Comme on peut le lire ci-dessous, selon l'Institute of Business Forecasting and Planning, chaque décision et action est basée - pas nécessairement consciemment - sur la prévision des ressources. Cet article est basé sur les expériences de l'Office Manager et du chef des finances.
L'article contient :
- Une comparaison des définitions des prévisions en matière de ressources humaines
- Rapport sur les prévisions d'utilisation de l'équipe
- Analyse des tendances et rôle utile de la logiciel de gestion des ressources la prévision des ressources
Avec nos invités, Piotr et Iwona, je souhaite vous montrer qu'une planificateur de ressources peut fournir des données permettant d'approfondir cette compréhension et, par conséquent, de faire des choix plus sûrs en matière de prévisions.
Iwona Marciniak - Office Manager au Polish Bureau, le département technique d'une société de production renommée, UNIT9.
Piotr Bandosz - Responsable des finances et du personnel chez Apptension, un éditeur de logiciels créatifs de 50 personnes basé à Poznań, en Pologne.
Utiliser l'histoire pour prédire l'avenir - quelques mots avant de parler des prévisions en matière de ressources humaines
"(...) que l'on s'en rende compte ou non, pratiquement toutes les décisions et tous les processus commerciaux reposent sur des prévisions.
(Institut de prévision et de planification des affaires)
Il est évidemment vrai que sans le passé, il n'y a pas d'avenir. Mais plus clairement, toute prédiction - dans la vie privée également - est basée sur un mélange de données (tirées de votre propre expérience et fournies par des collègues ou des outils d'appui) et d'imagination.
Créer l'avenir ou simplement mettre en œuvre les objectifs fixés, et surmonter les tâches et les défis qui se présenteront sur le chemin de la réussite, sont toujours basés sur et contiennent des éléments tels que les données et l'expérience qui aident à résoudre les problèmes et à choisir la bonne direction.
(...) la prévision est la tentative de prédire les résultats futurs sur la base d'événements passés et de connaissances en matière de gestion.
(WoltersKluwer.com)
La prévision - qu'il s'agisse de la météo, du comportement humain ou animal, de la finance, des affaires ou simplement des ressources humaines - est le processus qui consiste à utiliser les données, les connaissances et l'expérience pour faire des prédictions et des préparations afin de répondre à un besoin spécifique, ou à un besoin de l'entreprise - pour dire les choses crûment.
Comment les données sont-elles rassemblées pour étayer les décisions en matière de prévisions RH ?
Du sens à l'action - comprendre les prévisions en matière de ressources humaines
Compte tenu de ce qui précède, nous pouvons prédire la signification des prévisions en matière de ressources humaines.
Les prévisions en matière de ressources humaines consistent à déterminer ou à prévoir les besoins en personnel d'une entreprise à l'aide des données existantes.
(the-definition.com)
En ce sens, l'accent est mis sur la garantie d'un nombre suffisant et attendu de travailleurs qualifiés - attendu du point de vue de l'entreprise ou de l'activité. L'objectif est d'assurer la continuité de l'activité, en répondant aux besoins de l'entreprise grâce à des employés qualifiés.
Ce sens est assez proche de la planification des capacités - un terme très populaire parmi les gestionnaires de ressources et de projets. Pour eux, la planification des capacités consiste à disposer du nombre adéquat d'employés (correctement formés et qualifiés) susceptibles de mener à bien le projet ou la tâche.
Ainsi, les prévisions en matière de ressources humaines consistent à... prédire l'offre et la demande. Il peut s'agir d'un nombre de travailleurs, de compétences particulières attendues ou d'équipements de bureau. Dans le domaine des ressources humaines, la prévision signifie :
évaluer le nombre d'employés et calculer les compétences, l'équipement et les ressources nécessaires pour répondre aux besoins des employés et atteindre les objectifs de l'entreprise.
(rovva.com)
Cela vous semble-t-il familier si l'on compare les définitions ci-dessus à celles de l'ordonnancement des ressources ou même de la gestion des ressources ?
Pour résumer ce chapitre, les prévisions en matière de ressources humaines consistent à prédire - sur la base de données, des besoins de l'entreprise et des employés travaillant actuellement pour l'entreprise, ainsi que de leurs indicateurs d'engagement et de productivité - qui devrait être employé. Employés en termes de maîtrise et de main-d'œuvre. Les prévisions en matière de ressources humaines visent à répondre aux exigences des projets futurs. Il s'agit d'une opération qui nécessite une bonne compréhension de ce qui se passe dans votre entreprise.
Rapport sur les prévisions d'utilisation de l'équipe
Piotr est l'un des premiers utilisateurs de Teamdeck, depuis le lancement de la version bêta. Il n'est donc pas étonnant qu'il ait développé quelques favoris lorsqu'il s'agit d'automatiser le travail et de tirer de la valeur des données. L'un de ses rapports préférés est une prévision de production sur trois mois.
Elle est basée sur la disponibilité future de l'équipe ainsi que sur les réservations de projets qui ont déjà été attribuées.
TIP : Utilisez une fonction appelée Ajouter un champ de calcul personnalisé pour créer la colonne Utilisation.
En tant que responsable des finances et des ressources humaines, Piotr peut utiliser ce rapport pour les deux aspects de son travail. Il lui donne un aperçu solide du pipeline de production planifié d'Apptension : si les valeurs d'utilisation sont inférieures aux prévisions, il peut s'entretenir avec l'équipe de vente et voir s'il est possible de conclure davantage de contrats dans les semaines à venir.
TIP: Vous pouvez attribuer des étiquettes à différents types de réservations, par exemple "provisoire" pour les réservations qui ne sont pas encore confirmées mais dont certains arrangements ont déjà été pris.
Ce tableau simple constitue également un bon point de départ pour les prévisions en matière de ressources humaines.
Piotr peut analyser l'utilisation de certaines personnes ou de certains services. Il sait ainsi quelles fonctions seront bientôt très demandées et peut planifier les processus de recrutement en conséquence.
TIP: Les champs personnalisés fonctionnent comme des étiquettes pour les projets et les personnes dans Teamdeck. Ils facilitent le tri de vos données par catégories, par exemple les départements. Iwona et Piotr ont tous deux ajouté un tag "job title" à leurs coéquipiers afin de les filtrer par compétences.
En regardant le tableau ci-dessus, vous voyez que même si le département créatif dans son ensemble semble être raisonnablement utilisé pour les mois à venir, l'analyse des données montre que nous pourrions avoir besoin d'une aide en matière de rédaction, car Luisa a beaucoup de choses à faire.
Les prévisions à trois mois sont également utiles pour déterminer si un poste donné sera nécessaire pendant une longue période ou s'il s'agit d'une mission de courte durée qui conviendrait mieux à un travailleur indépendant.
Prévisions en matière de ressources humaines sur la base de données historiques
Iwona souligne que l'accès aux données historiques est également extrêmement utile lorsqu'il s'agit d'optimiser les processus d'embauche futurs. L'analyse des données des mois et des années précédents permet de repérer les tendances et de faire des prédictions plus précises. Par exemple, certaines compétences se sont avérées plus demandées au cours de certains mois. Maintenant que l'équipe est en mesure de prévoir un besoin de recrutement à venir, le processus peut être planifié à l'avance.
Si vous ne disposez pas de suffisamment de données pour analyser les années précédentes, l'examen de l'historique récent peut également vous aider. Le rapport sur les données historiques est basé sur les feuilles de temps des employés et, comme Iwona l'admet elle-même, "a pris environ 5 minutes à préparer".
Le rapport d'Iwona comporte trois colonnes :
- catégories d'employés basées sur leurs titres de poste, après avoir développé chaque catégorie, vous pouvez voir les mois et ensuite les personnes (utilisez le bouton regroupement pour pouvoir mettre les données dans cet ordre)
- feuilles de temps tirées directement de Teamdeck - logiciel de gestion des ressources
- le nombre de personnes nécessaires pour fournir le nombre d'heures indiqué dans la deuxième colonne
TIP : La colonne Les personnes est ce que l'on appelle le calcul personnalisé et la formule est la suivante :
Personnes = Feuilles de temps / 60 / 168
Pourquoi 168 ? C'est le nombre moyen d'heures dans un mois de travail. Ce chiffre peut varier d'un pays à l'autre - utilisez la valeur la plus logique dans votre cas.
Ce rapport est très instructif lorsque l'on développe les lignes et que l'on compare la charge de travail mensuelle avec le nombre de personnes que l'on a réellement à bord.
Ce que vous voyez dans l'image est une répartition des feuilles de temps par mois d'une équipe UX fictive. Il y a trois personnes à bord, et la plupart du temps, c'est juste le bon montant pour achever le travail (la valeur du Les personnes ne dépasse pas 3). Le mois de décembre a cependant été très chargé pour l'équipe UX. Tous les membres de l'équipe ont passé plus de temps que d'habitude et le calcul montre que plus de 3 personnes (3,43 en fait) seraient nécessaires pour achever ce travail dans les délais habituels.
Il se peut que ce mois de décembre ait été extraordinairement chargé ou qu'il s'agisse d'une tendance émergente. Quoi qu'il en soit, vous avez toutes les raisons de regarder le charge de travail de concepteurs UX de près et planifier de nouvelles embauches si nécessaire.
TIP : Les rapports de feuilles de temps constituent également une excellente base pour le calcul de la masse salariale de vos employés.
Les défis des prévisions en matière de ressources humaines et la manière d'y répondre
De nombreux facteurs sont à prendre en considération lorsqu'il s'agit de ressource de planification la demande des agences. Les choses évoluent rapidement, tant en ce qui concerne les nouveaux projets en cours de production que les nouvelles compétences nécessaires pour les mener à bien. Vous devez décider si vous cherchez des personnes pour rejoindre votre équipe ou pour contribuer à des projets en tant qu'indépendants. Et puis, bien sûr, il y a le coût du processus de recrutement proprement dit.
Qu'en est-il des conséquences d'un processus d'embauche mal programmé ? Les agences en sureffectif peuvent facilement perdre leurs liquidités, tandis que le manque de ressources peut mettre en péril les projets à venir ou nuire aux relations soigneusement établies avec les clients. Les enjeux sont donc considérables.
Heureusement, il existe des données fiables sur :
- les projets confirmés (ou pratiquement confirmés - en attente du lancement final), leur durée estimée et les rôles nécessaires pour les mener à bien,
- la disponibilité future de vos coéquipiers,
- dossiers antérieurs : feuilles de temps, utilisationles estimations par rapport aux chiffres réels,
vous sera d'une aide précieuse. Les prévisions en matière de ressources humaines basées sur les données commencent par la collecte des informations appropriées, de préférence en temps réel. Les données analytiques présentées dans cet article ont été saisies par Teamdeck, un logiciel conçu sur mesure pour aider les agences, les éditeurs de logiciels et les entreprises en démarrage dans les domaines suivants gestion des ressources du projet.
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