Et si je vous disais que votre entreprise a peut-être gaspillé jusqu'à 37% de dépenses en logiciels et que vous ne l'avez même pas remarqué ?
Cela n'a pas besoin d'être ce montant exactmais vous gaspillez probablement au moins quelques dollars pour des logiciels dont vous n'avez pas besoin.
Si vous êtes un chef de projet, un directeur général ou un directeur informatique chargé de fournir des outils à l'entreprise, vous avez peut-être contribué à ce problème.
Les "Shelfware", c'est-à-dire les logiciels dont personne ne se soucie dans votre entreprise, représentent $18 milliards d'euros pour le seul marché de la gestion de la relation client (CRM).
Pourquoi ?
Le problème est que seulement 40% des organisations qui mettent en œuvre des outils de CRM "parviennent à une adoption complète par les utilisateurs finaux", selon CSO Insights.
CRM, gestion des médias sociaux, outils d'analyse, logiciel de planification de projet, outils de gestion des ressourcesetc. Nous en utilisons tous quelques-uns.
Et, très probablement, nous avons tous au moins un outil que nous payons et que nous n'utilisons pas.
Il est temps d'agir, n'est-ce pas ?
Le Shelfware est un logiciel qui a été acheté mais qui n'a jamais été utilisé.
Aujourd'hui, dans un monde où le marché des SaaS il peut aussi s'agir de celui auquel nous nous sommes abonnés et que nous avons ensuite oublié.
L'autre chose à retenir est que le shelfware n'indique pas qu'il y a quelque chose qui ne va pas avec le logiciel lui-même. En fait, tout logiciel peut devenir un "shelfware".
Après tout, il y a une raison pour laquelle vous avez acheté une licence ou souscrit à un plan payant. Vous ne l'auriez pas fait si c'était mauvais ou si cela ne convenait pas à votre entreprise.
Nous avons déjà établi que ce n'est pas toujours la mauvaise qualité du logiciel qui est en cause, la faute étant généralement du côté de l'utilisateur.
L'une des raisons pour lesquelles les logiciels d'étagère font partie de votre pile est l'achat d'un plus grand nombre de licences que ce dont l'entreprise a réellement besoin. Surtout lorsqu'il y a une remise.
Techopedia en donne un bon exemple :
Supposons qu'une licence de logiciel coûte $100 l'unité. L'achat de 50 licences coûterait à l'entreprise $5000. Imaginons maintenant que ce même logiciel fasse l'objet d'une remise, soit $45 pour une licence, mais qu'il faille en acheter 100. Cela donne $4500, que vous paierez, car c'est toujours moins cher qu'auparavant.
Dans cet exemple, les 50 licences supplémentaires se transforment en matériel d'étagère.
Une autre raison est l'achat de licences "au cas où", pour les futurs employés. Dans ce cas, il se peut que vous l'utilisiez éventuellement, mais en général, elle finit par devenir une autre ressource inutilisée ou sous-utilisée de l'entreprise.
La troisième option concerne les outils SaaS et consiste à oublier tout simplement les. En tant que chef de projet ou directeur général, vous savez probablement que vous payez mensuellement pour certains outils. Mais savez-vous exactement s'ils sont réellement utilisés ?
L'abonnement peut être de $10 ou $60 par mois. C'est le cas pour les outils SaaS les moins chers, comme pour les plus onéreux.
L'idée est qu'un manque de communication au sein de l'entreprise, et le fait de ne pas garder un œil sur les activités réelles de l'entreprise, peuvent avoir des conséquences négatives sur l'image de l'entreprise. l'allocation des ressources et l'utilisation, peut entraîner une perte d'argent.
La question est la suivante :
Comment choisir le bon logiciel et faire en sorte que les employés l'utilisent VRAIMENT ?
Comme vous pouvez le constater, le problème se résume à deux défis principaux :
Commençons par choisir le bon logiciel.
Lorsque vous recherchez un logiciel pour votre entreprise, vous risquez de vous retrouver face à un grand nombre de possibilités. En interrogeant vos amis et collègues, vous obtiendrez de nombreuses options, mais ils vous recommanderont généralement des outils différents.
Comment décider lequel est le meilleur ? meilleur? Et qu'est-ce que cela signifie ?
Amanda Moskowitz recommande 10 étapes pour choisir le meilleur logiciel pour votre entreprise, mais concentrons-nous sur les trois premiers de sa liste :
Comme l'a dit M. Moskowitz, les applications ne sont que des outils permettant d'atteindre les objectifs de l'entreprise. Il est donc préférable de commencer par fixer les objectifs eux-mêmes : à court terme et à long terme. Ensuite, il est temps de trouver un outil qui vous aidera à les atteindre.
Il n'existe pas de "logiciel unique". Concentrez-vous plutôt sur vos besoins : avez-vous besoin de suivre le déroulement d'un projet, de suivre le temps de vos employés, de planifier des ressources, de gérer vos clients avec un CRM, d'analyser votre présence sur les médias sociaux ?
Déterminez ce que vous devez faire avec un outil et trouvez un outil spécifique pour ce travail.
Maintenant que vous connaissez les objectifs de votre entreprise et que vous savez exactement ce que vous voulez réaliser avec un outil, trouvons celui qui convient le mieux à votre entreprise.
Patrycja Markowska, responsable des opérations de marketing, a fait part de ses réflexions sur ce processus dans son article "Marketing Ops : L'art de gérer le chaos". D'après son expérience, trouver l'outil parfait consiste plutôt à itérer le développement du processus.
La clé pour trouver le meilleur logiciel pour votre entreprise est de tester plusieurs options. Inscrivez-vous aux versions d'essai pour les tester gratuitement. Comparez ensuite les résultats et choisissez celui qui vous convient le mieux.
Si vous êtes à la recherche d'un logiciel pour votre équipe, y compris les employés actuels et futurs, vous pouvez investir dans un logiciel avec un plan de tarification dynamique.
Cette situation est particulièrement fréquente dans les cas suivants SaaS outils. Ils vous permettent souvent de choisir entre des plans qui dépendent du nombre de personnes qui doivent utiliser l'outil.
Plan tarifaire de Buffer en est un bon exemple.
Une autre solution est la tarification flexible qui vous permet d'indiquer le nombre exact de personnes qui auront accès au logiciel, puis de calculer le paiement en fonction de ce nombre.
Teamdeck, un outil de planification des ressources et de suivi du temps, fonctionne selon ce modèle de tarification.
Avant de souscrire à un plan payant ou d'acheter des licences, vous pouvez également répondre à ces deux questions :
L'outil doit refléter le niveau de maturité de votre entreprise et pouvoir évoluer avec elle.
Le logiciel que vous choisissez doit être facile à utiliser pour tous les utilisateurs, sinon il sera rapidement abandonné.
Si vous répondez par l'affirmative à ces deux questions, le moment est venu d'initier votre équipe à cet outil.
Pour plus de conseils et de listes de contrôle sur la gestion des ressources et le choix
les bons outils pour votre entreprise, téléchargez notre ebook gratuit sur les meilleures pratiques de gestion des ressources.
Le moment est venu de présenter au reste de votre équipe le logiciel que vous avez choisi.
Qu'est-ce que l'adoption d'un logiciel ? Brandon Bruce l'a bien défini dans son livre "The Shelfware Problem" :
"L'adoption est l'utilisation cohérente et efficace d'une technologie ou d'une plate-forme logicielle spécifique qui permet d'atteindre des objectifs commerciaux de manière mesurable.
Le problème est que, dans le monde réel, vous ne pouvez pas simplement dire à votre équipe d'utiliser le logiciel que vous avez choisi.
Vous devez prendre le temps d'intégrer vos employés. Comme l'a dit Amanda Moskowitz :
"Ne vous contentez pas de trouver une nouvelle application : assurez-vous que tous les membres de votre équipe l'utilisent.
Si cela vous semble évident, rappelez-vous qu'"environ 50% des licences CRM ne sont pas touchées", comme le dit Brandon Bruce.
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