Avec la popularité croissante des politiques de vacances illimitées et des horaires de travail flexibles, il semble acquis que l'époque du suivi des employés est bientôt révolue, du moins dans certains secteurs d'activité.
Pourtant, je soutiens que le suivi des absences est un processus clé pour les entreprises qui souhaitent maintenir un calendrier d'équipe transparent et un équilibre entre les membres de l'équipe et le personnel. la charge de travail de l'équipe. C'est simplement que l'accent est mis moins sur le contrôle des individus que sur la capacité à planifier le travail de manière optimale.
Qu'obtiendrez-vous avec cet article ?
Ce texte présente les étapes clés à suivre pour mettre en place un processus de suivi des absences qui soit facile à maintenir. Cette approche nécessite que vous tiriez parti d'outils numériques afin que votre équipe puisse collaborer avec vous. Une feuille de calcul est un choix possible, mais elle offre moins d'options qu'une feuille de calcul dédiée. logiciel de gestion des ressourcesLes applications de gestion des absences sont souvent dotées de fonctions de reporting ou d'un système de gestion des demandes de congés.
Passons en revue les étapes essentielles de l'introduction gestion des congés dans votre entreprise. Chaque point sera accompagné d'une instruction rapide sur la façon dont Teamdeck peut être utile ici.
C'est l'étape nécessaire à la création de tout processus relatif aux congés. Peut-être avez-vous déjà créé un ensemble de règles qui fonctionnent bien pour votre équipe. Dans ce cas, vous pouvez passer au point suivant.
Si votre politique de vacances n'a pas encore été élaborée ou est en cours d'élaboration, veillez à couvrir ces aspects :
Lorsque vous avez fini de rédiger les règles, posez-vous les questions suivantes :
Votre politique en matière de vacances doit être clairement communiquée aux employés existants et faire partie de la formation initiale des nouveaux employés.
En tant qu'administrateur d'une organisation, vous pouvez choisir parmi une variété de types d'absence téléchargés ou ajouter les vôtres. Les types d'absence sont personnalisables : vous pouvez modifier leur nom, leur attribuer un code couleur et préciser s'ils sont rémunérés ou non. Désormais, lorsque vos employés ont besoin de demander des vacances, il leur suffit de choisir un type d'absence dans la liste.
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Levez la main si vous avez déjà fait partie d'une longue chaîne de courriels alors que vous essayiez simplement d'obtenir un jour de congé. Je suis sûr que la plupart d'entre vous l'ont fait. Ce n'est pas efficace et c'est frustrant pour les employés comme pour les managers.
C'est pourquoi il est nécessaire de planifier et de mettre en œuvre un flux de travail pour les demandes de congés. L'idéal est d'éliminer les allers-retours. Pour ce faire, vous pouvez utiliser des formulaires de demande de congé qui contiennent tous les détails nécessaires à la prise de décision. Il en va de même pour la réponse du gestionnaire : que la demande ait été approuvée ou refusée, l'employé doit en être informé dès que possible.
Le processus de demande et d'approbation des vacances est en cours dans l'application, vous évitant ainsi un éventuel chaos dans la communication. Les employés peuvent demander des vacances en cliquant sur une date choisie et en remplissant un court formulaire.
Les responsables reçoivent la demande immédiatement et peuvent y répondre sans délai. Dès qu'une nouvelle demande de vacances est approuvée, le calendrier de l'équipe est mis à jour en conséquence.
Ce point pourrait également être intitulé "rendre les absences visibles pour tous les membres de l'équipe", mais cela dépend de la politique de transparence de votre lieu de travail. S'il est tout à fait compréhensible que tous les membres de l'équipe n'aient pas besoin d'accéder aux calendriers d'absence des autres, il n'en va pas de même pour les chefs de projet, les chefs d'équipe ou les développeurs de nouvelles affaires. Toute personne chargée de planifier des projets (ou d'en obtenir de nouveaux - donc l'équipe de vente) devrait pouvoir voir qui est disponible pour travailler. Dans le cas contraire, la capacité réelle de l'équipe sera inconnue, ce qui peut entraîner de graves erreurs de planification.
La transparence du calendrier de l'équipe favorise également l'efficacité au quotidien : il n'est pas nécessaire de se renseigner pour savoir si l'un des membres de l'équipe travaille ce jour-là ou non.
La fonction principale de Teamdeck est un puissant calendrier d'équipe, où vous pouvez voir la disponibilité de chacun, les missions et les feuilles de temps. Les personnes en vacances peuvent être rapidement repérées.
Vous n'avez pas non plus à vous inquiéter lorsque vous confiez des tâches plus longues aux membres de votre équipe. Les jours de congé seront automatiquement ignorés (sauf indication contraire de votre part), de même que les jours fériés.
Si vous n'appliquez pas une politique de vacances illimitées, il vous faut un moyen de collecter les absences répertoriées et de les comparer avec le nombre de jours de vacances alloués à chacun. Il peut s'agir d'une simple feuille de calcul ou d'un résumé des données directement dans l'outil de gestion des ressources de votre choix. Veillez à faire la distinction entre les différents types d'absences, car toutes ne seront probablement pas prises en compte dans le calcul de l'allocation annuelle.
La collecte de données relatives aux absences peut vous aider à mieux planifier le travail de votre équipe à l'avenir. Essayez d'identifier les schémas récurrents. Il y a peut-être des périodes où les congés de maladie sont beaucoup plus fréquents. À quel moment les employés ont-ils tendance à demander leurs plus longues périodes de vacances ? Ces informations sont utiles pour établir un calendrier de production pour les mois à venir.
Teamdeck garde la trace des congés de chacun. Dirigez-vous vers la section des rapports et sélectionnez un Rapport sur les congés pour générer un rapport qui répondra aux questions suivantes :
- combien de jours de vacances ont été pris par vos employés ?
- quels types d'absences ont été pris par certaines personnes ?
- quel est le montant du pécule de vacances restant à chacun ? (Vous pouvez saisir un pécule différent pour chaque personne si nécessaire).
Il n'y a vraiment aucune raison de s'en tenir à des procédures fastidieuses et à des formulaires obsolètes lorsqu'il s'agit du suivi des absences. Un processus solide vous aidera à gérer les congés de manière efficace et ordonnée. Pour plus de puissance, envisagez d'utiliser un logiciel conçu pour simplifier ce processus. Planifier un appel avec Aniela pour discuter des processus de suivi des absences les plus efficaces pour votre équipe. Mais pour ceux qui ne sont pas encore convaincus du bien-fondé d'une telle démarche, il est important de savoir que le processus de suivi des absences est le plus efficace possible. système de gestion des congés - lisez notre article.
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