Dans cet article de blog, nous avons rassemblé quelques techniques pour sélectionner stratégiquement les tâches les plus importantes. Pour commencer, parlons de la hiérarchisation des projets en général.
Ce que nos lecteurs apprennent :
En tant que Chef de projetVotre objectif principal est de mener à bien un projet. Cela signifie généralement qu'il doit être achevé dans les délais, sans dépassement de budget et avec toutes les caractéristiques et fonctions nécessaires. Pour atteindre cet objectif, vous devez cependant créer un calendrier raisonnable pour votre équipe et accomplir différentes tâches dans l'ordre. Lesquelles votre équipe doit-elle aborder en premier ? Lesquelles sont les plus importantes ? Il est inévitable de classer les tâches par ordre de priorité, mais vous pouvez le faire avec succès ou risquer de provoquer des retards ou des conflits de ressources.
Connaissez-vous l'expression "chaque chose en son temps" ? Croyez-le ou non, il explique bien le processus de définition des priorités.
Vous devez identifier les "premières" choses : les tâches les plus importantes, les activités les plus urgentes à réaliser, etc. et les mener à bien en priorité.
En fait, tout ce que vous avez à faire est de déterminer quelle tâche est la plus importante. Cela peut sembler plus facile à dire qu'à faire. Mais en réalité, vous pouvez utiliser les techniques décrites ci-dessous et prendre cette décision en toute confiance.
...s'assurer d'avoir une visibilité totale sur ce qui doit être fait pour mener à bien un projet donné. Il est impératif de définir et de contrôler la portée du projet, à tel point que nous avons même consacré un article de blog entier à la question suivante gestion de l'étendue du projet.
Une fois que vous avez recueilli les exigences du projet et approuvé le champ d'application avec les différentes parties prenantes, vous pouvez mettre par écrit toutes les tâches à accomplir. Rassemblez-les dans un document ou dans votre outil de planification de projet. À ce stade, vous pouvez les diviser en différentes catégories (par exemple, les phases du projet) et, plus tard, hiérarchiser les tâches au sein de ces groupes.
N'oubliez pas de tenir les membres de votre équipe au courant :
Outre les objectifs du projet et sa portée, les membres de l'équipe doivent également être conscients des dépendances entre les tâches et des contraintes éventuelles. Ces informations seront utiles lorsque vous commencerez à travailler sur le calendrier du projet et l'ordre des tâches.
Il peut être simple de distinguer une tâche hautement prioritaire d'une autre qui n'a pratiquement aucune importance. En revanche, il peut s'avérer beaucoup plus difficile d'ordonner des tâches ayant un niveau de priorité similaire. Pourtant, vous devez proposer un certain ordre si vous voulez que les tâches du projet soient accomplies.
Heureusement, plusieurs techniques permettent de hiérarchiser le travail en tant que chef de projet. Passons en revue quelques-unes d'entre elles, une par une.
C'est l'une des stratégies les plus populaires pour sélectionner les activités essentielles sur lesquelles se concentrer. Il suffit de répartir toutes les tâches en quatre groupes en fonction de leur importance et de leur urgence :
Un simple coup d'œil à votre matrice d'Eisenhower vous permettra de savoir quelles sont les tâches à traiter en priorité (urgentes et importantes) et celles sur lesquelles vous devrez vous concentrer plus tard (non urgentes et non importantes).
Qu'en est-il des deux autres groupes ? En règle générale, le groupe 3 peut être délégué et le groupe 4 se compose de tâches que vous pouvez facilement éliminer de votre liste de choses à faire.
La situation est légèrement différente dans les paramètres du projet, où vous n'avez pas nécessairement la possibilité de déléguer ou d'éliminer des tâches. Cependant, le simple fait de savoir qu'une tâche donnée n'est pas d'une importance capitale peut vous aider à lui trouver une place dans le calendrier de votre équipe de projet.
Cette méthode nécessite à nouveau de regrouper les tâches potentielles. Vous utiliserez des catégories liées au caractère indispensable d'une tâche particulière dans le projet.. :
Bien qu'il s'agisse d'une technique utile pour hiérarchiser les tâches, elle peut s'avérer encore plus bénéfique dans le cadre du processus de gestion du champ d'application. Vous pouvez demander aux parties prenantes de classer les exigences du projet en fonction de ces quatre groupes. Vous verrez ainsi où se situent leurs priorités.
Toute personne ayant déjà travaillé dans le domaine de la gestion de projets connaît probablement le principe de Pareto. Selon ce principe, 80% des effets proviennent de 20% des causes. En d'autres termes, 20% des tâches peuvent apporter 80% des bénéfices au projet.
Votre objectif ? Identifier cette 20% de tâches. Pour ce faire, vous pouvez essayer d'imaginer quelle valeur peut être créée par l'accomplissement de chaque tâche. De cette manière, vous devriez être en mesure de distinguer le travail principal des tâches secondaires.
Vous pouvez également adopter une approche opposée pour évaluer la valeur ajoutée : réfléchissez à ce qui se passerait si votre équipe ne menait pas à bien une tâche donnée. La plupart du temps, vous serez en mesure de repérer les éléments qui doivent impérativement être réalisés, faute de quoi le projet ne sera pas couronné de succès. Ce sont vos tâches prioritaires.
Lorsque vous classez les tâches d'un projet par ordre de priorité, essayez d'être conscient de ce que vous ressentez personnellement à leur égard. Vous pourriez être tenté de classer une tâche parmi les moins prioritaires parce que vous n'avez tout simplement pas envie d'y travailler. Votre équipe peut également procrastiner sur des tâches qui sont importantes mais pas vraiment passionnantes. En tant que chef de projet, vous devez tenir compte de leurs sentiments et de leurs attentes, mais aussi évaluer les tâches de manière objective.
Quelle que soit la technique que vous choisissez de suivre, faites attention aux tâches qui ont d'autres dépendances. Il se peut que vous ayez des tâches en cours d'achèvement dont dépendent d'autres éléments. Hiérarchisez-les en conséquence.
Il en va de même pour les contraintes du projet (par exemple, le manque de ressources). Si vous vous attendez à ce que l'une de vos tâches soit affectée par ces contraintes à un moment ou à un autre du projet, il est préférable de la programmer à un moment où elle a le plus de chances d'être réalisée (par exemple, maintenant).
Votre équipe peut s'avérer très utile pour attribuer des priorités aux différentes tâches du projet. Atlassian a publié une recette pour un exercice de priorisation en groupe dans le cadre de son site web Manuel de l'équipe. Vous pouvez le consulter ici.
Le changement est inévitable dans la gestion de projet. Il en va de même pour les priorités, qui peuvent elles aussi changer. Il est conseillé de revoir régulièrement la liste des tâches prioritaires et d'évaluer si l'ordre est toujours approprié. N'oubliez pas de communiquer avec votre équipe en cas de changement : elle doit savoir que les priorités ont été modifiées.
Encore une chose : même si vous devez être préparé aux changements, cela ne signifie pas que vous devez les accepter sans poser de questions. Il est de votre devoir d'examiner les raisons de tout changement majeur apporté à un projet. Pourquoi ? Tout d'abord, vous devez toujours être au courant des objectifs actuels de l'entreprise. Deuxièmement, les changements de priorités peuvent être le signe d'un glissement de périmètre (une croissance inattendue/incontrôlable de la portée du projet).
Voilà une liste de techniques que vous pouvez utiliser pour hiérarchiser les tâches d'un projet. Que faire lorsque vous avez fini d'attribuer des priorités ? Vous devez enregistrer ces décisions : votre outil de gestion de projet comporte généralement un champ "priorité des tâches".
Vous pouvez également suivre les résultats de vos efforts d'établissement de priorités dans le tableau de bord de votre équipe. calendrier des ressources. Quelques-uns outils de gestion des ressources (y compris Teamdeck) vous permettent d'étiqueter votre temps suivi (et vos réservations) avec des étiquettes "haute priorité" ou "basse priorité". Si votre équipe utilise des étiquettes de feuilles de temps, vous pouvez créer un rapport et analyser le temps qu'elle consacre aux tâches les plus importantes. Passent-ils beaucoup de temps sur des tâches non essentielles ? C'est le moment de faire quelque chose.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
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