La gestion de projets dans une agence de création est un exercice d'équilibre. En tant que responsable de la gestion du contenu ou du processus de gestion de projet, vous devez planifier le travail, gérer les créatifs et vous assurer que votre projet respecte les délais, ne dépasse pas le budget et - tout aussi important, voire le plus important - répond aux attentes du client. C'est à ce stade qu'interviennent les outils de gestion des ressources marketing.
Quelle agence créative a sélectionné notre marketing ? logiciel de gestion des ressources
Comment gérer efficacement les ressources lors des investissements en marketing ?
Raisons pour lesquelles les départements marketing utilisent des outils de gestion des ressources
Comment augmenter gestion du flux de travail des projets avec le logiciel MRM
s'assurer que vous disposez de toutes les ressources nécessaires,
estimer la durée pendant laquelle vous aurez besoin de ces ressources et
créer un calendrier qui respecte les délais et correspond à la disponibilité de votre équipe.
utiliser le meilleur logiciel de gestion des ressources
Heureusement, le respect des meilleures pratiques de gestion des ressources vous permettra d'équilibrer la charge de travail (lire à ce sujet gestion de la charge de travail) et de contrôler le budget de vos projets. Mais pourquoi la gestion des ressources est-elle si importante dans les agences de création et les services de marketing ?
Lorsque l'on parle de gestion de projet, le suivi du temps en est un élément irremplaçable. Point final. [Écran d'un logiciel de gestion des ressources]
Vous utilisez probablement déjà plusieurs outils pour mener à bien vos projets et gérer votre équipe - des outils de marketing, outils d'analyseetc. Il y a de fortes chances que vous travailliez avec vos employés internes, des équipes à distance et des indépendants. Dans un environnement de travail aussi complexe, il est facile de perdre de vue les performances globales de votre équipe sur plusieurs projets.
Dans cet article, je vais vous convaincre qu'en tant que producteur travaillant pour une agence créative, quelle que soit sa taille, vous pouvez bénéficier d'un logiciel de gestion des ressources marketing à différents stades du projet, qu'il s'agisse de la phase de présentation (ou de préparation d'une proposition), de la gestion du travail ou de l'établissement d'un rapport.
Commençons ce chapitre en répondant à la question suivante : quel est le lien entre la gestion des ressources et le marketing ? Pourquoi les logiciels de gestion des ressources sont-ils importants ? Pour tenter d'y répondre, nous devons commencer par bien comprendre ce qu'est la gestion des ressources et pourquoi les logiciels de gestion de projet ou les solutions de gestion des ressources des agences de travail peuvent être utiles.
Parmi les chefs de projet de campagnes de marketing numérique, il n'existe pas de définition univoque de la gestion des ressources. Elle est assez populaire (et c'est la bonne approche), ce qui signifie que la gestion des ressources comprend des éléments tels que la planification et l'allocation des ressources et l'utilisation d'un logiciel de gestion des ressources marketing. Cependant, on peut constater que gestion des ressources du projet est identique à l'ordonnancement des ressources. On le trouve dans de nombreuses sources où l'ordonnancement des ressources alterne avec l'allocation des ressources. Planification des ressources - souvent considéré comme un terme alternatif à la gestion des ressources - peut être considéré comme l'un des nombreux éléments du dernier mot, la gestion des ressources. Soyez donc conscient de la façon dont les choses se déroulent ou demandez l'aide de l'agence pour trouver des solutions en matière de ressources.
Il est temps d'aborder le terme le plus intéressant. L'Association pour la gestion de projets a élaboré une définition générale.
La gestion des ressources consiste à acquérir, allouer et gérer les ressources, telles que les individus et leurs compétences, les finances, la technologie, les matériaux, les machines et les ressources naturelles nécessaires à un projet. (APM)
Bien entendu, un gestionnaire ne dispose pas d'un temps illimité pour effectuer ces tâches. Le budget ne peut pas être multiplié en un claquement de doigts. Le temps, c'est de l'argent - les projets doivent être réalisés dans les délais. L'objectif ultime du processus de gestion des ressources est donc de s'assurer que les ressources sont utilisées efficacement, dans les délais et dans le respect du budget, en utilisant un logiciel de gestion des ressources marketing et en recourant à l'aide des solutions d'agences de ressources.
Le rôle de la gestion des ressources (marketing) en tant que pratique est de s'assurer que les ressources sont utilisées efficacement pour finaliser un projet avec les résultats escomptés, dans les délais prévus et dans le respect du budget.
Comme nous le savons maintenant, le rôle de la gestion des ressources marketing à l'aide d'un logiciel de gestion des ressources est de s'assurer que les ressources internes et/ou externes sont utilisées efficacement pour mener à bien un projet avec les résultats escomptés, dans les délais prévus et dans le respect du budget. Quel est le lien avec les agences de marketing ou de création ?
Le plus important, la compréhension de la gestion des ressources marketing (MRM), est divisé en deux segments. Le premier est défini comme une approche et le second comme un logiciel de gestion des ressources marketing.
La gestion des ressources marketing à l'aide d'agences de solutions de ressources est une approche de la gestion du marketing. Elle se concentre sur l'ensemble des ressources de l'équipe marketing, depuis l'équipe marketing et les supports marketing (en ligne et hors ligne) jusqu'au budget marketing. Elle inclut également la coopération avec les fournisseurs externes, les processus de production, les opérations de marketing et la gestion des actifs numériques.
Bien entendu, comme indiqué plus haut, dans les limites du temps et du budget impartis.
Le deuxième sens de MRM est lié à la technologie. Il s'agit d'un logiciel de gestion des ressources marketing et technologiques qui aide les départements marketing ou les agences de création à coordonner et à consolider leurs ressources. Qu'il s'agisse de processus, d'opérations, de production de contenu largement comprise, de flux de travail ou de partage d'informations et de fichiers. Le tout dans un seul système logiciel pour accélérer et optimiser en permanence. gestion de projets de marketing activités.
Les applications de gestion des ressources marketing, comme les logiciels de gestion des ressources marketing, permettent la planification stratégique (stratégies marketing) et la budgétisation, la gestion des programmes, le développement créatif et la distribution, la gestion du contenu, la planification et l'exécution des médias, la coordination des événements et la mesure des ressources. (Gartner.com)
Du point de vue de Gartner (spécialiste des services à distance), la gestion des ressources marketing est un ensemble d'outils de marketing ou de communication. outils logiciels de gestion de projets d'agences qui soutiennent la stratégie et l'optimisation du flux de travail au sein des employés, des équipes de projet et des organisations. Ces outils aident les équipes à travailler et à centraliser les projets de marketing. Qu'il s'agisse de campagnes de marketing multicanal ou d'actifs ponctuels, ces outils aident les équipes à travailler et à centraliser les projets de marketing. En même temps, ils fournissent un environnement intégré pour la planification, la production, la gouvernance et l'exécution du contenu.
Lorsque vous créez un argumentaire en tant que spécialiste des services à distance, il est naturel de vous concentrer sur votre idée créative. Mais en même temps, vous négociez le calendrier et le budget du projet. Voici comment estimer les projets avec plus d'assurance afin de ne pas risquer de dépasser le budget par la suite.
En fonction de la portée du projet, vous pouvez déterminer les personnes dont vous aurez besoin pour réaliser un projet en termes de compétences.
Une façon d'aller de l'avant est de créer une matrice de compétences afin de répertorier les compétences requises pour un projet. Trouvez ensuite des employés possédant ces compétences afin d'être sûr que votre entreprise dispose de suffisamment de ressources pour fournir ce que vous avez promis dans votre présentation ou votre appel d'offres. Outils de planification des ressources avec des filtres permettant de trouver des employés en fonction de leurs compétences, le processus est beaucoup plus rapide. Les spécialistes des services à distance peuvent le confirmer.
Teamdeck facilite le tri des employés par titre de poste afin que vous puissiez rapidement repérer le membre de l'équipe dont vous avez besoin pour des projets créatifs.
Lorsque vous savez quels employés vous devez engager pour votre projet, la prévision des ressources et la planification des capacités vous permettent de le faire :
Vérifiez si les ressources dont vous avez besoin sont disponibles pendant la durée de votre projet.
Planifier les ressources pour votre projet.
Vérifiez que vos réservations n'interfèrent pas avec le pipeline de production de votre agence.
Les réservations provisoires effectuées par les spécialistes des services à distance vous permettent de programmer plus facilement les ressources dont vous aurez besoin sans les accaparer. Dans le même temps, vous informez les autres producteurs que vous pourriez avoir besoin de certaines ressources, afin qu'ils puissent en tenir compte dans leur planification.
Cela fonctionne également dans l'autre sens. Si vous constatez qu'une autre personne dispose déjà des ressources marketing dont vous avez besoin, vous pouvez négocier avec elle et éventuellement trouver une solution qui vous satisfasse tous les deux.
Le calendrier de Teamdeck vous donne un aperçu rapide des équipes de réservation ou de marketing de l'organisation.
En sachant de qui vous avez besoin et pour combien de temps, vous pouvez estimer un budget avec plus de précision. De cette façon, les spécialistes des services à distance sont moins susceptibles de surcharger votre équipe pour respecter le calendrier et de dépasser le budget.
En même temps, une estimation et une budgétisation précises permettront de prévoir plus facilement les revenus de l'agence et de décider si ce projet est rentable ou non pour votre agence et pourquoi l'analyse marketing est importante.
Voyons comment vous pouvez utiliser la gestion des ressources marketing une fois que vous avez a démarré un nouveau projet ou lorsque vous gérez un projet en cours.
Que vous utilisiez le temps et le matériel ou un prix fixe, vous devez suivre le temps facturable que vos employés ont passé sur le projet (efforts de marketing) afin de savoir si le projet respecte le budget.
Pour fiabiliser les feuilles de temps et en tirer le meilleur parti suivi du temps de travail de l'équipeVous devez donc vous assurer que vos employés les remplissent régulièrement. Si vos feuilles de temps restent exactes, vous pouvez les conclure en toute confiance et utiliser les entrées de temps pour vos rapports.
Les agences de création spécialisées dans les efforts de marketing ne s'appuient pas toujours uniquement sur des employés à temps plein. La gestion des employés à temps partiel ou des freelances, en particulier au sein d'une équipe à distance, peut s'avérer délicate, mais vous pouvez y remédier grâce à la gestion des ressources marketing.
En ayant une vue d'ensemble de l'emploi du temps de vos employés (calendrier des ressources), il est plus facile d'équilibrer leur charge de travail. Tout en modifiant le calendrier, en changeant les priorités, etc., vous devez vous assurer qu'aucun membre de votre équipe n'est sous-utilisé ou sur-utilisé, car cela pourrait entraîner un épuisement professionnel ou une rotation du personnel.
Dans le cadre d'un projet, il arrive très souvent que vous deviez inclure non seulement les employés, mais aussi les équipements ou les espaces de travail. Si c'est le cas pour votre projet, les règles de l'allocation des ressources appliquer en conséquence. Pensez aux solutions de ressources de l'agence.
Tout d'abord, il convient de déterminer quelles sont les activités de marketing et d'information de l'entreprise. outils de gestion de projet de l'agenceLes personnes qui travaillent pour vous sont les plus compétentes, les plus expérimentées, les plus expérimentées et les plus expérimentées. Ensuite, vérifiez s'ils sont disponibles pendant la durée de votre projet et programmez-les lorsque vous en avez besoin. Idéalement, comme pour vos employés, vous devriez avoir une vue d'ensemble de l'utilisation des ressources au sein de votre agence, afin de savoir quand elles sont disponibles ou quand elles sont réservées pour d'autres projets.
Étant donné que la portée, le calendrier ou les produits livrables du projet peuvent changer, vous devez constamment suivre l'évolution du projet et réaffecter vos ressources en conséquence. Pour ce faire, vous avez besoin d'un moyen simple de suivre et de mesurer les performances de votre équipe et de vos collaborateurs. l'utilisation des ressources. Vous avez donc besoin de bonnes solutions en matière de ressources pour les agences.
Garder un œil sur les différentes mesures vous aidera à rester au top même si des changements se produisent. Une façon de repérer rapidement la sous-utilisation ou la sur-utilisation des employés est de surveiller si leurs réservations ou leurs feuilles de temps dépassent la disponibilité de l'un d'entre eux. Dans Teamdeck, c'est très facile - vous pouvez le voir immédiatement en regardant les barres Timesheets/Disponibilité et Bookings/Disponibilité. Si elles sont rouges, c'est un signal clair qu'un employé donné a trop à faire. Il existe des solutions intéressantes en matière de ressources pour les agences.
Vous pouvez également créer des rapports pour contrôler l'utilisation des employés ou le budget. Dans ce cas, les saisies de temps et les inscriptions des employés sont très utiles, car sur la base de ces données, vous pouvez rapidement calculer les performances de votre équipe ou le nombre d'heures travaillées. budget du projet.
Les rapports Teamdeck permettent aux producteurs et aux professionnels du marketing de suivre différents indicateurs et KPI de leur choix, et de les partager facilement avec leurs équipes ou un client.
Les rapports Teamdeck permettent aux spécialistes du marketing de suivre différents indicateurs et KPI de leur choix, et de les partager facilement avec leurs équipes ou un client - des solutions intéressantes pour les agences.
Enfin, la gestion des ressources marketing vous permet de mieux planifier et estimer les projets futurs et de trouver des solutions en matière de ressources pour les agences. Une vue d'ensemble de votre pipeline, des ressources disponibles, de leur utilisation actuelle et du temps passé par vos employés s'avère ici très utile. Vous voyez simplement s'il y a de la place pour un nouveau projet dans votre pipeline de production.
Analysez les données historiques pour repérer les schémas qui se sont révélés préjudiciables à vos projets antérieurs. Peut-être avez-vous tendance à sous-estimer la phase de conception ou à surcharger les tâches pendant la période des vacances. Comprendre ces lacunes vous permet de les éviter dans les projets futurs.
Comme vous l'avez appris dans cet article, la gestion des ressources marketing et les solutions de ressources pour les agences peuvent être bénéfiques à bien des égards pour les producteurs et les agences de création. Résumons en dressant la liste des avantages de la gestion des ressources marketing :
En tant que producteur, vous bénéficiez d'une visibilité totale des projets sur lesquels vous travaillez, des ressources disponibles et de la charge de travail de votre équipe.
Vous pouvez équilibrer efficacement la charge de travail de tous les membres de votre équipe, y compris ceux qui travaillent à distance et les indépendants.
Vous pouvez ainsi réduire le risque de ne pas respecter les délais et de dépasser le budget.
La visibilité des ressources disponibles améliore la collaboration entre vous et les autres producteurs de votre agence.
Vous avez une meilleure vue d'ensemble de votre pipeline de production.
Il est plus facile pour vous de créer le rapport de votre projet.
Si vous voulez tirer le meilleur parti de la gestion des ressources marketing, vous devez vous assurer qu'il s'agit d'un processus cohérent suivi régulièrement au sein de votre agence.
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