Si vous n'utilisez pas d'excellents logiciel de planification des ressources Il est préférable de s'intéresser aux techniques d'ordonnancement. Les techniques d'ordonnancement permettent d'aligner le calendrier du projet, le champ d'application et les ressources. Un calendrier doit correspondre à un délai précis et utiliser les ressources disponibles avec les compétences adéquates.
Qu'obtiendrez-vous avec cet article ?
Définition claire du rôle et de l'importance de la planification des projets dans la gestion des projets
Aperçu des différentes techniques d'ordonnancement des projets
Comment résoudre vos problèmes de planification de projet en utilisant ces techniques de planification
Le rôle de la planification et de la gestion des projets logiciel de gestion des ressources en matière de gestion de projet
Comme beaucoup le savent - gestion du calendrier des projets et les techniques de planification de projet appartiennent à la même famille. Dans les deux cas - d'une manière générale - la livraison d'un projet ou d'une partie de celui-ci dans les délais prévus est la raison fondamentale pour laquelle ces deux disciplines ont vu le jour.
Compte tenu des nombreuses incertitudes et variables, et de la possibilité que la disponibilité des ressources ou la portée du projet changent, il est difficile de créer un calendrier qui tienne la route. Et après tout, c'est vous qui serez tenu pour responsable. Voici comment et quand utiliser les techniques de planification applicables aux projets informatiques complexes, afin de préparer un programme fiable.
La planification d'un projet est un processus qui consiste à créer le calendrier de votre projet, composé d'activités et de jalons séquencés qui doivent être livrés dans un délai donné. Le calendrier du projet est établi sur la base des facteurs suivants :
Exigences du projet
Objectifs et résultats du projet
Les tâches et leurs dépendances
Calendrier du projet
Aptitudes et compétences en équipe
Budget
Analyse des risques
Les techniques de planification de projet sont simplement des modèles de les horaires de travail. La planification d'un projet comporte de nombreux éléments et nécessite une approche différente en fonction des attentes ou des difficultés liées au projet, par exemple le manque de temps, le manque de personnel, l'insuffisance de la technologie, etc.
Un calendrier est l'échéancier de votre projet, composé d'activités et d'étapes séquencées qui doivent être réalisées dans un délai donné.
Disposer d'un plan de projet vous savez exactement ce qui doit être livré et dans quel ordre. Affectation des ressources du projet vous aide à trouver et à affecter les bons employés. Une Promotion sur Instagram peut être un moyen efficace d'atteindre un public plus large, d'entrer en contact avec des clients potentiels et de développer la notoriété de la marque. Ensuite, un calendrier vous indique exactement quand tout cela doit se produire.
Il est essentiel de guider l'équipe de projet tout au long de la phase d'exécution et de favoriser la collaboration au sein de l'ensemble de l'équipe de projet pour maintenir le calendrier. Avec les bonnes techniques de planification, vous pouvez également ajuster certaines activités et tâches si un projet prend du retard ou si des changements interviennent dans le champ d'application.
Les deux premières techniques utilisées par les gestionnaires de projet sont la méthode du chemin critique (CPM) et la technique d'évaluation et d'examen des programmes (PERT). Toutes deux reposent sur une logique mathématique. Vous pouvez utiliser ces méthodes pour calculer les dates présumées de début et de fin, sur la base de la portée connue du projet.
Examinons tout d'abord le CPM. Considérez le chemin critique comme l'arborescence de votre projet. La méthode du chemin critique vous aide à déterminer le calendrier le plus long possible pour le projet, ainsi que le plus court. La méthode du chemin critique vous permet également de distinguer les tâches critiques de celles qui sont susceptibles de flotter. Les changements dans la livraison de ces dernières n'affecteront pas le calendrier.
Pour utiliser le CPM, vous devez connaître la portée de votre projet et dresser la liste de toutes les tâches nécessaires à sa réalisation. Ensuite, vous devez estimer la durée de chaque tâche. Ensuite, vous devez également noter toutes les dépendances entre les tâches. Vous saurez ainsi quelles sont celles qui peuvent être réalisées séparément et quelles sont celles qui nécessitent l'accomplissement de tâches antérieures. Enfin, ajoutez des jalons et des produits livrables à votre projet.
Le chemin critique d'un projet permet de visualiser le déroulement du projet et de calculer sa durée lorsque toutes les dépendances et tous les éléments livrables sont connus. Le chemin critique est défini comme le groupe de tâches essentielles à la réussite du projet et est placé dans un ordre séquentiel. Cette technique peut s'avérer moins pratique si le projet comporte de nombreuses incertitudes.
Semblable à un chemin critique, le PERT permet de visualiser le flux des tâches du projet et d'estimer le calendrier sur la base de leur durée présumée. Cette technique permet également d'illustrer les dépendances entre les tâches.
Pour planifier un projet à l'aide de PERT, tout comme pour le CPM, vous devez d'abord définir les tâches et leur ordre, sur la base des étapes de votre projet. En utilisant un cadre de réseau similaire au CPM, composé de ces tâches, vous pouvez estimer différents délais pour un projet en fonction du niveau de confiance :
Un calendrier optimiste
Moment le plus probable
Calendrier pessimiste
Bien qu'il ressemble beaucoup au CPM, le PERT utilise la durée moyenne pondérée plutôt que des estimations pour calculer les délais possibles.
L'inconvénient de cette approche est qu'il est nécessaire de connaître toutes les tâches et les dépendances entre elles pour tirer pleinement parti de cette technique.
La compression de la durée est un moyen de raccourcir un calendrier. Elle peut s'avérer utile si le projet prend du retard et que vous devez trouver un moyen d'ajuster un calendrier sans modifier la portée du projet. Il existe deux techniques que vous pouvez appliquer : le suivi rapide et l'effondrement.
Comme vous savez déjà ce qu'est un chemin critique, voici une autre façon de l'utiliser. Le suivi rapide vous aide à trouver les tâches qui pourraient être effectuées simultanément ou se chevaucher partiellement afin d'accélérer la livraison du projet. Pour ce faire, examinez le chemin critique afin de déterminer les activités qui pourraient être accélérées.
Supposons que vous ayez lancé un nouveau projet et que vous ayez déjà rassemblé toutes les exigences. À ce stade, vous pourriez commencer par la phase de conception et n'entamer le développement du logiciel que si la conception est prête.
Mais si vous souhaitez accélérer les deux processus, vous pouvez commencer le développement du logiciel une fois que les conceptions les plus importantes sont prêtes. Ensuite, continuez à préparer les vues ultérieures pendant que les programmeurs mettent en œuvre les documents qu'ils ont déjà reçus.
La procédure accélérée est un exemple de technique de planification de projet. Bien que cette technique puisse sembler attrayante, n'oubliez pas les risques qu'elle comporte. Comme vous devrez gérer plusieurs activités importantes à la fois, il est plus facile de commettre des erreurs coûteuses ou de sacrifier la qualité.
Une autre technique de compression est l'écrasement, qui consiste à ajouter des ressources supplémentaires pour terminer le projet dans les temps. Il s'agit toutefois d'une technique délicate, car vous devez disposer de ressources supplémentaires que vous pouvez utiliser.
De plus, toutes les tâches ne peuvent pas être accomplies plus rapidement en ajoutant des membres à l'équipe. Selon la loi de Brook, "l'ajout de ressources humaines à un projet logiciel tardif le rend plus tardif", ce qui est lié à la loi générale des rendements décroissants. La raison en est la communication supplémentaire nécessaire pour introduire les nouveaux membres de l'équipe dans un projet et la divisibilité limitée des tâches.
Une autre façon d'utiliser la technique de l'écrasement est d'ajouter du temps (par exemple des heures supplémentaires payées), mais il faut toujours respecter une date limite. L'inconvénient de cette approche est l'augmentation du coût du projet.
Méthode d'ordonnancement des projets en cas de crash.
La technique de planification par simulation consiste à utiliser un ensemble différent d'activités pour calculer la durée possible du projet. Cette technique est particulièrement utile lorsqu'il y a beaucoup d'incertitudes et de variables. La simulation permet de créer un calendrier basé sur des hypothèses, de sorte que vous pouvez l'utiliser même si vous ne connaissez pas toutes les actions ou si le champ d'application peut changer.
L'un des modèles que vous pouvez utiliser est la simulation de Monte Carlo. Elle tient compte de différentes hypothèses et des résultats possibles, ce qui permet d'obtenir une durée prévisionnelle. L'avantage de cette approche est qu'elle prend en compte les risques et les incertitudes, de sorte que même si des modifications du champ d'application ou des tâches supplémentaires surviennent, vous pouvez ajuster vos prévisions. horaire de travail.
Le nivellement des ressources consiste à ajuster un calendrier et des ressources pour réduire le délai de livraison ou pour éviter la sous-utilisation ou la surutilisation des ressources. Vous pouvez l'utiliser pour ajuster une seule activité dans un projet.
Ajuster un calendrier à l'aide du nivellement des ressources, diviser ou fusionner les activités en fonction de la disponibilité des ressources, afin d'éviter que les membres de l'équipe ne soient sous-utilisés ou surutilisés.
L'utilisation de cette technique fait l'objet d'un vaste débat au sein de la communauté des gestionnaires de projets, car elle peut augmenter le coût et la durée du projet. Si vous souhaitez appliquer cette technique, vous devez tenir compte de ses inconvénients.
Le projet outil de planification des ressources vous aide à identifier et à allouer les ressources souhaitées dans le cadre du calendrier du projet. Ces outils peuvent également vous aider à prévoir le calendrier d'un nouveau projet, étant donné que vous avez déjà beaucoup d'informations sur les projets précédents.
Il est également très utile de savoir comment votre équipe s'est comportée dans le passé, quels obstacles elle a dû surmonter et comment elle y est parvenue. Les logiciels modernes de gestion des ressources permettent aux gestionnaires de projets numériques d'accéder à de nombreuses données, y compris des rapports de performance ou d'utilisation.
Vue de la barre d'utilisation [Source : Teamdeck - logiciel de planification des ressources avec la fonction de planification des ressources et des projets].
Teamdeck est la solution parfaite aux problèmes rencontrés par les chefs de projet. La fonction de planification des ressources est idéale pour affecter les bonnes personnes aux projets, en fonction de leurs compétences et de leur disponibilité. Grâce au suivi du temps, vous pouvez toujours savoir sur quoi travaille votre équipe, si elle fait des heures supplémentaires ou si elle n'en fait pas assez.
Vous pouvez également vérifier quels projets ne sont pas rentables parce qu'ils consomment trop de ressources. La gestion des congés est un moyen de contrôler les ressources de votre entreprise lorsque les employés sont en congé. Les rapports personnalisés, quant à eux, vous donnent un aperçu complet des forces et des faiblesses de votre gestion afin que vous puissiez les optimiser.
Tout changement doit commencer par un bon diagnostic de la situation. Vous savez déjà ce qu'est un calendrier de projet et quelles sont les techniques de planification que tout bon chef de projet doit connaître. Nous allons maintenant aborder les problèmes les plus courants auxquels sont confrontés les chefs de projet en matière de planification des ressources et comment les techniques de planification de projet peuvent aider à les résoudre
L'estimation du temps nécessaire à la réalisation d'un projet est une responsabilité essentielle du chef de projet. Si le délai est trop court, tout le monde travaillera sous pression, la qualité du produit risque de diminuer et le client sera mécontent du retard. Si le délai est trop long, votre entreprise risque de refuser de nouveaux projets parce qu'elle pensera qu'elle manque de ressources. Le client, lui aussi, risque de quitter votre organisation et d'en choisir une autre qui réalisera le projet dans un délai plus court. Bien sûr, l'idéal se situe quelque part entre les deux. Mais comment le trouver ?
[Source : Teamdeck - logiciel de gestion des ressources avec des fonctions de suivi du temps et de planification de projet].
Faites appel à votre expérience et estimez le temps nécessaire sur la base de projets antérieurs. La technique d'évaluation et d'examen du programme, qui est l'une des analyses mathématiques du calendrier du projet dont nous avons parlé, sera très utile dans ce cas. Sur la base des tâches et des étapes, élaborez un scénario optimiste, un scénario le plus probable et un scénario pessimiste et évaluez le type de situation à laquelle vous êtes confronté. Vous serez ainsi prêt à tout !
Le dépassement des délais est un problème majeur pour un chef de projet, car seuls 52% des projets sont achevés dans les délais (Project Management Institute, 2018). Le dépassement des délais est souvent perçu comme la preuve la plus évidente que le chef de projet manque de compétences organisationnelles.
[Source : PMI's Pulse of the Profession, 10e enquête mondiale sur la gestion de projet].
Bien sûr, ce n'est pas toujours le cas. Il arrive que le contact avec le client soit difficile, qu'il n'y ait pas assez de personnel ou d'autres ressources, ou que l'entreprise soit tout simplement dans le feu de l'action, car les projets affluent. Quelle qu'en soit la raison, le dépassement de la date limite d'un projet est un problème majeur qu'il convient d'éviter à tout prix. D'autant plus qu'il existe plusieurs moyens efficaces de réduire le nombre de ces cas. Une planification parfaite des projets est l'une d'entre elles.
Si vous dépassez souvent la date limite, utilisez la technique de compression de la durée, en particulier le fast-tracking, pour raccourcir le calendrier en effectuant certaines tâches simultanément ou en contournant celles qui ne sont pas essentielles pour le résultat final.
C'est le cauchemar du marché actuel : les projets sont bloqués en raison d'un manque de spécialistes. Parfois, cela est dû au fait que le rythme de développement de l'entreprise est plus rapide que le rythme de recrutement de nouvelles personnes. D'autres fois, les ressources sont suffisantes au quotidien, mais lorsqu'il y a une accumulation de projets, il n'y a tout simplement pas assez de mains pour travailler. Il est très difficile de suivre le rythme des affaires lorsqu'il n'y a personne pour faire le travail et que la date limite approche inévitablement. Si vous êtes souvent confronté à ce problème dans votre travail, le crash, l'une des techniques de compression de la durée, vous aidera.
Proposez à vos employés des heures supplémentaires rémunérées ou du travail supplémentaire, qu'ils pourront prendre sous forme de jours de congé à tout moment. Il est également judicieux de faire appel à un travailleur indépendant ou à une société d'externalisation, qui vous fournira les spécialistes nécessaires pour travailler sur un projet exigeant.
Comme vous le savez probablement, un projet ne correspond pas toujours au périmètre initial du début à la fin. Les produits numériques sont des créatures dynamiques qui évoluent avec le temps. De nouveaux besoins apparaissent, de nouvelles idées se font jour, le client modifie les hypothèses et il ne reste plus qu'à suivre le flux de ces changements et à faire preuve d'agilité.
La plupart des techniques de planification de projet sont basées sur la connaissance du projet et des tâches nécessaires, mais s'il y a beaucoup d'inconnues dans votre travail, il vaut la peine d'utiliser la simulation et de créer plusieurs scénarios et plans d'action possibles en fonction des variables qui peuvent survenir. Cette flexibilité vous permettra d'être prêt à tout.
En matière de planification de projet, la réponse automatique à un manque de ressources est d'en acquérir de nouvelles. Parfois, ce n'est pas possible, mais nous allons vous le dire, parfois ce n'est même pas nécessaire. Souvent, l'impression de ne pas avoir assez de ressources est le résultat d'une utilisation non optimale de celles-ci. Prenons un exemple concret.
Un jour compte 24 heures. Cela vaut pour tout le monde : vous, Elon Musk, Oprah Winfrey, le président des États-Unis et la reine Élisabeth. Tout le monde dispose de la même quantité de temps - la seule question est de savoir comment on l'utilise. Si vous estimez que vous manquez de temps, vous ne prolongerez pas votre journée, mais vous pouvez vous lever plus tôt, regarder deux épisodes d'une série télévisée au lieu de 5, ne pas faire défiler Instagram, travailler intensément pendant quelques heures, faire une balade à vélo, puis vous reposer la conscience tranquille après une journée productive. Et il en va de même pour votre entreprise.
Si vous manquez de ressources, vérifiez si vous les utilisez de manière optimale - peut-être que certains employés se voient confier des tâches inférieures à leurs compétences, peut-être qu'ils terminent leur travail plus tôt et que les autres n'ont rien à faire, peut-être qu'il y a trop peu de personnes dans un département et trop dans un autre. La technique du nivellement des ressources est idéale pour optimiser le calendrier de votre projet.
Oui, nous savons ce que vous pensez. Le perfectionnisme est-il mauvais ? Comment pourrait-il l'être alors que tout le monde parle sans cesse de la façon d'atteindre la perfection, etc. Bien sûr, le perfectionnisme est un atout... à condition de disposer d'un temps infini. En gestion de projet, malheureusement, le temps est la ressource qui manque le plus souvent et le perfectionnisme ne facilite pas les choses.
Si vous voulez que chaque élément du projet soit non seulement bien fait mais aussi excellent, vous vérifiez tout des dizaines de fois et faites chaque chose méthodiquement, une par une, jusqu'à ce que chaque pièce du puzzle s'emboîte parfaitement - vous ne respecterez probablement aucun délai car vous êtes en retard avant même d'avoir commencé.
Cela signifie-t-il que vous devez mal faire votre travail et publier un produit défectueux ? Absolument pas ! Cependant, vous devez comprendre qu'il existe un juste milieu entre une approche et l'autre. C'est là que la méthode du chemin critique entre en jeu. Identifiez les tâches qui sont essentielles à l'avancement du projet et celles qui peuvent être effectuées plus tard. Grâce à cette astuce, la planification de votre projet vous permettra de terminer le travail à temps et vous pourrez améliorer le produit dans le temps restant.
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