Quel est l'objectif ultime des chefs de projet ? Réussir leurs projets. Les chefs de projet eux-mêmes admettent que ce n'est pas souvent le cas : selon la dernière étude de l Enquête sur le pouls de la professionMoins de 60% des projets sont achevés dans les délais ou dans les limites de leur budget initial.
Qu'allez-vous retirer de cet article ?
Une gestion efficace de la capacité des ressources peut aider les entreprises à augmenter ces chiffres. Dans cet article, vous en apprendrez davantage sur la planification de la capacité des ressources dans le cadre de la gestion de projet, mais nous aborderons également les avantages de la gestion de la capacité au niveau de l'entreprise. Commençons par quelques définitions nécessaires.
Sans faire d'introduction inutile, la capacité fait référence à l'aptitude à réaliser, à accomplir ou à produire. Si l'on se place du point de vue de l'entreprise, il s'agit de l'aptitude à réaliser ou à produire dans un laps de temps donné. Mais si l'on creuse un peu plus et que l'on adopte un point de vue opérationnel, on découvre que la capacité est comprise comme suit en tant que quantité de ressources d'entrée disponibles de produire des résultats relatifs sur une période donnée - nous pouvons lire la suite managementstudyguide.com.
Mais ce n'est pas la seule signification liée au sujet de ce chapitre. Comparons quelques autres interprétations de la planification des capacités.
Sur le site Projectmanager.com, nous lisons que la planification des capacités est un processus qui stabilise les ressources disponibles pour répondre aux demandes ou aux besoins de capacité de la tâche. Ce qui peut être compris comme une sorte de lien entre quelqu'un qui a accès à des ressources suffisantes et les demandes des projets et leurs attentes en matière de ressources.
Il semble que Saviom, notre concurrent sur le marché des logiciels de planification de la capacité des ressources, partage le même point de vue :
La planification de la capacité des ressources est prévoir l'écart entre la capacité et la demande de ressources.
Du point de vue de Mavenlink, la planification de la capacité des ressources comprend trois aspects de ce processus. Premièrement, définir la quantité de travail que les ressources sont en mesure d'effectuer à faire. Deuxièmement, l'identification et l'indication des quel type de travail peuvent faire ces ressources. Le troisième - correspondance à partir de ce groupe, ces ressources avec les ressources actuellement utilisées pour répondre aux attentes et aux demandes du projet.
Comme on peut le lire sur le blog de Wrike :
La planification des capacités consiste à anticiper les besoins futurs d'une organisation ou d'un client. La planification des capacités vise également à garantir la disponibilité des ressources possédant les compétences nécessaires pour répondre à l'évolution des demandes des clients et des entreprises.
De ce point de vue - qui représente également notre approche - les ressources ne sont pas synonymes d'équipements, de logiciels, d'ordinateurs portables, de matériaux de construction, de salles, de budget, etc. Lorsque l'on s'intéresse à la planification des capacités dans le cadre de la gestion de projet, on voit l'individu, le membre de l'équipe et l'employé. Vous voyez l'individu, le membre de l'équipe et l'employé. des personnes possédant un ensemble particulier de compétences. Quelqu'un qui possède les compétences nécessaires pour répondre aux exigences d'un projet.
Au niveau d'un projet, la planification des capacités consiste à déterminer si l'on dispose de suffisamment de ressources pour mener à bien un projet donné. Son rôle est de s'assurer que l'entreprise (ou l'association) dispose des ressources attendues pour un projet ou une tâche, à un moment prévu, et qu'elle est en mesure de terminer le projet avec les exigences attendues à la date prévue.
En d'autres termes, le planificateur de la capacité des ressources doit être en mesure de donner un aperçu clair du nombre de ressources nécessaires pour atteindre un objectif donné (une sous-tâche, une tâche, un projet).
En d'autres termes, la planification de la capacité des ressources consiste à prévoir l'intervalle entre la capacité et la demande de ressources. Les responsables de la planification des capacités vont donc prendre en compte des facteurs tels que les heures de travail, la maîtrise, les compétences et la durée moyenne du travail. Pour calculer la capacité de votre équipe, vous devez connaître sa disponibilité et sa charge de travail actuelle.
En clair : si l'on compare planification des capacités La première peut être réduite à l'anticipation des besoins futurs de l'entreprise et à la planification des ressources (ou à la gestion des ressources), tandis que la seconde peut être réduite à la planification des ressources. s'assurer que nous disposons des ressources nécessaires pour démarrer un projet". Tout en La planification des ressources consiste à "choisir et affecter des ressources spécifiques pour et pendant un projet ou une tâche".
On peut également dire que la planification des capacités consiste à vérifier si les membres de l'équipe, les rôles et les compétences nécessaires sont disponibles pour effectuer le travail à venir avant de le programmer. La planification des ressources, quant à elle, consiste à choisir, à affecter et à planifier à partir de cette boîte de sélection.
La planification des ressources consiste davantage à coordonner les effectifs en temps réel : vous affectez des personnes à des projets tout en contrôlant l'utilisation des ressources. Comme nous le voyons, la planification des ressources signifie la gestion, la direction et la coordination des ressources nécessaires à la réalisation d'une tâche ou d'un projet.
Que faites-vous habituellement lorsqu'on vous confie la gestion d'un nouveau projet ? Comment constituez-vous une équipe et vous assurez-vous que la disponibilité des membres de votre équipe est suffisante pour mener à bien toutes les tâches ? Les chefs de projet qui veulent s'assurer qu'ils disposent de ressources suffisantes doivent suivre les étapes suivantes :
Remarque : dans certaines entreprises, le gestionnaire des ressources est responsable de l'essentiel du processus de planification des capacités. Le chef de projet est invité à demander des rôles ou des compétences spécifiques, et le gestionnaire de ressources analyse la capacité des ressources.
Les chefs de projet devraient être en mesure d'évaluer les besoins de leurs projets, mais l'analyse de la disponibilité des ressources pourrait s'avérer plus difficile sans visibilité sur le pool d'employés. Heureusement, les organisations disposent souvent d'un planificateur de capacité des ressources, qui peut rationaliser l'ensemble du processus de planification des ressources. gestion des ressources du projet de travailler efficacement sur plusieurs projets et de préparer des stratégies de planification des capacités à long terme.
Les planificateurs de capacité de ressources, tels que Teamdeck, vous fournissent un pool de ressources unique avec des informations sur la disponibilité et la charge de travail de chacun (lire à propos de gestion de la charge de travail). En tant que chef de projet, vous pouvez filtrer les rôles nécessaires pour répondre aux exigences de votre projet et vérifier quand ces personnes sont disponibles.
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Afin d'éviter les conflits de ressources, vous pouvez réserver à l'avance certains membres de l'équipe. Si votre projet n'est pas encore confirmé, vous pouvez ajouter des réservations provisoires. Les autres chefs de projet verront que ces personnes sont susceptibles d'être affectées à votre projet s'il se concrétise. Une fois que vous aurez obtenu le feu vert, vous disposerez d'un groupe de personnes prêtes à commencer à travailler sur le projet et d'un calendrier visible par les autres gestionnaires dans l'application de gestion des ressources de votre entreprise.
Logiciel de gestion des ressources facilite l'évaluation de la capacité des ressources. Non seulement vous pouvez voir si des personnes ont déjà été affectées à d'autres projets, mais vous pouvez également prendre leurs vacances ou leurs jours fériés dans votre compte. Vous pourrez ainsi calculer la capacité réelle de votre équipe et décider si vous êtes prêt à mener à bien le projet dans les délais proposés.
Vous aurez également la possibilité de prendre en compte les aspects financiers. Certaines applications de gestion des ressources (dont Teamdeck) vous permettent de stocker des informations sur les tarifs de votre équipe. Utilisez les rapports de Teamdeck pour calculer le montant que vous devez allouer au budget afin d'obtenir le personnel que vous souhaitez engager pour votre projet. Avant de vous engager avec cette équipe, assurez-vous que vous pouvez la payer avec le budget actuel de votre projet. Le recoupement de la capacité des ressources avec les coûts estimés est un autre moyen de garantir la réussite de votre projet.
La planification des capacités devrait vous aider à éviter de surcharger ou de sous-utiliser votre équipe. Il est toutefois utile de contrôler régulièrement l'utilisation des ressources dès le lancement du projet. Consultez notre guide de mesurer l'utilisation de l'équipe. Ou, si vous êtes curieux de connaître certains aspects de la gestion de projet, lisez le site Web de la Commission européenne. outils de planification des capacités et des techniques.
Aligner la demande d'un projet sur la capacité de votre équipe est une partie essentielle des efforts de gestion de projet, mais une stratégie de planification de la capacité bénéficie à l'ensemble de l'organisation, et pas seulement aux équipes de production. Si vous gérez un vaste portefeuille de projets, vous ne devez pas oublier la gestion des capacités. Elle vous permettra de prendre de meilleures décisions en matière d'affectation des ressources, mais aussi de soutenir d'autres secteurs de votre entreprise :
Réfléchissez : Votre entreprise dispose-t-elle de procédures établies en cas d'équipe trop ou pas assez nombreuse ? Si ce n'est pas le cas, soulevez la question lors de la prochaine réunion de votre équipe de gestion de projet. Peut-être pourriez-vous trouver des solutions, comme des initiatives de R&D, pour les cas où vous avez des employés disponibles mais pas de projets sur lesquels travailler ? Après tout.., sous-utilisation n'est pas très bon pour le moral des employés.
La planification des capacités est également appréciée par les employés. Une telle approche stratégique de la gestion des ressources signifie que les membres de l'équipe ne sont pas censés travailler au-delà de leurs capacités. En outre, les employés savent que leur disponibilité est visible et respectée par les responsables. Ils ne risquent pas d'être affectés à un projet urgent au milieu de leurs vacances d'été.
Enfin, si votre entreprise utilise une application de gestion des ressources, vos employés savent ce qui les attend dans leur emploi du temps : quel est le prochain projet sur lequel ils travailleront, combien de temps il prendra, etc.
Nous espérons que cet article vous a convaincu que la planification des capacités est à la fois gérable et nécessaire. Si vous oubliez de vérifier la capacité de votre équipe, votre projet est en danger : vous ne pourrez probablement pas le livrer à temps si vous ne disposez pas d'un nombre suffisant de personnes qualifiées. Dans le même temps, vous risquez de dépasser votre budget si vous finissez par externaliser une main-d'œuvre supplémentaire. Heureusement, ces deux scénarios peuvent être évités si vous comparez la capacité à la demande. N'oubliez pas de tirer parti d'un logiciel de gestion des ressources de projet pour rendre l'ensemble du processus plus solide.
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Une planification efficace des ressources est un objectif crucial pour les entreprises de toutes tailles, qu'elles opèrent en ligne ou dans des secteurs traditionnels. Étant donné la grande variété d'entreprises qui ont besoin de planifier leurs ressources, il est difficile de fournir une recommandation unique...