Dans le monde des affaires, nous pouvons identifier plusieurs ressources critiques qui déterminent la croissance de votre entreprise. L'une des plus importantes est la capacité, c'est-à-dire ce que vous pouvez faire en un temps donné. Un facteur aussi important ne peut être laissé sans contrôle, c'est pourquoi de nombreux outils de gestion de la capacité ont été développés. Mais comment choisir le meilleur ?
Dans cet article, vous apprendrez :
Caractéristiques importantes pour le choix d'un outil de planification de la capacité
Quelques suggestions sur les meilleures pratiques en matière de planification de la capacité des ressources processus
Comment les logiciel de planification des ressources rendre le processus de planification des capacités plus efficace
La gestion de la capacité n'est pas une tâche simple, principalement parce que ce facteur est constitué de plusieurs autres qui interagissent les uns avec les autres. Le nombre d'employés, leur temps, leur disponibilité et leurs compétences - chacune de ces données influe sur la capacité de votre entreprise. C'est pourquoi les outils de planification de la capacité sont importants.
Ce n'est pas facile à comprendre avec seulement dix employés. Et qu'en est-il lorsque votre organisation compte 100 ou 200 personnes ? Pour éviter les goulets d'étranglement, le chaos et la frustration, vous avez besoin du soutien d'une application dédiée - en particulier le champ de bataille de chaque membre du processus de planification des ressources.
L'équilibre entre les ressources disponibles (employés) et les exigences du projet ou du client - pour beaucoup, c'est l'essence même de la planification des capacités (ou de la gestion des capacités, si vous préférez) dans la gestion de projet. L'importance de la planification des capacités résulte de son lien étroit avec d'autres domaines de la gestion de projet : le temps, l'équipe, le travail et la gestion des ressources. gestion des ressources du projet. Mais commençons par une question générale sur la capacité.
La capacité est définie comme l'aptitude à réaliser, stocker ou produire. Pour une organisation, la capacité serait l'aptitude d'un système donné à produire dans un laps de temps donné.
La "capacité à atteindre" semble être la question essentielle de la planification des capacités, surtout si nous la comparons aux définitions ci-dessous. Essayer de donner une très bonne réponse, justifiée, à la question "avons-nous une capacité à atteindre ?" ne laisse jamais tomber et inspire continuellement à faire des optimisations, des analyses, et ainsi de suite. C'est pourquoi les outils de planification de la capacité peuvent être utiles.
Recherche de ressources basée sur les compétences [Source : Teamdeck - Outil de gestion des ressources et de planification des capacités].
Pour savoir si votre entreprise ou un employé particulier possède suffisamment de compétences matérielles et immatérielles qui ne vous laisseront pas tomber - qui seront définies comme la "capacité à réaliser" - vous devez être assez proche de lui ou d'elle.
Le temps passé sur des tâches données, la disponibilité ou la maturité, l'expérience attendue dans un domaine donné, sont autant de critères pris en compte lors de la sélection des candidats. planification de la capacité des ressources processus au cours duquel vous tenterez de déterminer si une ressource est une raison de penser que l'employé indiqué, votre équipe ou votre entreprise a une "capacité de réalisation", en particulier avec les outils de planification de la capacité.
Pour compliquer les choses, tout ce que nous savons, c'est que nous sommes dans un environnement professionnel. Le temps n'est donc pas le seul et unique indicateur qui détermine vos décisions. Et selon notre concurrent - le fournisseur d'outils de planification de la capacité - nous sommes d'accord :
La planification des capacités est le processus de gestion qui permet à votre organisation de disposer des compétences et des ressources dont elle a besoin pour mener à bien ses projets dans le respect des délais, du budget et des attentes des clients.
Cette définition souligne que des ressources (employés) précisément qualifiées doivent relever trois défis : le temps (limité), le budget (limité) et les attentes du client (en d'autres termes, les exigences du projet). Ou, en d'autres termes, ces compétences doivent être suffisamment bonnes pour aider à résoudre les défis mentionnés. Le rôle de la personne responsable de la planification des capacités est de garantir le nombre exact d'employés possédant les compétences requises. Dans ce contexte, les outils de planification des capacités sont importants.
Une partie du processus de planification des capacités consiste à identifier ce dont nous disposons et à déterminer à quelle vitesse et où nous pouvons obtenir des ressources précises.
La planification des capacités est un processus qui permet de déterminer si l'on dispose ou non des ressources et des compétences nécessaires pour effectuer le travail, ou de l'offre nécessaire pour répondre à la demande.
Comme nous le voyons, gestion des capacités n'est pas une tâche simple, principalement parce que ce facteur est constitué de plusieurs autres qui interagissent les uns avec les autres. Le nombre d'employés, leur temps de travail, leur disponibilité, leur productivité, leur utilisation et leurs compétences matérielles et immatérielles - chacune de ces données influe sur la capacité de votre entreprise. C'est pourquoi les meilleurs outils de planification de la capacité peuvent vous aider.
C'est difficile à comprendre avec seulement 5 employés. Mais qu'en est-il lorsque votre organisation compte 15, 35 ou 50 personnes ?
Peut-être ne l'a-t-on pas mentionné plus haut - les auteurs de cet article sont des personnes issues de l'industrie du logiciel. Chaque outil de planification de la capacité des ressources mentionné ci-dessous a été vérifié par nous - par des PDG, des chefs de projet, des développeurs, des spécialistes du marketing, etc. Certains d'entre eux lorsque nous faisions partie de l'entreprise actuelle et d'autres à des stades antérieurs de notre carrière.
Prix : $ 3.99 / Membre à part entière / mensuel
Disponibilité de l'équipe Aperçu de l'utilisation de l'équipe en Teamdeck.io - un outil de gestion des ressources doté de fonctions de planification de la capacité des ressources.
Outil de suivi du temps de travail de l'équipe et feuilles de temps
Planification des ressources et des projets
Gestion de la charge de travail
Planification du projet
Temps de travail et disponibilité de l'organisation sur mesure
Possibilité d'attribuer des champs personnalisés aux personnes et aux projets (titres de postes, compétences, technologies, etc.).
Vue transparente du calendrier de travail et de la disponibilité pour les différents départements et postes à l'aide de la vue du calendrier.
Étiquettes personnalisées
Processus d'acceptation de la gestion des congés
Jours fériés automatiques pour les localisations multiples
Disponible en version mobile
Intégration avec d'autres systèmes comme Google Calendar, Slack, Podio, SageHR, Zapier, et REST API
Essai gratuit
Aucune fonction permettant de vérifier les processus de recrutement
Pas de fonctions de planification du flux de travail
L'application mobile de suivi des heures ne permet pas de voir uniquement les projets actifs.
Prix : $12.5 pour Planification des ressources + suivi du temps par personne
Panneau "glisser-déposer" facile à utiliser
Planification multi-projets
Planification des projets futurs
Possibilité d'attribuer des rôles, des départements, des compétences et des statuts
Disponibilité sur mesure
Prévisions et rapports
Disponible en version mobile
Fonctionnalités supplémentaires : planification des ressources, système de gestion des congés
Intégration avec d'autres systèmes tels que Jira, Teamwork, Asana, Trello
Essai gratuit
Les inconvénients de l'outil de gestion de projet Float
Prix - $6 - $10 par personne
Absence de fonctionnalité permettant de vérifier les processus de recrutement.
Float est un logiciel de gestion de projet très reconnaissable qui aide également à planifier la capacité des ressources.
Prix : $40 par utilisateur et par mois
ProjectCOR - une application pour gérer la capacité d'une équipe, ou gestion des ressources.
Basé sur l'IA
Visibilité en temps réel de la disponibilité par équipe et par membre
Outil de planification de projet fonctions
Estimation des compétences et du temps nécessaires
Possibilité d'attribuer des rôles et des compétences
Vue transparente de l'état d'avancement du projet et de sa capacité
Centralisation de l'information, de la communication et des dossiers en un seul endroit
D'autres fonctionnalités telles que le suivi automatisé du temps, le panneau d'intelligence économique, etc.
Essai gratuit
Pas de rapport
Pas de gestion des congés
Pas d'intégration
L'interface utilisateur est souvent la raison pour laquelle certains d'entre eux sont rejetés par les chefs de projet juste après avoir été testés.
Tout le monde - dans la vie privée comme dans la vie professionnelle - utilise de nombreuses applications. En entreprise, selon le poste occupé, nous utilisons de nombreuses interfaces. Cela crée des habitudes. Et c'est la raison pour laquelle un planification de la capacité des ressources Les fonctions de l'outil sont source d'irritation.
Il faut donc se demander si l'outil de planification des capacités ne contient que des fonctions vraiment utiles, si l'interface est compréhensible pour n'importe quel membre de l'entreprise, s'il présente un niveau élevé d'automatisation et s'il est suffisamment souple pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. Enfin, il convient de se demander si l'outil sera toujours utile si la structure ou les objectifs de l'entreprise changent.
Dans les entreprises d'aujourd'hui, il est de plus en plus rare d'avoir un modèle de travail standard, au bureau de 9 heures à 17 heures. Les gens travaillent à des heures différentes, à temps partiel, dans des fuseaux horaires différents.
La gestion de la disponibilité des ressources est beaucoup plus facile avec des paramètres personnalisés. [Écran d'un logiciel de planification de la capacité]
Ces variables et paramètres sont essentiels pour calculer la capacité avec précision. L'outil idéal doit donc permettre de personnaliser la disponibilité de chaque employé, à tout moment. Il est également important que les utilisateurs des outils de planification de la capacité puissent modifier leur disponibilité et leurs heures de travail en cas de changement.
Certains fournisseurs de logiciels de planification des capacités proposent de nombreux rapports, mais seuls certains d'entre eux sont personnalisables.
Les entreprises utilisent différents indicateurs (outils de planification des capacités) pour mesurer l'efficacité de leurs activités, en fonction du secteur ou de la structure de l'entreprise. De nombreux fournisseurs de systèmes proposent des rapports prédéfinis, qui font - si l'on peut dire - partie intégrante de l'offre... à tel point qu'ils ne peuvent pas être modifiés ou, pire encore, qu'ils ne peuvent pas être adaptés aux attentes des équipes de projet.
Il convient donc de se méfier des fournisseurs d'outils de planification de la capacité qui proposent des rapports non seulement adaptés à vos attentes, mais également susceptibles d'être modifiés au fur et à mesure de la croissance de votre organisation. Les rapports sont-ils suffisamment personnalisables ? Peuvent-ils être partagés et exportés ? Il est plus facile de développer de bonnes pratiques dans une entreprise et de trouver les points faibles et les points forts si vous pouvez analyser les données. L'outil idéal doit disposer d'une fonctionnalité de reporting très riche.
Dans le cas d'un plan de capacité, la transparence de la planification des capacités et/ou de la stratégie de planification des capacités est essentielle.
L'accès aux données à l'aide d'outils de planification des capacités devrait permettre de se concentrer sur une petite période, mais aussi d'obtenir une perspective sur une plage de dates plus large. Les chefs d'équipe et les gestionnaires de projet planifient les engagements de leur équipe en fonction des compétences requises, mais aussi des projets provisoires ou non confirmés.
Il est également important d'avoir une visibilité sur les nouvelles recrues et de savoir quand elles rejoignent l'entreprise et sont disponibles pour travailler. Le travail des différents départements et équipes étant étroitement lié, l'outil que vous choisissez doit vous permettre d'avoir un aperçu de toutes les informations clés. En particulier les données du département des ventes.
Pour l'estimation de la capacité, non seulement le temps et le nombre d'employés sont essentiels, mais aussi leurs compétences.
Tags gestion en Teamdeck.io - le logiciel de gestion des capacités.
8 heures pour un senior et 8 heures pour un stagiaire ont une valeur complètement différente en termes de travail effectué. De même, lorsqu'il s'agit d'effectuer des tâches spécifiques - si vous avez besoin d'une conception graphique, il n'est pas utile que votre spécialiste des ressources humaines dispose d'un peu de temps de travail.
Pour planifier au mieux les capacités et affecter les bonnes personnes aux projets, vous avez besoin des meilleurs outils de planification des capacités et d'informations supplémentaires telles que les compétences, les titres de poste, les départements et d'autres balises pour définir le rôle de chacun dans un projet. Il est également important de pouvoir étiqueter chaque information, par exemple pour différencier les projets facturables de ceux qui ne le sont pas ou pour suivre le temps passé en réunion afin de mieux calculer les taux à l'aide des fonctions de reporting.
Fonction de gestion des congés à l'aide des meilleurs outils de planification de la capacité. L'une des erreurs les plus fréquentes lors de l'estimation de la capacité est de ne pas calculer les congés et les jours de repos. Dans une organisation bien gérée, chaque employé est important et a un impact non seulement sur le flux de travail quotidien, mais aussi sur le flux de travail des projets et des ressources.
Pour planifier votre la charge de travail de l'équipe et déroulement du projet De manière optimale, vous avez besoin d'un système qui prenne en compte les différents types de congés : vacances, congés de maladie, congés de maternité et jours fériés (qui peuvent être différents pour chaque localisation dans une institution internationale).
Des processus de recrutement continus. Toute entreprise est confrontée à une rotation du personnel.
C'est tout à fait normal dans la réalité d'aujourd'hui, mais vous ne pouvez pas laisser cette situation paralyser votre entreprise. Les outils de planification de la capacité doivent prendre en compte les processus de recrutement en cours et les périodes de préavis. Vous pouvez ainsi voir d'un coup d'œil combien de personnes sont prêtes à travailler, y compris le processus d'intégration approprié.
Intégrations. Tenez compte non seulement des logos, mais aussi du potentiel d'une API et de la capacité à réaliser des intégrations rapides.
Ne vous laissez pas abuser par le nombre de logos qui brillent sur les sites web. Le nombre de nouveaux outils ne cesse de croître, de sorte que le nombre de logos augmente lui aussi. Ce n'est donc pas le nombre de logos qui compte, mais la rapidité avec laquelle l'éditeur du logiciel de planification de la capacité est capable de s'intégrer à la nouvelle solution technologique.
Par conséquent, si vous êtes à la recherche d'intégrations et d'un outil qui devrait être ouvert à de nouvelles - disons - connexions, tenez compte non seulement des logos, mais aussi de la flexibilité de l'API.
Les outils de planification de la capacité se présentent comme des outils qui "optimisent votre flux de travail", "élèvent votre organisation à un niveau supérieur" et "vous permettent d'obtenir des résultats comme jamais auparavant". Ce sont là des slogans qui sonnent bien, mais passons aux choses sérieuses. Que vous apportent VRAIMENT les outils de planification de la capacité ?
Grâce aux outils de planification de la capacité, vous pourrez voir ce que chaque employé, équipe et département fait actuellement et quelle est la quantité de travail qu'il lui reste à accomplir. Cela vous aidera à décider à qui confier davantage de tâches afin de ne pas aboutir à une situation où certaines personnes seraient surchargées de travail et où les autres auraient trop peu de responsabilités.
La situation en matière de capacité est très dynamique. Vacances, achèvement des tâches, nouveaux projets, nouveaux employés. Ce sont des facteurs très importants qui influencent vos décisions en matière de planification du travail, et il vous serait donc très difficile de le faire efficacement si vous ne disposez pas de connaissances suffisantes.
Le logiciel de planification des capacités vous enverra des notifications actualisées sur les changements ou les goulets d'étranglement potentiels dans votre entreprise. Bien entendu, pour de nombreux responsables de la planification des capacités, il est très important que l'outil de gestion des ressources permette de décider quelle notification doit être activée ou désactivée.
Cette fonction des outils de planification des capacités vous permet de contrôler le temps que vos employés consacrent à des tâches particulières, s'ils disposent d'un peu d'espace ou, au contraire, s'ils font des heures supplémentaires. Cette connaissance est essentielle pour estimer la capacité de l'équipe et décider quels projets et départements ont besoin de plus de soutien et qui peut se voir confier de nouvelles tâches.
Dans chaque entreprise, les projets ont des priorités et des délais différents. En tant que chef de projet, vous devez certainement décider plus d'une fois ce qui est le plus important à l'heure actuelle et ce qui nécessite que toutes les mains soient sur le pont pour remplir le contrat. L'outil de planification des capacités vous permettra de suivre l'état d'avancement de vos projets et d'allouer les ressources en fonction de vos besoins.
On ne peut pas améliorer quelque chose ou maintenir de bonnes stratégies en utilisant des outils de planification des capacités si l'on ne sait pas s'ils sont efficaces. Et tout ne peut pas être déduit d'une simple observation. L'une des fonctions les plus importantes de l'outil de planification des capacités est de vous fournir des données sur les paramètres clés liés à la planification du travail. Il s'agit notamment de :
C'est-à-dire la capacité de votre entreprise par rapport à ses besoins.
Il s'agit de savoir dans quelle mesure le potentiel de votre organisation est utilisé, si des compétences ou des ressources sont manquantes ou même trop nombreuses.
Il s'agit de prédictions sur la manière dont votre capacité se présentera à l'avenir, sur la base des informations que vous introduisez (projets planifiés, événements à venir, nouveaux recrutements, etc.)
Indique les personnes affectées à un projet donné, leur disponibilité, leur poste et leurs compétences.
Nous avons déjà discuté de la manière de choisir le meilleur outil de planification de la capacité et de la façon dont ils aident notre entreprise. Un bon outil fera presque tout le sale boulot à votre place, mais pour en tirer le meilleur parti, vous devez d'abord comprendre le processus de planification de la capacité. Nous allons maintenant l'aborder étape par étape.
Le point de départ pour travailler avec des outils de planification de la capacité sur n'importe quel processus dans une organisation est de savoir à quoi il ressemble actuellement. Ce n'est qu'ensuite que vous pourrez évaluer les forces et les faiblesses et décider de ce dont vous avez besoin. Vérifiez la capacité de votre entreprise : combien d'employés vous avez, quelle est leur disponibilité et quelles sont leurs compétences.
Ensuite, vous devez utiliser des outils de planification de la capacité pour évaluer les besoins de votre entreprise en différentes ressources. En comparant ce facteur avec votre capacité, vous pouvez facilement voir quelles sont les ressources qui vous manquent. Cela sera crucial pour planifier votre stratégie de croissance.
À ce stade, vérifiez si toutes les ressources de votre entreprise sont planifiées de la manière la plus efficace possible. Il se peut que certains employés aient des compétences qui ne sont pas utilisées ou que certains processus prennent plus de temps qu'ils ne le devraient, comme les longues réunions ou les sessions de révision.
En tant que dirigeant d'une grande entreprise, vous n'êtes pas en mesure de tout savoir et de tout remarquer, et c'est tout à fait normal. Cependant, il est utile d'en savoir le plus possible, et personne ne peut vous en dire autant sur les processus de votre entreprise que les employés qui y participent. Organisez régulièrement des réunions individuelles et demandez à votre équipe de vous faire part de ses frustrations, de ses difficultés, de ses pertes de temps ou de son inefficacité. Leur point de vue peut avoir un impact considérable sur votre stratégie d'utilisation des outils de planification de la capacité.
Maintenant que vous savez ce que votre organisation a et ce dont elle a besoin, il est temps de planifier des solutions. Préparez une stratégie décrivant ce qui doit se passer pour que l'entreprise fonctionne de manière optimale. Il se peut que vous deviez embaucher davantage de personnel, affecter des employés à d'autres projets ou restructurer certains processus. Incluez également des objectifs et des étapes clés dans votre plan. Il vous sera ainsi plus facile de suivre vos progrès.
L'optimisation du processus de gestion des capacités est un défi auquel presque toutes les entreprises sont confrontées. Certaines s'en sortent mieux, d'autres moins bien, parce qu'elles choisissent différents moyens d'atteindre leur objectif, qui ne sont pas toujours adaptés aux besoins individuels de leur entreprise. Cependant, nous avons quelques conseils universels pour vous aider à devenir un maître de la planification des capacités.
Utiliser un bon outil de planification des capacités pour vérifier en permanence les ressources disponibles et la demande et rassembler toutes les informations importantes sur l'entreprise en un seul endroit.
Planifier une stratégie bien pensée au lieu de procéder à des changements ad hoc
Prévoir la capacité et la demande futures afin d'en optimiser l'utilisation
Recueillir les commentaires des employés sur les processus que vous pouvez améliorer
Éviter de perdre du temps avec des procédures inefficaces et réduire le temps passé au banc d'essai
Exploiter pleinement le potentiel de vos employés et connaître leurs compétences
Planifier les processus de recrutement en fonction de la capacité de chaque département
La gestion des capacités est l'un des processus les plus importants dans chaque organisation. Elle vous permet d'accroître votre efficacité, de mieux utiliser votre budget, d'augmenter la satisfaction et la productivité de vos employés, de prévenir les goulets d'étranglement potentiels et d'apprendre à connaître parfaitement le flux de travail de votre entreprise. C'est un travail considérable, mais ses effets ne peuvent pas être surestimés. Le marché propose des outils parfaitement conçus pour rendre ce processus confortable et intuitif.
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