L'économie parallèle est en plein essor. Au cours des cinq dernières années, 3,7 millions de nouveaux freelances sont apparus sur le seul marché américain. Cette tendance devrait se poursuivre, en tant qu'emploi à temps partiel, car le travail à temps partiel est particulièrement populaire parmi les jeunes employés. Selon une étude réalisée en 2018 par Upwork, 42% des travailleurs américains âgés de 18 à 34 ans sont des freelances.
Ce que vous obtiendrez grâce à cet article :
La gestion des employés à temps partiel et des freelances est un phénomène courant dans le secteur des technologies de l'information. L'économie de l'abondance est de plus en plus répandue dans tous les secteurs d'activité, L'informatique reste le bastion des freelancesEn effet, 33% des travailleurs considèrent le gig work comme leur source de revenus principale ou secondaire.
Il n'est donc pas étonnant que les gestionnaires de projets informatiques soient régulièrement chargés de diriger des équipes composées d'employés ayant des horaires de travail différents. Bien que cela puisse être considéré comme un défi, il existe plusieurs tactiques éprouvées pour rendre la gestion des employés à temps partiel plus facile et plus efficace.
Notez que cet article se concentre sur la gestion quotidienne des employés : la direction d'une équipe de projet, par exemple. Pour pouvoir employer des travailleurs à temps partiel, l'ensemble de l'entreprise doit être préparé sur le plan de la culture et des processus.
Pour l'instant, concentrons-nous sur ce que vous pouvez faire en tant que manager pour créer un environnement de travail positif et productif pour vos coéquipiers à temps partiel.
Certains considèrent que l'établissement de règles est le signe d'un style managérial inflexible. En réalité, les employés eux-mêmes se sentent beaucoup mieux dans un environnement où les règles ne sont pas respectées. un environnement de travail transparentoù des attentes claires sont exprimées.
Veillez à aborder les aspects suivants concernant les employés travaillant à temps partiel :
En discutant de ces questions dès le départ, vous limiterez les risques de malentendus ultérieurs.
Pour gérer les travailleurs à temps partiel, vous devez savoir quand ils sont disponibles et pour combien de temps. Il est essentiel de créer une disponibilité/calendrier des ressources où vos coéquipiers peuvent fixer leurs horaires de travail. En fonction de votre accord, ils peuvent le remplir eux-mêmes ou vous demander d'abord d'approuver leur emploi du temps.
La disponibilité des employés à temps partiel fait partie du calendrier de Teamdeck. Les personnes ayant des horaires fixes à temps partiel peuvent définir des règles pour répéter leur disponibilité récurrente.
Il y a un autre aspect à prendre en compte pour comprendre l'emploi du temps de votre employé. Les employés à temps partiel travaillent à temps partiel pour une raison bien précise. Certains veulent avoir plus de temps à consacrer à leurs activités secondaires ou à leurs affaires personnelles. D'autres vivent de cette manière, depuis un certain temps ou plus longtemps, parce qu'ils y sont obligés ; d'autres encore - parce qu'ils le veulent. Quoi qu'il en soit, des horaires flexibles et des logiciel de gestion des ressources ou système de gestion des employés devenir un élément immanent de l'entreprise.
Il peut être utile de connaître la situation de votre collaborateur (sans être trop indiscret) et de savoir dans quelle mesure son emploi du temps est flexible. Vous saurez ainsi qu'il ne faut pas programmer un appel qui empiéterait sur ses autres tâches.
Savoir qui est disponible et à quel moment permet planification des ressources plus facile. L'étape suivante consiste à planifier leurs tâches en fonction de leurs capacités et des besoins de votre projet.
Bien sûr, vous devez vous assurer que les réservations planifiées ne dépassent pas la disponibilité de votre employé, mais ce n'est que la moitié du travail. L'autre moitié consiste à examiner le plan de votre projet et à rechercher les éventuelles dépendances entre les tâches de votre employé temporaire et celles du reste de l'équipe. Vous ne voulez pas vous retrouver dans une situation où toute l'équipe attend un document qui sera préparé par un concepteur indépendant dans quelques jours. Vous n'attendez probablement pas non plus de ce concepteur qu'il travaille pendant son temps libre (à moins que vous n'ayez établi qu'il est acceptable qu'il fasse quelques heures supplémentaires).
Une fois le projet planifié, il faut contrôler la charge de travail réelle des membres de votre équipe (lire à ce sujet gestion de la charge de travail). C'est plus facile pour les personnes qui travaillent au bureau, mais pour les travailleurs à temps partiel qui travaillent à distance, il peut être difficile de déceler des signes de sous-utilisation ou de surutilisation (lire à propos de l'utilisation des ressources). C'est pourquoi vous avez tout intérêt à utiliser des outils et des techniques qui augmentent la visibilité des employés. Suivi du temps de travail des employés, s'il est mis en œuvre correctementest l'une de ces techniques. Elle permet aux responsables de comprendre la charge de travail réelle de leur équipe. Les employés, quant à eux, sentent que leurs efforts sont remarqués.
Les feuilles de temps aident les chefs de projet à comprendre l'utilisation réelle de leur équipe. Les heures supplémentaires sont facilement repérables grâce aux barres rouges.
Chez Teamdeck, nous pensons qu'une charge de travail optimale est l'un des trois piliers du bonheur d'une équipe (les autres étant la transparence et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée). Lorsque vous cochez ces trois piliers, vous pouvez vous attendre à ce que tous vos employés, y compris les travailleurs à temps partiel et les pigistes, soient plus heureux sur leur lieu de travail.
Même si le travail de vos employés est minutieusement planifié et suffisamment analysé, vous devez leur donner le sentiment qu'ils font partie de l'équipe, si vous voulez que le projet se déroule sans heurts.
Il existe de nombreuses façons de créer un sentiment de camaraderie parmi les membres de votre équipe : des jeux pour briser la glace aux retraites d'équipe. Vous ne devez cependant pas oublier d'inclure vos employés à temps partiel dans le cycle de vie du projet. Ils doivent être au courant des mises à jour et participer aux décisions prises par l'équipe.
S'il y a des réunions ou des ateliers à l'échelle du projet, assurez-vous que tout le monde est disponible pour y participer. On a souvent l'impression que le temps des free-lances et des travailleurs à temps partiel est trop précieux pour être consacré à des réunions : on peut toujours les informer après coup. Si c'est le cas, cette réunion n'est peut-être pas nécessaire et il est préférable que la plupart des membres de l'équipe reçoivent simplement une mise à jour à ce sujet. Le fait d'avoir dans votre équipe des personnes aux disponibilités variées peut en fait avoir une influence positive sur l'efficacité de votre équipe.
En ce qui concerne l'efficacité, essayez d'utiliser des outils qui prennent en charge la collaboration asynchrone. Lorsque vous engagez des graphistes ou des illustrateurs indépendants pour produire des éléments visuels pour votre marque, vous souhaitez généralement revoir leur travail. En utilisant logiciel de gestion des employés Grâce aux fonctions de vérification en ligne, telles que ProofHub, vous pouvez facilement faire part de vos suggestions directement sur le document révisé. Les free-lances avec lesquels vous travaillez seront en mesure de comprendre rapidement vos commentaires, sans avoir à faire des allers-retours par courrier électronique ou par téléphone. C'est également très utile pour gérer des équipes à distance.
Nous avons demandé à Vartika Kashyap, CMO de Proofhub, de nous parler de l'importance de la gestion des employés à distance :
Sans ProofHub, les équipes distantes avaient leurs données dispersées sur plusieurs plateformes - elles devaient gérer les échéances et les tâches par e-mail, chatter en utilisant une plateforme différente, obtenir des mises à jour par téléphone, les commentaires sur les conceptions étaient confus et se perdaient dans de longs fils d'e-mails, et il n'y avait pas d'endroit unique pour le travail et la vue d'ensemble des performances. ProofHub réunit sous un même toit tous les outils dont les équipes, les responsables et les clients ont besoin. Alison Dalziel de Localise a même décrit la gestion des équipes à distance sans ProofHub comme "des chiens et des chats". "ProofHub a résolu notre problème de soutien des projets à distance", a-t-elle ajouté.
Au fond, gérer des employés à temps partiel n'est pas très différent de diriger une équipe de travailleurs à temps plein, en particulier des travailleurs à temps plein éloignés. Dans les deux cas, une communication harmonieuse, une compréhension mutuelle et une dose d'empathie sont indispensables.
Toutefois, lorsqu'il s'agit d'indépendants ou de travailleurs à temps partiel, vous devez être particulièrement attentif, car de nombreux problèmes peuvent passer inaperçus. Il est facile de passer à côté d'un employé surmené s'il ne travaille pas au bureau et que ses heures ne sont pas comptabilisées. Veillez à utiliser différents moyens d'accroître la visibilité des employés, afin de toujours rester au fait de leur situation actuelle.
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