonstration de produit avec Joanna.
La surcharge de travail est néfaste pour votre bien-être et peut avoir des répercussions sur votre vie personnelle. Les managers débordés sont également moins bons dans leur travail : la gestion d'équipes. Recherche (" Recherche : When Managers Are Overworked, They Treat Employees Less Fairly", 2018) montre que "les patrons dont la charge de travail est plus lourde (vs. plus légère) donnent la priorité aux tâches techniques essentielles plutôt qu'au traitement équitable des employés et, par conséquent, sont moins susceptibles d'être considérés comme agissant équitablement par leurs employés".
Vous ne voulez certainement pas être ce genre de manager. Utilisez notre liste de conseils en matière de gestion du temps et choisissez les points qui vous parlent le plus. Ensuite, mettez-les en œuvre au cours des deux prochaines semaines. Il est probable que vous verrez bientôt une réelle différence. Bonne chance !
L'une des tâches les plus difficiles pour les chefs d'entreprise et les gestionnaires de ressources est la planification des équipes. Il peut s'avérer difficile et fastidieux de déterminer qui doit travailler quand et sur quoi, en fonction de ses préférences personnelles et...
En tant qu'éditeur de logiciels, nous avons testé de nombreuses applications de gestion du temps, peut-être les meilleures. Dans le secteur des technologies de l'information et des logiciels - dont les clients sont principalement des entreprises des États-Unis et du Royaume-Uni - nous avons l'habitude de travailler avec des...