Si vous vous demandez ce qu'est la gestion des ressources, vous êtes au bon endroit. La gestion d'un projet ne se limite pas aux tâches nécessaires à sa réalisation. La manière dont vous planifiez, organisez et gérez votre équipe a un impact significatif sur la réussite de votre projet. Il n'est donc pas étonnant que le respect des meilleures pratiques en matière de gestion des ressources puisse faire une réelle différence sur le lieu de travail.
Qu'obtiendrez-vous avec cet article ?
Parce que nous souhaitons mettre en lumière l'essence de la gestion des ressources d'un projet, nous devons introduire une petite conversation académique visant à éclairer les termes liés à notre sujet principal.
Mais il y a aussi une autre raison à ces querelles. Sans une compréhension claire des principaux éléments et facteurs qui composent la gestion des ressources d'un projet, les décisions de chacun sont exposées à un plus grand risque d'erreur. Des erreurs liées aux processus au sein du projet ou même à la sélection d'un logiciel pour augmenter la gestion des ressources du projet.
Avoir une vue d'ensemble vous permettra de ne pas vous perdre dans le labyrinthe des concepts et des liens flous entre les domaines de connaissance qui soutiennent fondamentalement la gestion de projet.
Gestion de projets informatiques, gestion de projets de marketingla gestion de projets dans le secteur de l'immobilier, ou agence de création gestion de projet - Quel que soit le secteur d'activité dans lequel vous insérerez le mot "gestion de projet", les phases, les processus et les étapes sont en grande partie les mêmes. Mais avant que vous ne puissiez en prendre connaissance, une petite introduction s'impose.
Comme nous le savons, les gens apprennent plus vite en voyant des images ou des exemples - quelque chose peut être capté par les sens, par les yeux en premier lieu. Ainsi, avant de nous exposer à de nombreuses questions relatives à la signification de chaque terme dans les définitions présentées ci-dessous, commençons par des exemples imaginatifs et facilement adaptables appartenant à la famille de la gestion de projet.
Partir d'une situation moins complexe et prendre moins de temps :
En conclusion, chaque fois que vous pensez "projet", vous devez avoir une idée du nombre de personnes, de compétences, de sous-traitants, d'outils et d'arrangements qui composent le projet. Combien de ressources, de dépendances, de petites étapes, de millions de tâches et de calendriers sont nécessaires pour réaliser chaque illustration du projet ?
Poursuivant notre sujet, il est temps de se pencher sur les définitions. Commençons donc par quelque chose de plus facile à adopter. Imaginons que vous parliez à un enfant et que vous vouliez lui décrire ce qu'est la gestion de projet. Dans un tel contexte, vous pourriez facilement vous référer à la définition de projectmanager.com :
La gestion de projet est la discipline qui consiste à planifier, exécuter et mener à bien des projets.
La conception susmentionnée considère la gestion de projet comme un processus et la décompose en trois étapes. Bien entendu, chacune d'entre elles contient quelques autres groupes d'éléments, de processus, de tâches et - toujours sous-estimés, toujours imprévisibles - de défis liés à chacun d'entre eux.
Il s'agit toutefois d'une version très simplifiée du cycle de vie de la gestion de projet, car c'est ainsi que les spécialistes nomment le processus. La version la plus populaire est celle qui comporte 5 phases. Développée par le PMI, elle comprend la conception et l'initiation, la planification, l'exécution, la performance/le suivi et la clôture du projet.
Mais cette définition ne soulève pas la question de savoir qui. Pour être précis, il s'agit d'un être humain, d'un spécialiste et de ses compétences, de son expérience ou de sa maturité.
Le PMI, dont nous parlons souvent ici, propose une définition qui met en évidence ce qui se cache derrière chaque projet. Il s'agit des personnes, des chefs de projet aux entrepreneurs du projet et à la main-d'œuvre impliquée dans le projet. Des personnes qui planifient mais aussi qui sont sélectionnées pour participer à une étape du projet et affectées à des tâches.
Pour paraphraser leurs mots, la gestion de projet consiste à utiliser les connaissances, talents, compétences, dispositifs, outils, méthodes, processus et techniques spécifiques permettant d'apporter une "valeur ajoutée" aux personnes.
Comme nous le voyons, il s'agit davantage de compétences (ainsi que de compétences non techniques), de la possession d'informations et de la capacité à mettre en œuvre ces connaissances. Ou - pour utiliser une expression tirée, disons, d'une bibliothèque de motivation - transformer la pensée en action et faire avancer les choses.
Dans le résumé de ce chapitre, nous utilisons la proposition de l'institut de l'Association for Project Management. Ce n'est pas la plus facile à retenir, ni même à comprendre la définition de la gestion de projet, mais après avoir lu ce qui précède, il est facile d'imaginer ce que l'auteur avait à l'esprit. Mais il y a quelque chose avec lequel nous ne sommes pas d'accord. Quoi qu'il en soit :
La gestion de projet est l'application de processus, de méthodes, de compétences, de connaissances et d'expérience pour atteindre les objectifs spécifiques d'un projet conformément aux critères d'acceptation du projet et dans le respect des paramètres convenus. La gestion de projet a des résultats finaux qui sont limités dans le temps et dans le budget.
Quelques mots de commentaires. Nous voyons quelques similitudes avec les propositions suggérées précédemment, il n'y a donc pas lieu d'en dire plus. Ce qui est nouveau, c'est le temps et le budget limités, ainsi que les critères d'acceptation. À partir de ce dernier point, votre client a généralement des attentes quant à ce qu'il souhaite voir à la fin du projet, à son fonctionnement et à la manière dont il devrait contribuer à résoudre ses problèmes. Il ne peut pas accepter le résultat de votre travail. Et alors ?
Mais il est difficile de faire une contradiction - les critères d'acceptation peuvent faire durer un projet plus longtemps que prévu. Mais nous ne pouvons pas être d'accord avec l'affirmation selon laquelle le budget et le temps sont les conditions qui font que la conduite du projet est qualifiée de gestion de projet.
Les délais et le budget limités sont ce qui différencie la gestion de projet de la simple gestion [Écran ci-dessus = aperçu du suivi du temps de plusieurs tâches via un système de gestion des ressources du projet].
Tout le monde sait que les deux derniers aspects qui doivent être pris en compte par un président, un patron ou un décideur dans le cadre d'un projet sont le temps et le budget, car ils ne sont pas illimités. Mais le seul retour sur investissement, c'est-à-dire le retour attendu dans le temps imparti, est le facteur qui influe le plus sur les décisions des entreprises. Et du point de vue de nombreuses entreprises, l'élément fondamental de l'entreprise est l'argent. En effet, si vous avez suffisamment d'argent, vous n'avez pas besoin de prendre des décisions hâtives et d'attendre que vos concurrents se battent pour obtenir les prochains clients.
Si nous sommes d'accord avec la dernière affirmation, nous ne pouvons pas être d'accord avec l'affirmation selon laquelle la gestion de projet est autre chose que la "gestion", indiquant que le facteur clé qui distingue les deux est que la gestion de projet a un résultat final et une durée limitée, contrairement à la gestion qui est un processus continu.
Nous ne sommes pas sûrs que cela fonctionne uniquement de cette manière. L'objectif de l'entreprise est-il d'avoir de nombreux clients, en particulier le nombre de clients qui permet à l'entreprise de fonctionner ? L'entreprise a-t-elle besoin d'une communication permanente avec les clients potentiels ? Le service marketing met-il en œuvre, dans les délais impartis, des tâches plus petites ou des projets plus importants pour améliorer la communication, le nombre de visiteurs du site web et le nombre de clients potentiels ? Les personnes responsables du marketing et de la communication n'ont-elles pas besoin d'être informées des résultats une fois par mois ou plusieurs fois par an ?
Comprenez-vous maintenant l'importance de la gestion des ressources du projet ?
Vous en savez déjà beaucoup sur la gestion de projet, il n'est donc pas nécessaire de vous informer davantage. Nous savons aussi déjà où toujours trouver parmi les 5 phases du cycle de vie de la gestion de projet un lieu pour la gestion des ressources du projet.
Il s'agit de l'étoile brillante de notre enquête - la gestion des ressources du projet. Nous savons déjà ce qu'est un projet. Quelles sont donc ces ressources ?
Grâce à la Le corpus de connaissances de l'APMNous savons que les ressources sont entendues au sens large - comme les personnes (et leurs compétences), mais aussi comme l'argent, les machines, les matériaux, la technologie et tout ce qui est nécessaire pour obtenir le résultat escompté. On peut également dire qu'une ressource est tout ce qui est nécessaire à la réalisation d'une tâche ou d'un projet.
Bien entendu, du point de vue de nombreuses entreprises, en particulier celles qui sont orientées vers les services, la gestion des ressources est avant tout une affaire de personnes. Les personnes et leurs compétences.
Pour eux, la gestion des ressources du projet est :
(...) l'acquisition, l'affectation et la gestion des ressources, telles que les individus et leurs compétences, les finances, la technologie, les matériaux, les machines et les ressources naturelles nécessaires à la réalisation d'un projet. La gestion des ressources garantit que les ressources internes et externes sont utilisées efficacement, dans les délais impartis et dans le respect du budget.
Ce n'est pas la définition la plus simple qui soit, en raison de ses termes ambigus, mais elle pourrait faire l'objet d'une dissertation universitaire. Mais pas sur ce blog. Sur Projectmanager.com, nous apprenons à le connaître de manière directe. Sans parler de la qualité, des exigences et des attentes des parties prenantes, ou même du temps et du budget.
La gestion des ressources est le processus de planification, d'ordonnancement et d'allocation des ressources pour mener à bien un projet.
Une bonne gestion des ressources permet de disposer des bonnes ressources au bon moment pour effectuer le bon travail. Et le rôle du gestionnaire de ressources est de - en paraphrasant les mots de l'APM - identifier les ressources nécessaires (employés possédant les compétences et l'expérience requises) pour effectuer le travail, dans le cadre de la planification, et déterminer quand les ressources seront nécessaires, dans le cadre de l'ordonnancement.
Comme on le voit, d'une manière générale, les définitions - à l'exception de la forme de leur présentation - sont similaires. Si nous essayons de comparer les définitions de la gestion des ressources du projet, nous serons plus éclairés en voyant ce qu'elles ont toutes en commun. Bien :
En résumé, la gestion des ressources du projet est sans aucun doute l'élément le plus exigeant et le plus difficile du processus de gestion de projet. Son rôle - d'une manière générale - se résume à planifier, organiser, contrôler et mesurer le travail des personnes.
La gestion des ressources d'un projet consiste - pour le dire simplement - à utiliser le plus efficacement possible les ressources limitées dont on dispose. Ou, pour dire les choses telles qu'elles sont, utiliser le maximum de ressources disponibles - préalablement identifiées et vérifiées pour les compétences appropriées - afin de mener à bien un projet dans les délais prévus et avec les résultats escomptés.
Pour éviter une introduction trop longue, il faut savoir que les trois termes susmentionnés sont considérés comme distincts par certains chefs de projet et représentants universitaires et que chacun d'entre eux a sa propre signification.
Mais pour certaines personnes, l'ordonnancement des ressources et l'allocation des ressources ont la même signification, et tous deux font partie de quelque chose de plus grand - la gestion des ressources. Cependant, parmi les nombreuses sources sur notre sujet, on trouve également des définitions qui suggèrent d'assimiler la "gestion des ressources" et l'"ordonnancement des ressources" (voir la définition de Wikipédia). Il est donc temps de donner quelques explications.
Nous sommes d'accord avec la société Saviom - notre concurrent sur le marché des systèmes de gestion des ressources de projet - pour dire que.. :
L'allocation des ressources, également connue sous le nom de programmation des ressources, permet de reconnaître et d'affecter les ressources à diverses activités pour une période donnée
En un clin d'œil, on peut constater que cette définition peut également être considérée comme une définition de la gestion des ressources. N'est-ce pas ? Néanmoins, dans cet article, nous essayons de maintenir l'ordre selon lequel la gestion des ressources du projet et l'ensemble de son processus contiennent l'ordonnancement et l'allocation en tant que parties.
Nous pourrions poursuivre ce discours sur la définition des nuances, mais ce n'est pas l'objectif. L'objectif de ce chapitre est de vous donner une vision plus large des considérations terminologiques et des défis liés au terme qui nous intéresse.
A. Comparaison entre les heures estimées et les heures réellement travaillées par le salarié
Le projet se déroule-t-il conformément au plan ? C'est la question que se posent en permanence tous les chefs de projet. La comparaison d'une valeur estimée supposée (telle que les heures qui doivent être consacrées à une tâche par l'employé) avec les heures réelles suivies permet de vérifier l'état d'avancement du projet. Grâce à cette méthode, vous serez en mesure de repérer les signes précurseurs de retards dans le projet et de procéder à des changements pendant le projet en cours ou à venir.
B. Coût estimé par rapport au coût réel par membre de l'équipe (écart de coût des ressources)
Les coûts générés par le travail d'une équipe sont un autre facteur qui oblige les chefs de projet à réfléchir intensément. Les bons systèmes de gestion des ressources du projet permettent d'attribuer des taux horaires, voire journaliers, à chacun des membres de l'équipe et de les composer. suivi des coûts du projet des rapports basés sur eux et sur les feuilles de temps de votre équipe.
C. Heures facturables et heures non facturables
La répartition entre les heures non facturables et les heures facturables dans les projets permet de suivre la rentabilité de l'entreprise. Vérifiez combien d'heures les membres de votre équipe consacrent à des activités telles que les réunions, les tâches administratives, etc.
D. Utilisation des ressources / Utilisation des employés
L'utilisation des ressources est l'un des principaux indicateurs de performance suivis par les entreprises. Après tout, vous ne voulez pas que votre équipe soit surbookée ou surchargée de travail. Par ailleurs, personne ne doit être privé de missions. Il y a 2 façons de calculer l'utilisation des ressourcesIl faut les utiliser à deux phases différentes du cycle de vie du projet.
A. Manque de facilité d'accès aux compétences des ressources et au pool de ressources
Plus le nombre de projets est élevé, plus le nombre d'employés impliqués est important. Plus le nombre d'employés est élevé, plus il est difficile de trouver rapidement les personnes appropriées à affecter à un projet. Le rôle d'un système de planification des ressources de projet suffisant est d'aider à trouver des ressources possédant les aptitudes, la maturité, l'expérience, les compétences, la localisation, le profil de coût, le fuseau horaire, etc. attendus.
B. Aperçu des performances des ressources manquantes
La mesure de la productivité reste le principal défi des entreprises, qu'elles soient nouvelles ou qu'elles aient une longue tradition. L'analyse du temps de travail - à la fois productif et non productif, le suivi du temps passé par les employés sur des tâches particulières - est le moyen qui permet d'optimiser le travail et de prévoir le temps et le budget.
C. Conflits de programmation
Conflits de programmation ne sont pas rares, même dans une entreprise très bien organisée. C'est notamment le cas dans les éditeurs de logiciels, les agences de publicité et les autres entreprises de services, où même quelques chefs de projet sont à la recherche de ressources appropriées. Le système de gestion des ressources du projet met en garde contre les chevauchements de réservation et, du point de vue de l'employé, contre la surréservation.
D. Planification inadéquate de la capacité des ressources
La planification de la capacité des ressources permet d'éviter les retards de dernière minute. La capacité définit les ressources disponibles pour une tâche spécifique.
Si vous avez livré un projet dans les délais et dans les limites du budget, vous êtes sur la bonne voie. Beaucoup d'organisations ne parviennent pas à définir la capacité des ressources au cours de la phase initiale du projet ; il est donc difficile de planifier l'affectation des ressources.
La capacité des ressources peut être analysée grâce au suivi des ressources. Grâce à certains outils polyvalents de gestion des ressources et de gestion de projet, il est possible de relever ce défi.
En fonction de la taille de votre équipe, du profil de votre entreprise et de la méthodologie de gestion de projet que vous suivez, vous pouvez choisir parmi une variété d'outils de gestion des ressources. En fait, au début, vous pouvez même utiliser une simple feuille de calcul (bien que je vous le conseille, car les feuilles de calcul peuvent devenir inefficaces au fur et à mesure que votre entreprise se développe).
Pour résumer ce chapitre, l'idéal serait de disposer d'un système d'information adéquat. outil de gestion des ressources doit consister en un calendrier (par exemple, sous la forme d'un simple formulaire de demande d'information). calendrier des ressources ), la disponibilité de vos ressources, leurs réservations en cours et leurs feuilles de temps.
Les catégories ou étiquettes personnalisées sont également utiles, car elles facilitent la navigation vers les ressources dont vous avez besoin à un moment donné, permettent de filtrer l'affichage en fonction de rôles ou de projets spécifiques, etc.
Enfin, vous pouvez choisir un outil doté d'une section de rapports intégrée, où vous pouvez facilement utiliser les données collectées pour analyser les résultats de l'enquête. la charge de travail de l'équipe, budgets des projetsou le retour sur investissement pour l'entreprise.
Plus la vue est complète (et claire), plus vous pourrez en tirer des informations utiles.
De betterteam.com - l'entreprise du secteur des ressources humaines :
Les gestionnaires de ressources assistent les gestionnaires de projets dans la planification des ressources humaines et l'affectation du personnel. Ils déterminent la capacité d'une entreprise à répondre aux besoins en personnel des projets, affectent le personnel aux projets et embauchent de nouveaux employés. Ils peuvent également gérer les salaires et former le personnel.
Pour mieux visualiser le rôle principal de ce chapitre - le planificateur de ressources - utilisons une comparaison. La comparaison est basée sur la différence simplifiée entre les gestionnaires de ressources et les gestionnaires de projets. Les gestionnaires de projet opèrent au niveau d'un projet - ils coordonnent un groupe de projets (généralement liés les uns aux autres) ou simplement un projet. Il est responsable de la réalisation du projet par l'équipe de projet. Les gestionnaires de ressources, quant à eux, opèrent au niveau de l'entreprise. Ils sélectionnent, allouent et associent des ressources qualifiées à des projets multiples.
Association for Project Managers par la bouche de Kirsten Bird propose une telle signification de notre étoile.
Le professionnel du projet doit identifier les ressources nécessaires à la réalisation du travail, dans le cadre de la planification, et déterminer quand les ressources seront nécessaires, dans le cadre de l'établissement du calendrier.
Ce sur quoi nous aimerions insister tout particulièrement, c'est sur la première partie du texte, lorsqu'il est dit "Doit identifier...". Pourquoi est-ce si important ? Tout d'abord, mais ce n'est pas le plus important, parce que c'est le point de départ. Lorsque l'on parle des aspects de la gestion des ressources, on met surtout l'accent sur l'ordonnancement. Nous voyons ici ce qui est à la base d'une bonne planification - des compétences non techniques, en particulier un bon œil et un bon sens des relations humaines.
C'est maintenant l'heure de la Responsabilités du gestionnaire des ressources :
Domaines de connaissances définis par le PMBOK (Project Management Body of Knowledge).
En tenant compte des compétences et de la disponibilité de vos employés, vous devriez disposer d'une liste d'employés prêts à être affectés à un projet. Avec une liste d'employés déjà sélectionnés pour participer à votre projet, vous pouvez les réserver dans l'outil de votre choix.
En tant que l'allocation des ressources Si la gestion des ressources humaines consiste à tirer le meilleur parti des ressources dont vous disposez, vous devez alors suivre leurs performances et leur utilisation. Cet aspect de la gestion des ressources humaines vous aidera à éviter la sous-utilisation ou la surutilisation et à prévenir l'épuisement des employés.
L'allocation des ressources présente d'autres avantages, notamment
Vous surveillez la quantité de travail effectuée par vos ressources humaines, techniques, mécaniques et autres, tout en gardant un œil sur les heures qu'elles effectuent. Vous êtes particulièrement attentif aux ressources qui sont "sous-utilisées" ou "surutilisées" (surallocation).
Si vous êtes en mesure d'ajuster le calendrier du projet pour respecter la date limite, vous pouvez utiliser le nivellement des ressources. Pour modifier un calendrier à l'aide du nivellement des ressources, divisez ou fusionnez les activités en fonction de la disponibilité des ressources, de sorte qu'il n'y ait pas de membres de l'équipe de projet sous-utilisés ou surutilisés.
Un gestionnaire de ressources qui fait bien son travail et qui connaît ses chiffres sera en mesure de prévoir, avec une confiance raisonnable, la quantité de travail que son équipe peut accomplir sur une période donnée. Cela permet à l'équipe et à l'entreprise de se préparer et de planifier avec précision les engagements à venir.
Maintenant que vous savez ce qu'est la gestion des ressources, vous devez élaborer un plan. Et pas n'importe lequel : pour gérer efficacement les ressources dans le cadre de plusieurs projets, vous devez disposer d'un plan de haut niveau pour chaque projet.
Planification à haut niveau est le point de vue d'un chef de projet sur son :
Dans le cadre de la gestion des ressources d'un projet, un plan de haut niveau permet de répondre à la question suivante : "De quels rôles ai-je besoin pour mener à bien un projet dans le respect des délais et du budget ?"
Lors de l'élaboration d'un plan de haut niveau, il n'est pas nécessaire de dresser une liste détaillée de toutes les tâches. En revanche, vous devez inclure
En disposant d'un plan de haut niveau, vous avez une meilleure vue d'ensemble de la capacité de vos ressources et de la portée du projet.
Avec un plan de haut niveau, vous avez une vue d'ensemble de ce qu'il faut faire pour mener à bien un projet. Nous avons également déjà dit qu'il vous aide à comprendre les rôles dont vous avez besoin pour le mener à bien. Mais comment identifier exactement ces rôles avant de les affecter à ce nouveau projet ?
Conformément à la norme élaborée par le Project Management Institute, connu dans le monde entier, le PMBOK®, planification des ressources consiste à "déterminer les ressources (personnes, équipements, matériaux, etc.) et les quantités de chacune d'entre elles qui doivent être utilisées pour réaliser les activités du projet".
L'utilisation d'un structure de répartition du travailVous pouvez déterminer le nombre de jours de travail, la durée estimée ou les données historiques :
Une fois que vous avez dressé la liste des employés que vous pouvez engager sans créer de conflits de calendrier, vous êtes prêt à les affecter à votre projet.
En disposant de plans de haut niveau pour tous les projets que vous menez et d'une idée de la manière dont vous utilisez vos ressources à l'heure actuelle, vous connaissez votre capacité et le pipeline de l'entreprise.
Désormais, lorsque votre entreprise remporte de nouveaux projets, vous pouvez rapidement répondre aux questions suivantes :
L'embarquement dans le projet est un élément important de la une gestion efficace des ressources. Présentez aux membres de votre équipe les buts, les objectifs et les résultats attendus du projet sur lequel ils vont travailler. Une telle stratégie augmentera la transparence des projets et vous aider à instaurer un climat de confiance avec votre équipe en tant que Premier ministre.
Cette partie du processus se compose de 4 étapes :
Pour aligner le calendrier du projet, les ressources disponibles et le champ d'application, utilisez la planification des ressources. Elle est essentielle car elle vous indique quand exactement vous aurez besoin de certaines ressources, ce qui vous permet de planifier vos réservations en conséquence. N'oubliez pas de garder un œil sur la disponibilité des ressources lorsque vous affectez des personnes à des projets.
Il existe plusieurs les techniques d'ordonnancement des projets que vous pouvez utiliser :
Le Méthode du chemin critique (CPM) est une technique utilisée pour déterminer la durée la plus longue possible du projet. En dressant la liste de toutes les tâches et en les classant en tâches critiques et flottantes, vous pouvez calculer le calendrier et marquer les dépendances entre les tâches.
Pour créer un flux de tâches à l'aide de la méthode CPM, il faut
Technique d'évaluation et d'examen des programmes (PERT) est une méthode similaire au CPM, mais elle utilise une durée moyenne pondérée plutôt que des estimations pour calculer les délais possibles.
En utilisant la méthode PERT, vous devrez également créer une liste de tâches avec les dépendances entre elles, y compris les étapes et la durée estimée de chaque tâche. Sur la base de ces informations, vous pouvez estimer le calendrier de votre projet selon trois niveaux de confiance :
Le fast-tracking est une technique de planification simple utilisée par les chefs de projet pour déterminer quelles tâches peuvent être traitées simultanément. En connaissant les dépendances entre les tâches du projet, vous savez quels travaux nécessitent que d'autres missions soient effectuées au préalable. De même, vous pouvez dresser la liste des tâches qui peuvent, au moins partiellement, se chevaucher afin d'accélérer la livraison du projet.
Si le recours à la procédure accélérée n'a pas permis de gagner le temps nécessaire, vous pouvez utiliser la technique de l'écrasement. Elle a cependant un coût, car il faut ajouter du temps pour accélérer le projet. Le moyen d'y parvenir est, par exemple, d'ajouter des heures supplémentaires rémunérées : le coût du projet est alors plus élevé, mais il est toujours possible de respecter le délai.
Sur la base des données collectées lors de la mise en œuvre de la gestion des ressources, telles que les heures réservées des employés, les saisies d'heures et la disponibilité, vous pouvez mesurer leurs performances et d'autres paramètres de l'entreprise.
Mesurer l'utilisation des ressources en suivant une formule simple :
Utilisation des ressources = temps d'occupation / temps disponible
Que vous utilisiez une feuille de calcul ou un outil de gestion des ressources, vous pouvez l'utiliser pour comparer les réservations avec les disponibilités. La mesure qui en résulte vous indique si vous utilisez le temps de vos employés de manière efficace, ou s'ils sont sur- ou sous-utilisés.
De même, vous pouvez utiliser cette mesure pour comparer le temps facturable au temps de travail enregistré par les employés. Vous pouvez ainsi déterminer si vos ressources sont utilisées de manière productive.
Lorsque vous collectez des données sur les réservations et les feuilles de temps, vous pouvez calculer le budget de votre projetVous pouvez également les utiliser pour suivre le budget tout au long du projet et voir si vous respectez les coûts estimés. Vous pouvez même les utiliser pour suivre le budget tout au long du projet et voir si vous restez ou non dans les limites du coût estimé.
Par exemple, vous pouvez comparer les réservations avec les feuilles de temps pour voir si le temps de travail enregistré correspond ou non à vos estimations. Ensuite, connaissant les taux horaires de vos employés, vous pouvez calculer le coût réel du temps qu'ils ont passé sur le projet pour déterminer le budget réel.
Là encore, vous pouvez utiliser une feuille de calcul, mais il est beaucoup plus pratique d'utiliser un outil de gestion des ressources avec le système de gestion des ressources. caractéristiques des rapports.
Projet la gestion des ressources permet d'économiser de l'argent. Bien que cela puisse sembler compliqué à première vue, ce n'est pas si difficile une fois qu'on l'a compris. Intégrez-la au processus de gestion de projet de votre équipe et utilisez toujours les bonnes ressources au bon moment.
Vous pouvez vous épargner bien des tracas en mettant en place un système de gestion des ressources. Teamdeck est un exemple de ce type de système. logiciel de gestion des ressources du projetIl s'agit d'un outil de planification des ressources, de suivi du temps, de gestion des congés et de rapports personnalisés. Cet outil vous permet d'ajouter facilement des réservations, d'enregistrer des entrées de temps, de gérer et d'ajuster le calendrier et de calculer les indicateurs de votre choix à partir de ces données.
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