La création d'un plan complet pour votre projet ne se limite pas à une simple liste de tâches. Elle nécessite une planification efficace des ressources afin d'identifier les ressources nécessaires et leur disponibilité. Le processus de planification des ressources est essentiel pour que les gestionnaires de projet puissent estimer avec précision le calendrier et le budget du projet. En définissant la portée du projet, les produits à livrer et les dépendances au cours de la phase de lancement, les gestionnaires peuvent mieux gérer la capacité des ressources. Cette approche permet non seulement de s'assurer que les ressources sont allouées de manière efficace, mais aussi d'optimiser la capacité des ressources pour les projets actuels et futurs.
3 ingrédients d'un processus efficace de gestion des ressources
Rôle de la calendrier en ligne et logiciel de planification des ressources
Comment éviter les problèmes liés à l'allocation des ressources ?
Signification de la planification des ressources dans la gestion de projet
Il en va de même pour la planification des ressources, qui aide les chefs de projet à aligner les résultats attendus des projets sur les ressources disponibles. Sans elle, vous ne pouvez pas vraiment contrôler la livraison du projet, son calendrier et son budget. Dans cet article, je vous guiderai à travers le processus de planification des ressources, afin que vous puissiez trouver et affecter uniquement les ressources adéquates et disponibles pour votre projet.
Pour paraphraser la caractérisation de la gestion de projet par le Project Management Institute (PMI), il faut dire qu'il s'agit d'utiliser des compétences, des aptitudes, des connaissances, des dispositifs, des instruments, des logiciels, des méthodes, des processus et tout ce qu'il faut pour produire de la "valeur pour les gens". (Le Cours de certification PMP(en anglais), proposé par le PMI, vous donnera également une bonne idée de ce qu'est la planification des ressources dans le cadre de la gestion de projet).
L'ambiguïté de l'expression "valeur pour les personnes" nous incite à penser que le résultat de la gestion de projet peut être n'importe quoi. Tout ce qui est utile à certaines personnes. En poursuivant cette réflexion, il est justifié de dire que pour le PMI, le management de projet consiste à utiliser des ressources (intellectuelles et matérielles) pour créer et mettre en œuvre quelque chose d'utile (pour quelqu'un). En termes simples, il s'agit d'utiliser ce que nous avons pour créer ce dont nous avons besoin.
La planification des ressources dans le cadre de la gestion de projet consiste à choisir les ressources/employés compétents et à les faire correspondre aux tâches à accomplir pour assurer la réussite du projet. [Source : Ci-dessus, une vue de Teamdeck - l'outil de planification des ressources].
Comme vous le verrez dans les paragraphes suivants, la définition ci-dessus ne dit rien sur les éléments absolument fondamentaux de la gestion de projet (et de la planification des ressources également). Elle ne dit rien non plus sur les éléments fondamentaux qui diffèrent entre la gestion de projet et le management.
L'Association pour la gestion de projet (APM) a introduit une compréhension de la gestion de projet qui met en lumière les aspects cruciaux de la gestion de projet.
La gestion de projet est l'application de processus, de méthodes, de compétences, de connaissances et d'expérience pour atteindre les objectifs spécifiques d'un projet conformément aux critères d'acceptation du projet et dans le respect des paramètres convenus. La gestion de projet a des résultats finaux qui sont limités dans le temps et dans le budget.
Ce qui est commun aux propositions du PMI et de l'AMP est la partie concernant l'application des processus, l'utilisation des compétences et des méthodes pour développer ou mettre en œuvre un projet. Mais ce qui est absolument remarquable, ce sont trois aspects qui n'apparaissent pas dans la proposition du PMI. Il s'agit des "critères d'acceptation du projet", du temps et du troisième aspect, le budget.
Comme nous le savons, les projets sont confiés, en interne ou en externe, à une personne de votre entreprise ou à un client. Une demande commerciale prend en compte les attentes (du client) liées au projet. Elle contient également le délai dans lequel le projet doit être livré (l'entreprise n'attend pas) et le budget dans lequel vous devez vous inscrire. Pendant le projet développement ou à la fin de ce processus, lorsqu'un projet est remis au client, les critères d'acceptation doivent répondre aux attentes du client.
Et c'est là que commence la principale différence entre la gestion de projet et la gestion tout court. Selon l'APM, la différence entre les deux termes se résume au temps. Le moment où le projet est prêt à être exécuté ou déjà exécuté. Alors que la gestion est une opération continue, le résultat final de la gestion de projet est fourni dans un laps de temps fini.
Quel est le lien avec la planification des ressources ?
Comme nous l'avons dit plus haut, la gestion de projet est un processus composé d'éléments tels que des tâches, des procédures, des méthodes, etc. Ce processus est appelé cycle de vie de la gestion de projet et comporte parfois 3, 4, 5, voire 6 ou 7 phases. Les phases illustrent un cadre étape par étape des pratiques les plus raisonnables utilisées pour mener un projet de son début à sa fin. Les gestionnaires disposent ainsi d'une méthode structurée pour créer, exécuter et terminer un projet.
L'image ci-dessus montre que la planification des ressources est un élément du processus de gestion de projet. Son rôle est - légèrement en avance sur la définition de la planification des ressources donnée par l'APM - d'organiser, de planifier, de programmer et de mesurer le travail des personnes.
Grâce au corpus de connaissances de l'APM, nous savons que les ressources sont comprises de manière très large. Il s'agit des personnes (et de leurs compétences), mais aussi de l'argent, des machines, des matériaux, de la technologie et de tout ce qui est nécessaire pour obtenir le résultat escompté. On peut également dire qu'une ressource est tout ce qui est nécessaire à l'accomplissement d'une tâche ou d'un projet. Bien entendu, du point de vue de nombreuses entreprises, en particulier les entreprises de services, la gestion et la planification des ressources concernent avant tout les personnes. Les personnes et leurs compétences.
Pour l'APM, il s'agit d'une planification des ressources du projet ou, comme ils l'aiment, d'une gestion des ressources :
(...) veille à ce que les ressources internes et externes soient utilisées efficacement, dans le respect des délais et du budget.
La planification des ressources faisant partie de la gestion de projet, des aspects tels que le temps et le budget sont également inévitables. Une bonne planification des ressources (gestion des ressources) permet de disposer des bonnes ressources au bon moment pour effectuer le bon travail.
Et le rôle de la gestionnaire de ressources consiste à identifier les ressources nécessaires (employés possédant les compétences et l'expérience requises) pour effectuer le travail, dans le cadre de la planification du projet, et à déterminer le moment où les ressources seront nécessaires, par le biais de la programmation.
À l'instar de la proposition de la société Planview - notre concurrent sur le marché des systèmes de planification des ressources de projet - nous pensons que la planification des ressources (ou la gestion des ressources - si vous préférez) est une approche qui vise à garantir que les ressources sont utilisées de la manière la plus efficace possible. Indépendamment du fait que l'on parle d'un seul projet ou portefeuille de projetsLorsqu'elle est correctement exécutée, l'entreprise atteint une efficacité maximale dans l'utilisation de ses ressources, sans sous-utilisation ni sur-utilisation de l'une d'entre elles (un employé).
Au cours de ce processus d'attribution des tâches aux membres de l'équipe, la planification et l'attribution de tâches particulières sont basées sur leur capacité et leur disponibilité et, bien entendu, sur leurs compétences qui correspondent le mieux possible aux exigences du projet ou de la tâche.
Pour la plupart des entreprises créatives et de services, les ressources sont des personnes. La planification des ressources est donc un processus que vous pouvez utiliser pour identifier les membres de l'équipe que vous devez affecter à votre projet et le moment où vous en aurez besoin.
En outre, les plans de ressources peuvent changer et doivent être ajustés régulièrement pour refléter les modifications du champ d'application, la disponibilité des employés, etc.
Afin de mieux expliquer comment gérer les ressources au sein de votre organisation, nous allons aborder les points suivants conditions préalables vous devez vous préparer à l'avance, techniques planifier les ressources d'un projet, et outils de planification de projet Cela facilitera grandement les choses.
Avant de pouvoir créer un plan de ressources infaillible, vous avez besoin de certaines données. La première de ces conditions préalables est un la structure de répartition du travail (SRT)Il s'agit d'une structure orientée vers les livrables de la portée de votre projet. Elle permet d'illustrer le projet par des sections gérables, de sorte qu'il est déjà plus facile pour vous de déterminer les types d'équipes dont vous aurez besoin.
Affecter et planifier les ressources et les membres de l'équipe nécessaires à la réalisation d'un projet en tenant compte de la disponibilité des ressources.
Dans le domaine du développement de logiciels, par exemple, vous aurez très probablement besoin de concepteurs UI/UX pour créer des wireframes, puis pour concevoir votre produit. Ensuite, en fonction des spécifications du projet, vous aurez peut-être besoin de développeurs et de spécialistes de l'assurance qualité.
Maintenant, vous avez besoin d'un durée estimée du projet et des tâches, afin que vous puissiez planifier les ressources pour le projet. L'une des ressources techniques d'ordonnancement La méthode du chemin critique (CPM), qui illustre la structure du projet, mais aussi les dépendances entre les tâches, les étapes et la durée du projet, est la plus simple à utiliser. La méthode CPM permet de calculer la durée totale estimée du projet.
Enfin, comme vous connaissez le champ d'application, il est temps de trouver des employés compétents correspondant aux tâches qui leur seront confiées. Il est important de s'assurer que ces employés sont disponibles pendant la période estimée pour chaque tâche.
Pour rendre vos projets plus fiables, utiliser des données historiques des projets antérieurs. Il peut s'agir de calendriers, d'estimations ou de la performance des membres de l'équipe que vous considérez (par exemple, sur la base de leurs feuilles de temps). Les données relatives aux projets que vous avez réalisés vous donnent une base de référence pour l'élaboration d'un nouveau projet, ce qui réduit les "estimations au jugé".
Le rapport sur les taux horaires internes contient les ressources du projet - les membres de l'équipe et les projets auxquels ils sont affectés. Il permet de comparer les réservations avec les feuilles de temps et, bien sûr, les coûts du projet.
Vous disposez désormais de tous les éléments nécessaires à la planification des ressources. Le jugement des experts provient de votre expérience professionnelle et des informations précieuses fournies par vos collègues seniors ou les consultants engagés par votre organisation. Cela peut sembler évident, mais c'est vraiment important pour la réussite de votre projet.
Vient ensuite l'identification de l'alternative. Étant donné que les projets peuvent évoluer au cours de leur durée de vie, vous devez prendre en considération différents scénarios. De cette façon, vous pouvez trouver des solutions à utiliser lorsque des changements se produisent. Deux méthodes peuvent être utilisées :
La réflexion sur les modèles - cette méthode implique la reconnaissance des modèles, ce qui est utile pour affiner ou améliorer les choses, sur la base des expériences passées.
Pensée latérale - cette approche requiert une pensée créative et la résolution de problèmes par des moyens différents. idées qui ne sont pas toujours évidentes au premier abord.
Estimation ascendanteLa méthode suivante que vous pouvez utiliser pour planifier les ressources est un concept simple basé sur l'implication des personnes qui vont travailler sur le projet dans l'estimation de celui-ci. Dans cette approche, votre équipe estime les tâches sur la base de ses connaissances et de son expérience, ce qui permet d'obtenir un calendrier de projet plus détaillé, mais qui prend également plus de temps.
Outils de gestion de projet, de planification des ressources ou d'évaluation de l'impact sur l'environnement. logiciel de gestion du temps n'est peut-être pas nécessaire pour la planification des ressources, car vous pouvez toujours utiliser une feuille de calcul pour cela et faire du bon travail. (Même pour la planification des ressources informatiques).
Mais il est bien plus pratique d'utiliser un logiciel de planification des ressources, d'autant plus qu'il vous donne un accès instantané à toutes les données que vous avez collectées jusqu'à présent, y compris une liste de vos employés, leur disponibilité, les réservations existantes et les feuilles de temps précédemment remplies.
Remarque : cette partie de l'article s'appuie sans vergogne sur les fonctionnalités du planificateur de ressources, car nous pensons qu'il aide tout chef de projet à planifier son travail de manière plus efficace.
Prenons l'exemple de la vérification de la disponibilité des employés. Avec un calendrier de gestion des ressources, il vous suffit de filtrer tous vos employés et membres d'équipe par leur titre de poste pour voir quand ils sont disponibles et quels sont les projets auxquels ils sont actuellement affectés.
Grâce aux rapports d'utilisation des ressources, les chefs de projet peuvent visualiser les étapes futures telles que la planification de la charge de travail de l'équipe.
Avoir logiciel de gestion des ressources vous aident également à utiliser les données des projets antérieurs. Les rapports d'utilisation, par exemple, vous donnent accès à des informations sur les performances passées d'un membre donné de l'équipe, ou son impact sur l'ensemble de l'équipe d'un projet peut servir de base aux hypothèses que vous faites pour un nouveau projet.
Des conflits de planification peuvent survenir lorsqu'un employé est pressenti pour plusieurs projets en même temps. Cette situation peut être évitée, mais elle exige que vous ayez une meilleure vue d'ensemble de la disponibilité de vos employés et du pipeline de projets de l'entreprise.
La planification des ressources suppose de vérifier la disponibilité des employés afin d'éviter les conflits de planification. La gestion des disponibilités en tant que fonctionnalité n'apparaît dans aucun outil de gestion de projet.
En cas de conflit, consultez vos plans avec un gestionnaire de projet qui a également planifié les mêmes ressources et essayez de négocier. Par exemple, vous pouvez tous deux trouver un moyen de planifier le même employé en comparant les chemins critiques de vos projets. Vous pouvez ainsi déterminer si certaines tâches sont susceptibles de flotter, ce qui permettrait de déplacer une partie du travail. Ajustez ensuite votre plan de projet en fonction de ces changements.
Pour éviter les conflits de planification, n'oubliez pas de.. :
Vérifiez que les ressources que vous prévoyez sont disponibles.
Consultez les autres chefs de projet de votre organisation, s'ils n'ont pas besoin des mêmes ressources pendant la durée de votre projet.
Gestion de la charge de travail de l'équipe et le pipeline de l'entreprise au cours du projet, afin de s'assurer que votre plan correspond aux réservations actuelles et au développement du projet.
Savoir planifier correctement vos ressources ne vous permettra pas seulement de trouver et d'affecter plus facilement les meilleures ressources au projet. Cela vous aidera également à gérer les coûts.
Comme l'indique le PMBOK®, la planification des ressources est, au même titre que l'estimation, la budgétisation et le contrôle des coûts, un élément de la gestion des coûts d'un projet. Comment cela se fait-il ? Rappelez-vous que la rentabilité d'un projet repose sur une équation simple :
rentabilité du projet = budget du projet - (heures consacrées au projet * taux horaires)
de vos employés)
Le suivi de vos ressources et leur utilisation conformément au plan de projet permettront non seulement d'améliorer la réalisation de votre projet, mais aussi de dégager une marge pour votre entreprise.
En résumant l'exploration de la planification stratégique des ressources dans le cadre de la gestion de projet, plusieurs points clés apparaissent comme essentiels à la bonne exécution d'un projet. La planification des ressources est au cœur de ce processus, nécessitant une approche stratégique de l'identification, de l'allocation et de la gestion des ressources afin de s'aligner sur les résultats et les délais du projet. Cela implique :
Planification stratégique des ressources pour l'identification et l'allocation : La pierre angulaire d'une gestion de projet efficace est la planification stratégique des ressources, qui consiste à identifier les ressources nécessaires et à garantir leur affectation et leur disponibilité optimales tout au long du cycle de vie du projet.
Exploiter les logiciels de planification des ressources : L'utilisation d'un logiciel de planification des ressources à deux moments du cycle de vie du projet rationalise le processus, permettant aux chefs de projet d'éviter les problèmes courants d'allocation et d'améliorer leurs efforts de planification des ressources.
Comprendre le rôle de la planification des ressources : Reconnaître que la planification des ressources, mentionnée à quatre reprises tout au long de cette discussion, est essentielle pour contrôler l'exécution du projet, les délais et les budgets. Elle facilite l'alignement des produits livrables du projet sur les ressources disponibles, ce qui souligne son rôle essentiel.
Application des principes de planification des ressources : Appliquer les compétences, les aptitudes, les connaissances et les outils - y compris les logiciels de planification des ressources - pour produire de la valeur grâce à une gestion efficace des ressources, comme le soulignent les principales institutions de gestion de projets.
Distinguer la dynamique de la planification stratégique des ressources : La distinction entre la gestion de projet et la gestion générale, qui met l'accent sur les contraintes de temps, de portée et de budget, montre comment la planification stratégique des ressources s'inscrit dans ce contexte plus large.
Mise en œuvre de techniques dans le cadre de la planification des ressources : L'adoption de techniques telles que les structures de répartition du travail (WBS) et la méthode du chemin critique (CPM) garantit que les ressources sont planifiées, programmées et utilisées efficacement, ce qui reflète l'importance des efforts de planification des ressources.
Ajustement continu dans la planification des ressources : L'ajustement régulier des plans de ressources pour refléter les changements dans la portée du projet, la disponibilité des employés et d'autres facteurs garantit que le projet reste sur la bonne voie, mettant en évidence la nature adaptative de la planification des ressources.
Grâce à la mise en œuvre de pratiques de planification des ressources et de planification stratégique des ressources, y compris l'utilisation efficace de logiciels de planification des ressources, les projets peuvent atteindre leurs objectifs dans le respect des contraintes de temps et de budget stipulées. Cela permet non seulement de garantir une utilisation efficace des ressources, mais aussi de soutenir les objectifs stratégiques globaux de l'organisation grâce à des efforts méticuleux en matière de planification des ressources.
Portée du projet Un aperçu détaillé des objectifs, des produits à livrer, des caractéristiques, des fonctions, des tâches, des délais et des coûts du projet à l'intention des gestionnaires de projet.
Produits à livrer Tout produit, résultat ou capacité à fournir un service unique et vérifiable qui doit être produit pour achever un processus, une phase ou un projet.
Dépendances: Les relations entre les tâches qui déterminent l'ordre dans lequel les activités doivent être exécutées.
Planification des ressources: Le processus de détermination des ressources nécessaires (personnes, équipements, matériaux) pour mener à bien un projet.
Institut de gestion de projet (PMI): Une organisation professionnelle pour la gestion de projet spécialisée dans l'élaboration de normes, la recherche, l'éducation, la publication et les programmes de certification professionnelle.
Certification PMP: Une certification professionnelle mondialement reconnue, proposée par le PMI, qui valide l'expérience et la formation d'un chef de projet dans le domaine de la gestion de projet.
Association pour la gestion de projets (APM): Un organisme professionnel dans le domaine de la gestion de projet qui propose des adhésions, des qualifications, des événements et des publications pour les professionnels du projet.
Critères d'acceptation des projets: L'ensemble des conditions qui doivent être remplies avant que les produits livrables du projet ne soient acceptés.
Structure de répartition du travail (SRT): Décomposition hiérarchique de l'ensemble des travaux à effectuer par l'équipe de projet pour atteindre les objectifs du projet et créer les produits livrables requis.
Méthode du chemin critique (CPM): Technique de modélisation de projet utilisée pour estimer la durée d'un projet en identifiant la plus longue séquence de tâches dépendantes et en mesurant le temps nécessaire pour les réaliser.
Logiciel de gestion des ressources: Outils utilisés par les gestionnaires de projets et destinés à faciliter la planification, l'allocation et la gestion efficace des ressources, y compris la planification, la budgétisation et la gestion de la charge de travail.
Rapports sur l'utilisation des ressources: Les documents qui fournissent des indications sur l'efficacité de l'utilisation des ressources sur un projet, aidant à la planification et à la gestion des coûts des projets futurs.
Gestion des coûts: Le processus de planification et de contrôle du budget d'un projet ou d'une entreprise. Il comprend des activités telles que l'estimation, la répartition et le contrôle des coûts.
Cycle de vie du projet : La série de phases que traverse un projet depuis son lancement jusqu'à sa clôture.
Allocation des ressources : Le processus d'affectation et de gestion des actifs de manière à soutenir les objectifs stratégiques de l'organisation.
Programmation : L'action de planifier quand et comment utiliser les ressources pendant la durée du projet, en s'assurant que les ressources sont utilisées de manière optimale.
Établissement du budget : Le processus de prévision des ressources financières nécessaires à un projet, y compris l'estimation et l'affectation des fonds.
Dépendances des tâches : La relation entre les tâches qui dicte l'ordre dans lequel elles doivent être exécutées.
Jalon : Un point ou un événement important dans un projet, utilisé pour suivre les progrès vers l'objectif.
Gestion des risques : Le processus d'identification, d'évaluation et de contrôle des menaces qui pèsent sur le capital et les revenus d'une organisation.
Engagement des parties prenantes : Le processus d'implication des individus, des groupes ou des organisations susceptibles d'être affectés par un projet ou d'avoir un intérêt dans son résultat.
Mesures de performance : Normes de mesure permettant d'évaluer l'efficacité, la performance, le progrès ou la qualité d'un projet, d'un processus ou d'un produit.
Gestion du changement : L'approche de la transition des individus, des équipes et des organisations vers un état futur souhaité afin d'atteindre et de réaliser les résultats et les avantages du projet.
Seule une personne sur cinq (18%) dispose d'une méthode de gestion du temps utile. Les stratégies de gestion du temps et les outils de gestion du temps de projet vous aident à gérer le travail qui vous a été confié dans le temps dont vous disposez. En tant que chef de projet,...
Une planification efficace des ressources est un objectif crucial pour les entreprises de toutes tailles, qu'elles opèrent en ligne ou dans des secteurs traditionnels. Étant donné la grande variété d'entreprises qui ont besoin de planifier leurs ressources, il est difficile de fournir une recommandation unique...