Gestion des projets et des tâches dans les petites entreprises : L'exemple d'une société de développement de logiciels

Chez Teamdeck, nous discutons régulièrement avec des personnes travaillant dans différentes sociétés de développement de logiciels. Lors de la démonstration de notre logiciel de gestion des ressources et l'intégration de nouveaux clients, nous apprenons à connaître leurs processus et leurs problèmes habituels.

Ce que vous allez apprendre :

• Connaissance de 4 défis communs aux petites entreprises
• Le rôle de la planification des ressources dans la gestion des projets et des tâches
• Comment utiliser un logiciel de gestion de projet pour les petites entreprises [avec écrans].

Nous avons remarqué que de nombreux éditeurs de logiciels sont confrontés à des problèmes très similaires. défisIl est vrai qu'une petite société de conseil en développement de logiciels devra relever des défis différents de ceux d'une entreprise informatique de 500 personnes, par exemple. Il est vrai qu'une société de conseil en développement de logiciels devra relever des défis différents de ceux d'une entreprise informatique de 500 personnes, par exemple. Néanmoins, lorsque ces entreprises se développent, elles passent généralement par des étapes similaires et doivent résoudre des problèmes similaires.

Dans cet article de blog, nous allons examiner de plus près certains des défis typiques d'un éditeur de logiciels de taille moyenne. Ces problèmes sont souvent liés à la gestion des ressources et à la gestion de projet.

En tant qu'éditeur de logiciels de taille moyenne, vous avez probablement déjà compris comment contrôler quel membre de l'équipe travaille sur quel projet. Certes, la technologie que vous utilisez pour ce faire peut être assez rudimentaire (un tableur, quelqu'un ?). Néanmoins, vous disposez probablement d'une base pour un l'allocation des ressources en place. Cependant, c'est le moment où vous pouvez avoir des difficultés à gérer efficacement la disponibilité de vos équipes et à mettre en place un système de gestion des ressources humaines. capacité de travail. Lisez la suite pour savoir comment relever ces défis et faciliter la croissance de votre entreprise de développement de logiciels.

Questions types posées par les entreprises de développement de taille moyenne

Lorsque nous discutons avec des entreprises du secteur des technologies de l'information, nous les entendons souvent poser les questions suivantes :

Qui est au travail et qui est en vacances ? (Disponibilité des ressources)

En tant que responsable de l'affectation des ressources dans votre entreprise, vous devez absolument savoir quels employés sont disponibles pour participer à un nouveau projet. Lorsque l'une des équipes de projet existantes a besoin d'une paire de mains supplémentaires, vous devez également identifier rapidement les ressources disponibles et appropriées.

Sans un calendrier central des ressources où vous pouvez voir les vacances planifiées de votre équipe, il est difficile de savoir qui est censé travailler à quel moment.

Combien dépensons-nous pour les projets internes par rapport aux projets des clients ? (Rentabilité des projets)

Rentabilité du projet est évidemment une préoccupation majeure pour de nombreuses entreprises, et les équipes de développement de logiciels ne font pas exception. Lorsque votre équipe atteint, par exemple, 100 personnes, vous avez probablement déjà trouvé un moyen de mesurer la rentabilité des projets que vous entreprenez.

Il n'en reste pas moins important d'assurer le suivi des projets internes. Après tout, ils peuvent s'avérer plus coûteux pour votre entreprise que vous ne l'espériez au départ.

Quelle est l'utilisation des ressources dans certaines équipes ? (surréservation, sous-réservation, prévision des ressources)

Contrôle l'utilisation des ressources au niveau de chaque employé est naturellement très importante. Vous ne voulez pas que les membres de votre équipe soient surchargés de travail, mais vous ne voulez pas non plus sous-utiliser les talents de votre entreprise. Les entreprises de taille moyenne développement de logiciels les entreprises devraient également envisager de mesurer le niveau d'utilisation des ressources dans les différentes équipes.

Il peut s'avérer, par exemple, que vos programmeurs sont au maximum de leurs capacités, alors que le service de conception dispose d'une marge de manœuvre beaucoup plus importante dans son emploi du temps. Ces informations vous aideront à la prévision des ressourcesVous pouvez ainsi prendre de meilleures décisions en matière d'embauche et choisir les bons projets de R&D pour votre équipe.

Quelle est la capacité restante (planification de la capacité) ?

Les projets de R&D et les initiatives internes sont indéniablement un excellent moyen pour votre entreprise d'encourager l'innovation, de maîtriser les nouvelles technologies et, en fin de compte, d'accroître son chiffre d'affaires. Toutefois, avant de lancer un nouveau projet interne ou de signer un contrat avec un nouveau client, vous devez vous assurer que votre équipe dispose de la capacité nécessaire pour mener à bien le travail.

Bien entendu, vous devez également tenir compte des congés planifiés par votre équipe ou de la disponibilité variable de votre personnel. salariés à temps partiel.

La gestion efficace des ressources est-elle la réponse à vos défis ?

Maintenant que nous avons dressé la liste des principaux défis auxquels sont confrontés les organismes de développement de logiciels, examinons les solutions.

Afin d'éliminer le chaos et de réduire les coûts de fonctionnement, vous devez donner la priorité aux éléments suivants une gestion efficace des ressources les processus. Ils vous aideront à planifier les projets de votre équipe à long terme et vous permettront de répondre aux questions qui se posent en cours de route.

Qu'avons-nous à l'esprit lorsque nous parlons de gestion efficace des ressources ?

Mettre en place un calendrier des ressources (et l'intégrer au calendrier Google)

Tout d'abord, votre entreprise doit disposer d'un service central d'information et de conseil. calendrier des ressources. C'est là que vous pouvez voir le travail planifié (réservations), le travail réellement enregistré (feuilles de temps) et la disponibilité de vos employés.

Vous pouvez utiliser un tel calendrier à plusieurs fins, par exemple :

• vérifier qui est disponible pour participer à un nouveau projet,
• le suivi de l'utilisation de vos employés,
• superviser le pipeline de production et trouver de la place pour de nouveaux projets,
• planifier de nouveaux projets et modifier les réservations si nécessaire,
• savoir qui travaille sur quel projet.

Lorsqu'il s'agit de sociétés de développement de logiciels, il est toujours crucial d'identifier non seulement les employés disponibles, mais aussi les personnes dont les compétences correspondent à un projet particulier. Il n'est pas très judicieux d'engager un spécialiste DevOps pour des projets basés exclusivement sur des technologies frontales. De même, un programmeur spécialisé dans la création d'animations basées sur JS ne conviendra probablement pas à un défi lié à l'infrastructure.

Lorsque votre équipe est petite, il est relativement facile de suivre les compétences et les technologies préférées de chacun. Toutefois, au fur et à mesure que votre entreprise se développe, cela devient un véritable défi.

C'est pourquoi votre calendrier des ressources doit proposer une option de filtrage qui vous permet de spécifier le type d'employé que vous souhaitez trouver.

Un calendrier des ressources vous aidera à résoudre deux problèmes considérables auxquels sont confrontées de nombreuses organisations informatiques :

• Qui est occupé, qui est disponible et qui est absent ?
• Quelle est la capacité restante de notre équipe ?

S'appuyer davantage sur les données

Pour résoudre les autres problèmes que nous avons énumérés dans la première partie de ce billet de blog, vous devrez creuser plus profondément dans les données. Heureusement, les applications commerciales robustes pour les entreprises de développement de logiciels offrent des options d'analyse avancées.

Mais il ne suffit pas d'avoir le bon outil pour faire le travail. La base réside toujours dans gestion des ressources du projet. Par exemple, sans la mise en œuvre du suivi du tempsVous ne pourrez donc pas analyser précisément les coûts ou la rentabilité des projets. Il en va de même pour l'utilisation des ressources. charge de travail des membres de votre équipe, mais seules les feuilles de temps vous donneront des indications sur la charge de travail réelle, heures supplémentaires, etc.

Lorsque vous avez accès aux feuilles de temps, vous pouvez analyser l'utilisation des ressources dans différentes équipes : production, assurance qualité, ventes, etc.

Ces informations vous aideront à comprendre quels sont les services de votre entreprise les plus utilisés. La comparaison entre l'utilisation planifiée et l'utilisation réelle devrait vous permettre d'apporter des améliorations au système de gestion des ressources humaines. processus d'estimation des projets. En outre, vous saurez quand lancer un nouveau processus de recrutement pour éviter la surutilisation. Les rapports de ce type seront utiles à plusieurs départements de votre entreprise : des RH à la prestation de services.

Contrôler les activités facturables et non facturables

Un autre défi que nous avons mentionné plus haut est la reconnaissance des coûts des projets des clients et des initiatives internes. Là encore, les feuilles de temps seront précieuses. L'idéal est de disposer d'un outil de suivi du temps qui permette aux employés d'étiqueter les différentes entrées comme, par exemple, facturables, non facturables, r&d, etc. Vous pouvez ensuite calculer les coûts des différentes catégories de projets sur la base des taux horaires des membres de votre équipe.

Comme vous pouvez le constater, les éditeurs de logiciels peuvent éviter de nombreux défis en utilisant les bons outils et processus. Une application basée sur le cloud montrant toutes vos ressources, leur disponibilité actuelle et leur charge de travail créera beaucoup de valeur pour votre entreprise. Comment choisir la bonne application parmi celles qui sont disponibles sur le marché ? Voici quelques conseils pour faire le bon choix pour votre entreprise.

Choisir judicieusement les outils de gestion de projet

Vous savez désormais qu'un outil robuste de planification et de gestion des ressources peut vous aider à résoudre les problèmes auxquels votre équipe est confrontée.

Les entreprises de taille moyenne ont besoin d'outils qui stimulent leur croissance. En même temps, les applications que vous utilisez doivent soutenir le processus de votre équipe, et non générer des solutions de contournement. Les sociétés de développement de logiciels apprécient particulièrement les outils qui sont suffisamment flexibles pour s'intégrer dans leur écosystème technologique. Les plateformes offrant de puissantes possibilités d'intégration sont très utiles à cet égard. Quels sont les autres facteurs à prendre en compte pour choisir le prochain logiciel de gestion des ressources de votre entreprise ?

• Votre budget, évidemment. Tout le monde a besoin d'un système de gestion de projet, mais parfois avec des fonctionnalités avancées, parfois avec des fonctionnalités de base. Parfois, il s'agit simplement d'outils de collaboration, d'outils de gestion des calendriers et d'attribution des tâches, ou simplement d'outils de suivi du temps. Apprenez donc à connaître les besoins réels de votre entreprise, le type de fonctionnalités clés dont elle a besoin.
  Nombreux SaaS vous permettent de payer pour le nombre exact de sièges dont vous avez besoin à ce moment-là. Assurez-vous toutefois qu'un outil donné est suffisamment mature pour rester une option intéressante au fur et à mesure que votre entreprise technologique se développe.
• Des rapports exploitables. Il est extrêmement important de s'appuyer sur des données pour optimiser les opérations de votre entreprise de développement de logiciels. Sans accès à des données précises en temps réel, vous risquez de passer à côté d'opportunités d'amélioration. Mais essayez d'utiliser toutes les fonctionnalités proposées dans la version gratuite/le plan gratuit.
• Assistance à la clientèle. L'adoption d'un nouvel outil de travail peut être un processus long et coûteux. Vous aurez tout à gagner à choisir un fournisseur d'applications qui propose les meilleures solutions de gestion de l'information. soutien à la clientèle et des services d'intégration tels que des visites de produits pour vos employés ou une aide à la mise en place de l'application. Le coût de l'introduction d'un nouvel outil dans votre écosystème technologique sera moins élevé. De plus, votre équipe apprendra rapidement à créer le plus de valeur possible en utilisant la nouvelle application.

Teamdeck est le logiciel de gestion des ressources qui soutient les projets et les gestion des tâches. que nous avons construit, remplit toutes ces conditions. Si vous êtes confronté à des défis similaires à ceux décrits ci-dessus, cet outil SaaS vous apportera des solutions optimales. De nombreuses entreprises de taille moyenne l'utilisent pour affecter avec succès leurs employés à différents projets, suivre la rentabilité des projets et maintenir un système transparent de gestion des absences.

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Vous êtes toujours à la recherche d'un logiciel de gestion de projet pour les petites entreprises ?