La gestion d'un projet peut s'avérer délicate. Gérer plusieurs projets est bien plus difficile. Avec plusieurs projets en cours, vous devez jongler avec différents objectifs commerciaux, buts, calendriers et échéances. À mesure que vos responsabilités et le nombre de tâches à gérer augmentent, il est facile de commettre des erreurs coûteuses. Voici quelques idées pour répondre aux défis courants auxquels sont confrontés les chefs de projet lorsqu'ils gèrent plusieurs projets à la fois.
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Sans un plan directeur couvrant l'ensemble de vos projets, vous risquez de vous perdre ou de mélanger les choses.
Selon le document du PMI sur les facteurs clés de l'efficacité de la gestion de projets multiplesPour cela, vous devez considérer vos projets comme un portefeuille, dont les éléments s'influencent les uns les autres :
"Gérer tous les projets comme un ensemble, en ajustant et en reliant leurs calendriers pour qu'ils correspondent aux ressources disponibles, et en supprimant les variations inutiles dans les charges de travail des gestionnaires de projets multiples.
Créez votre propre emploi du temps pour chaque projet que vous menez. Vous aurez ainsi une vue d'ensemble de votre temps et des projets dont vous devez vous occuper à un moment donné.
La gestion des changements est inévitable dans le travail des chefs de projet. L'un des moyens de réussir dans cette fonction est d'apprendre à y répondre une fois qu'ils se produisent.
En gérant vos projets, assurez-vous que vos plans sont toujours à jour, afin de ne rien oublier. Lorsque des changements surviennent, déterminez dans quelle mesure ils affectent le projet. portée du projet et si vous êtes en mesure de mener à bien le projet avec les ressources dont vous disposez.
Pour connaître l'état d'avancement de votre projet, surveillez le calendrier dans votre outil de planification des ressources ou parlez à votre équipe lors des réunions quotidiennes. Demandez-leur s'il y a des contraintes ou des blocages, afin de pouvoir lever les obstacles dès qu'ils apparaissent.
Il peut être tentant de gérer autant de choses que possible. Contrôler l'exécution de chaque tâche, devoir approuver les moindres détails, communiquer avec les cadres ou les clients au nom de votre équipe même s'ils pourraient le faire eux-mêmes - tout cela relève de la microgestion.
Même si cela vous donne l'impression de contrôler la situation, la microgestion vous accablera à la longue et nuira au moral de votre équipe. Bien que vous soyez prêt à retrousser vos manches et à faire le travail supplémentaire pour gérer plusieurs projets, vous devez apprendre à déléguer.
En affectant des personnes aux projets, communiquez clairement les rôles et les responsabilités, afin que chacun sache exactement de quoi il est responsable. Utilisez une matrice de compétences ou logiciel de planification des ressources pour découvrir qui est le plus apte à effectuer certaines tâches et le laisser faire.
La capacité à hiérarchiser les tâches est une compétence importante pour les chefs de projet. Si vous menez plusieurs projets de front, il est d'autant plus important d'exceller dans ce domaine. L'établissement de priorités vous permet d'éviter de prendre des décisions chaotiques sous la pression et de travailler de manière plus stratégique.
Comme l'explique Antonio Nieto-Rodriguez, expert en gestion de projets et en mise en œuvre de stratégies, dans son ouvrage intitulé Article de la HBR sur la hiérarchisation des priorités:
L'établissement de priorités augmente le taux de réussite des projets stratégiques, renforce l'alignement et la concentration des équipes de direction sur les objectifs stratégiques, dissipe tous les doutes des équipes opérationnelles lorsqu'elles sont confrontées à des décisions et, surtout, instaure un état d'esprit et une culture d'exécution.
Alors, comment hiérarchiser les projets pour répondre aux attentes des clients et aux objectifs de l'entreprise ? En utilisant un Méthode du chemin critique (CPM) est l'un des moyens d'y parvenir. Développée à l'origine par la société DuPont à la fin des années 50, elle s'applique toujours à de nombreux modèles d'entreprise, y compris le développement de logiciels ou de produits.
Le CPM utilise un algorithme de planification basé sur un ensemble d'activités de projet, telles que les dépendances, le temps et les produits à livrer. Vous pouvez ainsi déterminer quelles sont les activités critiques et concentrer vos efforts sur celles-ci en premier lieu.
Une fois que vous avez établi des priorités, communiquez-les clairement à vos équipes, afin que chacun sache sur quoi se concentrer.
Chez Teamdeck, nous sommes convaincus qu'avec le bon outils de planification de projet et des techniques, vous pouvez mener à bien chaque projet, fournir un travail de haute qualité et gérer vos équipes avec succès.
Bien que la gestion de plusieurs projets puisse vous effrayer au début, vous pouvez y remédier. Apprenez à les gérer comme un seul projet, à tenir vos plans à jour et à déléguer des tâches. L'amélioration de vos compétences dans ces domaines vous aidera à réussir.
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