Avez-vous déjà eu l'impression d'avoir tout prévu en commençant un nouveau projet ? Je veux parler des buts, des objectifs, des résultats attendus, d'une équipe et d'un calendrier. Mais voilà qu'un changement inattendu vient ruiner votre plan soigneusement préparé.
Si c'est votre cas, pas de panique. Grâce à ces conseils pour une planification flexibleVous pouvez ainsi ajuster vos plans et être prêt à faire face aux changements.
Avant d'entrer dans le vif du sujet, j'aimerais vous expliquer pourquoi l'introduction d'une une approche flexible de la gestion de projet est si importante.
La flexibilité de la planification permet aux gestionnaires de planifier la charge de travail de l'équipe et les ressources avec plus de précision tout en gérant plusieurs projets. Il y a souvent beaucoup de variables qui ne peuvent pas être prédites - en particulier dans les projets de la développement de logiciels ou agence l'environnement. Il peut affecter votre budget du projetL'objectif est d'établir un calendrier et, enfin, de fixer une date limite. Souplesse la planification des projets et des ressources empêche les gestionnaires de s'en tenir aux anciens plans et leur permet d'agir en fonction de tous les changements imprévus.
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L'évaluation des dépendances externes vous permet de découvrir des éléments que vous ne pouvez pas contrôler.
Deux exemples d'influences externes sont bien sûr le temps et l'argent, que vous prenez normalement en compte lorsque vous êtes à la recherche d'un emploi. l'estimation d'un projet-mais aussi des événements tels que les fêtes nationales ou les congés de maladie de vos employés.
Face à des dépendances qui échappent à votre contrôle, essayez de les maîtriser pour obtenir les meilleurs résultats. Les événements tels que les fêtes nationales, par exemple, sont des éléments que vous pouvez facilement vérifier à l'avance, comme le suggère le PMI tels que répertoriés par le PMI:
Récemment, nous avons listé commun défis en matière de gestion des ressources. En voici quelques-unes :
Vous devriez être en mesure de dresser la liste de tous vos employés disponibles et de choisir ceux qui conviennent le mieux à votre projet. Mais que se passe-t-il si certains d'entre eux tombent malades ou décident de démissionner ? Y a-t-il des personnes capables de les remplacer ? Si ce n'est pas le cas, est-il possible d'engager quelqu'un d'autre, par exemple un travailleur indépendant ?
Connaissant vos limites, vous pouvez imaginer différents scénarios et trouver des solutions à l'avance : :
Vous pouvez également créer une structure de répartition du travail (SRT) pour dresser la liste de toutes les activités du projet, en attribuant des risques éventuels à chacune d'entre elles.
Un autre moyen d'identifier les risques potentiels est d'examiner les données historiques. Il suffit de passer en revue vos projets antérieurs et d'examiner les défis auxquels vous avez été confrontés. Ensuite, évaluez s'il y a une chance qu'ils se produisent également dans ce projet et préparez des réponses.
En préparant le projet, vous avez probablement créé un plan de haut niveau comprenant les objectifs et les dépendances du projet.
Vous devez également prévoir des mises à jour fréquentes concernant les priorités de votre client, afin de pouvoir vérifier qu'il n'y a pas de changements potentiels dans votre emploi du temps.
Vous vous assurez ainsi d'être sur la même longueur d'onde que votre client et vous veillez à ce que le plan corresponde à ses attentes.
L'examen de scénarios alternatifs vous permet de gérer votre projet avec plus de confiance.
Tout d'abord, examinez le chemin critique de votre projet, qui est une décomposition de toutes les tâches et des dépendances entre elles. Trouvez les dépendances causales et les tâches qui sont cruciales pour la réalisation du projet. Ensuite, trouvez les tâches qui peuvent flotter, ce qui signifie qu'un changement dans leur livraison n'affectera pas le succès global du projet ou ne nuira pas à son calendrier. De nombreux outils de gestion de projet permettent d'étiqueter les tâches, ce qui facilite le suivi du chemin critique.
En décrivant les actions et les étapes mesurables, puis en ajoutant des tâches flottantes, vous pouvez voir dans quelle mesure il est possible de modifier l'ordre des tâches ou de jongler avec les ressources si nécessaire.
L'organisation de réunions fréquentes avec votre équipe et votre client vous permettra de rester informé et de détecter les risques et les difficultés au fur et à mesure qu'ils se présentent. Incluez ces réunions dans votre plan avant le début du projet et informez votre équipe et votre client du moment et de la manière dont elles se tiendront.
Quelles sont les réunions à inclure ?
Réunions Scrum Comme les réunions quotidiennes, la planification du sprint, la rétrospective du sprint et la revue du sprint ont pour but de vous tenir informé de l'avancement du projet. Ces réunions vous permettent également de prendre connaissance des obstacles rencontrés par votre équipe, afin que vous puissiez agir en conséquence et trouver des solutions aux problèmes.
Les réunions avec votre client vous permettent de le tenir informé de l'avancement des travaux, mais aussi d'obtenir ses commentaires, que vous pouvez intégrer immédiatement, plutôt que de devoir refaire le travail ultérieurement.
L'élaboration d'un plan de projet dès le départ ne signifie pas que vous ne devrez pas le réviser par la suite.
La souplesse de la planification vous permet de disposer d'une plan de projet de haut niveau Il faut aussi savoir comment l'ajuster, le surveiller pour déceler les risques et les défis, et l'améliorer si nécessaire.
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