Il y a quelque chose dans le rôle de chef de projet qui fait réfléchir les gens : pas d'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Il suffit de taper sur Google pour trouver de nombreux articles et fils de discussion soulignant le fait que les GP sont souvent surchargés de travail et stressés.
Tout le monde s'accorde à dire qu'il est difficile de trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie privée lorsqu'on est responsable d'une équipe de projet. Certains pensent même que le fait d'être chef de projet ou gestionnaire de ressources exige de donner la priorité au travail par rapport à la vie personnelle. Je ne pense pas que ce soit le cas. Et si les GP sont souvent confrontés à de longues heures de travail et à une boîte de réception débordante, il existe des moyens d'alléger ce fardeau.
Avant de passer à quelques conseils pour les chefs de projet, essayons d'abord d'aborder le sens même de l'expression "équilibre entre vie professionnelle et vie privée". Cette expression est devenue un fourre-tout et presque tout le monde en a une compréhension différente.
De "ne jamais passer plus de 8 heures au travail" à "ne pas avoir à penser au travail après les heures de travail", votre kilométrage peut varier. D'aucuns affirment que l'équilibre parfait entre vie professionnelle et vie privée n'existe pas.
Quel que soit votre point de vue, il y a des points communs sur lesquels nous sommes probablement d'accord. Il n'est pas très agréable de devoir faire un grand nombre d'heures supplémentaires pour rattraper son retard. Ou lorsque vous essayez de discuter avec plusieurs personnes à la fois, chacune d'entre elles exigeant une résolution rapide de sa question. Ou lorsque votre projet est devenu une monstruosité qui ne peut raisonnablement pas être livrée à temps et que vous avez ce terrible sentiment d'imminence. Ou lorsque... je suis sûr que vous avez compris.
Dans cet article, je fournirai une liste de conseils en matière d'équilibre entre vie professionnelle et vie privée pour les chefs de projet qui souhaitent faire passer leur statut par défaut de "occupé" à "efficace". Comme beaucoup de choses dans ce métier, cela commence par une bonne planification.
Bien que la nature de votre projet puisse déterminer l'échelle des plans que vous devez élaborer, je dirais que les plans à court terme sont ceux que vous devez privilégier. Dans la plupart des cas, vous ne pouvez pas vraiment planifier chaque détail d'un plan d'un an. Concentrez-vous plutôt sur la prochaine tranche de travail : si vous suivez le cadre Scrum, il s'agira de votre prochain sprint. Assurez-vous que vous pouvez vraiment vous engager sur ce qui est prévu pour la prochaine version et suivez le plan. Cela vous donnera beaucoup plus de flexibilité et de tranquillité d'esprit. Il est vrai que vous devrez probablement prévoir des étapes du projet plus loin dans le temps égalementLa différence est qu'une feuille de route n'est pas figée. La différence est qu'une feuille de route n'est pas gravée dans le marbre, ce qui vous permet, à vous et à votre équipe, de vous concentrer sur un objectif beaucoup plus réaliste dans le présent : votre plan à court terme.
Vous faites quelque chose plus de deux fois ? Automatisez-le ! Une part non négligeable de la charge de travail du chef de projet concerne des tâches quelque peu répétitives. Cela ne veut pas dire qu'elles sont de moindre importance, bien au contraire ! Malheureusement, elles peuvent aussi être chronophages. Analysez vos tâches quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles et réfléchissez aux moyens de les automatiser.
Qu'est-ce que j'entends par "automatiser les choses" ? La création d'un modèle ou d'une procédure de type liste de contrôle peut être un bon début. Si vous souhaitez créer des flux de travail complets, vous pouvez utiliser les outils suivants Zapier ou IFTTT (aucune connaissance en programmation n'est requise !). Même les petits gains de temps diminueront votre agitation (et amélioreront votre efficacité). Si vous êtes un utilisateur de Slack, vous devriez consulter notre article sur Les meilleures applications Slack pour les chefs de projetoù vous trouverez également des idées pour stimuler la productivité.
Le QT, le quotient technologique, est votre capacité à vous adapter à la technologie, à la gérer et à l'intégrer. Le PMTQ (Project Management Technology Quotient) a été reconnu par les organismes suivants Institut de gestion de projet comme un nouvel ingrédient clé de la réussite des projets :
Pour tous ceux qui sont chargés de faire de la stratégie une réalité dans un monde constamment remodelé par la technologie,
Le PMTQ sera l'ensemble de compétences indispensable, celui qui fera la différence.
Pensez à votre relation avec la technologie. C'est une chose de pouvoir gérer un projet qui est inextricablement lié à la technologie, par exemple le développement de logiciels. C'en est une autre de savoir utiliser les logiciels à votre avantage et à celui du projet. Une utilisation intelligente des outils en ligne vous fera gagner beaucoup de temps et améliorera la transparence du projet.
Les chefs de projet semblent avoir tendance à être les premiers au bureau et les derniers à partir. L'une des raisons en est la recherche d'occasions d'accomplir un travail concret (voir section suivante). Mais l'autre raison est la nécessité de superviser l'équipe et de pouvoir communiquer en temps réel. Sauf en cas d'urgence, votre présence constante ne devrait pas être nécessaire. Je vous conseille vivement de déterminer votre disponibilité et de vous y tenir.
J'ai déjà mentionné que certains chefs de projet aimaient arriver tôt au bureau ou rester tard, car c'est à ce moment-là qu'ils peuvent se concentrer sur leur travail sans être interrompus. Il est vrai qu'être chef de projet exige une bonne dose de communication, mais il n'est pas nécessaire d'être le Siri de votre équipe et d'être toujours prêt à répondre à une "petite question". Le changement de contexte vous empêchera de vous concentrer. Si vous n'êtes pas en mesure de vous concentrer pendant la majeure partie de la journée, vous ne parviendrez pas à accomplir vos tâches.
Essayez de planifier votre journée et de fixer des créneaux pendant lesquels vous pouvez travailler sans interruption. Vous pouvez même fixer des heures de bureau : une période pendant laquelle les membres de votre équipe sont encouragés à vous poser des questions. Dans le cadre d'un projet transparent et bien documenté, cette stratégie devrait porter ses fruits.
Bien entendu, outre la communication impromptue, il y a aussi de la place pour une interaction planifiée : les réunions d'équipe. Ici, la balle est dans votre camp. C'est vous, le chef de projet, qui êtes chargé de définir la politique de la réunion (et de montrer l'exemple). Première règle ? Ne planifier les réunions que lorsqu'elles sont nécessaires et leur assigner un objectif clair. Deuxièmement, faites attention à l'heure et utilisez le temps au maximum. Vous avez planifié cette réunion pour atteindre un objectif, essayez de vous concentrer sur cet objectif et d'utiliser le temps de manière efficace. La raison pour laquelle de nombreux employés détestent les réunions est qu'il s'agit d'une "perte de temps". Assurez-vous que ce n'est pas le cas avec votre équipe et votre temps.
De nombreux chefs de projet essaient de répondre à certaines attentes. Ils veulent tout maîtriser, être toujours "là pour l'équipe" et rester constamment disponibles pour le client.
Le problème est que ces attentes sont totalement irréalistes. Si vous voulez commencer à penser à l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, vous devez oublier les éléments suivants tout, toujours, constamment. Ce n'est pas une bonne éthique de travail et ce n'est certainement pas un bon exemple pour votre équipe.
Enfin, vous ne pouvez pas vous contenter de dire oui, même si vous voulez faire plaisir à votre client. Il s'agit d'un dilemme courant, mais l'élargissement du champ d'application peut faire dérailler le projet et ruiner vos efforts pour équilibrer votre vie professionnelle et votre vie privée.
Suivre ces conseils ne garantit pas que vous ne resterez jamais plus longtemps au bureau, mais cela vous donnera une base solide sur laquelle vous pourrez vous appuyer. Avec le temps, à mesure que vous adopterez d'autres processus qui augmentent votre productivité, vous devriez constater un changement significatif dans votre niveau d'activité.
En fait, ces conseils pour l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée sont aussi des étapes pour une meilleure efficacité au travail. Il est difficile, voire impossible, de trouver le "bon" équilibre. Tant que vous sentez que votre façon de travailler est plus équilibrée, vous faites des progrès. Continuez comme ça !
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