Seule une personne sur cinq (18%) dispose d'une méthode utile de gestion du temps. Stratégies de gestion du temps et outils de gestion du temps pour les projets vous aider à gérer le travail qui vous a été confié dans le temps qui vous est imparti. En tant que chef de projet, vous pouvez vous voir confier un nombre différent de tâches à chaque itération.
Pourquoi les outils de gestion du temps de projet sont-ils importants pour le suivi du temps ?
Vous devez également planifier, gérer et suivre le travail de votre équipe. Réunions, estimations, planification, la communication avec les clients et votre équipe, et rendre compte à la direction. Idéalement, vous voulez accomplir tout cela pendant votre journée de travail de 9 à 5 heures. Cela semble impossible, mais un outil de suivi du temps peut vous aider.
Cet article contient :
Stratégies efficaces de gestion du temps pour les projets
Effet du président des États-Unis sur les processus de gestion du temps des projets
Le rôle et l'influence des bons outils de gestion du temps pour mener à bien les tâches
L'influence des logiciel de gestion des ressources sur suivi du temps
82% des personnes n'ont pas de cadre d'utilisation du temps. Ils utilisent simplement une liste, leur boîte aux lettres électronique ou rien du tout. (Recherche de la Development Academy, 2021)
Les spécialistes les plus acharnés ne sont généralement pas les meilleurs gestionnaires du temps, mais cela ne signifie pas non plus qu'il faille s'endormir sur ses lauriers. Suivre des méthodologies viables d'utilisation du temps implique de consolider des stratégies dans votre emploi du temps quotidien, hebdomadaire et mensuel, afin de faire progresser les heures accessibles de la journée.
Logiciel de suivi du temps - pourquoi cela vaut-il la peine ?
Comment l'utilisation efficace du temps peut-elle contribuer au développement de l'exécution ? L'objectif principal est de contrôler délibérément la manière dont vous investissez de l'énergie dans des entreprises et des exercices importants, que ce soit au travail ou dans votre vie quotidienne. Certains outils de gestion du temps offrent des fonctionnalités telles qu'un nombre illimité d'utilisateurs, ce qui les rend idéaux pour les grandes équipes.
Avec une mauvaise planification et de mauvais outils de gestion du temps, il peut être difficile de tout faire tenir dans des délais serrés. C'est pourquoi j'ai dressé cette liste de stratégies intelligentes de gestion du temps, afin que vous puissiez mieux planifier votre travail et avoir enfin le temps de vous consacrer à tout ce qui requiert votre attention.
Gestion du temps de projet : statistiques clés
Avant de savoir à quoi se réfère la gestion du temps d'un projet et ce que nous pouvons dire des stratégies de gestion du temps (ou de la planification de la gestion du temps, si vous préférez), examinons les obstacles et les raisons pour lesquelles un plan global de gestion de projet et sa clôture nécessitent parfois beaucoup plus d'efforts que prévu. Quelques informations sur les outils de suivi et de gestion du temps qui vous ouvriront les yeux et vous aideront à comprendre l'importance de la planification de la gestion du temps.
Seule une personne sur cinq (18%) dispose d'une méthode utile de gestion du temps.
(D'après les recherches de la Development Academy)
Les employés passent 44 minutes par jour sur les médias sociaux.
(Selon Techjury, 2022)
Seulement 17% des personnes suivent leur temps.
Les entreprises consacrent en moyenne 16 jours par an à la recherche de documents papier.
(Source : DocuSign)
Les cadres supérieurs passent au moins 23 heures par semaine en réunion.
(Source : DocuSign)
46% du stress déclaré par les employés aux États-Unis est causé par une charge de travail écrasante.
Suivi du temps - informations importantes
Ces résultats et un résumé de la recherche sont une source d'inspiration pour les managers pour qui la gestion du temps et la gestion de projets sont traitées sur un pied d'égalité. Pour les managers qui sont absolument convaincus du rôle de l'aspect temporel dans toutes les activités d'un projet et qui veulent éviter tout obstacle au calendrier.
Enfin, examinons les obstacles les plus courants à la gestion du temps et au suivi du temps qui n'ont pas été mentionnés ci-dessus : perfectionnisme, procrastination, mauvaise hiérarchisation des priorités, manque de temps, multitâche, surbooking, manque de repos, oubli de déléguer, manque d'organisation, manque de motivation, distracteurs, planification rigide.
Qu'est-ce que la gestion du temps d'un projet ? Cela vaut-il la peine d'utiliser des outils de gestion du temps et de suivre l'évolution du temps ?
Entre la gestion de projet et la gestion du temps
Le lien entre le temps et le développement d'un projet ou entre la gestion du temps et la gestion d'un projet à l'aide d'outils de gestion du temps est tellement évident que beaucoup n'ont pas besoin d'explications. Mais pour ceux qui ont besoin d'en être convaincus, ce chapitre devrait lever leurs doutes. Commençons donc par quelques faits. Quel est le projet ?
Par projet, on peut entendre presque tout ce qui est fabriqué par un être humain. Un endroit où se cacher ou dormir, un piège à souris, une maison, une mission de changement sur le lieu de travail. Mais, parce que nous sommes dans l'environnement des entreprises, la chose devient plus complexe si l'on tient compte de quelques éléments absolument cruciaux que vous lirez dans les prochains paragraphes.
Première définition de la gestion de projet
Examinons de plus près la définition de la gestion de projet introduite par l'Association for Project Management et faisons quelques commentaires.
La gestion de projet, également connue sous le nom de gestion des tâches, est l'application de processus, de méthodes, de compétences, de connaissances et d'expérience pour atteindre les objectifs spécifiques d'un projet conformément aux critères d'acceptation du projet et dans le respect des paramètres convenus. La gestion de projet a un caractère définitif produits livrables qui sont limités dans le temps et dans le budget.
La proposition susmentionnée pourrait être divisée en quatre et chaque terme pourrait constituer un chapitre ou un paragraphe particulier. Nous devons nous concentrer sur un élément fondamental pour le héros principal de cet article - le temps, la gestion du temps, la gestion du temps, la gestion du temps et les stratégies de gestion du temps.
Du point de vue de l'APM - qui peut être considéré comme discutable - ce qui fait la différence entre la "gestion" et la "gestion de projet", c'est précisément le temps et le budget. Alors que la gestion est un processus continu, la gestion de projet a des limites. C'est pourquoi les outils de gestion du temps peuvent être utiles.
Plus d'informations sur les outils de gestion du temps et le suivi du temps
Du point de vue de l'entreprise, un projet est le résultat d'une nécessité commerciale. Il est mis en service en raison de besoins internes ou externes. De nombreux outils de gestion du temps permettent de gérer un nombre illimité de projets, ce qui est essentiel pour gérer des tâches et des clients multiples. Et parce qu'un projet est aussi une solution à certains défis, il est réalisé dans un temps et un budget limités. À partir de là, la justification et l'importance des stratégies de gestion du temps et du suivi du temps deviennent plus claires pour ceux qui ont des doutes sur le sujet principal de cet article. Le temps consacré à un projet n'est pas un chewing-gum et ne peut pas être étiré chaque fois que le besoin s'en fait sentir, c'est pourquoi la réflexion stratégique sur le temps devient évidente.
La gestion de projet ne peut exister sans une planification efficace de la gestion du temps. Ou, à l'inverse, une gestion efficace du temps est la condition sine qua non de la réussite de la mise en œuvre d'un projet et du développement d'une entreprise.Teamdeck)
Le rôle de la gestion du temps des projets et du suivi du temps
Ainsi, en utilisant logiciel de suivi du temps nous avons eu un aperçu de ce que les employés font parfois et du lien entre la gestion de projet et la gestion du temps. Il est maintenant temps de passer à la gestion du temps des projets.
D'une manière générale, la gestion du temps à l'aide d'un logiciel de suivi du temps est la manière dont nous utilisons le temps dont nous disposons pour atteindre nos objectifs ou terminer les tâches qui nous ont été confiées de manière efficace.
Deuxième définition de la gestion de projet
Voici une explication concise et directe de la gestion du temps donnée par Wikipedia :
La gestion du temps est le processus de planification et de contrôle conscient du temps consacré à des activités spécifiques, en particulier pour accroître l'efficacité, l'efficience ou la productivité.
Si nous utilisons la définition utilisée par la société des gestionnaires de projet, nous découvrirons que la gestion du temps d'un projet est.. :
(...) le processus de gestion de projet qui consiste à analyser le travail et à élaborer un plan d'action. modèle de calendrier pour s'assurer que vous terminez un projet dans un délai donné. (Projectmanager.com)
Les deux définitions susmentionnées ne disent pas un mot sur la manière d'obtenir de bons résultats en termes de gestion du temps d'un projet. Mais pour quiconque a l'occasion de mettre en œuvre un plan de gestion de projet, il est évident qu'il s'agit de l'analyse à l'aide de logiciels, d'outils et de techniques. Tout ce qui garantit l'achèvement d'un projet dans les délais impartis. Il s'agit ensuite d'élaborer un calendrier des ressources avec des ajustements des tâches et l'affectation des ressources pour l'achèvement d'un projet.
En tant que chef de projet, pourquoi se préoccuper du suivi du temps ?
En tant que chef de projet et en utilisant un logiciel de suivi du temps, votre travail consiste à planifier et à gérer efficacement votre temps de travail, mais aussi celui des équipes que vous supervisez. Vous devez respecter le temps passé au travail.
Achèvement du projet dans les délais impartis Royaume-Uni
Plus vous parviendrez à jongler avec les différents projets et priorités à l'aide d'un logiciel de suivi du temps, plus vous serez en mesure de planifier le travail de votre équipe. Cela permet de mieux gérer les projets et d'avoir plus de chances de les terminer dans les délais et dans le respect du budget.
En fin de compte, les stratégies de gestion du temps augmentent votre productivité et votre efficacité.
Des études montrent que ce n'est pas toujours aussi évident. Par exemple, seules 37% des équipes au Royaume-Uni (The State of the Project Management, 2017) parviennent toujours ou le plus souvent à terminer leurs projets dans les temps, une mauvaise gestion étant l'une des raisons de cette situation.
Il existe plusieurs stratégies de gestion du temps que vous pouvez utiliser pour planifier votre propre travail.
Planifier les réunions et les employés grâce à des techniques populaires de gestion du temps et à des outils de gestion du temps. conseils en matière de gestion du temps
Stratégies de gestion du temps pour les chefs de projet utilisant un logiciel de suivi du temps
Si la planification et la gestion du temps de l'équipe laissent à désirer, il peut être difficile de tout faire tenir dans des délais serrés. C'est pourquoi vous avez besoin de rapports de suivi du temps précis. C'est pourquoi j'ai dressé cette liste de stratégies intelligentes de gestion du temps, afin que vous puissiez mieux planifier votre travail et disposer enfin du temps nécessaire pour tout ce qui requiert votre attention.
Planifiez votre travail à l'avance grâce au suivi du temps
Savoir ce que l'on veut accomplir dans un délai précis est déjà un gage de réussite, comme le révèlent les études, et le temps consacré au travail est rentable. Dans son article intitulé "The Impact of Planning on Project Success", Pedro Serrador, de l'université de Toronto, met en évidence une corrélation entre la planification et la réussite d'un projet. Sur la base d'une analyse documentaire, Serrador a constaté que la réussite d'un projet est étroitement liée à la fois au projet et au rapport coût-efficacité. Cela signifie qu'une planification de qualité peut non seulement augmenter les chances de réussite du projet, mais aussi sa rentabilité.
Quelle est donc la part de planification qui correspond à une "planification de qualité" ? Selon Serrador, d'après le guide PMBOK®, la planification peut représenter jusqu'à 48% de tous les processus réalisés par un chef de projet au cours d'un projet.
La planification de vos tâches quotidiennes peut se résumer à la création d'une liste de choses à faire, composée des éléments indispensables et des éléments souhaités - les outils de suivi du temps dotés d'une interface conviviale peuvent être utiles. Les outils de suivi du temps dotés d'une interface conviviale peuvent s'avérer utiles. plan de projet de haut niveau améliorera la visibilité des exigences dans les différentes missions, mais aidera également à définir les objectifs et les exigences pour chaque projet.
Fixer des priorités claires et se soucier du temps consacré au travail
Parfois, une liste de choses à faire peut sembler écrasante, c'est pourquoi les outils de suivi du temps peuvent être utiles. Pour la rendre plus facile à gérer, il est préférable de diviser votre liste de choses à faire en petits morceaux. En établissant des priorités claires, vous pourrez classer vos tâches en fonction de leur importance, de leur urgence et de l'effort nécessaire pour les accomplir.
La matrice d'Eisenhower est la technique de gestion du temps la plus efficace.
(D'après les recherches de la Development Academy)
Pour distinguer les tâches importantes et urgentes de votre liste de choses à faire, vous pouvez utiliser la matrice d'Eisenhower. Il s'agit d'une technique populaire de gestion du temps (également connue sous le nom de "matrice urgent-important" ou "principe d'Eisenhower"). Cette idée (ou, pour certains, ce cadre) fait référence aux paroles de ce président américain :
"J'ai deux sortes de problèmes : les urgents et les importants. Les urgents ne sont pas importants, et les importants ne sont jamais urgents".
L'ensemble représente une approche de l'organisation de la charge de travail et des priorités. Il est très utile si vous souhaitez mettre en œuvre une stratégie efficace de gestion du temps, en utilisant des outils de suivi du temps. Il vous aide à rester concentré sur l'organisation de toutes vos tâches, en particulier les plus difficiles. Il est divisé en quatre catégories :
Important et urgent - voici les tâches à effectuer en premier lieu
Important mais pas urgent - les tâches que vous pouvez programmer pour les effectuer plus tard
Peu important mais urgent - si possible, vous pouvez déléguer ces tâches
Peu important et pas urgent - vous pouvez ignorer les tâches relevant de cette catégorie
L'avantage de la Matrice d'Eisenhower, outil de suivi du temps, c'est que vous pouvez la créer en cours de route avec un simple stylo et du papier, afin d'accélérer le processus de suivi du temps. classer les tâches par ordre de priorité et les missions. Avec une telle matrice, vous repérerez facilement les tâches qui requièrent vraiment votre attention, de sorte que vous pourrez vous y consacrer en priorité. La matrice se présente comme suit :
Préparation de la liste des choses à faire, hiérarchisation des tâches et résolution des problèmes liés aux tâches qui bloquent le temps grâce à la matrice d'Eisenhower
Se concentrer sur une tâche à la fois
Si certains font l'éloge du multitâche, il semblerait qu'il fasse plus de mal que de bien. Selon l'article sur les périls du multitâche publié sur Entrepreneur ("Why Multitasking Is a Myth That's Breaking Your Brain and Wasting Your Time", 2017), faire plusieurs tâches à la fois est inefficace et inefficient. Comme le cerveau humain a besoin de temps pour passer d'une tâche à l'autre, essayer de faire trop de choses crée un temps de latence pendant lequel nous ne sommes en réalité pas aussi productifs que nous pourrions le souhaiter. C'est pourquoi projet de suivi du temps peuvent s'avérer utiles.
Essayez plutôt de vous concentrer sur une tâche à la fois et de la terminer, puis de passer à une autre. De cette manière, surtout si vous vous accordez au moins quelques minutes de repos entre les tâches, la transition se fait en douceur et votre cerveau est prêt à s'attaquer à une nouvelle tâche.
Le suivi du temps est-il utile ?
L'une des techniques que vous pouvez utiliser pour calculer le temps passé au travail est la technique Pomodoro et le suivi du temps. Cette technique consiste à diviser le travail en sessions plus courtes, d'une durée de 25 minutes, entrecoupées de pauses. C'est un moyen éprouvé d'accroître la productivité, car il est plus facile de se forcer à se concentrer sur une seule tâche. En outre, vous ne serez pas épuisé et resterez productif plus longtemps.
Le nom, qui vient d'un mot italien signifiant tomate, a été inspiré par le minuteur de cuisine. Aujourd'hui, il existe des appareils spécialement conçus pour cette technique, qui permettent de compter les 25 minutes exactes que vous devez consacrer au travail.
Minimiser les interruptions et le suivi du temps
Ce point peut s'avérer délicat, car selon le PMI 90%, la communication constitue la majeure partie du travail du gestionnaire de projet ("Art of communication in project management", 2010), mais il arrive que l'on effectue des tâches qui nécessitent une grande concentration et un minimum d'interruptions. Il peut s'agir de travailler sur la documentation du projet, d'utiliser un convertisseur gratuit de word en pdf ou création d'un rapport ou utiliser également la gestion des tâchesls.
Imaginons que vous utilisiez la technique Pomodoro. Pour l'utiliser efficacement, vous devez éliminer toutes les distractions possibles afin de pouvoir rester concentré sur une tâche pendant 25 minutes.
Les interruptions pendant le temps passé au travail dont vous devez vous débarrasser peuvent provenir de courriels, d'appels, de collègues ou de conversations en ligne. Il peut être tentant de consulter sa boîte de réception de temps à autre, de participer à des conversations de bureau ou de discuter avec son équipe. Mais en réalité, cela nuit à votre productivité. Le suivi du temps peut vous aider.
Voici ce que vous pouvez faire à la place :
Si vous craignez de manquer un courriel important, fixez-vous un moment précis pour consulter votre boîte de réception. Les autres moments sont consacrés aux tâches assignées.
Dites à vos coéquipiers de ne pas vous déranger lorsque vous utilisez des écouteurs. En même temps, vous pouvez écouter de la musique qui vous aide à vous concentrer (ou un bruit blanc, si vous préférez).
Mettez en veilleuse les notifications et mettez votre téléphone hors de vue pour éviter de le consulter de manière compulsive.
Les distractions sont ce qui nous éloigne du travail. Réduisez-les au minimum et vous verrez qu'il vous sera plus facile de vous concentrer sur l'accomplissement d'une tâche et que les heures facturables seront plus efficaces...
Se fixer des délais plus courts et se préoccuper de la gestion des tâches
Avez-vous déjà eu l'impression que plus vous disposez de temps pour accomplir une tâche donnée, plus vous risquez de procrastiner au lieu d'utiliser ce temps pour accomplir les choses plus tôt ? Cette tendance à mettre le travail de côté est appelée, dans l'environnement social de l'économiste, la loi de Parkinson, qui a été expliquée pour la première fois dans un article de The Economist en 1955.
Parkinson a déclaré que "le travail s'étend de manière à remplir le temps disponible pour son achèvement". Par conséquent, si vous disposez de plus de temps pour terminer une tâche que vous n'en avez réellement besoin, il y a de fortes chances que vous ne l'accomplissiez pas plus rapidement.
Ce que vous pouvez faire, c'est vous fixer des délais plus courts. Si vous avez toujours du mal à vous forcer à terminer une tâche plus rapidement, demandez à un membre de votre équipe de revoir votre travail à une certaine date, de sorte que vous deviez maintenant faire le travail pour montrer les résultats.
Apprendre à déléguer et à gérer son temps
Personne n'est isolé. Il y a de fortes chances qu'il y ait dans votre organisation des personnes qui possèdent les compétences et le temps nécessaires pour vous aider à accomplir certaines des tâches qui vous posent problème ou pour lesquelles vous n'avez tout simplement pas le temps.
Comme vous l'avez déjà vu en complétant la matrice d'Eisenhower, il est en fait conseillé de trouver les tâches que vous pouvez déléguer, afin de vous concentrer sur les plus importantes et les plus urgentes et de vous soucier des heures facturables pour être plus efficace.
Pour repérer les membres de l'équipe disponibles possédant les compétences requises pour une tâche spécifique, utilisez une fonction outil de gestion des ressources ou un outil de suivi du temps. Dans Teamdeck, par exemple, vous pouvez rapidement filtrer tous les employés en fonction de leur rôle et visualiser leurs réservations et leurs disponibilités dans une simple vue de calendrier.
En déléguant du travail, vous pouvez en fait montrer à vos employés que vous appréciez leur contribution. Donnez-leur les moyens de prendre des décisions et, si nécessaire, limitez-vous à les superviser. Ainsi, non seulement vous aurez moins à faire, mais vous permettrez à vos subordonnés de s'épanouir professionnellement.
Outre la délégation des tâches entre les membres de l'équipe, il est également recommandé d'externaliser certaines parties des tâches, par exemple la recherche, à l'aide d'un outil tel qu'un Service de rédaction de documents de rechercheafin de libérer du temps pour d'autres activités importantes.
Apprendre à dire "non" et à suivre le temps et les projets
Il est très important de connaître ses limites lorsqu'il s'agit de la quantité de travail que l'on est capable de terminer dans un délai donné, non seulement pour respecter ses engagements, mais aussi pour éviter le stress lié au travail et, à terme, le sentiment d'épuisement. Cela permet également d'éviter le stress lié au travail et, à terme, le sentiment d'épuisement. Temps de parcours est également importante.
Dire non à son supérieur, à son manager ou même à son patron peut être intimidant, mais il existe des moyens de le faire poliment et avec assurance :
Donnez une raison - expliquez quelles sont les autres tâches importantes que vous accomplissez en ce moment et comment le fait d'en assumer de nouvelles les affectera.
Laissez-le établir des priorités - si vous avez déjà beaucoup de travail et que votre supérieur vous demande d'en faire un autre, présentez-lui votre liste de priorités. Laissez-le décider si la tâche qu'il vous demande d'accomplir est plus importante ou non.
Ne mentez pas - les fausses excuses ne sont pas une bonne façon de répondre aux demandes. Expliquez ouvertement pourquoi vous n'êtes pas en mesure de faire quelque chose pour le moment.
Demandez si la tâche peut être reportée - bien souvent, la date initiale à laquelle quelqu'un vous demande de livrer une tâche n'est pas sa date d'échéance définitive. Montrez-lui que s'il est possible de programmer une nouvelle tâche pour plus tard, il vous sera possible de l'accepter.
Comme vous ne voulez pas être perçu comme celui qui refuse de travailler, le fait de montrer pourquoi vous ne pouvez pas accepter davantage de tâches ou de négocier les délais peut vous aider à réduire le nombre de nouvelles missions.
Résumer chaque journée et suivre l'évolution du temps
La rédaction de résumés quotidiens de votre travail vous aide à découvrir vos points forts et ce qu'il vous reste à faire. Le suivi du temps est également important.
À la fin de chaque journée, jetez un coup d'œil à votre liste et vérifiez les tâches que vous avez accomplies. Voir ce que vous avez réussi à accomplir est un excellent moyen de vous motiver pour le lendemain.
S'il reste des tâches non résolues sur votre liste, demandez-vous pourquoi vous ne les avez pas terminées et trouvez des solutions. Peut-être que la tâche était trop vaste et que la diviser en plus petites missions vous aidera à mieux organiser votre travail ?
Soutenez vos stratégies de gestion du temps avec le bon outil de planification
La planification de votre travail et l'utilisation d'un logiciel de suivi du temps sont facilitées par des outils qui vous permettent d'accéder rapidement aux tâches que vous ou les membres de votre équipe devez accomplir. Disposer d'un calendrier de projet et d'un logiciel de suivi du temps des employés est également utile, car il est plus facile de suivre vos performances.
Pour la gestion des tâches dans le cadre de plusieurs projets, nous utilisons Jira. Il nous permet de créer des sous-tâches pour chaque tâche, de les assigner à des personnes et de les suivre dans le flux de travail constitué des tâches qui doivent être accomplies, de celles qui sont en cours, en cours de révision et terminées.
Teamdeck, quant à lui, est un logiciel de gestion des ressources ou outil de planification de projet - si vous le souhaitez (développé par nous, le éditeur de logicielset - au début - pour nos propres besoins). Nous nous en servons pour suivre les horaires quotidiens, les feuilles de temps et les performances globales de nos employés, que nous pouvons ensuite résumer à l'aide des outils suivants rapports personnalisables (par exemple, pour comparer les réservations avec les feuilles de temps).
Feuilles de temps en Teamdeck.io - les planification des ressources et outil de gestion du temps pour les projets
Résumé - Les stratégies de gestion du temps sont-elles terminées ?
Néanmoins, vous représentez la gestion de projets de marketing ou gestion des ressources du projetEn utilisant ces stratégies de gestion du temps, comme le suivi du temps, vous serez en mesure de mieux organiser votre journée de travail et d'accomplir plus de choses. Après seulement quelques jours, vous remarquerez que :
Amélioration de votre productivité
Il vous est plus facile d'accomplir les tâches qui vous ont été confiées
Vous avez l'impression d'avoir plus de temps tout d'un coup
Le stress lié au travail a diminué de manière significative
Et si ces tactiques fonctionnent pour vous, vous pouvez également essayer de les intégrer à l'ensemble de l'équipe de projet que vous dirigez, afin d'accroître leur productivité. Si vous souhaitez approfondir vos connaissances et en savoir plus sur lesapplications de gestion du temps des employés - il suffit de lire nos articles.
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