Il y a quelques mois, une plateforme en ligne réputée pour les chefs de projet - Project-Management.com - a publié un article sur le thème de la gestion de projet. les 10 principales causes d'échec des projets. En parcourant ce texte, vous ne trouverez rien sur la gestion de l'étendue du projet. Pourtant, si vous le lisez attentivement, vous verrez que les facteurs décrits par l'auteur sont étroitement liés à la définition et au contrôle de la portée du projet.
Ce que vous obtiendrez grâce à cet article :
Mauvaise préparation a été considérée comme la première cause d'échec, suivie par la une documentation et un suivi inadéquats. La liste est clôturée par ne pas tenir compte des signaux d'alerte du projet. Nous les mentionnons parce que cet article de blog a pour but de vous aider à réduire ou à éliminer ces dangers grâce à une gestion efficace de l'étendue du projet.
Lisez la suite pour savoir que la gestion du champ d'application commence par la préparation et est inextricablement liée à une documentation appropriée et au suivi de l'avancement du projet. Quels sont les signes avant-coureurs d'un projet ? Vous verrez que l'un des signes les plus inquiétants est le glissement de périmètre. Heureusement, une gestion efficace du champ d'application peut vous aider à l'éviter.
Commençons par définir les termes les plus importants que nous utiliserons dans ce guide :
Quel est le champ d'application ?
Comme le disaient les philosophes, si l'on ne comprend pas les termes que l'on utilise, il n'y a pas de compréhension du tout. Alors, que signifie le "champ d'application" ?
Commençons par la définition donnée par des institutions extérieures au cercle de la gestion de projet - par le dictionnaire Oxford. Grâce à eux, nous pouvons lire deux significations du mot "projet". champ d'application terme. Tout d'abord, le champ d'application n'est qu'un potentiel, une occasion, une capacité des ressourcesLe second sens est suffisamment proche de celui de la société de gestion de projet pour qu'il mérite d'être cité. Mais le second sens est suffisamment proche de la société de gestion de projet pour qu'il mérite d'être cité. La portée est :
(...) l'ensemble des choses dont s'occupe un sujet, une organisation, une activité, etc.
(Dictionnaire Oxford)
Si l'on compare la définition ci-dessus avec celle représentée par bien reconnaissable parmi les institutions de gestion de projets, vous verrez le lien.
Grâce à l'Association for Project Management, nous savons que le terme "portée" désigne l'ensemble des résultats, des effets et des avantages, ainsi que le travail nécessaire à la réalisation des projets. En d'autres termes, il s'agit du travail et/ou des employés dûment qualifiés nécessaires pour répondre à toutes les exigences du projet (c'est-à-dire pour livrer un produit avec succès).
Il convient de le mentionner pour éviter tout malentendu. Ce sens est un peu plus large que celui d'une similitude de son - la le champ d'application du produit. Le champ d'application du produit - d'une manière générale - détaille les caractéristiques et les fonctions d'un produit ou d'un service. Tandis que :
La portée du projet est le travail qui doit être effectué pour livrer un produit conformément à la portée du produit (fonctions et caractéristiques requises).
(Wrike.com)
Dans cette optique, qu'est-ce que la gestion de la portée d'un projet ? Pour l'Association pour la gestion de projets :
La gestion de la portée est le processus par lequel les produits, les résultats et les avantages sont identifiés, définis et contrôlés. La "portée" est le terme utilisé dans la gestion des projets pour désigner l'ensemble des réalisations, des résultats et des avantages, ainsi que le travail nécessaire pour les produire.
(APM Body of Knowledge, 7ème édition)
Mais dans l'ancienne version, à partir de Guide PMBOK, 6e édition La gestion de l'étendue du projet est le processus qui vous permet de vous assurer que le projet comprend les éléments suivants tout le travail nécessaire, et seulement le travail nécessaire.
Pour simplifier, la gestion de la portée du projet, selon la 7e édition, peut être interprétée comme le temps et les étapes (un processus) d'acquisition et de documentation des connaissances sur tous les aspects du projet. Le résultat du processus de gestion de la portée du projet est la liste de tout ce que le plan du projet doit contenir (tâches et sous-tâches, budgets, responsabilités, etc.).
Mais la 6e édition met l'accent sur le travail nécessaire (et/ou l'employé expérimenté adéquat), le travail requis par le projet. De ce dernier point de vue, un gestionnaire de projet devrait se concentrer sur les personnes ou - comme on devrait le dire - les ressources qui sont capables (grâce à leurs compétences et à leur expérience) de livrer le projet avec les exigences prévues dans le temps prévu.
À la fin de ce chapitre, nous résumerons par une citation de Guide du corpus de connaissances en matière de gestion de projet
La gestion de la portée du projet consiste principalement à définir et à contrôler ce qui est inclus dans le projet et ce qui ne l'est pas.
(Guide PMBOK®, 7e édition)
Notre concurrent et projet bien connu logiciel de gestion des ressources informe sur son site internet du résultat et de l'objectif du processus de gestion du champ d'application du projet.
La gestion de l'étendue du projet est un processus qui permet de déterminer et de documenter la liste de tous les objectifs, tâches, produits livrables, délais et budgets du projet (...).
(Kissflow.com)
Comme nous le voyons, il s'agit de l'inventaire de tout ce que le plan de projet devrait inclure. Et Le principal avantage de la gestion de l'étendue du projet est qu'elle vous aide à mener à bien le projet. Grâce à ce processus, vous savez ce qui doit être fait (et ce qui ne doit pas l'être), ce qui vous permet de gérer votre équipe avec plus de confiance.
Les autres avantages de ce processus sont les suivants
Les étapes énumérées ci-dessous sont basées sur le corpus de connaissances en gestion de projet (PMBOK®). Ne manquez pas de consulter leurs instructions si vous recherchez un plan de gestion de la portée complet. Vous trouverez ci-dessous un processus de gestion du champ d'application qui devrait vous permettre de le mettre en œuvre pour votre prochain projet.
La planification de la gestion du champ d'application doit commencer par une préparation en amont. Avant même de recueillir les exigences et de définir le champ d'application de votre projet, planifiez la manière dont vous allez procéder. Identifiez les principales parties prenantes et les personnes qui auront leur mot à dire sur la portée du projet.
Réunissez votre équipe et définissez le processus de création du champ d'application. Il serait utile que vous réfléchissiez également aux modifications possibles du champ d'application de votre projet. Bien sûr, à ce stade, il est peu probable que vous sachiez ce qui peut changer, mais vous pouvez déterminer ce qui se passera si des changements se produisent.
Rassemblez toutes les décisions que vous prenez ici dans le plan de gestion du champ d'application. Ce document vous servira de guide pour la suite du processus.
Il est temps de recueillir les exigences du projet : les choses qui doivent être faites pour atteindre les objectifs du projet. Il ne s'agit pas simplement d'aller voir votre client et de lui demander comment voulez-vous que le produit final se présente et se comporte ? La collecte des exigences est un processus de découverte, car les parties prenantes ne savent peut-être même pas à ce stade quelles caractéristiques particulières devraient être incluses dans leur produit (surtout si vous êtes chargé de gérer un projet lié au développement de logiciels). )
Certes, vos clients n'ont peut-être pas la vision exacte du produit final, mais ils sont probablement conscients des objectifs commerciaux que ce projet doit permettre d'atteindre. Vous pouvez créer une série d'ateliers et d'entretiens pour découvrir les besoins des utilisateurs et, par conséquent, établir les exigences.
Une autre façon de recueillir des données sur les besoins consiste à effectuer une série de tests avec des prototypes afin de voir quelles caractéristiques et fonctions reçoivent la réaction la plus positive de la part du public cible.
Vous pouvez également procéder à une analyse comparative pour comparer vos besoins potentiels avec les meilleures pratiques du secteur.
Une fois que vous avez dressé une liste des différentes exigences (caractéristiques et fonctions, objectifs commerciaux, processus nécessaires pour fournir un produit, critères d'acceptation), vous pouvez essayer de définir le champ d'application. Gardez à l'esprit qu'en général, tous les éléments que vous avez initialement rassemblés ne se retrouvent pas dans le champ d'application final du projet.
Définir le champ d'application du projet signifie créer ce que l'on appelle le document de définition du champ d'application. La déclaration de champ d'application permet de documenter le champ d'application du projet, qui comprend les éléments suivants
Cette étape vous aidera à mieux visualiser le champ d'application et à le diviser en éléments plus petits. La structure de répartition du travail est un cadre hiérarchique de produits livrables qui correspondent aux résultats du projet.
Traditionnellement, l'OTP décrit ce que et non commentVous devez donc vous concentrer sur les produits à livrer plutôt que sur les activités (par ex, paiement plutôt que concevoir/développer/tester le circuit de paiement). Une autre façon de voir les choses est que le WBS décrit "ce que le client recevra", et non "les actions qui seront réalisées par l'équipe de projet". Toutefois, certains chefs de projet le traitent davantage comme une répartition des tâches et des sous-tâches, ce qui constitue également un document utile.
Pourquoi se donner la peine de créer une structure d'organisation du travail (WBS) ? Tout d'abord, il est plus facile d'établir un calendrier lorsque les produits à livrer sont décomposés en petits éléments. Vous pouvez également créer et répartir les tâches plus facilement, grâce à la structure d'organisation du travail sur laquelle vous pouvez vous appuyer.
Enfin, une telle structure hiérarchique permet de saisir plus rapidement la portée du projet, surtout si l'on est un penseur visuel. Vous n'êtes pas sûr de vous identifier comme tel ? Consultez notre guide Sketchnoting pour les chefs de projet pour voir comment vous pouvez bénéficier de la pensée visuelle dans la gestion de projet.
Vous disposez de l'énoncé de la portée du projet et de l'organigramme technique, vous savez donc ce qui doit être inclus dans le projet. Il faut maintenant que les parties prenantes valident et signent le champ d'application. Examinez-le pour voir s'il y a des ambiguïtés et essayez de le finaliser avant le début du projet. De cette manière, vous pouvez réduire les risques de dérive du périmètre.
Lorsque le projet est en cours, vous devez en contrôler la portée. Contrôlez ce qui a été fait par rapport à ce qui était censé être fait. Au cours de ce processus, les outils suivants vous seront probablement utiles :
Comparer rapports de projet avec le champ d'application et le calendrier de gestion du projet pour voir si le calendrier, la charge de travail, les tâches accomplies, etc. correspondent à vos estimations.
Le processus de gestion du champ d'application de votre projet peut sembler compliqué, surtout si l'on tient compte de la quantité de préparation qu'il nécessite. Mais une fois que vous aurez essayé, vous verrez que les documents que vous créez très tôt dans le processus (plan de gestion du champ d'application et déclaration du champ d'application du projet) vous aideront énormément plus tard et vous permettront de livrer le produit ou le service sur lequel votre équipe travaille.
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