Guide de la cartographie de l'esprit pour les chefs de projet

Pour une image plus grande, cliquez ici.

Au premier abord, cette carte heuristique peut sembler encombrée et chaotique, surtout si vous l'abordez comme vous liriez un document (en partant du coin supérieur gauche ou droit). Une carte mentale doit être lue différemment. Regardez-la de plus près : si vous commencez à la lire à partir de l'idée centrale (créer un espace de travail organisé) et que vous suivez l'une des branches codées par couleur, vous comprendrez facilement le message.

Maintenant, imaginez que vous êtes la personne qui souhaite donner un aperçu de ses idées pour organiser son espace de travail. Si vous décidiez d'écrire vos pensées de manière traditionnelle et linéaire, vous seriez probablement obligé d'organiser vos idées à l'avance si vous voulez que votre document soit cohérent. Avec une carte mentale, en revanche, vous pouvez commencer par une idée et la développer de manière organique. Vous voyez la différence ?

Le moment est probablement bien choisi pour vous présenter la personne qui a popularisé la cartographie mentale en tant qu'outil pour l'éducation et les affaires (y compris la gestion de projet). Tony Buzan n'a pas été le premier à utiliser des diagrammes hiérarchiques pour organiser l'information, mais il en a certainement fait une pratique courante. Il a fait la promotion de cette technique dans son émission "Use your head" diffusée par la BBC dans les années 1970 et a vendu par la suite des millions d'exemplaires de son livre "La cartographie mentale". livres sur le sujet. Buzan est malheureusement décédé en 2019, mais ses idées sont toujours d'actualité. Conférence Tedx sur le fonctionnement de notre cerveau (et sur la façon dont les cartes mentales s'en servent). 

Les avantages de la connexion d'un mind mapping et de la gestion de projet

Créer une carte mentale plutôt qu'une note linéaire présente plusieurs avantages. Nous avons déjà mentionné le fait qu'une carte peut être élaborée sans qu'il soit nécessaire d'organiser l'information au préalable : c'est un gain de temps et de productivité considérable. Un enquête à partir de 2019 a indiqué que les cadres sont, en moyenne, 30% plus productifs lorsqu'ils utilisent un logiciel de cartographie mentale.

Les cartes mentales vous permettent de

• Mémoriser efficacement les informations. La cartographie mentale permet de mieux retenir les informations contenues dans le diagramme. En une étudeLes étudiants en médecine ont été divisés en deux groupes et il leur a été demandé d'appliquer la cartographie mentale (groupe 1) et une "technique d'étude auto-sélectionnée" (groupe 2) à un passage de 600 mots. Leur mémoire a été mesurée immédiatement après la tâche et une semaine plus tard. Il s'est avéré que les connaissances factuelles du groupe "cartographie" étaient supérieures de 10% après une semaine. 
• Utilisez les associations naturelles. En dessinant sur votre carte des branches qui poussent à partir de différents sujets, vous pourrez peut-être remarquer des liens et des groupes que vous n'auriez pas été en mesure de repérer autrement. Cela vous permet d'interpréter vos informations différemment et éventuellement d'identifier des éléments manquants.
• S'attaquer à des problèmes complexes. Lorsque nous sommes confrontés à un défi important, nous ne savons souvent pas par où commencer ni comment l'aborder. Les spécialistes de la gestion de projet connaissent probablement ce sentiment : un nouveau projet est souvent perçu comme un problème complexe. L'utilisation de cartes mentales pour le visualiser et le décomposer en sujets, sous-thèmes, etc. vous permet de relever ce défi étape par étape.
• Entrer dans les détails sans perdre de vue la vue d'ensemble. Lorsque vous décomposez votre grand thème en plusieurs éléments (par exemple, un projet en plusieurs tâches), vous devez toujours vous souvenir de l'objectif principal, de la grande question. La cartographie de l'esprit est une excellente technique pour remarquer les petits détails mais aussi pour avoir une vue d'ensemble - dans ce cas, littéralement.
• Alimentez votre créativité. Il n'est probablement pas surprenant que la création de cartes heuristiques soit un excellent exutoire créatif pour les personnes qui aiment réaliser des projets créatifs. Même si vous n'êtes pas le genre de personne qui se réjouit de fouiller dans sa réserve de papeterie, la cartographie mentale est tout simplement bonne pour votre muscle créatif. C'est un moyen facile de générer un grand nombre d'idées nouvelles et de les relier pour obtenir de meilleurs résultats.

La cartographie de l'esprit dans la gestion de projet - cas d'utilisation

Nous avons déjà évoqué le fait que la gestion de projet offre de nombreuses occasions de traiter et d'organiser l'information : c'est aussi le moment d'utiliser vos compétences en matière de cartographie mentale. Nous en avons énuméré quelques-unes ci-dessous, mais ne vous sentez pas limité par cette liste - si vous souhaitez créer une carte pour une autre occasion, elle vous apportera certainement beaucoup.

En tant que chef de projet, vous pouvez utiliser la cartographie conceptuelle dès le stade de l'élaboration du projet. la planification des projets étape. Créez une carte mentale pour rassembler toutes les informations relatives au projet. Chacune des branches principales peut représenter un processus de gestion de projet différent ou un domaine différent du projet lui-même : risques, parties prenantes, ressources.

Cette carte peut s'avérer assez générale, ce qui n'est pas grave car il n'est pas nécessaire d'entrer dans les détails ici. Une fois que vous avez une vue d'ensemble, vous pouvez dessiner des cartes distinctes pour chacun des aspects de votre projet. Imaginez que vous créez une carte mentale de gestion de projet pour la portée de votre projet. Commencez par des branches représentant les principales fonctionnalités du produit final, puis décomposez-les en tâches particulières. L'utilisation de cartes mentales sera efficace à chaque étape du projet. gestion de l'étendue du projetLe projet peut se dérouler en plusieurs étapes : de la collecte des besoins auprès des différentes parties prenantes à la structuration de ces besoins et à la définition des tâches. Lorsque votre liste de tâches est prête, vous pouvez utiliser la carte pour construire un diagramme de Gantt pour le projet.

En ce qui concerne les tâches, le fait de les répertorier sur une feuille de papier ou dans un logiciel spécialisé peut vous aider à priorisation des tâches d'un projet. Lorsque vous les voyez toutes, il est plus facile de décider lesquelles doivent passer en premier. La visualisation de la structure des tâches est également utile lorsque vous souhaitez familiariser les membres de votre équipe avec leur travail sur le projet.

Une fois le projet lancé, n'oubliez pas de consulter régulièrement vos cartes. Elles peuvent vous rappeler, par exemple, les risques liés au projet et les objectifs finaux de l'entreprise. Vous pouvez également créer une carte mentale qui servira de répertoire d'informations organisées sur le projet. Coordonnées, actifs et liens importants : en tant que chef de projet, vous souhaitez les avoir à portée de main. Vous pouvez voir un exemple de ce type de carte ici.

Quels sont les autres cas d'utilisation de la cartographie mentale en gestion de projet ?

• Facilitation de réunions. Gestion efficace des réunions est essentiel lorsque l'on travaille sur un projet : c'est là que vous pouvez perdre ou gagner beaucoup de temps.
• Les cartes mentales peuvent vous aider à structurer les points soulevés lors des réunions et constituent d'excellentes notes après la réunion.
• Résolution de problèmes. Que vous souhaitiez décider de la voie à suivre ou trouver une solution à un problème rencontré par votre équipe, les cartes heuristiques peuvent vous aider à organiser les faits et à trouver la meilleure façon d'aller de l'avant.

L'apprentissage. En tant que gestionnaire de projet, vous devez constamment affiner vos compétences et apprendre de nouvelles stratégies de gestion de projet. La cartographie mentale vous permet de mieux structurer les nouvelles informations et de rafraîchir vos connaissances par la suite.

Conseils pour créer des cartes heuristiques efficaces pour les chefs de projet

Un autre élément des cartes heuristiques qui a probablement attiré votre attention est l'inclusion d'éléments visuels : gribouillis, icônes, couleurs. Il est vrai que vous pouvez créer des cartes sans ces éléments. Cependant, il se peut que les informations visuelles soient plus compréhensibles et plus faciles à retenir pour vous.

Si vous avez encore des doutes quant à l'utilisation de gribouillis et de dessins sur votre carte, vous pouvez essayer un exercice simple. Essayez de penser à une pomme. Accordez-vous quelques secondes, puis essayez d'analyser ce que votre cerveau a généré. Vous n'avez pas vu les lettres "A-P-P-L-E" en toutes lettres, n'est-ce pas ? Quel que soit le nom de ce fruit dans votre langue maternelle, vous avez probablement vu une image et non des lettres. En tant qu'êtres humains, nous pensons en images - c'est l'un des principaux arguments de Tony Buzan. 

Si vous avez déjà lu notre guide sur le sketchnoting pour les chefs de projet (si ce n'est pas le cas, ne manquez pas d'y jeter un coup d'œil), vous vous souvenez probablement que la création de sketchnotes n'est pas une question d'art, mais qu'il s'agit plutôt de faciliter la compréhension ou la mémorisation d'une information. Il en va de même pour les cartes heuristiques. Elles n'ont pas besoin d'être belles : la fonction est plus importante ici. Lorsque vous dessinez des icônes, essayez de les rendre simples et facilement reconnaissables. Si vous souhaitez inclure des éléments humoristiques dans vos gribouillis, n'hésitez pas : ils vous aideront peut-être à vous souvenir de ce détail particulier. Vous pouvez également faire preuve de créativité avec les polices de caractères que vous utilisez, mais veillez à ce qu'elles soient lisibles. Essayez d'éviter d'utiliser trop de mots : si vous pouvez résumer quelque chose avec un seul mot-clé, faites-le.

En ce qui concerne la toile sur laquelle vous allez travailler, essayez de vous en tenir au papier vierge, au tableau blanc ou à l'écran. Les motifs imprimés peuvent rendre votre carte moins lisible. L'orientation paysage de votre canevas vous aidera à mieux structurer votre diagramme.

Vous avez peut-être remarqué que les branches des cartes sont généralement courbées : c'est voulu. Il en va de même pour la pratique consistant à passer des branches épaisses aux branches plus fines.

Ces conseils de cartographie mentale (et d'autres encore) ont été visualisés au moyen, vous l'aurez deviné, d'une carte mentale réalisée par Les fondamentaux de l'apprentissage:

[/

La cartographie de l'esprit pour les chefs de projet - outils utiles

Votre liste d'outils peut se limiter à une feuille de papier et à un stylo. Vous pouvez créer une carte mentale solide avec ces deux seuls outils. Bien entendu, si vous souhaitez créer des cartes colorées, vous apprécierez les crayons de couleur, les surligneurs et les stylos à brosse. Ces derniers sont parfaits pour dessiner des branches courbes.

Si vous souhaitez créer vos projets sur une toile plus grande, utilisez un tableau blanc ou un tableau à feuilles mobiles. Vous aurez plus d'espace pour travailler et vous pourrez utiliser des polices de caractères plus grandes pour rendre vos dessins plus lisibles.

L'efficacité des notes manuscrites par rapport aux notes générées par ordinateur a fait l'objet de nombreux débats. Et c'est vrai, recherche montre que le fait d'utiliser sa propre main peut renforcer le processus d'apprentissage. Pour de nombreux chefs de projet, cependant, l'utilisation d'un logiciel de cartographie mentale en ligne est tout simplement plus pratique. Vous avez le choix entre un grand nombre d'outils, dont ceux-ci :

• MindMeister - qui vous permet de créer jusqu'à 3 cartes heuristiques dans le cadre de son plan gratuit. Si vous recherchez une solution de gestion de projet plus complète, vous pouvez paire MindMeister avec MeisterTask, un outil de gestion des tâches.
• Carte lucide - cette solution vous permet de créer non seulement des cartes mentales de gestion de projet, mais aussi des organigrammes et d'autres diagrammes visuels que vous et les membres de votre équipe pouvez utiliser tout au long du cycle de vie du projet.
• Zenkil - Il s'agit d'un outil que nous avons inclus dans notre tour d'horizon des projets outils de planification. Une fois que vous avez créé votre carte avec Zenkit, vous pouvez facilement la transformer en tableau Kanban ou en calendrier.

Nous espérons que cet article de blog vous a convaincu que la cartographie mentale peut vous aider à mieux planifier vos projets et à résoudre de nombreux problèmes. Vous pouvez les utiliser dans différents domaines de la gestion de projet : de la planification de projets à la résolution de conflits, en passant par l'organisation des tâches.

Avez-vous créé des cartes mentales de gestion de projet que vous souhaitez partager ? Envoyez-les-nous en utilisant le chat dans le coin de votre écran ! Nous nous ferons un plaisir de les présenter dans cet article.