Avec le temps, chaque entreprise élabore un système de gestion des demandes de congés. Ce système peut être désordonné, il peut prendre du temps, mais il existe. Votre entreprise ne doit pas se contenter de n'importe quelle politique de demande de congé. Dans l'idéal, le processus doit être simple pour vos employés et facile à gérer pour les équipes administratives. Comment y parvenir ?
Aujourd'hui, nous allons vous présenter trois des méthodes les plus populaires utilisées par les entreprises pour traiter les demandes de congés, ainsi que leurs avantages et inconvénients. Nous espérons que vous pourrez trouver celle qui correspond le mieux aux besoins de votre équipe.
Qu'obtiendrez-vous avec cet article ?
- Suggestions sur la manière de définir les politiques en matière de temps libre
- Rôle de la logiciel de planification des ressources avec temps d'arrêt le dispositif de suivi
- Rôle de Slack en tant que logiciel de gestion des congés
Définissez votre politique en matière de demandes de congés
Avant de choisir le meilleur outil pour traiter les demandes de congé de vos employés, vous devez vous assurer que la politique de votre entreprise en matière de congé est claire et bien communiquée.
Essayez de réfléchir aux détails suivants :
- Combien de jours de congé vos employés peuvent-ils prendre par an ? Existe-t-il des règles concernant la durée de chaque congé ?
- Combien de temps à l'avance les employés doivent-ils envoyer leurs demandes de congé ?
- À qui les demandes doivent-elles être envoyées ? A une personne des RH ? Un chef d'équipe qui, à son tour, transmettra ses décisions à l'administration ?
- Comment allez-vous traiter les demandes de congé qui se chevauchent ? Premier arrivé, premier servi, ou peut-être en fonction du nombre de jours déjà pris cette année ?
Une fois ces éléments définis, veillez à documenter les politiques de votre entreprise et à les mettre à la disposition de tous les employés. Ces documents devraient également constituer une lecture obligatoire pour les personnes qui rejoignent votre équipe.
Maintenant que vous avez en tête des règles précises en matière de congés, vous pouvez réfléchir à la méthode de traitement des demandes de congés. Vous trouverez ci-dessous trois options différentes, avec leurs avantages et leurs inconvénients.
Gestion des demandes de congé
Logiciel de gestion des congés et suivi des congés des employés
Outil de gestion des congés vous aide à suivre les présences et les congés de votre équipe. Vous pouvez trouver des outils de gestion des congés autonomes, mais ils peuvent également faire partie d'une solution de gestion des ressources plus complète. Teamdeck est l'un de ces outils qui combine la gestion des congés avec planification des ressources et de suivi du temps. Nous utiliserons l'application comme exemple dans ce billet de blog, avec des captures d'écran.
Cependant, gardez à l'esprit que les avantages généraux des applications de gestion des congés se rapportent à plusieurs outils disponibles sur le marché. Teamdeck nous tient particulièrement à cœur, car nous y travaillons depuis quatre ans. Si vous souhaitez l'essayer par vous-même, vous pouvez le faire gratuitement, sans carte de crédit. [/vc_column_text]
- C'est très pratique pour les employés. Ils peuvent se connecter à l'application qu'ils utilisent tous les jours pour suivre leur temps et vérifier les missions à venir. Pour demander un congé, il leur suffit de choisir une date dans un calendrier et de remplir un court formulaire de demande de congé. Le plus important, c'est que les employés voient leurs propres réservations dans l'application. calendrier des ressources afin qu'ils puissent choisir des dates de congé en fonction de leur affectation. Lorsque les membres du personnel ne sont pas sûrs de ce qui les attend dans les semaines ou les mois à venir, ils peuvent choisir par erreur des dates qui ne leur conviennent pas. Avec des outils comme Teamdeck, il y a une plus grande transparence sur la charge de travail et les projets de chacun.
- C'est également pratique pour les personnes chargées de l'approbation. Chaque fois que quelqu'un envoie une demande de congé, la personne concernée en est informée dans l'application. Elle n'a plus qu'à vérifier les réservations d'un employé donné afin d'éviter que la demande ne soit rejetée. les conflits de calendrier des projets et cliquez sur "Approuver" ou "Refuser". Tout se passe dans la même application, ce qui rend le processus rapide et efficace.
- Vous pouvez adapter l'application à la politique de votre entreprise. Les applications de gestion des congés vous permettent généralement de personnaliser les différents types de congés et de les étiqueter en tant que congés payés ou non payés. Cette distinction peut s'avérer utile, en particulier si vous souhaitez calculer les salaires des employés en utilisant les données de votre application de gestion des ressources. Dans Teamdeck, vous pouvez également spécifier des périodes de congé que vos employés peuvent demander (journées entières, demi-journées, etc.).
- Vous pouvez intégrer l'application de gestion des congés à d'autres outils que vous utilisez. Supposons que vous souhaitiez recevoir des notifications sur chaque nouvelle demande de congé d'un employé, directement sur votre compte Slack. Les applications robustes de gestion des ressources offrent des intégrations intégrées ou des moyens de créer des flux de travail automatisés (par exemple, par le biais de Zapier).
Demandes par courriel/slack
C'est peut-être le moyen le plus rudimentaire de gérer ce processus - nous ne prenons même pas en compte les demandes verbales. Pourtant, pour de nombreuses équipes, le courrier électronique reste le principal canal de communication pour tout ce qui concerne les congés.
Comment cela fonctionne-t-il ? Un employé envoie sa demande de congé par email ou Slack à son manager ou à une personne dédiée aux RH. Le destinataire analyse la demande et informe l'employé de sa décision. Cela semble bien sur le papier, mais dans la vraie vie, le processus est souvent loin d'être idéal.
Tout d'abord, un courriel ou une demande sur Slack peut facilement se perdre parmi d'autres messages importants. Afin de garder une trace des demandes des employés, la personne qui en est responsable devrait disposer d'un système d'organisation impeccable, par exemple un dossier auquel chaque demande de congé peut être attribuée ou des étiquettes pour les courriels.
Le fait que les membres du personnel puissent écrire pratiquement n'importe quoi dans leur message peut également constituer un défi. Supposons que vous preniez vos décisions en matière de congés sur la base de la raison invoquée par l'intéressé pour justifier sa demande. Mais que se passe-t-il si quelqu'un oublie d'ajouter une raison particulière ? Vous devrez répondre en demandant plus de détails et attendre qu'ils soient fournis avant de pouvoir prendre une décision. Certes, vous pouvez préparer un modèle d'e-mail ou de message Slack pour vos employés afin de minimiser les risques qu'ils oublient des informations cruciales, mais il n'est pas garanti qu'ils respectent toujours ces règles.
Un autre inconvénient de l'utilisation du courrier électronique comme principal canal de communication des demandes de congé est qu'il peut être long de prendre une décision éclairée sur l'octroi ou non d'un congé à un employé. La personne chargée de l'approbation devra probablement vérifier le calendrier ou les réservations d'un employé donné ou s'adresser à son chef de projet. Dans le cas contraire, une absence imprévue peut entraîner les conflits de calendrier des projets.
Si l'entreprise ne propose pas une politique de vacances illimitées, il faut également s'assurer qu'une personne donnée n'a pas dépassé son quota de congés. Enfin, il faut enregistrer les congés approuvés quelque part. Si votre équipe n'utilise pas un ressource outil de planificationEn revanche, il peut être nécessaire de se connecter à plusieurs applications différentes et, par conséquent, de consacrer un temps précieux à la gestion de la demande de congé d'un seul employé.
Comme vous pouvez le constater, l'utilisation du courrier électronique ou de Slack pour gérer les demandes de congé n'est pas la méthode la plus efficace. Certaines demandes peuvent passer inaperçues, ce qui est frustrant pour les employés, et même si vous êtes très organisé, l'ensemble du processus peut prendre beaucoup de temps.
Formulaire de demande de congé pour les employés
L'introduction de formulaires de demande de congé est l'étape que certaines équipes franchissent pour organiser le processus de gestion des congés. Nous sommes d'accord pour dire que les formulaires, surtout s'ils sont en ligne, peuvent être plus efficaces à gérer que les courriels, en particulier pour vos employés. Leur principal avantage est qu'en tant qu'employeur, c'est vous qui formulez la demande. Les employés n'ont qu'à remplir leur formulaire. Cela signifie que tous les détails nécessaires seront probablement inclus dans le formulaire de demande de congé qu'ils remettent. En outre, la création d'un formulaire de demande de congé n'exige pas un gros investissement. Vous pouvez utiliser un logiciel gratuit, par exemple Google Forms, pour créer un tel formulaire.
Y a-t-il des inconvénients ? Vous devez garder à l'esprit que la gestion des formulaires de demande de congé nécessite toujours un certain travail manuel. Vous devez les classer, vérifier si un employé donné a droit à plus de temps libre et enregistrer votre décision quelque part. Comme pour les demandes par courrier électronique, vous devrez peut-être utiliser plusieurs outils avant de pouvoir traiter une seule demande.
Dans l'ensemble, les formulaires de demande de congé peuvent simplifier le processus de traitement des demandes de congé des salariés, mais vous devez garder à l'esprit que des optimisations sont encore possibles.
Y a-t-il des inconvénients à logiciel de gestion des congés des employés? L'investissement nécessaire pour commencer à utiliser un tel outil est probablement le facteur le plus important pour votre entreprise. Heureusement, les applications modernes sont souvent livrées dans les formats suivants SaaS vous payez une redevance mensuelle, ce qui vous évite de dépenser beaucoup d'argent au départ.
Teamdeck, par exemple, vous coûterait $3.99 par employé et par mois. Si l'on considère qu'il s'agit d'un prix pour toutes les fonctionnalités, y compris feuilles de temps, un calendrier en ligneet des rapports puissantsvous ne tarderez pas à voir le retour sur votre investissement. Après tout, vos employés pourront travailler plus efficacement et éviter les allers-retours inutiles.
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Mais si vous êtes toujours curieux d'en savoir plus sur logiciel de gestion des employés - lire l'article de notre blog.
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