Lorsque vous gérez un projet, votre objectif est de le mener à bien : dans les délais, dans le respect du budget, tout en maintenant un taux de satisfaction élevé de la part du client et de l'équipe. Que se passe-t-il lorsque votre entreprise est en mesure de travailler sur plusieurs projets en même temps ? Au niveau d'un seul projet, l'objectif reste le même, mais à un niveau plus élevé, vous voulez être sûr que votre équipe travaille sur les bons projets au bon moment et au sein des bonnes équipes de projet. Cela semble complexe à réaliser, mais heureusement, la gestion de portefeuille de projets (PPM) est là pour vous aider.
Grâce à cet article, notre lecteur obtient :
La gestion de portefeuille de projets peut être décrite comme une gestion centralisée et une stratégie commerciale pour le portefeuille de projets de votre entreprise. Un portefeuille est une collection de projets regroupés qui ne sont pas nécessairement liés les uns aux autres. Il est important de noter que le portefeuille de projets est un ensemble de projets groupés qui ne sont pas nécessairement liés entre eux, un portefeuille de projets est conçu pour servir un objectif stratégique de l'entreprise et apporter une certaine valeur à votre entreprise.
Bien entendu, cette valeur commerciale est l'un des principaux avantages de la gestion de portefeuille de projets. En outre, cette stratégie constitue également une excellente mesure pour gérer le risque lié à la réalisation de plusieurs projets. Si vous suivez les étapes décrites ci-dessous, vous aurez la possibilité d'examiner attentivement les projets potentiels de votre entreprise avant même de vous engager à les réaliser. En conséquence, vos estimations seront probablement plus précises et les difficultés éventuelles seront prises en compte dès le départ.
L'adoption de l'approche PPM permet également aux responsables de l'entreprise d'avoir une vision d'ensemble plus claire des projets et de leurs performances. En outre, cette stratégie favorise la collaboration entre les différentes équipes de projet plutôt que la concurrence.
Telles sont les étapes que vous devez prendre en compte lorsque vous souhaitez adopter la gestion de portefeuille de projets dans votre entreprise.
Le processus PPM commence par l'exposition de la stratégie de l'entreprise ou des objectifs stratégiques. Les objectifs stratégiques vous guident tout au long du processus de sélection des projets pour le portefeuille de votre entreprise. Il est essentiel que vous les connaissiez. Les objectifs de votre entreprise peuvent être liés à l'augmentation des revenus, au maintien de la rentabilité ou à la diversification des flux de revenus. D'un autre côté, il se peut que votre entreprise vise un objectif très différent. Ne pensez pas qu'il faille définir un seul objectif global ; vous pouvez très bien en énumérer plusieurs.
Avant de commencer à réduire le nombre de projets susceptibles de figurer dans le portefeuille de votre entreprise, vous devez connaître la taille de votre réserve de projets. Rassemblez toutes les demandes de projets, déterminez le type d'opportunités de vente et dressez la liste de tous les projets potentiels. Examinez maintenant de plus près chacun d'entre eux. Vous devez savoir quel type de ressources (humaines ou autres) ils requièrent, quel est leur calendrier, quels sont les risques et les défis potentiels, etc.
Lorsque vous avez une très bonne compréhension des projets potentiels qui pourraient faire partie du portefeuille de votre équipe, vous devez effectuer une analyse d'alignement : vérifiez si ces projets sont conformes à votre stratégie globale.
Essayez de juger les projets de votre liste en fonction des objectifs commerciaux de votre entreprise : soutiennent-ils ces objectifs ou les mettent-ils en péril ? Quelles sont les chances que votre équipe soit en mesure de mener à bien un projet donné et de produire la valeur commerciale souhaitée ? Les gestionnaires de portefeuille doivent choisir des projets qui fonctionnent bien ensemble en termes de réalisation des objectifs de l'entreprise, mais aussi en termes d'efficacité et d'efficience. la charge de travail de l'équipe et l'allocation des ressources. Vous savez quels projets correspondent à vos critères ? Il est temps de planifier davantage avant de les lancer !
À ce stade, vous devriez disposer d'une liste de projets qui pourraient bien faire partie de l'ensemble du portefeuille de votre entreprise. C'est le moment de les classer par ordre de priorité et, si nécessaire, de les modifier. La bonne nouvelle est que vous avez trouvé les bons projets pour votre entreprise. La difficulté réside dans le fait que vous devrez peut-être ajuster leurs calendriers ou leurs budgets afin de pouvoir lancer ces projets ensemble.
Réfléchissez gestion des ressources Il s'agit également de décider quels membres de l'équipe doivent être impliqués dans chaque projet et pendant combien de temps. En tant que gestionnaire de portefeuille de projets, vous devrez probablement collaborer avec des ressources ou des gestionnaires de projets à ce stade. Prenez le temps d'analyser les calendriers de vos nouveaux projets - peut-être devrez-vous déplacer quelques éléments afin d'éviter les conflits de calendrier.
Maintenant que vous savez quels projets entrent dans votre portefeuille et comment ils seront réalisés en termes de temps et de ressources, vous pouvez planifier leur lancement. Que se passe-t-il une fois que les équipes de projet ont commencé à travailler sur leurs projets respectifs ?
Le lancement des projets de votre portefeuille n'est pas la fin du processus de gestion du portefeuille de projets. Certes, l'accent est désormais mis sur la gestion de projet, mais au fur et à mesure que les chefs de projet progressent dans leurs projets, il est bon d'examiner le portefeuille de projets à un niveau plus élevé - passez à la section suivante pour apprendre comment vous pouvez suivre vos projets.
C'est également le moment de rappeler que tous les conflits (fondés sur les ressources ou non) et les demandes de changement doivent être résolus en gardant à l'esprit le portefeuille et ses objectifs stratégiques.
Les chefs de projet doivent contrôler régulièrement les indicateurs clés de performance de leur projet et suivre la charge de travail et les feuilles de temps des membres de leur équipe, cela va sans dire. Mais le reporting de projet est également une partie essentielle de la gestion de portefeuille de projets, simplement parce qu'il vous permet de déterminer si un projet donné se déroule comme prévu et si la valeur projetée sera atteinte.
Que devriez-vous mesurer en ce qui concerne votre portefeuille de projets ?
Vous rencontrerez probablement plusieurs applications qui s'enorgueillissent de leurs fonctions de gestion de portefeuille de projets. Ces fonctionnalités sont généralement les suivantes
Bien que tous ces outils soient extrêmement pratiques pour une gestion efficace du portefeuille de projets, vous pouvez probablement constater que des options similaires peuvent être trouvées dans les applications de gestion de projets que vous utilisez probablement déjà. Il est possible de gérer votre portefeuille de projets avec des outils qui ne sont pas dédiés à la gestion de portefeuille de projets en tant que telle. Assurez-vous de pouvoir :
Nous espérons que ce guide de la gestion de portefeuille de projets vous a aidé à mieux comprendre cette stratégie et a facilité son adoption dans votre organisation. Si vous avez des questions sur la gestion efficace des projets et des ressources, envoyez-nous un message par chat : nous serons heureux de vous donner des conseils et de vous guider à travers notre produit.
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