Lors de la planification d'un projet, il faut toujours penser aux ressources nécessaires pour le mener à bien. Dresser une liste des rôles et des compétences nécessaires à la réalisation du projet, rechercher les personnes appropriées au sein de votre entreprise, gérer leur emploi du temps et leur charge de travail, tout cela fait partie de la gestion des ressources. Comment y parvenir ? Cet article de blog vous fournira quelques bonnes pratiques pour la gestion des ressources dans un environnement de projet.
Ce que vous obtiendrez grâce à cet article :
Remarque : une ressource peut être une personne possédant certaines qualifications, un équipement ou même une certaine quantité de temps ou d'argent. Toutefois, dans cet article, nous nous concentrerons exclusivement sur la gestion des ressources, entendue comme la gestion d'une équipe de projet.
Le dernier guide PMBOK l'énonce joliment, en disant
Pa gestion des ressources du projet comprend les processus permettant d'identifier, d'acquérir et de gérer les ressources nécessaires à la bonne réalisation du projet. Ces processus permettent de s'assurer que les ressources adéquates seront disponibles au chef de projet et à l'équipe de projet au bon moment et au bon endroit.
En tant que tel, gestion des ressources du projet exige que vous suiviez différents processus : de la définition des besoins du projet et de l'obtention des ressources appropriées à la gestion de votre équipe tout au long du projet et à l'évaluation de ses performances.
Une gestion efficace des ressources implique que le projet soit mené à bien : dans le respect des délais, du budget et des exigences. Ce n'est pas une tâche facile à accomplir. Heureusement, il existe plusieurs mesures à prendre à différents stades du cycle de vie du projet afin d'augmenter les chances de réussite. Dans cet article, nous allons examiner de plus près certaines des meilleures pratiques pour une gestion des ressources réussie.
En tant que chef de projet ou gestionnaire de ressourcesPour cela, il faut être curieux du projet lui-même. Quel est l'objectif de l'entreprise ? Quels sont les besoins des utilisateurs que vous essayez de satisfaire ? Quel est l'objectif ultime du client ? En répondant à ces questions, vous comprendrez mieux le projet et ne vous contenterez pas d'en connaître la portée (ce qui est également nécessaire, bien sûr). L'effort supplémentaire que vous consacrerez à la préparation à ce stade peut s'avérer payant plus tard : pour commencer, vous aurez plus d'arguments lorsque vous discuterez de différents scénarios avec le client, mais n'oubliez pas qu'un PM bien informé est également extrêmement utile pour l'équipe.
Essayez également d'obtenir beaucoup d'informations sur les clients/parties prenantes. Peut-être certains de vos collègues ont-ils déjà collaboré avec eux ? Plus vous saurez à quoi vous attendre en termes de processus, d'outils et d'éthique de travail, mieux vous serez armé pour relever les défis à venir.
Enfin, renseignez-vous également sur les contraintes potentielles. Le fait d'être conscient des considérations de calendrier ou de budget vous aidera à prendre de meilleures décisions en cours de route.
Une fois que vous avez une bonne idée de l'objet du projet, vous êtes prêt à commencer à établir des estimations. Vous devez dresser une liste des ressources (par exemple, les rôles) nécessaires à la réalisation des tâches du projet. Ensuite, vous devrez estimer la capacité dans laquelle elles sont nécessaires.
Certes, vous pourrez tirer parti de votre expérience de gestionnaire de projet et contribuer à l'élaboration des estimations. Toutefois, n'hésitez pas à demander à d'autres personnes de participer à ce processus et d'apporter leur expertise.
C'est ici que les choses peuvent devenir un peu plus compliquées. Pourquoi ? En fonction de la taille et de la structure de votre entreprise, vous devrez peut-être explorer un vivier de centaines ou de milliers d'employés.
Heureusement, cette partie du processus est relativement facile à gérer à l'aide d'un logiciel de gestion des ressources. Imaginez que vous disposiez d'une liste de ressources, avec leur capacité, leur disponibilité et leurs compétences. Il ne vous reste plus qu'à réserver ces ressources en fonction des exigences de votre projet. Logiciel de planification des ressourcesNotre propre Teamdeck étant l'un d'entre eux, c'est exactement ce qu'il fait.
Vous pouvez filtrer les ressources de votre organisation en fonction des compétences, de la localisation des bureaux, de l'ancienneté ou de toute autre dimension personnalisée dont vous avez besoin. Parmi les personnes appropriées, il vous suffit de choisir celles qui sont disponibles pendant la période que vous avez prévue pour le projet. L'affaire est conclue !
Teamdeck vous permet de filtrer les ressources disponibles par titre de poste ou par taux de projet. Il simplifie considérablement l'allocation des ressources.
Lorsque vous décidez de la personne à affecter au projet, vous pouvez prendre en compte les considérations suivantes :
Dire que l'on n'a qu'une seule chance de faire une bonne première impression est peut-être un cliché, mais dans le cadre d'une gestion efficace des ressources, la première impression est la plus importante. lancement du projet est absolument cruciale. C'est à ce moment-là que vous faites connaissance avec votre équipe et que vous établissez votre présence. Veillez à couvrir les points suivants :
Jetez un coup d'œil à cette liste de ressources qui peuvent vous être utiles tout au long du cycle de vie du projet, mais surtout au début d'un nouveau projet :
Si vous travaillez dans le cadre d'une méthodologie de gestion de projet agile, vous n'avez probablement pas peur des changements de projet. Une bonne dose de flexibilité fait partie intégrante du travail et la réaction, par exemple, à un retour d'information de la part d'un utilisateur est ce qui influence en fin de compte la réussite du projet.
Cependant, d'autres changements ne sont certainement pas aussi bien accueillis : planification de la capacité des ressources serait un bon exemple. Les gens tombent malades, changent d'emploi, se cassent la jambe, etc. Vous devez être prêt à allouer de nouvelles ressources à votre équipe ou à modifier la capacité dans laquelle les membres actuels de l'équipe sont impliqués.
Planification flexible des projets sera également utile ici : si vous créez des estimations généreuses basées sur les scénarios les plus pessimistes et les plus optimistes, vous disposerez probablement de la marge de manœuvre nécessaire en cas de changement.
La gestion de projet axée sur les données va probablement gagner en importance dans les projets à venir, pour la simple raison qu'elle rend les gestionnaires de projet plus efficaces dans ce qu'ils font. Les données sont la source d'informations et de modèles concernant votre équipe. Elles peuvent également confirmer ou infirmer vos intuitions. Enfin, il n'y a pas de meilleur argument pour faire valoir un point de vue. Si vous êtes en mesure d'étayer vos décisions par des données, vous serez beaucoup plus à l'aise pour les mettre en œuvre.
D'un autre côté, collecter des données sans savoir quoi mesurer et comment vous fait courir le risque de vous perdre dans le bruit. Pour commencer, vous voudrez peut-être recueillir des données qui vous permettent de mesurer la performance des ressources de votre projet (BTW tous ces rapports peuvent être facilement construits avec Teamdeck) :
La hauteur des barres indiquant le niveau d'utilisation, vous pouvez rapidement repérer les personnes qui pourraient être mieux utilisées.
Efficace planification des ressources et la gestion impliquent de bien comprendre le projet et d'en suivre activement l'évolution, non seulement en termes d'exécution des tâches, mais aussi de maintien d'une charge de travail et d'une utilisation de l'équipe optimales. Il s'agit d'un processus à multiples facettes, mais il est possible de naviguer avec succès dans cette complexité grâce à la bonne technologie.
La mission de Teamdeck est de rendre possible la gestion efficace des ressources - de la rendre beaucoup plus facile pour les équipes de différentes tailles. Nous sommes extrêmement fiers que notre application soit utilisée pour constituer des équipes qui travaillent sur des projets de construction ambitieux, qui repoussent les limites de la créativité ou qui changent littéralement le monde pour le meilleur avec des campagnes à but non lucratif qui ont un impact.
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