Que vous travailliez dans un éditeur de logiciels ou une agence de création, vous savez probablement très bien que les projets ne se terminent pas lorsque quelqu'un introduit la dernière validation dans la base de code ou lorsque le client répond par "ça a l'air bien" à votre travail. Bien sûr, la partie livraison du cycle de vie du projet est peut-être terminée, mais il est temps de clôturer correctement un projet. Dans cet article de blog, nous allons vous montrer quelques-unes des étapes les plus importantes que vous devriez inclure dans les processus de gestion de projet de votre entreprise à la fin d'un projet.
Tout d'abord, voyons pourquoi vous devriez vous préoccuper d'un processus de clôture de projet.
Un processus de clôture de projet est utile pour s'assurer que toutes les personnes impliquées dans le projet sont sur la même longueur d'onde et que le projet est officiellement terminé. Que se passe-t-il si vous ne clôturez pas le projet correctement ? Tout d'abord, vous risquez de continuer à recevoir des demandes de modification de la part du client, qui ne sait pas que ce n'est plus le moment de faire de telles demandes. La clôture d'un projet est également avantageuse du point de vue de la gestion des ressources du projet la perspective. Vous ne retiendrez pas inutilement vos employés sur un projet déjà achevé - ils seront libres de travailler sur de nouvelles missions. Enfin, vous aurez l'occasion de revenir sur le projet et d'évaluer ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré.
Qu'en est-il de vos employés ? Participer à un processus de clôture après un projet, qu'il soit réussi ou non, leur donnera un sentiment de clôture et améliorera le moral de l'équipe.
Si vous souhaitez mettre en place un processus unifié pour la clôture des projets, vous pouvez commencer par une analyse approfondie du statu quo.
Rencontrez l'équipe de gestion du projet et discutez de ses activités à la fin du cycle de vie du projet. Ensemble, vous pourrez analyser les avantages et les inconvénients des différentes approches et élaborer une procédure adaptée aux besoins de votre entreprise.
Tout d'abord, vous devez passer en revue la liste des exigences et vous assurer que l'équipe de projet a préparé tous les éléments livrables. Le processus de clôture du projet peut commencer lorsque vous êtes prêt à remettre le projet.
Prenez contact avec le client pour lui transférer officiellement tous les éléments livrables, accompagnés de la documentation nécessaire. Il se peut que vous ayez transféré différents éléments du projet plus tôt dans le processus. C'est tout à fait normal. Vous devez simplement vous assurer que votre client a accès à l'ensemble des éléments livrables. N'oubliez pas non plus de partager les URL, les identifiants et les mots de passe.
L'étape suivante consiste à obtenir l'approbation officielle du client. L'idéal est de disposer d'une déclaration écrite - un courriel suffit - indiquant que le travail de votre équipe de projet a été jugé acceptable par le client. Si vous n'obtenez pas d'approbation, vous risquez d'avoir une mauvaise surprise par la suite : si des problèmes se posent, il vaut mieux les régler maintenant.
C'est aussi une excellente occasion de recevoir un retour d'information de la part du client. Vous pouvez planifier un appel pour avoir un réunion rétrospective avec le client. À l'issue de cette conversation, vous disposerez probablement de points d'action en vue d'améliorations futures et, éventuellement, d'un témoignage intéressant à publier sur votre site web.
Le chef de projet doit gérer de nombreux documents tout au long du cycle de vie du projet. La phase de clôture est le moment idéal pour les organiser et s'assurer qu'il n'y a pas d'impasses.
Les personnes qui travaillent sur un projet peuvent avoir l'impression d'en connaître tous les tenants et aboutissants. C'est probablement le cas pour l'instant, mais qu'en sera-t-il dans quelques mois lorsque le client voudra poser une question sur un détail technique ? Il est préférable que tous les documents relatifs au projet soient bien organisés.
En outre, vous devez également clôturer officiellement les contrats de projet avec les différents fournisseurs ou free-lances. N'oubliez pas de les payer !
Comme nous l'avons déjà mentionné, la clôture d'un projet est le moment idéal pour réfléchir aux performances de votre équipe. Consultez votre logiciel de gestion de projet ou de gestion des ressources et analysez les rapports de projet. Voici quelques idées de ce que vous pouvez examiner de près :
Utilisation Teamdeck pour créer un rapport sur les estimations et les réalisations.
Teamdeck peut également vous aider à calculer l'utilisation des ressources.
Le calcul des heures facturables et des heures non facturables peut vous aider à trouver d'autres idées d'amélioration de la productivité de votre équipe.
Lors de l'examen du projet, vous devriez également organiser une réunion de l'équipe de projet pour discuter des enseignements tirés et des idées pour l'avenir.
Si votre entreprise travaille sur plusieurs projets à la fois, comme c'est le cas pour beaucoup d'agences ou d'éditeurs de logiciels, il n'est pas toujours évident pour tout le monde de savoir qu'un projet donné vient de s'achever. Il serait bon que le chef de projet envoie un message à l'ensemble de l'entreprise pour annoncer l'achèvement du projet et saluer le travail acharné de son équipe. Il doit s'efforcer de souligner les réalisations de chaque membre de l'équipe et veiller à inclure tout le monde. Un tel geste fera certainement en sorte que votre employé se sente valorisé et remarqué.
Bien qu'une pandémie puisse vous empêcher d'organiser un événement festif pour l'équipe du projet, vous devriez tout de même essayer de vous amuser avec eux. Même une célébration virtuelle peut être une occasion agréable de favoriser la camaraderie.
À ce stade, vous avez longuement discuté du projet avec l'équipe de projet, obtenu des informations en retour de la part du client et examiné les données. Il est très probable que vous disposiez d'informations précieuses et exploitables qui pourraient être utiles aux futurs projets de votre entreprise. Il est essentiel que vous les consigniez et que vous les partagiez avec les autres personnes responsables de la gestion des projets de votre entreprise.
En outre, c'est le moment idéal pour créer un buzz marketing autour du projet : mettez-le dans le portfolio en ligne de votre équipe, publiez une étude de cas. Il est avantageux de planifier ces étapes, sinon elles risquent de ne jamais être réalisées parmi d'autres projets et tâches.
Même si vous êtes convaincu que vos coéquipiers savent que le projet est prêt, vous devez quand même les libérer officiellement de cette mission. Lorsque vous examinez les ressources ou les calendrier en ligneCes salariés ne doivent plus être comptabilisés pour le projet achevé.
Assurez-vous que les calendrier des ressources est à jour. Ainsi, d'autres chefs de projet peuvent les réserver pour de nouveaux projets.
En lisant les différentes étapes d'un processus de clôture, vous avez probablement remarqué que cette phase prend un certain temps. C'est une raison de plus pour mettre en place de telles procédures avant le début du projet. Lorsque vous savez combien d'heures il faut en moyenne pour clôturer un projet, vous pouvez en tenir compte dans l'estimation des coûts du projet.
Nous espérons que cet article de blog vous aidera à planifier des étapes de clôture de projet efficaces et adaptées aux besoins de votre entreprise. Les projets futurs de votre équipe en bénéficieront certainement.
Le calendrier des ressources (ou calendrier de gestion de projet, ou calendrier de planification de projet, logiciel de planification des ressources) vous permet de planifier, de gérer et d'allouer les ressources de manière plus efficace et efficiente - surtout si Microsoft Excel a joué un rôle prépondérant dans votre...
Quel est l'objectif ultime des chefs de projet ? Réussir leurs projets. Les chefs de projet eux-mêmes admettent que cela n'arrive pas très souvent : selon la dernière enquête Pulse of the Profession, moins de 60% des projets sont achevés soit...
La gestion des capacités est une stratégie utilisée par les entreprises pour utiliser au mieux l'efficacité de la production par rapport à la demande d'un service ou d'un produit. L'objectif final de la gestion des capacités est le suivant : Identifier et...